少ない担当で、人事業務までカバーするために業務の効率化が必須であった

初めに今井さん、菅野さんが所属される部署のミッションについてお聞かせいただけますでしょうか？

今井様
私たちが所属する総務部ですが、広い範囲の業務を担っています。もちろん各種契約上の手続きや関連書類の準備や管理、従業員の安全管理もおこなっていますが、人事としての役割をミッションとして持っていることに特徴があります。採用活動のための学校訪問はもちろん、採用選考から内定者研修、webサイト上での情報発信や自社キャラクターを用いた社内業務のPR企画、さらには他の企業では人事部単体で行う健康管理や勤怠管理の業務も担うなど、仕事は非常に多岐に渡っていますね。

菅野様
就活ルールが廃止されるにともない、人事に関する比重がとても大きくなると予想されます。今は2020年新卒採用のための活動をしながら、2021年採用のためのインターンシップ受け入れの企画・準備も進めています。

2020年の新卒採用を進めながら、2021年の人事企画も推進するとなると、とても大変ですね…。これだけ多くの業務をこなすとなると、人手が必要かと思いますが、何名くらいで担当されているのでしょうか？

今井様
部署は5人で回しています。ただし実際には他部署との兼務者などもおり、実働としての業務は3人で行なうことが多いですね。

菅野様
今井のいうとおり実働3名という少ない人数で、学校への企業説明にいくなど外に出る機会も多いため、「いかに業務を効率よく回すか？」ということを大切にしています。そういう意味でも、ビジネスチャット「InCircle」があって、本当に良かったと思っています。

職人集団から企業組織への進化の中で注目したビジネスチャット

早速のビジネスチャットInCircleの宣伝をいただきありがとうございます（笑）。ちなみにビジネスチャットのご活用はいつ頃から検討を開始されたのでしょうか？

今井様
業界柄チャットについてはかなり早くから注目していました。ただ会社としてビジネスチャットの正式導入を検討したのは、4年前、2015年のフジテレビの100%子会社化がきっかけです。フジテレビの子会社になる以前は、映像制作の職人の集団のような感じでした。ただ、人事という側面から考えてみても今は新人に対して、背中を見て覚えろという時代ではなく、企業として組織の中で育てていく必要があると感じています。それも踏まえて、まずは社内のコミュニケーション促進や情報共有の明確化を含めて、ビジネスチャットを導入しようと考えました。

菅野様
導入に際しては総務部主導ではなく、実際にチャットを活用する現場担当者の意見を取り入れながら選択しました。現場では、忙しい業務の中、メールのように「こちらから見にいく」のではなく、「自動でポップアップ通知」してくれるものが求められていました。また普段個人が利用しているチャットとは、プライベートとしての線引きができるものにしたいと思っている中、見つけたのがビジネスチャット 「InCircle」でした。

チャットでのコミュニケーション方法には、今までのメールや電話と違い、独特な特徴があるとのご意見をいただくこともあるのですが、その辺りはいかがでしたでしょうか？

菅野様
特にテキストでのコミュニケーションによる大きなトラブルはありませんでした。ただ個人の意識の差ですが、一斉同報にて大切な業務連絡をすると、配信後すぐにトークルームから退出してしまうパターンはありました。受取手側は特に意図したわけではないのですが、用事の終わったトークは早く削除したいという人もおり、トークや添付されたデータを残しておきたい場合、若干の温度差があり、コミュニケーションは人によって異なることを再認識させられました。大切な情報でトークルームを残しておきたいことも多いため、今では総務部が発信するものについては、こちらで退出処理をするので各個人で退出しないようになどの連絡も併せてするようにルールを決めて運用しています。

そうなるとコミュニケーションの対応が異なる点などを検証するためにも、ビジネスチャットは部分利用から徐々に全社へ拡大させたのでしょうか？

今井様
はい、30日の無料トライアルの間で使用してもらい、トライアル終了後、全部署へ一斉に導入しました。トライアル期間が短いと担当者の業務状況次第では、なかなか社内で効果検証ができないまま終了してしまうことも多いのですが、ビジネスチャット「InCircle」は、1ヶ月間じっくりとテストできたことがありがたかったです。またビジネスチャットの社内導入については、すでに各社員ともにプライベートでチャットを十分に使いこなせていたため、安心して進めることができました。

ビジネスチャットが実現した現場や状況に合わせた柔軟な対応

導入されて3年を越えていますが、皆様の感想はいかがでしょうか？

菅野様
社員からは「便利になった」と喜びの声をもらいます（笑）。先ほど今井も話していた通り、業界特性かもしれませんが年齢に関係なく、ベテランから若手まで自由に使いこなせている人が多いようです。

お喜びの声をいただき、とてもありがたく思います（笑）。今井さん、菅野さんの業務では導入の効果はありましたか？

今井様
最初にお話したとおり外にいてもビジネスチャットを通して、連絡が取れることがとても助かります。また総務部として、各部門の連絡グループに加えてもらうことが多く、今まで把握しきれていなかった情報も収集できるようになったことは、とても便利ですね。加えてリアルタイム連絡という点では、もちろん無いに越したことはないのですが、現場でのアクシデント対応がビジネスチャットを通してできることがとても助かっています。私たちは総務部として、アクシデントなど万が一の際の対応フローを把握していますが、現場のメンバーはそこまで詳しくないことがほとんどです。そのためビジネスチャットでアクシデント報告を受けた際に、私たちは現場の写真を撮影し、InCircle上に保存するようお願いをしたり、必要書類について指示をだすことが迅速に出来るようになりました。以前であれば事後報告のため、会社としての対応が遅れてしまうこともあったりしたので、こころづもりの観点からみても、とても重宝しています（笑）。

菅野様
私の場合、体験談になりますが産休中にビジネスチャットがあり、とても便利だったと実感しています。会社から情報連絡を受ける際も、ビジネスチャット上に書類添付や報告をもらえたので、自分のペースで内容確認ができたのでとても助かりました。また社員や扶養者の方が入院される際の書類手続きや子供が熱を出したりした際のバックアップ的なリモートワーク対応にもビジネスチャットは活用できたので、とても効率化が進んだように感じています。

会社組織として社員を守る。そしてその先へ。

さらに2019年に入ってビジネスチャット 「InCircle」に安否確認ボットを追加していただきました。

今井様
東京フイルム・メートではカメラマンやディレクターなどが日本国内はもとより世界各地に取材にいくこともありますし、番組の都合上、社員の出社時間もバラバラです。そのため会社組織として社員の安全を守るため、安否確認ができるシステムの導入は必須だと常々考えていました。安否確認のツール自体はたくさんありますが、やはり大切なことは緊急時に問題なく使えることだと考えました。その際にビジネチャットInCircleであれば、日常のコミュニケーションの延長線上で利用可能なこと、また導入して3年経つので社員もビジネスチャットの操作や利用に慣れていると考え、導入を決定しました。

菅野様
2018年10月に起きた北海道胆振東部地震も安否確認ボットを導入しようと強く考えさせられたきっかけの1つです。地震があったちょうどその時、実は当社のカメラマンと音声担当が取材のため北海道にいました。その時は安否確認を1つに集約できるツールがなかったので、ビジネスチャットでそのカメラマン宛に、個別に皆から「大丈夫？」と送ってしまいました。本人も現地で大変な状況の中で、個別に返信させてしまい大変申し訳ないことをしてしまったと思っています。この出来事で、組織として早く緊急時の対応スキームを整備する必要があると改めて実感しました。今回は2名のみ、そして幸いにもケガもなく無事でしたが、在京で大規模自然災害があった場合など含め、状況に応じたフローを作成していくことが今後の課題です。ちなみに今は緊急時訓練の一貫として、日常遣いの中で同報連絡を活用させていただいています。例えば身近な例でいうと、会議の招集に使っています。災害時の安否連絡と同様、ボタンタッチで参加可否の状況を送信できるため、災害時と同等のフロー確認ができるだけでなく、忙しい担当者でもテキストを打ったりする必要がなく、ボタン一つで参加可否を連絡できるため、とても重宝しています。今後も色々なシーンでたくさん使っていくことで、緊急時の際のスムーズな利用につなげていければと思っています。

日常から活用されているビジネスチャットと災害時の安否確認を効率的に運用する仕組みを作られ、また日常遣いで慣れていく仕組みづくり大変勉強になります。最後に今後ビジネスチャットをさらに活用したいなど展望があればぜひお聞かせください。

菅野様
ビジネスチャット活用の観点でいえば、社内書類の電子化です。当社は北青山に本社がありますが社員の勤務地（取材現場）は全国各地に広がっています。日々多忙な中、申請書など承認が必要な書類の作成に多くの時間が取られてしまう課題があります。そんな時に社内書類を電子化し、ビジネスチャット上で検索、各種承認もデジタル化し、内容をビジネスチャットにまとめられれば、社内情報ポータルとしてのビジネスチャットの有用性がさらに上がると感じます。

今後の業務効率化のお手伝いができるよう今後ともAI CROSSも頑張ってまいります！本日はどうもありがとうございました。

株式会社東京フイルム・メート