テレワークのチャットで疲れる原因とその対策法|持続可能な働き方を目指そう

テレワークのチャットで疲れる原因とその対策法|持続可能な働き方を目指そう

「テレワークだといつもより疲れる」
「チャットになってからストレスが増えた」
「疲れを予防して無理なく仕事ができるようになりたい」

テレワークでチャットを使用していると、通常の勤務よりも疲れると感じる方が多いようです。この記事では、テレワークのチャットで疲れる原因を明らかにし、予防していく方法を紹介していきます。

仕事にはある程度のストレスや疲れはつきものです。しかし、ストレスや疲れが長期間続くと病気の原因にもなりかねません。この記事で予防法を学んで健康的に働き続けられるようにしていきましょう。

テレワークのチャットで疲れる原因

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テレワークのチャットで疲れる原因として、以下6つが挙げられます。原因を知ることで適切に対処できるようになり、疲れにくい働き方を見つけられます。

テレワークのチャットで疲れを感じている方は、まずは原因から探っていきましょう。

 

  1. ①通知が多い
  2. ②文章を考えるのが大変
  3. ③情報処理の負担が高い
  4. ④即レスへのプレッシャー
  5. ⑤業務時間外にも連絡がくる
  6. ⑥相手の予定を気にすることによるストレス

①通知が多い

チャットにメッセージが来ると通知が鳴ります。素早くメッセージに気づいて連絡するのは大切ですが、あまりに通知が多いとストレスに感じるものです。

通知がくるたびチャットに意識が向き、取り組んでいた作業に集中しづらくなります。返信を済ませて作業に戻っても、作業に集中するには頭を切り替えるための時間が必要です。結果として、負荷がかかり疲れてしまうのです。

また、作業効率が落ちて思うように仕事が進まないことに対してストレスを感じることもあります。チャットの通知がストレスになっていないか振り返ってみましょう。

②文章を考えるのが大変

文章を書くことに慣れていない人は、チャットでメッセージの内容を考えることがストレスになります。今まで電話や対面でのコミュニケーションが中心だった人は、話すのは得意でも文章を書くのが苦手なことが多くチャットが苦痛なるのです。

話す際には気にならなくても文章だと、ちょっとした論理の間違いが気になるものです。論理を整えるために「こっちの言い回しの方がいいか」「順番を入れ替えた方がわかりやすいかな?」などと考えていると、少しのメッセージでも時間がかかり疲れてしまいます。

「話せばもっと楽で早く終わるのに…」などと考えると余計にストレスを感じるでしょう。

③情報処理の負担が高い

文章は自分が書くときはもちろんのこと、読むときにも負担がかかります。人の話を聞くより文章を読む方が理解にかかる負担が大きいのです。

文章では視覚的な情報や声に含まれる感情などをシェアできないため、細かなことまで言葉で表記する必要があります。そのため、確認すべき情報量が多く理解するのに大きな負担がかかるのです。

文章を読むことに慣れていないと、チャットで相手の言っていることを理解する作業を1日するだけでも疲れるでしょう。

④即レスへのプレッシャー

社内で「即レスするのが当然だ」という雰囲気があるとストレスになり、必要以上に疲れることがあります。

チャットは本来、自分の都合のよいタイミングでメッセージを送れる便利なツールです。しかし、即レスをするとコミュニケーションが円滑になり、業務効率がよくなるため即レスを求めてくる会社も多いものです。

「即レスしなければ」とプレッシャーを感じていると常にチャットの通知を気にする状態になり、大きなストレスを感じます。通知を常に気にしている状態では目の前の作業に集中しきれず、むしろ業務効率が下がることさえあります。

必要以上に即レスをしようとプレッシャーを感じていないか、改めて考えてみましょう。

⑤業務時間外にも連絡がくる

チャットの通知が業務時間外にくることが日常であると、疲れを感じることがあります。

テレワークでは仕事とプライベートを分けるのが難しいです。とくに自宅勤務の場合には、休憩するときであっても仕事の連絡が気になりやすいでしょう。

業務時間外にチャットの通知が来ていないか、休憩時間にきちんと仕事を忘れて休めているかを確認してみてください。

⑥相手の予定を気にすることによるストレス

テレワークでは社内の人であっても会う機会があまりなく、相手の予定がよくわからないことも多いものです。そのため「今連絡しても大丈夫かな?」などと相手の予定を気にしながら連絡をすることもあるでしょう。

こういった気遣いによって疲れることがあります。

相手の予定を知れる環境があるか、メッセージをする際に気疲れしてしまっていないか振り返ってみるとよいでしょう。

テレワークのチャットで疲れるのを予防する6つの方法

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テレワークのチャットで疲れてしまう方は、以下6つの方法を実践してみてください。

以下6つの方法で疲れてしまう原因を遠ざけることで、チャットを使っていても疲れにくくなります。テレワークにおいてはチャットでのコミュニケーションが欠かせないので、程よく距離感を保てるようにしていきましょう。

 

  1. ①絵文字を活用する
  2. ②通知をカスタマイズする
  3. ③ユーザーの権限を編集する
  4. ④チャットを確認する時間を決める
  5. ⑤返信が遅れる時間をあらかじめ伝えておく
  6. ⑥ビジネスチャットツールを使用する

①絵文字を活用する

絵文字を使うことで文章を考える時間を削減したり、即レスへのプレッシャーを軽減したりしてみましょう。

絵文字を使うとちょっとした返信を省けます。たとえば「承知しました」と送りたい場合には「OKのハンドサイン」や「敬礼」の絵文字を送るだけで相手に伝わるからです。文章を考える手間が省けるため、負担が減って即レスのストレスも減るでしょう。

チャットの相手にとっても話がわかりやすいのは助かることです。絵文字は文章より理解に時間がかからずお互いに負担が少なくなります。「絵文字だと手抜きに思われるのではないか」などと考えず積極的に使っていきましょう。

ただし、相手との関係性によっては絵文字の使用が失礼にあたることもあります。相手との関係性をよく考えた上で使用するうようにしてください。

また、相手が部下の場合には「私に対しては遠慮せずに絵文字を使ってね」と伝えるのもおすすめです。部下にも絵文字を使ってもらい、文章を読む負担を減らして相互にスムーズな連絡ができるようにしていきましょう。

②通知をカスタマイズする

「通知が多すぎて集中できず疲れる」「業務時間外の対応が多くて辛い」という場合には、通知の設定を変えてみましょう。集中したい時間や業務時間外は通知をオフにするのです。

そのほか「通知が多くなりがちなグループチャットだけ通知をオフにする」などの使い方もおすすめです。この場合は個人チャットの通知は来るため、その返信をする際にグループチャットを確認すれば問題ありません。

あなたが心地よく仕事をできるように通知設定をカスタマイズしてみましょう。

③ユーザーの権限を編集する

通知を減らすもう一つの工夫として、ユーザーの権限を設定することが挙げられます。

設定を行うとチャット内でユーザーがどんな行動をできるのかを決められます。たとえば「グループチャット内での発言ができず閲覧のみ」などのようにです。

「一度に多くの人に連絡したいからグループチャットを使用している」というケースでは、とくに有効です。連絡に対して一人ひとりが「確認しました」と返信していては重要な連絡事項が埋もれてしまいますし、通知の数も相当なものになるでしょう。

グループチャットに「連絡を受け取るだけでよい人」が参加しているのであれば、権限を編集して返信による通知を減らしてみてください。

④チャットを確認する時間を決める

即レスのプレッシャーを感じて疲れる場合には、チャットを確認する時間を決めてしまうのがおすすめです。

即レスを意識していると常にメッセージが来ていないか気になって、自分の仕事に集中できなくなってしまいます。チャットを確認する時間を決めてしまえば、まとまった作業時間を確保できるのでおすすめです。

仕事でのメール確認を始業時と就業時にまとめて行うのと同じ感覚です。最初は罪悪感や不安があるかもしれませんが、一度行ってみると「意外と平気だな」と感じるでしょう。

ただし、メールよりもこまめに確認するようにしてください。チャットはメールより気軽な連絡に優れたツールですし、テレワークでは連絡していない時間は作業時間になるため、負担がかかりすぎて余計に疲れることもあるからです。

おすすめは2時間に1回のペースでチャットを確認することです。また、その2時間の間に15〜30分ほどの小休憩をとると集中力が途切れずに済みます。人間の集中力は連続で90分が限界とされているからです。

たとえば、25分ごとに5分の小休憩をはさむと「25分(作業)+5分(休憩)」で1セットになり、4回繰り返すとちょうど2時間(うち休憩が20分)になります。これはポモドーロテクニックと呼ばれる集中力を保つ手法でもあり、作業効率とチャットの即レスを両立しやすいでしょう。

⑤返信が遅れる時間をあらかじめ伝えておく

出張や会議などの予定で返信が遅れることがわかっている場合には、あらかじめ周囲に伝えておくようにしましょう。

伝えておけば返信が遅れてしまっても罪悪感を抱きすぎることはありません。即レスに対してプレッシャーを感じやすい人はぜひ取り入れてみてください。

テレワークにおいては相手の仕事状況がわからず、連絡するのを躊躇ったり気疲れしたりすることもあります。あなたの予定がわかることで相手も仕事がしやすくなるのです。

返信が遅れる用事だけでなく、お互いに仕事の予定を共有するとよりチャットによる疲れを軽減できるでしょう。

⑥ビジネスチャットツールを利用する

テレワークでの連絡にはビジネスチャットツールを使いましょう。プライベートで使用しているチャットツールを使ってしまうと、業務時間外にも通知が気になって疲れてしまうからです。

仕事のときにしか使わないビジネスチャットなら、業務時間外はそもそもログインすらしないため通知が気になることもありません。業務時間外の通知や即レス対応へのプレッシャーが気になるのであれば、ビジネス専用のチャットを利用しましょう。

また、ビジネスチャットは通常のチャットよりもセキュリティが優れているというメリットもあります。業務効率アップや情報漏洩リスクの軽減を考えるならビジネスチャットの導入を検討すべきでしょう。

チャットだけでなくテレワーク自体が疲れるもの

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テレワーク下のチャットで疲れることもありますが、そのほかの要因にて疲れることもあります。チャット以外での疲れについても確認してみるとよいでしょう。

 

  1. 慣れていない:テレワークに慣れておらずストレスを感じている
  2. 孤独との戦い:対面で人と話せず孤独がつらいと思っている
  3. 雑談がないから作業時間が長い:作業時間が長く疲れる
  4. 作業環境が整っていない:姿勢が悪くなるデスクや通信の遅いWi-Fi

以上の中で当てはまるものはないでしょうか?テレワークに慣れていくことで①〜③は自然と軽減していきます。

自覚しておけばそれだけで気分が軽くなりますし、雑談を適度に取りれようと休憩時間に家族と話すなどの工夫もできます。また、作業環境を整えることでテレワークでの疲れを軽減するよう心がけてみましょう。

チャットの負担も大きなものですが、それ以外の要因についても対策することでより疲れを予防できます。余裕があれば取り組んでみてください。

テレワークで疲れるのを防げるビジネスチャット「InCircle」

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テレワークでの疲れを防ぐならビジネスチャットツール「InCircle」がおすすめです。「InCircle」なら以下の機能によって社員が疲れるのを防げるからです。

 

  • ・既読の表示を設定できる
  • ・通知のオンオフを設定できる
  • ・絵文字機能で気軽に返信できる
  • ・シンプルな画面だから情報処理の負担が少ない
  • ・ステータスメッセージ機能で自分の予定を周知できる

また、ビジネスチャットツールなので、業務時間外の通知によって社員のプライベートを圧迫することもありません。セキュリティ面も優れており、機密性の高い情報を扱う際にも安心です。

1ユーザーあたり月額180円から利用できます。さらに詳しく知りたい方は、無料資料請求を申し込んで機能や導入事例についての情報を手に入れてみてください。

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まとめ|テレワークではチャットの使い方を工夫して疲れるのを防ごう

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テレワークのチャットで疲れる原因とその対策方法について紹介しました。

チャットの使い方を誤っていると必要以上に疲れてしまいます。テレワークという働き方に慣れていない状態だとなおさら疲れやすくなります。通知の設定を変更したり、絵文字を活用して気軽に返信したりなどの対策をしていきましょう。

また「チャットで無視されているのかもしれない」という不安も疲れる原因になることがあります。

こういった不安を感じる場面は限られているものですが「不安を感じたことがある」「自分が無視していると思われていないか心配」という方は、以下の記事も参考にしてみてください。

>テレワークのチャットで無視された際の対応の仕方|返信してもらうためのコツも紹介

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