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無料ツールで顧客管理はどこまで出来る?
無料顧客管理のメリットや比較など

今やあらゆる企業で行われており、企業にとって不可欠とも言われるのがPCを使った「顧客管理システム」「顧客管理ツール」です。テキストの入力だけで進捗の確認や情報共有ができる顧客管理システムがあれば、特に営業業務の効率は各段に上昇します。まだ導入していない、もしくは導入したシステムの変更を考えている…という企業も多くあるかもしれませんが、その際に必ずつきまとうのが「コスト」の問題です。多額のコストがかかるようでは、いくら作業効率が上がったとはいえ、元を取れるのかどうか…と心配になる導入担当者の方も多いことでしょう。
現状、低コストで顧客情報を管理するために、無料で使える表計算ソフトなどを利用している企業も多くみられます。
表計算ソフトを利用して、顧客管理システムを無料で行なうことは本当にできるのか? 無料顧客管理の実力は? 限界は? そんな疑問に本稿でお答えしていきます。
読み終わった時、顧客管理をどのように行なうかの判断は、貴方次第です。
その判断材料となる本稿を、しっかりとお読みください。もちろん、「無料」でお読みいただけます。

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顧客管理システムってどんなもの?

「顧客管理システム」という言葉は、まだ導入していない企業にとっては聞きなれないかもしれません。
ここで改めて、顧客管理システムの意味をおさらいしておきます。
コレという定まった定義はありませんが、本稿においては企業がPC(その他端末含む)と何らかのアプリケーションやインターネットサービス等を使って、顧客情報をデジタルデータで管理するシステムのことを顧客管理システムと言います。所在地・担当者名を含む顧客の情報や、顧客との商談実績、進捗情報、成約見込みレベルなどを営業スタッフが日々PCでシステムに入力して、そうして蓄積されたデータを見直し、分析して活用することで売上げ向上を目指すというものです。

知っておいて損はない類義語として、最近ビジネスの世界でよく使われる「CRM」という言葉もあります。
これは「Customer Relationship Management(カスタマー リレーションシップ マネジメント)」の略で、和訳すれば「顧客関係性管理」という意味です。「CRM」は顧客管理システムの活用手段の1つと言えます。顧客管理システムを使って収集した顧客情報を使い、顧客が今どんな状態にあって、何を求めているかを想定して、それに向けたアプローチをする行為が「CRM」です。

本稿においてはひとまず「顧客管理システム=PCやアプリケーションで顧客情報を管理するシステム」ということだけ覚えておいていただければ大丈夫です。消費者の志向が多様になり、企業と顧客の関係性も大量化・複雑化する現在、デジタルデータを活用する顧客管理システムは営業活動において必須のシステムであると言われています。

無料で使える顧客管理=表計算ソフト

さて、そんな顧客管理システムはパッケージングされたソフトウェア、またはインターネットサービスとして提供されています。顧客管理専門で提供されているものもあれば、その他ビジネス活動に利用できる様々なシステムを搭載したものもあります。1990年代から盛んに使われるようになった顧客管理システムはすでに30年近い歴史を経ており、様々に進化しながらその種類も増えつづけてきました。

料金は「利用者1名につき●円/月」という課金形態(ID課金制)を敷いているサービスが多く、安価なものでは1ユーザー1,000円/月程度から、高価なものだと1ユーザー1万数千円/月程度のものもあります。それぞれのサービスにそれぞれの強みがあり、得意分野も異なりますので、自社のニーズにあったものを見極める必要があります。

さて、本稿のテーマは無料で顧客管理という点にあります。
「無料で顧客管理」と考えた時に実際に行なっている企業が最も多いのが、「表計算ソフトを利用した顧客管理」です。貴社でも実践されているかもしれません。
表計算ソフトはご存知の通り、元々は表の作成と計算に使われるものでしたが、こちらも年々進化を遂げており、その利用目的は日報提出や企画書・稟議書の作成、アンケートの作成などなど、かなり幅広いものになってきました。
永年無料で提供されている表計算ソフトもいくつかあります。
表計算ソフトは多目的に利用できる以上は顧客管理に特化したシステムではありませんが、記入のひな型を作り、毎日営業スタッフがそこにデータを記入する…という無料顧客管理が、たくさんの企業で実践されています。
一昔前まではこのやり方で十分であるとも思われていましたが、近年、表計算ソフトでの顧客管理には限界があるとも言われています。その理由も含め、事項ではどうするのがベストなのかをご説明します。

「良い顧客管理とは何なのか」を考えてみる

私たちナレッジスイート株式会社が提供する総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』も、顧客管理にご利用いただけるシステムです。私たちは長年にわたり多くの企業様と交流し、顧客管理とは何かということについて考察を繰り返してきました。
「どの顧客管理システムを選ぶか」を語る前に、「良い顧客管理システムとはどういうものか」について考えてみましょう。

「良い顧客管理システム」の最大の条件は、「みんなが、毎日使えるもの」であると私たちは考えます。
顧客管理システムは、チーム全体がこまめに情報を記入し、データを蓄積させ、それを共有することで初めて顧客の分析や予測として十分に機能します。たった1人のスタッフが自分のPC上で顧客管理していたとしても、それは本物の顧客管理ではありません。そう考えた時に、スタッフそれぞれが自分のPCで表計算ソフトを使って管理しているようなやり方では万全とは言えないでしょう。
さらに言えば、利用人数によってコストがかさんでしまうような顧客管理システムも、「みんなが毎日」という条件を満たすには若干のハードルがあります。

また無料表計算ソフトを利用する顧客管理の場合、それ専用のアプリケーションではない以上は、使い勝手については不利があります。
名刺とにらめっこしながら顧客の住所や電話番号を手入力、またひたすら長いテキストで商談報告をさせたり、もともと曖昧な担当者の主観である「成約確度」のようなデータを無理に数値で入力させたりする定型フォーマットを作ってしまいがちです。こうした手間や入力の難しさは入力する側に負担となり、やがて「やらされてる感」を強く感じたスタッフたちは毎日の入力をサボり始めることが多いものです。

また表計算ソフトを使った場合、顧客データのファイルが大量にたまっていくケースもよくあります。
半年、1年…とつづけていくとファイルの中は顧客データファイルのアイコンでいっぱい…必要な時に「あのデータはどのファイルのどこにあるんだっけ…?」となってしまい、データ探しに半日費やす…という経験をされた方も多いかもしれません。
表計算ソフトを使った顧客管理…これもやはり「みんなが毎日」を実現しがたいシステムと言えるでしょう。
顧客管理システムとはすなわち、チームみんなの知見を漏らさず1か所に集め、みんなの力でそれを成果に変えるシステムです。入力が簡易で誰もサボらないことは良い顧客管理システムの最低必要条件であることを心得ておいてください。

低コストで使える『Knowledge Suite』の実力

さて、最後の結論としてやはり私たちナレッジスイート株式会社がおすすめしたい顧客管理システムは『Knowledge Suite』です。総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』は、グループウェアを筆頭として商談管理・名刺管理といったの顧客管理機能やSFA(営業支援)機能など、企業活動に必要な様々な機能を内包するビジネスアプリケーションです。
インターネット上で機能するクラウドサービスなので、インストール作業は不要。インターネットができる環境にある端末であればスマホなどでもすぐご利用いただけます。
前述の「みんなで毎日」というキーワードについても、下記のようなポイントでバッチリクリアできるシステムとなっています。

カンタン操作で誰でも使える!

操作をシンプルにし、画面を見ただけで誰でも使えるシステムとして開発されました。
PCに不慣れな方でも、取扱説明書を熟読することなく、画面を見ながら直感的に操作していただけるのが強みです。だから人を選ばず、みんなで使うことができるのです。

みんながつながるクラウドサービス!

『Knowledge Suite』はすべての機能がインターネット上で作動するクラウドサービスです。
あらゆるデータは安全なセキュリティ環境の下、ほぼリアルタイムで共有されます。もちろん、どのデータをどの程度の範囲で共有するかといった設定も自由自在。報告もレスポンスも素早く、みんなの意思決定が高速化します。

名刺取り込み機能が入力をスピーディに!

一般的な顧客管理システムに搭載されている名刺取り込み・名刺管理機能ももちろん充実。もらった名刺をスキャナで読み取るだけで、書かれた情報があっという間にデジタルデータ化され、蓄積されます。
目視による入力の手間と誤入力の可能性を排除し、毎日の入力が面倒でなくなります。

「減らすカスタマイズ」で楽々入力…だから毎日使える!

商談報告や日報などの内容は、ご利用企業様ごとに簡単にカスタマイズできます。多彩な機能を搭載した『Knowledge Suite』ですが、まずは最小限の機能からお使いいただくことをおすすめします。
報告書も、最初は少ない項目から「毎日」記入することから始めましょう。特にテキストの記入は最低限に減らし、選択式やチェックボックスのチェックによって報告できるシステムを作ることも入力者の負担軽減につながります。

何人で使っても安心の月額固定料金制!

『Knowledge Suite』の顧客管理システムは、月額50,000からの低料金設定。
また「ID課金制」ではなく、月額固定料金で何名様でもご利用いただけるのもポイントです。多くのスタッフが利用することでコストがかさむシステムは、やはり「みんなで毎日」使うことには適しません。大勢が安心して使えるシステムなら、より多くの顧客データを収集して、確実な営業成果を上げることができるでしょう。

本稿では、「無料の顧客管理」を考察してきました。
本文中にご説明したように、表計算ソフトを使って無料で顧客管理を実践することはできますが、私たちが最良の顧客管理の条件として定義づける「みんなで毎日使える」顧客管理システムを…と考えた場合、表計算ソフトでそれを実践するためにはハードルがあるのではないでしょうか。
『Knowledge Suite』は「みんなで毎日」を必ず実践できる工夫がいくつも詰め込まれています。せっかく導入するのなら、十分に活用し、実績を出さなければ意味がありません。コストを抑えて導入したいとお考えの場合も、きわめて低コストで導入いただける『Knowledge Suite』をぜひご検討ください。
グループウェア機能のみご利用いただける「無料版」の用意もありますので、顧客管理を始める前の準備として『Knowledge Suite』の画面や使い勝手を無料版でお確かめいただくのも良い手かもしれません。

『Knowledge Suite』のより詳しい情報は、下記の『Knowledge Suite』サービスサイトからご確認ください。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

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