誠伸商事株式会社様

データベースは各部署で管理してることはしていますが、部署によって内容が違うため、別々で情報を管理すべきなのか、また一方で担当者からの肌感覚の情報や反応などの定性的な報告内容を全社で共有すべきなのか、非常に悩みました。Excel 管理ですと履歴などの振り返りに手間がかかるので会議の度に加工して会議資料にするのは大変な作業です。また、営業に日報週報をExcelで作成してメール添付するという報告方法をとっていましたが、上長はそれに返信するように心がけており、営業側も上長側も非効率さを感じていました。更にその情報を格納するだけで活用も共有もできていなかったのです。

ITツールを導入したい気持ちは10年ほど前からありました。
営業関係の管理職やマネジメントもしておりましたので、まず東京を中心に導入すべきだと思っている最中、社内の組織替えがあり、ニュープロダクツというサポート部署ができたのを機に本腰入れてツールを調べ始めました。

ネット検索や展示会に足を運んで1年ほど調査していましたが、重要視したポイントは価格と性能のバランスです。コスト面で難点があっても性能的には良かったりして、それはバランスとしか言いようがないんです。我々も営業商売なので、担当の方の信頼度・価格・性能・自由度や見せ方などのランクを含めた総合評価で、社内で話し合い『Knowledge Suite』に決定いたしました。

まずは営業の日報週報を100%入力することを最大の目標にしました。東京の営業部から始めて少しずつ地方に波及させようと思い、進捗表を作成して計画をたてました。地方は滞った部分もありましたが、ニュープロダクツのメンバーが出張などの際にサポートするかたちで反発もなく2ヶ月ほどでできました。

東京では、私が毎日全員分の報告書を見て注意事項などをメッセージで送ることで統一化されていきました。『Knowledge Suite』の導入で、営業は面倒な手順だった日報週報をださなくて済むことと、メールでのExcel添付ミスの問題がほとんどなくなりましたね。

現在、経営会議を2ヶ月に1回各営業所の方も集めて実施していますが、数字管理も含め生の情報や地域毎のアイテムや商売のやり方などは違うので一部内容をディスカッション方式を採用したところ好評だったんです。これまではExcelの資料を出力していましたが、現在では『Knowledge Suite』をプロジェクターで描写して売上進捗や今後のアクションなど、お互いの情報を共有できるようになったので、今後も売上につながる活用方法を模索していきたいと思っています。