ビジネスチャットとは？導入の目的や注意点を解説
ビジネスチャットは業務連絡の迅速化やテレワークの導入時に役立ちます。
この記事では、ビジネスチャットとメール・LINEとの違いや導入時の注意点について解説していきます。ビジネスチャットを導入して業務効率アップを目指したい方はぜひ参考にしてみてください。
【この記事の内容】
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとはテキスト（文字）により、メールよりも手軽にコミュニケーションが図れるツールです。
ビジネスでは電話連絡も多いですが、記録に残らない点や互いの予定を合わせなければならない点が課題として挙げられます。
ビジネスチャットであれば、送ったメッセージは履歴として残るため「言った言わない」の論争になる心配もありません。ビジネスチャットの利用によってこういったトラブルを防ぐと、従来よりもプロジェクトを迅速に遂行できるようになります。
また、メッセージを送っておけば相手側は自分の都合のよいときに返事をすればよいので負担が少ない点も魅力です。お互いがストレスなくスムーズな連絡をする上で、ビジネスチャットはとても役立つのです。
ビジネスチャットへの理解をより深めたい方は、テキストで連絡を取り合うメールやLINEとの違いについても知っておくとよいでしょう。
- ①メールやLINEとの違い
- ②メールとの使い分け
- ③LINEとの使い分け
以上3点を解説していきます。
メールやLINEとの違い
メール・LINE・ビジネスチャットのそれぞれの特徴は以下の通りです。
- 【メール】
- ・メリット：1対1・1対複数人へ連絡できる、既存のシステムが利用可能
- ・デメリット：相手が読んだかどうかわからない、リアルタイムの連絡には適していない
- 【LINE】
- ・メリット：1対1・1対複数人で相互に連絡できる、定型文がなく気軽に連絡できる
- ・デメリット：プライベートとの線引きが難しい
- 【ビジネスチャット】
- ・メリット：1対1・1対複数人で相互に連絡できる、定型文がなく気軽に連絡できる、セキュリティ面の安心感がある
- ・デメリット：ツールの導入が必要
ビジネスにおいて安全にそして気軽にコミュニケーションをとりたい場合には、ビジネスチャットがおすすめです。
メールとの使い分け
ビジネスチャットを導入する際に悩む人が多いのが、既存の連絡手段であるメールやLINEとの使い分けです。
メールやLINEを廃止するのも一つの手ですが、いきなりすべてをビジネスチャットに移行するのは難しいものです。使い分けについて理解し、社内のコミュニケーションが複雑化・分散化しないようにしておきましょう。
使い分け方としては以下5つがあります。
- ①社内と社外で分ける
- ②履歴を残したいかどうかで分ける
- ③人数で分ける
- ④連絡の頻度で分ける
- ⑤緊急性で分ける
社内と社外で分ける
社内の業務連絡をビジネスチャット、社外との連絡をメールで行う方法です。ビジネスチャットは挨拶文などのかしこまった文章が必要なく、手軽に連絡できるからです。伝えたいことを簡潔にそしてスピーディーに伝えられるため、ビジネスチャットの利用によって業務効率アップにつながります。
一方で、ビジネスチャットの気軽さを「礼儀がない」と捉える人もいます。そのため、社外との連絡ではメールを使用して挨拶文などのマナーを守ったコミュニケーションが望ましいでしょう。
履歴を残したいかどうかで分ける
履歴を残したい場合にはメール、残さなくてもよい場合にはビジネスチャットを使う方法です。ビジネスチャットでは個々人が送信したメッセージの削除・編集ができ、履歴を残すのには向いていないからです。重要な取引を行う際など、互いの合意が必要な場面ではメールで履歴を残すのがよいでしょう。
ただし、ビジネスチャットを利用する場合であっても、デジタルファイルを共有して内容を確認するなどの工夫をすれば契約の証拠を残せます。デジタルファイルの契約書にて契約を行うサービスも併用すればさらに安心でしょう。自社の方針によって使い分けてみてください。
人数で分ける
複数人と相互に連絡したい場合にはビジネスチャット、複数人に周知したい時はメールを使う方法です。ビジネスチャットでは複数人と連絡を取り合える「グループチャット」という機能があります。互いに既読したかどうかや、返信の内容をグループ全体で共有できます。 ビジネスチャットは一方通行ではなく、相互に連絡を取りやすいです。グループ全体で1人の発言を共有できるため、意見交換や議論をしたい時、業務の進捗状況をプロジェクトメンバーと共有したい時などに有効です。
連絡の頻度で分ける
連絡する頻度が高い場合や数が多い場合にはビジネスチャットを利用し、1度だけの場合にはメールを使う方法です。ビジネスチャットでは、グループを作成しておけば気軽に連絡できるため、定期的に連絡したい場合に便利です。メールはその都度、宛先の入力が必要になるので1度限りの連絡に適しています。
緊急性で分ける
緊急の連絡をしたい場合にはビジネスチャットを利用し、緊急性が低い場合にメールを利用する方法です。ビジネスチャットの方が、通知がきた際にすぐに内容を確認する人が多い傾向にあるからです。挨拶文などを省けるので入力の手間が少ないのも魅力でしょう。
ただし、細かいニュアンスまで伝えたい場合や伝わりにくい内容の場合には、電話の活用も検討するようにしてください。
LINEとの使い分け
LINEとビジネスチャットの大きな違いとしては以下3点が挙げられます。
- ①プライベートとの区別のしやすさ
- ②セキュリティ面での安心感
- ③システム導入の手間
プライベートと区別したり、セキュリティの高い連絡手段を使用したりしたい場合にはビジネスチャットがおすすめです。ただ、ビジネスチャットの導入には手間やコストがかかるため、手軽に利用したい場合にはLINEの方が適しています。
LINEとビジネスチャットを併用するのであれば、仕事の連絡をする際にはビジネスチャット、雑談をする際にはLINEを使うのがよいでしょう。このような使い分けをすると、ビジネスにおける情報漏洩を防ぎつつ、気軽な雑談を促すことで社内の団結力も高まります。
ビジネスチャットを導入する目的・必要性
ビジネスチャットの導入を考える際の悩みとして多いのは「メール・電話・LINEがあるから導入の必要はないのでは？」という内容です。結論から言うと、気軽な連絡での使用や安全性の高い手段を使いたい場合、プライベートとの区別をしたい場合にはビジネスチャットの導入がおすすめです。
また、ビジネスチャットを導入する企業の目的としてはコミュニケーションの円滑化が挙げられます。ビジネスチャットならプライベートとの線引きがしやすく業務に集中できますし、メールや電話よりも気軽な連絡ができるからです。社内におけるコミュニケーションのスピードが遅いと感じていたり、社員の生産性が低いと感じていたりするのであればビジネスチャットの導入がおすすめです。
以下の記事ではビジネスチャットを導入するメリットを紹介していますので、こちらも参考にしてみてください。
ビジネスチャットの種類
ビジネスチャットツールにはオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。
それぞれの特徴は以下の通りです。
- 【オンプレミス型】自社サーバーにシステムを構築する方法
- ○自社に合わせてカスタマイズできる
- ×システム構築に時間とコストがかかる
- 【クラウド型】ネット上に構築されたシステムを使用する方法
- ○すぐ導入できコストも安い
- ×自社に合わせてカスタマイズするのは難しい
どちらにもメリットがありますが、ビジネスチャットツールを初めて導入するのであればクラウド型がおすすめです。
クラウド型ならすばやく導入でき、コストも安いからです。もし「自社には必要ない」「このツールは社風に合わなかった」などのような状況になったとき、撤退が容易で損失も少なくて済みます。
オンプレミス型は高いカスタマイズ性が魅力です。しかし、実際にビジネスチャットツールを使ったことがないと、どのような機能が自社に必要なのかはわかりにくいものです。まずはクラウド型を導入して自社にとってどんなツールが最適なのかを模索し、理想形が見えたらオンプレミス型に切り替えるとリスクを抑えつつ運用できるでしょう。
オンプレミス型については以下の記事でも解説しているので、興味があればご覧ください。
＞【ビジネスチャット】オンプレミス型のメリットデメリット・選び方のコツを紹介
ビジネスチャットのメリット
ビジネスチャットを利用するメリットとして、以下3つが挙げられます。
- ①コミュニケーションが活性化し社内の雰囲気が良くなる
- ②コミュニケーションコストが減り業務効率がアップする
- ③高いセキュリティで情報漏洩を防げる
①コミュニケーションが活性化し社内の雰囲気が良くなる
ビジネスチャットによりコミュニケーションが手軽になると、会話が増えて社内の雰囲気が明るくなります。ビジネスチャットはメールよりも手軽で、ちょっとした連絡事項を送りやすいからです。
情報共有が円滑に行われるようになると、業務を進めやすくなり社内に連帯感が生まれます。
②コミュニケーションコストが減り業務効率がアップする
ビジネスチャットは、電話とは異なり、相手と自分が同じタイミングで時間を取らずともコミュニケーションができる非同期性が魅力です。
- ・仕事の相談をする際、相手の様子を見て話しかけるタイミングを伺う必要がない
- ・他の人からの連絡を自分の仕事が落ち着いているタイミングで確認できる
メッセージを送るタイミングを気にする必要がなく、コミュニケーションを取るためにタイミングを見計らう時間を他の業務に充てることができます。業務への集中もしやすくなり、生産性向上も見込めます。
③高いセキュリティで情報漏洩を防げる
ビジネスチャットはプライベートでの利用が想定されているチャットツールよりも、セキュリティが強固なことが多く、情報漏洩を防ぎやすいです。
- ・情報の暗号化
- ・2段階認証
- ・端末認証
- ・データのバックアップ
- ・一定時間で自動ログアウトする機能
以上のような機能が搭載されているツールは、特にセキュリティ性能が高いです。
また、自社サーバー内にチャットのシステムを構築するオンプレミス型を利用すると、さらに安全性を高めることができます。
行政機関や医療機関など、高いセキュリティが求められる業種ではオンプレミス型の利用をお勧めします。オンプレミス型については、次の記事も参考にしてみてください。
＞【ビジネスチャット】オンプレミス型のメリットデメリット・選び方のコツを紹介
ビジネスチャットのデメリット
ビジネスチャットを利用するデメリットとして、以下3つが挙げられます。
- ①社内に浸透させるには研修の実施やマニュアル整備が必要になる
- ②対面でのコミュニケーションが減少する可能性がある
- ③雑談が増えて業務に支障が出るケースもある
①社内に浸透させるには研修の実施やマニュアル整備が必要になる
ビジネスチャットを導入しても、社員がなかなか利用してくれず、従来通りの電話やメールによるコミュニケーションに頼ってしまうことがあります。
新しくビジネスチャットの操作方法を学びながら使うよりも、すでに使い方を知っている電話等を使う方が楽だからです。
社員にビジネスチャットを使ってもらうためには、ツールの使い方を覚えてもらい、チャットを利用するメリットを理解してもらうことが大切です。
- ・操作が簡単なツールを選ぶ
- ・操作方法をマニュアルにまとめておく
- ・社員研修でメリットや使い方を教える
これらの対策を実施して、ビジネスチャットが社内に浸透するようにしておきましょう。
②対面でのコミュニケーションが減少する可能性がある
相手が同じ場にいる場合、わずかな確認や打ち合わせの際には直接声をかけてコミュニケーションをとるのが一般的です。
ところが、ビジネスチャットはコミュニケーションが手軽なため、相手が近くいる時でもチャットだけで済ませる人もいます。
また、遠隔地の関係者や取引先の担当者とのやりとりが主にチャットで行われ、結果として対面でのコミュニケーションが減ることもあります。
チャットでの会話は対面とは異なり、細かなニュアンスを伝えづらく、雑談もしづらいものです。互いの理解を深めたり、仕事以外の話題で盛り上がったりする機会が減ってしまうのです。
チャットの手軽さに頼り過ぎることで、認識のズレやモチベーションの低下を引き起こすことがあります。打ち合わせの機会を作るなどして、対面でのコミュニケーションもしやすい環境を整えておきましょう。
③雑談が増えて業務に支障が出るケースもある
基本的にチャットでは雑談をしづらいものですが、一度、雑談をしてもいい雰囲気になると、逆に雑談ばかりになることもあります。
チャットの手軽さが悪い方向に働くと、ビジネスに必要な緊張感がなくなってしまいます。チームの連帯感を生むような程よい雑談を促すには、以下のルール設定をしておくのがおすすめです。
- ・雑談は雑談専用のトークルームで行う
- ・雑談ルームは休憩時間のみの使用に限る
ビジネスチャットを導入する際の注意点
ビジネスチャットのメリットデメリットを理解した上で「導入したい」と感じた方もいるでしょう。導入を成功させるためにも以下4点について注意するようにしてください。
- ①目的を明確にして社員に周知する
- ②目的に沿ったツールを選ぶ
- ③チャット使用時のルールを決めておく
- ④最初は試験的に導入する
①目的を明確にして社員に周知する
ビジネスチャットの導入に失敗する要因として大きいのが、社内に浸透しないことです。現状でも電話やメールなどの連絡手段によって、問題なく業務を進められているからです。
社員からすると「なぜわざわざビジネスチャットを利用するのかわからない」「使い方を覚えるのが面倒」といった気持ちになります。どのような目的でビジネスチャットを導入するのかを社員に周知して、理解を得るようにしましょう。
その際には「挨拶文が不要なので連絡にかかる手間を省ける」などと、社員にとってのメリットも提示すると効果的です。
②目的に沿ったツールを選ぶ
ビジネスチャットツールには複数のサービスがあります。 それぞれ特性があるため、導入目的に沿ったものを選ぶようにしましょう。
たとえば「コミュニケーションを円滑にして業務効率アップを目指す」という目的を掲げたとします。 この場合には、画面が見やすく操作が簡単なツールを選ぶのがおすすめです。ついつい多機能のツールを選んでしまいたくなりますが、多機能であればあるほど画面が複雑で操作が難しい傾向があります。
自社のコミュニケーションで必要だと思われる機能をピックアップし、最低限の機能を備えているなるべくシンプルなツールを選ぶとよいでしょう。
このように、目的によってツールを選ぶことで自社の課題解決につながります。
③チャット使用時のルールを決めておく
導入前にビジネスチャットを利用する際のルールを決めておきましょう。ルールがないと社員がどう使ってよいのかわからず、浸透しなかったり逆に連絡に手間がかかったりしてしまうからです。
たとえば、電話やメールなどの既存の連絡手段との使い分けはどうするのか、トークルームを作成する基準などが挙げられます。使用方法が人によって異なってしまうと、社内のコミュニケーションが乱れて社員のストレスになる可能性があります。
生産性の低下にもつながるため、事前にルールを決めておくようにしましょう。
④最初は試験的に導入する
ビジネスチャットの導入方法としては、試験的な導入がおすすめです。 導入する部署や期間を限定するなど、まずは小規模に始めてみましょう。
チャット利用時のルールなどは、実際に運用してみないとどんなルールが必要なのかが見えないことも多いです。かと言って、社内全体に導入してからルールを定めるのでは混乱が大きくなってしまいます。
そのため、小規模に導入してみて社員からの声を拾い上げ、事前に決めておいたルールをブラッシュアップするのがおすすめです。
導入手順としては、以下のような流れになります。
- ①導入目的を明らかにしてツールを選ぶ
- ②利用ルールや社内研修などの準備をする
- ③小規模に仮導入してみる
- ④課題を洗い出して改善する
- ⑤導入範囲や期間を広げる
使いやすいビジネスチャットツールなら『DiSCUS』
初めての導入におすすめなビジネスチャットツール『DiSCUS』をご紹介します。
- ・操作が簡単で浸透しやすい
- ・1ユーザー月290円とコストパフォーマンスが高い
操作が簡単で浸透しやすい
ビジネスチャットツールの導入で大きな課題になるのが、社内に浸透するかどうかです。
メールや電話などの連絡手段を使えば業務に支障はありませんし、新しいことを覚えるのは社員にとって負担になります。そのため、ビジネスチャットツールを使う必要性やメリットを感じられず「使おう」と思わないのです。
浸透させるために有効な対策としては、操作の簡単なツールを選ぶことが挙げられます。使いやすいものであれば使い方を覚える負担も少ないからです。
ちなみに、ならシンプルな画面で感覚的な操作で使用できます。無駄がないので使い方も覚えやすく、使用中もストレスが少ないです。社内へ浸透するか不安を抱えている場合におすすめです。
1ユーザー月290円とコストパフォーマンスが高い
利用料金は1ユーザー290円〜と他のツールと比較してもリーズナブルなので、初めての導入にも向いています。
ビジネスチャットツールは継続的に使用するものだからこそ、少しの料金の差が大きなコストの差になります。
他ツールとの比較も歓迎ですので、機能面を含めて比較検討いただけると幸いです。
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導入を検討される方、ビジネスチャットツールを体験してみたい方は、ぜひ無料トライアルをご活用ください。
まとめ｜ビジネスチャットを導入してメリットを享受しよう
ビジネスチャットを導入するメリットについて紹介しました。
ビジネスチャットを活用すると社内のコミュニケーションが円滑になり、業務効率がアップします。また、情報管理がしやすくなることで実務に充てられる時間が増えるのも大きなメリットです。
社内の生産性に課題を感じている場合には、ビジネスチャットを導入してみてください。
