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企業の「売上増加」を成功させる
営業支援のポイントと手法をご紹介

日本を含む世界経済が混迷の様相を呈している今、企業に求められるのは着実な回復と成長です。企業が売上増加を目指すためには、どのようなことに着手すればよいのでしょうか?
人材育成、設備投資、営業強化…など、企業によりその方針は様々でしょうが、本稿ではどんな規模・業種の企業にとっても売上増加の手助けとなる「営業支援システム」についてご紹介していきます。
予算にも人材にも限りがある各企業の現状において、ITの力を営業活動に取り入れる営業支援システムの導入は非常に現実的であり、リスクの少ない施策といえます。
いまだ営業活動にアナログ的な面が多いという企業、また営業支援システムについてまだあまりご存じではないという企業の担当者様に向け、本稿では誰にもわかりやすく営業支援システムの基礎知識や導入成功のポイントをお伝えしてまいります。

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営業支援システムとは?

本稿をお読みのあなたは営業支援システムという言葉を聞いたことがありますか? 近年、ビジネス用PCアプリケーションの世界で活発に用いられている言葉です。

まず営業支援システムとは何かを簡単に申し上げるとすれば、企業の営業活動を支えるための機能を搭載したPCアプリケーションや、そうした複数のアプリケーションの集合体であるシステムのことを言います。私たちナレッジスイート株式会社も『Knowledge Suite』という営業支援アプリケーションの開発・販売を通じて、たくさんの企業様の営業活動をサポートさせていただいています。
営業支援システムが持つ機能は様々ですが、主だったところでは「顧客情報の管理」「案件情報の管理」「日報の作成・提出」「営業データの分析」…などがあり、その中のどれか1つの機能に特化したものもあれば、複数の機能を複合的に搭載するものもあります。
いずれにせよ、かつては帳簿とペン、またはExcelで管理していた顧客情報や案件の進捗状況、日報といった営業活動およびそこから派生する様々な業務を、専用アプリケーションとインターネットの力を使ってより手軽に、そして素早く効果的に行なうサポートをするのが営業支援システムです。
営業支援システムの利用企業は年々増加の一途をたどっています。営業支援システムと聞くと「大企業だけが利用する特殊なもの」とイメージされる方が多いのですが、そんなことはまったくありません。あらゆる企業のインターネットインフラが整備され、社員に1人1台のPCが支給される現在、営業支援システムの導入は企業規模を問わない普遍的な施策であり、実際に従業員数10名未満といった規模の企業でもどんどん導入件数を増やし、また十分に活用されています。

さてこうした営業支援システムですが、インターネットで検索してみればお分かりいただける通り、多種多様なアプリケーションがリリースされていて、それぞれに個性を持っています。
その中でもおおざっぱに分類すれば、下記の3種類がよく知られています。いずれも営業支援システムの一種ですが、それぞれに特化した目的を持っています。

■SFA
Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)の略で、和訳してそのものズバリ「営業支援ツール」などと言われる種類のものです。営業マンの日常業務を直接的に支援するアプリケーションで、主に顧客管理、案件管理、スケジュール管理、日報管理などの機能が搭載されています。

■CRM
Customer Relationship Management(カスタマー・リレーションシップ・マネージメント)の略で、日本語では「顧客管理ツール」などと言われています。顧客管理機能をメインとしつつ、名刺管理機能、顧客の分析機能、メールマガジンの配布機能なども搭載して顧客のリピーター化やナーチャリングを支援します。

■MA
Marketing Automation(マーケティング・オートメーション)の略で、「MAツール」の呼び名はここ数年で急速にその知名度を上げています。純然たる営業支援というよりは、その名のとおりマーケティングに特化したアプリケーションで、メールマガンジンの配信機能や様々な角度からの顧客分析、SEOの分析機能などでより効果的で効率的なマーケティングを支援します。

営業支援の手順

ではつづいて、具体的に営業支援システムで何ができるのか、そして皆さんが気になる売上の向上についてご説明します。

誤解のなきよう初めに申し上げておきますが、営業支援システムを使えばどんな組織でもすぐに売上が向上する…というものではありません。「支援」の名が示すとおり、営業支援システムはあくまで営業活動の援護射撃を行なうツールであって、PCにインストールするとたちまちモノが売れる…という魔法の杖ではないのです。
とはいえ「なーんだ…結局、売上が上がるかどうかは未知数なのか。じゃあ営業支援システムなんて必要ないよ」と、そっぽを向いてしまうのは早計です。営業支援ツールが年々その導入社数を増やしているのには、それなりの理由と成果があるのです。
前章でご紹介したように、営業支援システムの中には顧客情報を管理する機能や、1つ1つの案件を管理する機能、日報や名刺を管理する機能などが搭載されており、それはいずれも営業組織に所属する人々の仕事を楽に、効率的にするものです。

例えば名刺管理機能を例にとってご説明しましょう。
一般的な営業支援システムの中に組み込まれる名刺管理機能を利用すると、名刺管理は非常にスピーディに、確実に行なえるようになります。
これをお読みのあなたは、商談で受け取った名刺をどのように管理されていますか? 次から次へ机の上の名刺フォルダに差し込む…もしくはExcelで手入力して自分のPC内の担当顧客一覧表を更新する…という方が多いのではないでしょうか。こうした管理方法の場合、例えば名刺フォルダの中から特定の誰かの電話番号を調べるとき、目当ての名刺を探すのにえらく時間を食ってしまった…という経験はありませんか? また、Excelの入力にも時間がかかるものですし、人間の入力作業には必ずミスが発生します。加えて完全な管理をするためには「株式会社」と書くか「(株)」と書くか…など、表記ルールの設定をしなければなりません。
営業支援システムの名刺管理機能はこうした不便や面倒を一気に解消してくれます。受け取った名刺は、スキャナーやスマホのカメラでスキャンするだけで、自動的に顧客リストの中にテキストとして登録されます。もちろん、デジタルデータですから検索も一瞬。顧客リストはネットを介して組織の仲間と共有することもできるので、情報交換や報告・引継ぎの際にも非常にスムーズです。
さらに、こうして名刺管理機能によって作成された顧客リストを、顧客管理機能に流用することもできます。それぞれの顧客との商談の記録や、現在のステータス、成約の確度など、あらゆる顧客データを紐づけて立体的に活用できるわけです。
今まで名刺を探していた時間や、名刺を入力する時間はほぼゼロになりますし、共有性が高く誰にもすぐに活用できる顧客データがすぐ手に入るとすれば、その利用価値は非常に高いのではないでしょうか。

名刺の例は単なる一例に過ぎませんが、つまり営業支援システムとはこのように営業部門に所属する人の仕事をデジタル化・共有化することでそれら効率化したり、より有効なデータを形作ることで中長期的視野で的確な顧客アプローチや営業戦略の立案・実施をサポートするシステムなのです。
参考まで、私たちナレッジスイート株式会社は、初めて当社のサービス『Knowledge Suite』をお使いいただくお客様には、下記のような順序を分で営業支援機能を活用していただくようおすすめしています。

ステップ1・企業管理

まずは土台となる企業情報を正確にまとめることです。住所や電話番号などの基本情報はもちろん、業種や従業員規模、自社との関係性やその企業が抱えている課題などをしっかりと記録していきましょう。

ステップ2・担当者管理

企業情報だけでなく、自社の営業マンが直接的に接する顧客担当者の管理も重要です。所属部署や役職などの基本情報以外にも、決裁権の有無や、連絡がとりやすい時間帯、はたまた大まかにどのようなタイプの性格か…といった情報まで記録することができると引継ぎや情報共有の際に便利です。

ステップ3・案件管理

1件1件の案件も、営業支援システムの活用で有効に管理できます。ある案件について、顧客がどんな商品の購入を検討していてどの程度の収益が見込めるのか、またその成約確度はどうか、商談は過去何回おこない、それらはどのような内容だったのか…といった管理をこまめに行なっていくと、いつ、どの顧客にどのような対応が必要なのかを明確に「見える化」させられるのです。

ステップ4・アプローチ

ステップ1~3の管理を漏れなく行ない、そのうえで営業支援システムを使ってアプローチしていきます。直接的な営業活動でも、メール配信機能を使ったお知らせメールの配信でもいいでしょう。これらのアプローチは、的確なタイミングで、的確な相手に行なうことが効果を上げるポイントです。ステップ1~3はそのために必要不可欠なデータ収集と考えてください。詳細なデータが集まれば集まるほど、アプローチは効果を発揮します。

営業支援を成功させて「売上を増加」させる方法

ここで今一度本題に戻りましょう。本稿のテーマは営業支援システムを使って「売上を増加」させることです。本章で営業支援システムで売上を増加する方法についてご説明します。
とはいえ、前述のように営業支援システムは導入すればたちまち売上が上がるものではありません。営業部門の社員の業務を効率化・有効化することで中長期的に着実な売上向上につなげる施策なのです。

では、売上を増加させられないケースとはどのようなものでしょうか?
それは「導入に失敗するケース」です。残念ながら導入支援システムを導入しても、何らかの事情でシステムが企業に受け入れられず、「導入失敗」となるパターンが実際にあります。この場合、絶対に売上は増加しません。
逆を言えば、営業支援システムを使って確実に売上を増加させる方法とは、すなわち導入を確実に成功させることであると言えます。
ここでは導入を成功させる秘訣に焦点を絞ってご説明していきましょう。

導入に失敗するケース

導入失敗ケースの中で、最も多い原因は「社員が入力をしない」ということです。そもそも導入支援システムは社員が情報を入力し、それを活用して業務を円滑化するシステムですから、根本となる情報がなければ何も機能しません。
気を付けなければならないのは、ご存じの通り営業部門に所属する営業マンたちは恒常的に忙しいということです。資料の作成に顧客情報の調査、足を使った顧客回りに、チーム内での打ち合わせ、日報作成……と、多数の業務を抱える中でさらに「データ入力」とくれば、どうしても面倒なものと捉えられがちです。
本来毎日入力しなければならないデータを、1日、2日…と先延ばしにすることでため込み、やがておっくうになって使わなくなってしまうというのが、導入失敗の王道パターンです。
それを避けるために組織やシステム管理者が必ず心がけるべきことがあります。それは現場目線でのシステム導入です。
多くの営業支援システムは入力項目を企業が自由に設定し、増減させることや、テキスト入力ではなく選択式にすることができるのです。
これらの設定を組織のトップやシステム管理者が「管理者目線」で行なってしまうと、どうしても「あれもやろう・これもやろう」と入力項目を多く、細かくしてしまいがちです。そしてそれこそが、社員たちにシステムを敬遠させてします最大の原因です。
営業支援システムは現場の営業マンたちに受け入れられて初めてその効果を発揮するわけですから、少なくとも初めのうちは入力項目は極力少なく設定し、それもテキスト入力ではなく、選択式の項目を多くしましょう。システム担当者と現場の営業マンとでよくディスカッションし、長くとも5分程度の入力で完了するシステムを目指します。
管理者からすれば「そんなに少ない情報量で、本当に意味があるのかなぁ…」と考えてしまうのが常ですが、導入当初の最大の目標は何を差し置いても「組織に定着させること」です。営業マンたちに1日1度、入力させるクセさえつけてしまえば、導入は成功したも同然です。その後徐々に入力項目を増やし、より詳細なデータを蓄積していけば良いのです。一度ついたクセはそうそう消えてなくなることはありませんし、慣れてくれば入力に必要な時間もどんどん短くなっていきます。多少項目が増えたからといって、入力をやめてしまう社員はほぼいません。

まとめると最初は現場の視点で、面倒と思われないシステムを構築することが導入成功のポイントであり、ひいては売上増加のポイントであると言えます。
あくまで使う人の身になって、共存できるシステム作りを心がければ、おのずと優良なデータが蓄積され、そのデータが売上増加につながっていくことでしょう。

売上増加に『Knowledge Suite』がおすすめな理由

では最後に、私たちナレッジスイート株式会社が提供する営業支援システム『Knowledge Suite』についてご案内しておきましょう。
『Knowledge Suite』はSFA、CRMに加えてグループウェアという、企業活動に必要な3つのソフトウェアが1つになった総合ビジネスアプリケーションです。
冒頭でも述べたように、今の世の中、企業向けの営業支援システムは多数リリースされており、いずれも独特の特徴を持っていますが、中でも私たちの『Knowledge Suite』は特に「確実に定着するシステム」として定評があります。つまり確実に売上に貢献できるわけです。
その理由は「シンプル操作」「低コスト」に代表される「使いやすさ」にあります。下記により詳しく、『Knowledge Suite』の特長をご紹介していきます。

シンプルで快適な操作だから定着する!

『Knowledge Suite』はPCの作業に慣れている/いないに関わらず、どなたにもすぐ使いこなせていただけるよう、操作手順も画面構成も極めてシンプルに設計されています。PCリテラシーが高くない、そして忙しくてマニュアルを読んでいるヒマなどない…という営業マンの方にもすぐに理解でき、毎日使うことができるシステムだかRこそ「定着」するのです。

3つのアプリケーションがワンセット!毎日使うシステムに

「SFA(営業支援システム)」「CRM(顧客管理システム)」「グループウェア」と3つビジネスアプリケーションがワンセットになった『Knowledge Suite』は、これら3本でさまざまな企業活動をサポートします。日報の提出や、社員同士のメッセージ交換、ワークフローによる稟議書類の回覧などなど、毎日の様々な業務が『Knowledge Suite』1本を通じて行なえることも「定着」の要因です。

ユーザー数無制限だから確実な定着を目指せる!

多くの営業支援システムでは「ユーザー1名につき〇円/月」といった、「ID課金制」と呼ばれる料金体系がとられています。一方で『Knowledge Suite』は何名でお使いいただいても月額利用料は固定。ユーザー数無制限、50,000円/月~という低コストですべての機能をお使いいただけます。最初は少人数によるスモールスタートで自社に適した使い方を模索し、やがてそのノウハウを全社に適用するようなやり方で定着をめざすことができます。

クラウドサービスで導入が楽々!

クラウドサービスである『Knowledge Suite』は、すべての機能がインターネットを介してブラウザ上で提供されるため、PCへのインストールを必要としません。ハードウェアの性能を問わず、すぐに利用を開始できる点も定着に貢献します。組織間の情報共有がリアルタイムで行なわれることもメリット。誰にでも、すぐに便利に使えることが『Knowledge Suite』のテーマです。

マルチデバイス対応でどこでもアクセス!

『Knowledge Suite』はスマートフォンやタブレットにも対応しており、いずれもPCとほぼ同じパフォーマンスでお使いいただけます。わざわざ自席でPCを立ち上げなくても、外出時の移動時間や待ち時間を業務に活用することができるため、定着しやすい上に業務が効率化します。今話題のテレワークにも活用することができる『Knowledge Suite』最大の特長の1つです。

本稿では「営業支援システムを使った売上増加」をテーマに、営業支援システムの基本や導入のポイントを解説してきました。
自由な使い方ができるからこそ、営業支援システムは業種や企業規模を問わず導入が進んでいます。そして自由な使い方があるからこそ、有効活用にはそれなりのコツ=導入成功のコツが必要なのです。
これから営業支援システムを導入しようとお考えの企業担当者様は、ぜひ「定着」というキーワードを忘れずにシステム選びをしてみてください。
そしてその「定着」を最大のテーマとして開発された『Knowledge Suite』の導入をぜひご検討ください。

『Knowledge Suite』は無料のお試しトライアル版もご利用いただけます。トライアル版は「グループウェア」機能だけがご利用可能いただけますが、シンプルな画面や操作感、クラウドサービスの魅力はきっとお分かりいただけます。
トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

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