【ビジネスチャット】オンプレミス型のメリットデメリット・選び方のコツを紹介

ビジネスチャットには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。この記事では、オンプレミス型とクラウド型の違いやオンプレミス型ツールの選び方について紹介していきます。

双方のメリットデメリットにも触れるため、どういったケースでオンプレミスを選ぶべきなのかがわかるようになるでしょう。

「自社にはどちらが向いているかわからない」という場合には、ぜひ参考にしてみてください。

ビジネスチャットのオンプレミス型とクラウド型の違い

ビジネスチャットのオンプレミス型とクラウド型の違いは、システムがどこにあるのかという点です。

オンプレミス型は自社サーバーの中にシステムを構築しますが、クラウド型はネット上にシステムがあります。そのため、オンプレミス型は自社が独占的に使用でき、クラウド型はシステムを他のユーザーと共有しながら使う形になります。

それぞれの違いを踏まえた上で、オンプレミス型の利用がおすすめなケースについて確認してみましょう。

以上に当てはまるのであれば、オンプレミス型の利用がおすすめです。

次章以降でそれぞれのメリットデメリットについて紹介していきます。オンプレミス型の利用がおすすめな理由についてより詳しく知りたい方はぜひ参考にしてみてください。

「自社にはオンプレミス型が向いているからすぐに選び方を知りたい」という方は、ここをクリックしてツールの選び方を確認してみましょう。

オンプレミス型ビジネスチャットのメリット

オンプレミス型を選ぶメリットは以下2つが挙げられます。

①セキュリティが強固である

オンプレミス型は自社サーバーにシステムを構築するため、セキュリティ面がクラウド型よりも優れていると言われています。

クラウド型は多くのユーザーが使用しており、データの蓄積量も多いことからハッキングを狙われやすい傾向があります。一方でオンプレミス型は1社分のデータ量しかないため、ハッキングリスクが低いのです。

クラウド型も暗号化やアクセス制限などでセキュリティ対策がされていますが、より高いセキュリティ性を求めるならオンプレミス型がおすすめです。

②カスタマイズ性が高い

オンプレミス型はシステム自体を自社サーバーに構築するため、細かいカスタマイズが可能です。機能を追加したり不要なものを削ぎ落としてシンプルにしたりして、自社が使いやすいようカスタマイズできるのです。

「クラウド型ツールだと気に入る機能の組み合わせが見つからない」というケースでは、オンプレミス型の利用が適しています。

オンプレミス型ビジネスチャットのデメリット

オンプレミス型のデメリットは、導入時にコストや手間がかかることです。

自社サーバーに構築するためシステムが出来上がるまでに時間がかかります。また、構築する際の費用も必要であり、すでにシステムが完成しているクラウド型よりも費用が高くなるのです。

とくにカスタマイズによって使える機能を増やす場合には、コストが高くなります。事前に自社にとって必要な機能を明確にしておき、コストを抑えるようにすることが重要です。

不要な機能をつけないようにすればコストが下がるだけでなく、ツールの操作画面がすっきりとして使いやすくなります。

クラウド型ビジネスチャットのメリット

クラウド型を利用するメリットは、導入コストや手間が少ないことです。

クラウド型はすでにシステムが完成しているため、利用登録をすればすぐに使い始められます。また、新たにシステムを構築する必要がなく、導入コストもオンプレミス型より安価です。

クラウド型もオンプレミス型と同様に、使える機能の数によって料金が変動することがあります。ツールを選ぶ際には自社に必要な機能を明らかにしておくと、よりコストパフォーマンスの高いツールを選べます。

クラウド型ビジネスチャットのデメリット

クラウド型ビジネスチャットのデメリットは以下2つです。

①セキュリティがツールに依存する

クラウド型はツールによってセキュリティ性に幅があります。オンプレミス型よりハッキングリスクが高いため、どのようなセキュリティ対策がされているのかをしっかりと確認しましょう。

通信の暗号化やIPアドレスによるアクセス制限などが実施されているツールを選ぶと安心です。

②カスタマイズ性が低い

クラウド型はすでにシステムが構築されているため、柔軟なカスタマイズが難しいです。欲しい機能の組み合わせがあるツールを探すのに苦労するかもしれません。

「とりあえず多機能のものを選んでおけば失敗しないだろう」と思う方もいるでしょう。しかし、一般的に多機能のツールはコストが高く、操作が難しい傾向にあります。

無駄なコストを払ったり、操作が覚えづらく社内への浸透が進みにくくなったりしてしまうのです。自社に必要な機能をあらかじめ明確にし、その上でツールを選ぶことをおすすめします。

オンプレミス型ビジネスチャットの選び方

オンプレミス型のビジネスチャットを選ぶ際には、以下5つのポイントを意識してみてください。

オンプレミス型は導入コストや手間がかかる分、導入に失敗した際の損失が大きいです。後悔のない選択ができるよう、選び方をしっかりと確認しておきましょう。

①機能が自社に合っているか

自社が利用したい機能があるかどうか、不要な機能を外せるかを確認してみましょう。

すでにお伝えしていますが、機能が過不足なく利用できるツールを選ぶのがおすすめです。機能が足りないと業務に支障が出ますし、機能が多すぎても画面が複雑になり操作性が落ちてしまうからです。

オンプレミス型の利点であるカスタマイズ性を十分に活用し、自社にとって最適な機能を持つツールを見つけてみてください。

②費用が予算に見合っているか

オンプレミス型はクラウド型に比べて費用が高額になりやすいため、予算内に収まるかどうかを確認してください。

多くのツールは導入にかかる初期費用と、利用人数ごとの月額使用料の2つがかかります。双方を考慮した上で、予算に見合っているか、コストパフォーマンスが高いかを吟味してみましょう。

気になるツールが複数あるのであれば、相見積もりをしてみるのがおすすめです。

③サポート体制があるか

導入時や運用開始後にサポートが受けられるかどうかを確認しましょう。

オンプレミス型は自社サーバーにて運営するため、基本的に自社で管理することになります。システムについて理解のある人材が自社にいればまだよいですが、そうでない場合にはツールの提供会社のサポートは必須です。

どのようなサポートを受けられるのかを事前に確認してみてください。

④使いやすいデザインであるか

ツールの画面がわかりやすく、感覚的に使い方を覚えられるかにも注目してみましょう。機能が充実しており、コストパフォーマンスの高いツールでも社員が使いこなせなければ本末転倒だからです。

多少使いにくいツールであっても時間をかければ使い方を覚えられるものです。しかし、ITに対して苦手意識がある社員などはそもそもツールの導入に積極的でない場合もあります。

こういった社員は、ツールの使い方が難しいと「こんなものを導入してどうするんだ」などと不満をもちやすいです。不満を抱えた社員はツールの使い方を覚えるやる気も抱きにくいでしょう。こういった社員が多くなるとツールが社内に浸透しない可能性もあります。

機能性やコスト面だけでなく、使いやすさにも目を向けてみてください。

⑤ツールの仕様を体験できるか

オンプレミス型は導入コストや手間が多いため、事前にツールの使用感を確認して失敗を防ぐことが重要です。

無料トライアルやより安価なクラウド型にて、ツールの機能や使用感を確認できるかどうかに着目してみましょう。実際に使ってみることで、自社にとって必要な機能が見つかったり、社員のITリテラシーなどがわかったりします。

実際に使って見つかった課題を解決するように、運用方針を整えたりツールを選んだりすると失敗を減らせます。導入前に無料もしくは安い価格でお試しできるツールを選んでみてください。

オンプレミス型・クラウド型の両方が使える『DiSCUS』

『DiSCUS（ディスカス）』は、オンプレミス型とクラウド型の両方が使えるビジネスチャットツールです。

「オンプレミス型がいいけど使わずに導入するのは不安」「オンプレミス型とクラウド型のどちらにしよう」と悩んでいる場合でも、安価なクラウド型から始めてオンプレミス型に切り替えられます。

ツールはシンプルな設計になっており、初めての方でも直感的な操作が可能です。IPアドレスによるアクセス制限などセキュリティ対策も充実しています。

さらに、クラウド型ツールは30ユーザー分までなら無料で全機能を無期限で体験できます。少しでも興味がある方はまずは無料トライアルから始めてみてください。

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まとめ｜オンプレミス型のビジネスチャットでセキュリティを強化しよう

オンプレミス型のビジネスチャットについて紹介しました。

オンプレミス型はクラウド型に比べて、高いセキュリティ性・カスタマイズ性が魅力です。「安心してコミュニケーションを図れるようにしたい」「使いやすいようにカスタマイズしたい」という場合におすすめです。

記事中ではおすすめツールの一例として『DiSCUS』を紹介しましたが、ビジネスチャットツールはさまざまなものがあります。複数のツールを比較検討したい方は以下の記事も参考にしてみてください。

＞【ビジネスチャット19社の比較表】自社に合ったツール選びのポイント7つも解説