ビジネスチャットツールとは？導入のメリット・デメリットやツール比較のポイントを紹介
仕事におけるコミュニケーションの円滑化は業務効率アップにつながるため、多くの企業にとって大事な課題です。コミュニケーションの課題を解決するために、ビジネスチャットツールを導入する企業が増えています。
とは言え「ビジネスチャットツールとはそもそもなんなのか」「メールとどう違うのか」といった疑問を抱えている方も多いでしょう。
この記事では、ビジネスチャットツールについて網羅的に解説していきます。メールとの違いや種類・導入するメリットデメリット・ツールの選び方について知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
【この記事の目次】
ビジネスチャットツールとは？
ビジネスチャットツールとは、文字によってリアルタイムでのコミュニケーションができるツールです。
メールよりも手軽に利用できるため、コミュニケーションを円滑にする目的でよく使われます。LINEなど、プライベートでも使用されるチャットツールもありますが、ビジネスチャットツールはビジネスに特化したツールです。
ビジネスでは顧客情報や発表前の商品情報など、公にしたくない情報を扱うことが多いため、ビジネスチャットツールはセキュリティが強化されています。リアルタイムでの連絡はプライベートで使われるチャットツールでも可能ですが、安全に情報を扱いたいのであればビジネスチャットツールの導入がおすすめです。
ビジネスチャットツールについてさらに理解を深めていくために、以下3点について解説していきます。
- ①メールとの違い
- ②導入企業が増えている背景
- ③オンプレミス型とクラウド型
メールとの違い
ビジネスチャットとメールの違いは以下の通りです。
- 【ビジネスチャット】
- ○リアルタイムでの連絡に適している
- ○挨拶文が不要で気軽な連絡ができる
- ○複数人で相互に連絡できる
- ○情報管理がしやすい
- ×ツールの導入が必要
- 【メール】
- ○ツールの導入が不要でコストや手間がかからない
- △複数人に周知できるが相互のやり取りはしにくい
- ×情報管理がしにくい
ビジネスチャットはリアルタイムの気軽な連絡や、複数人で意見交換をするなど相互のコミュニケーションを図りたい際に向いています。トーク履歴は相手ごとに分類されますし、検索機能を使えば過去のトーク履歴を振り返るのも簡単です。
一方、メールはツールの導入が不要なのでコストや手間がかからないのが魅力です。しかし、複数人と相互の連絡を取ると内容が1通ずつのメールに表示されるので、すべての内容を把握するのが難しいでしょう。履歴も同じく1通ずつ開いて確認する必要があるため、話の流れを掴んだり振り返ったりするのも困難です。
そのため、ビジネスチャットは以下のような人におすすめです。
- ・リアルタイムの連絡をしたい方
- ・複数人で相互に連絡をしたい方
- ・情報管理にかかる手間を省きたい方
導入企業が増えている背景
ビジネスチャットツールが普及した背景には、感染症の拡大が挙げられます。人と会うことが制限されたことによって、電話だけでなく文字ベースでもリアルタイムでの連絡ができるツールが必要とされたのです。
電話ではお互いが同時に時間を確保する必要があり、電話を受ける側は相手のタイミングで作業を中断しなければいけません。電話が終わった後に作業に戻る際には、頭の中を整理し直す必要があり作業効率が下がってしまいます。
ビジネスチャットであれば自分のタイミングで返信できますし、即レスをすればリアルタイムで連絡ができます。このような理由で、コミュニケーションの円滑化を目的としてビジネスチャットツールを導入する企業が増えているのです。
オンプレミス型とクラウド型
ビジネスチャットツールにはオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。
それぞれの特徴は以下の通りです。
- 【オンプレミス型】自社サーバーにシステムを構築する方法
- ○自社に合わせてカスタマイズできる
- ×システム構築に時間とコストがかかる
- 【クラウド型】ネット上に構築されたシステムを使用する方法
- ○すぐ導入できコストも安い
- ×自社に合わせてカスタマイズするのは難しい
どちらにもメリットがありますが、ビジネスチャットツールを初めて導入するのであればクラウド型がおすすめです。
クラウド型ならすばやく導入でき、コストも安いからです。もし「自社には必要ない」「このツールは社風に合わなかった」などのような状況になったとき、撤退が容易で損失も少なくて済みます。
オンプレミス型は高いカスタマイズ性が魅力です。しかし、実際にビジネスチャットツールを使ったことがないと、どのような機能が自社に必要なのかはわかりにくいものです。まずはクラウド型を導入して自社にとってどんなツールが最適なのかを模索し、理想形が見えたらオンプレミス型に切り替えるとリスクを抑えつつ運用できるでしょう。
ビジネスチャットツールを導入するメリット
ビジネスチャットツールの導入には以下6つのメリットがあります。
- ①情報管理がしやすい
- ・送信相手ごとにメッセージが表示される
- ・検索機能で過去の内容を探せる
- ②情報共有の迅速化
- ・リアルタイムでの連絡に適している
- ・デジタルファイルを共有できる
- ・複数人で相互に連絡できる
- ・挨拶文などが不要
- ③タスク管理や会議の効率化
- ・遠隔で会議やタスク確認が可能
- ・会議のログが残るのでスケジュール管理が容易になる
- ④コミュニケーション不足の解消
- ・気軽に連絡できる
- ・相談ごとも周囲の目が気にならない
- ・テレワーク下でも連絡しやすい
- ⑤仕事とプライベートの区別
- ・仕事でしか使わない
- ・オンとオフの切り替えがしやすい
- ⑥情報漏洩リスクの軽減
- ・高セキュリティなツールがある
- ・プライベートでの使用がない
以上の内容をより詳しく知りたい方や、メールやLINEと比較した際のビジネスチャットツールの特性について知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
＞ビジネスチャットを導入する6つのメリット｜必要性や導入時の注意点も紹介
ビジネスチャットツールを導入するデメリット
ビジネスチャットツールの導入には以下7つのデメリットがあります。
- ①コストがかかる
- ・初期費用や月額費用がかかる
- ②教育が必要になる
- ・使い方がわからないと浸透しない
- ・社内研修やマニュアルの整備に手間とコストがかかる
- ③対面する機会が減る
- ・体調の変化に気づきにくくなる
- ・モチベーション低下につながる可能性がある
- ④セキュリティ対策が必要になる
- ・情報漏洩リスクがある
- ⑤通知が多く負担になる
- ・通知により仕事に集中できない可能性がある
- ・プライベートを圧迫してしまう
- ⑥伝わりにくいことがある
- ・テキストのみでは伝わらない可能性がある
- ⑦既存の連絡手段との使い分けが難しい
- ・電話やメールとの使い分けが難しい
- ・使い分けできないと社内に浸透しない
ビジネスチャットツールの導入にはデメリットがありますが、事前に対策することでリスクを軽減できます。
導入に失敗したくない方は以下の記事で、デメリットの対策方法について確認しておきましょう。
＞ビジネスチャットのデメリットと対策方法｜事前準備で導入を成功させよう
ビジネスチャットツールの選び方
ビジネスチャットツールを選ぶ際には以下3つのポイントを意識するようにしてください。
- ①導入目的に合っているか
- ②導入費用が予算に見合っているか
- ③操作が簡単で使いこなせそうか
①導入目的に合っているか
ビジネスチャットツールを導入する目的を達成できるものを選ぶようにしましょう。たとえば、セキュリティの強化が目的なのであれば安全性の高いツールを選ぶ、意思疎通の効率化が目的なら使いやすいツールを選ぶといった具合です。
選び方は複数ありますが、導入する目的が達成できなければそもそも導入する意味がなくなってしまいます。導入目的に合いそうなツールをいくつかピックアップしてから、他の項目について検討するのがおすすめです。
②導入費用が予算に見合っているか
ツールの導入や運用にかかる費用が自社の予算的に無理がないかどうかも大切です。いくら高機能で導入目的を達成できそうなツールであっても、費用がかかりすぎてしまうと他の取り組みが疎かになってしまいますし、継続的な運用が難しいからです。
ビジネスチャットでは導入時にかかる初期費用と、運用に必要な月額費用の2つがかかります。両方の費用を考慮するようにしてください。
そのほか、複数プランがあって料金が異なることも多いです。自社で利用する人数や必要な機能を明らかにしてから、丁度よいサイズ感のプランを選ぶようにすると予算を無駄にせずに済むでしょう。
③操作が簡単で使いこなせそうか
ツールの操作性についても考慮しておきましょう。導入目的が達成できそうでコストが予算内だったとしても、操作が難しいと社員に浸透しない可能性があるからです。
機能がたくさんある方ができることが増えますが、操作が難しくなる傾向があります。高機能であればあるほど便利であるとは限らないのです。自社の目的達成に必要だと感じる機能は何かを考慮しつつ、機能性と操作性のバランスの取れたツールを選んでみてください。
ビジネスチャットツールの比較ポイント
前章ではビジネスチャットツールの選び方を紹介しました。
選び方に沿ってツールを絞り込んでも、多くの場合には複数の選択肢が残るでしょう。複数のツールでどれにしようか迷った場合には、以下5つのポイントで比較するのがおすすめです。
- ①機能
- ②利用人数当たりの料金
- ③使いやすさ
- ④セキュリティ
- ⑤無料トライアル
①機能
自社にとって必要な機能がどれくらいそろっているかを確認してみてください。ツールによって搭載されている機能の組み合わせが異なるため、機能ごとに優先順位をつけて比較するとわかりやすいでしょう。
②利用人数当たりの料金
自社で利用する人数を明らかにして、1ヶ月当たりにかかる料金を比較してみましょう。単純にツールごとの料金を比較するのではなく、実際に利用する人数で考えると現実味が増し、よりコストパフォーマンスのよいツールが見つかります。
また、初期費用と月額料金を合計して1年・2年・3年と単位を変えて合計金額を比較してみると、利用期間ごとの最もコスパのよいツールが見つかるでしょう。
③使いやすさ
画面が見やすく感覚的に利用できるかどうかを確認してみてください。操作が難しいと、使い方に慣れるまでに時間がかかってツールの浸透がうまく進まなかったり、操作に時間がかかって効率が落ちたりしてしまうからです。
使いやすいかどうかについては個人の好みによって変わりますので、複数の人の意見を参考にするとよいでしょう。
④セキュリティ
業務で扱う情報が漏洩しないよう、高いセキュリティ対策がされているかどうかも考慮しましょう。ツールによって採用しているセキュリティシステムが異なります。有名企業が利用しているシステムであれば実績があるのでより心強いでしょう。
⑤無料トライアル
ツールを導入する際にはツールが自社に最適であるかを確認することが重要です。無料トライアルがあれば、実際にツールを使って体験できるので安心感をもった上で利用できます。
ツールによって無料トライアルの期間や利用可能人数が異なるため、どこまで体験して確かめたいかという視点で選ぶとよいでしょう。
以下の記事では、紹介した比較ポイントにて複数のツールを比較しています。どんなツールがあるのかを知りたい方や、比較する手間を省きたい方はこちらも読んでみてください。
＞比較表
ビジネスチャットツールの導入事例
「ビジネスチャットツールを導入したら本当に生産性が上がるのか？」「自社はビジネスチャットツールを導入すべきなのか？」といった疑問を抱えている方もいるでしょう。
この章ではビジネスチャットツールを導入して成功した事例を3つ紹介していきます。自社の状況と被る部分がある場合には、ツールの導入によって課題を解決できる可能性があるので、参考にしてみてください。
- ①株式会社京進
- ②大阪大学医学部附属病院
- ③ちばぎんコンピューターサービス株式会社
株式会社京進
株式会社京進は介護・保育・教育のサービスを手がけており、出勤時間が異なる職員同士のコミュニケーションに課題を抱えていました。リアルタイム性のある連絡手段がない状態や災害時に安定的に連絡を取り合えない状態を解決するために、ビジネスチャットツールを導入しました。
決め手となったのは導入したツール「InCircle」のシンプルで使いやすい点です。多様な社員を抱えていながらも、使い方について相談があったのはごくわずかであり、すみやかにツールが浸透して導入に成功しました。
「ツールが浸透するか不安」という場合には、使い勝手のよいシンプルなツールを選ぶことでスムーズな導入を目指してみてください。
大阪大学医学部附属病院
大阪大学医学部附属病院では、手術や患者対応などで対面や電話でのコミュニケーションが難しい医療スタッフが多くいました。また、患者の病状などのプライバシー性の高い情報を扱うため、セキュリティが担保されたコミュニケーション手段を探していました。
そこでリアルタイム性と高いセキュリティがあり、かつ連絡の履歴が残るビジネスチャットツールを導入したのです。なるべくセキュリティ性の高いツールを使用したかったため、自社サーバーにて運用できるオンプレミス型の取り扱いがある「InCircle」を導入されました。
高いセキュリティ性を求めるのであれば、オンプレミス型の取り扱いがあるツールを選ぶと安心です。
ちばぎんコンピューターサービス株式会社
ちばぎんコンピューターサービス株式会社は千葉銀行の情報処理を請け負いつつ、業務のデジタル化を検討している会社のサポートを行っています。
ビジネスチャットツールの導入を検討したきっかけは、BCP対策（災害など緊急時に業務を継続するための対策）です。緊急時の通信インフラが十分に整っておらず、解決策としてビジネスチャットツールの導入を試みたのです。
結果として、緊急時の不安が解消されただけでなく、通常業務においても電話に代わってビジネスチャットツールの使用が増えました。ビジネスチャットツールなら自分のタイミングで内容を確認できるため、電話を使用するよりも業務への集中度合いが高まりました。
緊急時の通信インフラに不安がある方や電話による業務の中断を避けたい方は、ビジネスチャットツールの導入がおすすめです。
＞ちばぎんコンピューターサービス株式会社の事例についてさらに見てみる
使いやすいビジネスチャットツールなら「InCircle」
ビジネスチャットツールの導入で大きな課題になるのが、社内に浸透するかどうかです。
メールや電話などの連絡手段を使えば業務に支障はありませんし、新しいことを覚えるのは社員にとって負担になります。そのため、ビジネスチャットツールを使う必要性やメリットを感じられず「使おう」と思わないのです。
浸透させるために有効な対策としては、操作の簡単なツールを選ぶことが挙げられます。使いやすいものであれば使い方を覚える負担も少ないからです。
ちなみに、InCircleならシンプルな画面で感覚的な操作で使用できます。無駄がないので使い方も覚えやすく、使用中もストレスが少ないです。社内へ浸透するか不安を抱えている場合におすすめなツールなのです。
利用料金は1ユーザー180円〜と他のツールと比較してもリーズナブルなので、初めての導入にも向いています。詳しく知りたい方は以下リンクから無料で資料を取り寄せてください。
まとめ｜ビジネスチャットツールを正しく理解して導入を検討しよう
ビジネスチャットツールについて紹介しました。
業務効率アップに役立ちますが、導入しても社内に浸透せず失敗してしまうケースもあります。メリットデメリットを考慮した上で、自社にとって本当に必要かどうかを吟味するようにしましょう。
「ビジネスチャットツールの導入で失敗しないか不安」という方は、事前にありがちな失敗例を把握することで対策するのがおすすめです。以下の記事で失敗例とその対策方法を紹介していますので、興味があればこちらもあわせてお読みください。
