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商談管理のやり方と重要性

特に営業部門に所属されている方々は、日々様々な商談をこなされていることと思います。これらの商談、貴社ではどのように管理されていますか?
商談管理・案件管理と言われるようなことは特にしていない、もしくは営業スタッフ1人1人が独自に管理している…という企業の担当者様は今すぐ本稿をお読みいただき、商談管理の必要性を知っていただくことをおすすめします。
また、すでに商談を管理しているがそれを活用できていない、どのように活用していいのか分からない…という企業の担当者様にも本稿はおすすめです。
今や営業の必修科目とも言える、PCを使った「商談管理/案件管理」について、本稿では基礎的な考え方と上手な運用方法をお知らせしていきます。営業部門にお勤めでない方にも、日々の業務に役立つ何らかの気づきを得られるのではないでしょうか。

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商談管理の意味と重要性

言うまでもなく、商談は営業業務の中枢とも言える行為です。
商談管理の話を進める前に、まずは基本に立ち返り、商談とはなんであるかについておさらいしてみましょう。
より良い商品・サービスを探す顧客と、自社の商品・サービスを勧める営業スタッフとが売買について話し、互いの理想のゴールを目指していくのが商談であり、両者に等しくメリットがあるのが理想の商談であると言えるでしょう。
この商談というものには段階があります。その定義の仕方は様々ですが、一例として挙げられるのは下記の5つのステップです。

ステップ1 事前準備

顧客との商談アポイントが成立した後、実際に顧客に会う前の段階です。
事前に送付するべき資料を送付したり、顧客のことを調べてどんなニーズがあるかを想定しておくのも大事でしょう。いかに具体的なシミュレーションをしておくかが勝負です。

ステップ2 アプローチ

顧客との商談の「導入」に当たる部分です。
言うまでもなく、最初の挨拶や名刺交換は顧客の第一印象を左右する重要なアプローチです。また、込み入った話に入る前の簡単な商品説明や、自社の紹介、商談の概要の共有などもこれに含まれます。顧客に良い印象を与え、安心感を持ってもらうことがここでの目的です。

ステップ3 ヒアリング

顧客の話を「聞く」という段階です。
聞くべき内容は事前にしっかりと準備しておくことが重要で、引き出された情報は商談の結果を大きく左右するとも言えるでしょう。とにもかくにもここでは営業スタッフは聞き役に回り、顧客をリラックスさせてオープンに語ってもらうことが求められます。

ステップ4 プレゼンテーション

いよいよ商品の魅力を顧客に説明するステップです。
ここが営業スタッフの腕の見せ所と言えるかもしれません。顧客の安心感、信頼感を保ちながら無理なく、無駄なく説明することが大事です。顧客から聞き出したニーズを踏まえたうえで、それに対してどんな解決ができるのか…といったストーリー作りのテクニックも必要です。

ステップ5 クロージング

すべての説明を終え、顧客も話に納得できたら、商談は終了です。
顧客がすぐに「では、買いましょう」と言ってくれれば話は早いですが、なかなかそうもいかないのが現実です。営業スタッフにとって大事なのはこの商談を継続させること。顧客が答えを出しあぐねているようであれば次回打合せの段取りをするなどして、互いに着地点を模索していきましょう。

さて、こうした商談のステップには、その場その場でやるべきことや、それぞれに対する事前準備が必要なことがお分かりいただけたかと思います。商談とはかくのごとく複雑で、多くの情報がやりとりされ、またそれらを整理・分析することで成功に近づいていくものです。もしこの商談の管理をまったくしていなかったら、「いつ、どこで誰に会うんだっけ?」「あの顧客には何を聞けばいいんだろう?」「あの顧客とは前回どこまで話したっけ?」…と、成功どころかそもそも商談が成立しない危険性も生まれてしまいます。
また、商談管理を営業スタッフ1人1人がバラバラに行なっているとしたら、そのスタッフが退職もしくは長期休業等に入った場合に、他のスタッフがフォローできず、せっかくの顧客がほったらかしになるような事態にはならないでしょうか?

すなわち、優れた管理なくしては成果に結びつかないのが商談であると言えます。
そして私たちナレッジスイート株式会社がすべての企業様におすすめしたいのは、現代の主流とも言えるPCとクラウドサービスを利用した顧客管理なのです。
多くの方が誤解されがちですが、そもそも商談管理の目的は「商談を管理すること」ではありません。その真の目的は「成約率を上げること」にあります。本稿を最後までお読みいただければ、その意味がお分かりいただけるのではないでしょうか。

上手な商談管理のポイント

では、上手な商談管理とはどのようなものなのでしょうか?
長年にわたり企業様向けのビジネスアプリケーションを開発し、オフィスのあらゆる業務について考察してきた私たちがたどりついた、3つの商談成功のポイントをご紹介いたします。

脱・属人化

前章でも触れましたが、商談管理の大敵は「属人化」です。
ある1人のスタッフだけが独自の方法で顧客や商談の情報を管理していることは非常に危険であると言えます。ましてやほとんどの社会人が数回の転職を経験する現代において、いつ、どのスタッフがチームを抜けるかという予測は誰にも立てられません。現代の商談管理に必要なのは、あらゆる商談を「誰が見ても一目瞭然の形で記録しておくこと」です。
貴社の商談は、もしもバリバリの営業スタッフが明日急にいなくなったとしても、何の支障も出ないように管理されていますか? クラウドサービスを使った商談管理なら、すべての商談がチーム全体で、定まった形で管理できるようになり、業務のバトンタッチがいつでもスムーズにできます。

何を管理するか

いきなり闇雲に商談管理を始めても、成功する可能性は低いでしょう。
まずは貴社内において「何を管理するべきなのか」をしっかりと検証してみてください。
商談管理はお金や商品の流れを記録するものと誤解されることもありますが、実際は顧客とのやりとりを記録するものです。商談の中で顧客が現段階でどのようなニーズや課題を持つことが分かり、それに対してどのような提案で答えたのか…という対話の記録が必要なのです。
これを踏まえたうえで、スタッフ1人1人が商談を管理システムに記入する際、どんな項目で書かせればいいのか、それがどのように活用できるのか、といったビジョンを持ってから管理を始めましょう。もちろん、使いながら改善していくことも必要ですから、最初から完璧なテンプレートを作ろうとすることはありません。それでも最低限、1度は管理者と現場スタッフで理想の顧客管理を話し合ってから運用を始めた方がいいでしょう。

どのように管理するか

上記のように管理する内容を決めたら、次はそれをどのように管理するかを考える必要があります。
第一に考えなければならないのは、商談管理システムを「みんなが使うものにすること」です。
私たちナレッジスイートが提供するクラウドビジネスサービスは、みんなが使って、情報が蓄積されればされるほどその真価を発揮します。チーム全体での情報共有こそが力となるのであって、1人や2人が情報を共有するだけでは単なる「情報交換」であり、集合知としての力が薄いのです。そのために、商談管理は記入しやすいものであることを心がけて取り組みましょう。
例えば長いテキストをダラダラと書かせるようなものは、どんなスタッフにも敬遠されます。
項目は少なく、なるべく選択式で選ばせるような内容にすることが成功のコツです。この工夫をすることで見る方も見やすい商談管理になり、また文章の書き方や表現に左右されない、純然たるデータベースとしての商談管理を実現することができます。

商談管理に『Knowledge Suite』が選ばれる理由

さて、こうした商談管理システムの導入に当たって、ぜひ検討候補に入れていただいたいのが、私たちナレッジスイート株式会社が提供する総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』です。
『Knowledge Suite』はオフィスで行われる様々な業務を円滑に、より効果的に行なうための多数の機能が搭載されています。商談管理はもちろん、スケジュール管理などのSFA(営業支援)機能、顧客管理や名刺管理などのCRM(顧客管理)機能、その他あらゆる角度から企業をサポートいたします。
インターネットを介して機能するクラウドサービスなので、ソフトウェアのインストールやPCの買い替えは必要ありません。すべての業務データはインターネット上で安全に管理され、それによってスピーディーな情報共有と意思決定を可能にするのです。
本章では、そんな『Knowledge Suite』を実際にお使いいただき、商談管理に活用された事例をいくつかご紹介いたします。

A社様の例・クラウド共有により商談の属人化を脱却

印刷所で使用される印刷機やその周辺機器の開発、販売を主に行なうA社様。
長い歴史を持つ企業で、慎重に対応すべき長いお付き合いのお客様も多く抱えられています。しかし営業スタッフの商談を管理する効率的なシステムを導入しておらず、様々な情報が属人化してしまい、スタッフの異動や退職のたびにその引継ぎに大きな負担を感じられていました。
また、上長への商談の内容報告は、表計算ソフトで作成した定型の報告書をメールに添付し、送付するという形式。
スタッフも上長も日々たくさんのファイルが増えていくばかりで、過去の情報の見返しにもひと苦労。
報告を業務に活かせているとは言い難い状況だったそうです。
『Knowledge Suite』を導入後、商談を含む業務の報告を『Knowledge Suite』上で記入するやり方に切り替えられました。
あらゆる情報はクラウド上で共有されるため、属人化を脱却。スタッフ全員が必要な時に必要な情報にアクセスでき、急な引継ぎにも対応できるようになりました。
毎日メールで送付していた商談の報告書はクラウド上に記入する形になり、書く側も見る側も面倒な添付・開封操作や膨大なメールの管理から解放されました。過去の情報を振り返りたい場合も、蓄積された全情報を横断する検索機能で一発検索。営業に関わる様々な業務が効率化されたと言います。営業部門から始まった『Knowledge Suite』のご利用は、その後社全体に広がっていきました。
こちらはクラウドサービスである『Knowledge Suite』ならではの、スムーズな情報共有高い検索性といったメリットを十分に活かされた例といえます。何人でお使いいただいても月額固定の料金形態も、社内普及に一役買ったのではないでしょうか。

B社様の例・部署をまたいだ情報共有とモバイル対応で業務を大幅改善

つづいて、ネットワークの運用管理代行業務を行なっているB社様の事例です。
B社様でも営業スタッフの商談内容や個々の案件管理を表計算ソフトやメール、また一部では紙の記入で行なっており、非効率や情報の共有を長年の課題とされていたそうです。
特にB社様の営業スタッフが収集するお客様の声の中には、同社の技術開発部門でも共有すべき内容が含まれており、顧客満足度向上のためにも部署をまたいだ情報共有が必要とされていました。
『Knowledge Suite』導入により、営業スタッフの商談の内容や行動の履歴を社内でスピーディに、効果的に共有することに成功されました。特に報告書に他の社員がコメントを付けることができる機能を活用されており、他部署のスタッフが営業スタッフにアドバイスを送ったり、商談の中で持ち上がった話題を他部署が検討課題とするなど、ネットワークのメリットを最大限に発揮した運用をされています。
さらに、『Knowledge Suite』がスマートフォン対応であることも効率化に大いに役立っていると言います。
表計算ソフトや紙で情報を管理していた際には、外出先で訪問先の情報を調べることに苦労されていたとのことですが、『Knowledge Suite』のスマートフォンアプリを使うことでこれが高速化。わざわざ帰社するための移動時間や、帰社してからの業務時間が大幅に削減されたそうです。
B社様では、商談管理を単なる商談管理に終わらせず、顧客の声を他部署でも活用するという高度な試みが行なわれています。どなたにも簡単に幅広くお使いいただける『Knowledge Suite』の強みを活かした施策と言えるでしょう。また、モバイル対応であるという特徴は圧倒的な時短を実現します。「働き方改革」の実践に効果を発揮する、目に見えやすい特徴の1つです。

本稿では、商談管理の基礎知識からその上手な運用、そして『Knowledge Suite』を用いた商談管理の実例をご紹介してきました。
貴社での商談管理のしかたを今一度見つめなおし、改善につなげる機会にしていただければ幸いです。
属人化を脱し、その目的をじっくりと見据えて、負担のかからない商談管理を実践すれば、おのずと結果は出てくるでしょう。

ナレッジスイート株式会社が提供する『Knowledge Suite』は、それらの要件を誰にでも使いやすい形で、低コストで実現することができます。成果につながる商談管理実現のために、『Knowledge Suite』の導入をぜひご検討ください。
くわしい情報は下記サービスサイトよりご覧いただけます。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

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