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顧客管理システムと名刺管理ツールの違いは?

貴社ではSFA、またはCRMを導入していますか?
どちらも近年、多くの企業で導入されているビジネスツールです。
いずれも広く一般に浸透しているがゆえに、両者が混同して語られることも多いようです。
似たような場面で利用されたり、企業で同時に導入される場合があるため、混同してしまうのも無理はありません。しかし両者は実は似て非なるものです。違いを知っておくことで、どちらも正しく使いこなすことができるようになります。
違いを聞かれた時にはっきりと答えられないかも…? またはそもそもこの2つの言葉の意味をよく知らない…という方でもご安心ください。まだ間に合います。

本稿ではSFAとCRMの違いや、それぞれの正しい使い方をわかりやすくご紹介していきます。これを読めば、もし誰かにSFAとCRMの違いを尋ねられた時にも、単刀直入に答えることができるでしょう。

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顧客管理システムとは?

本稿をお読みのあなたの会社では、どれだけの数のビジネス用PCアプリケーションが利用されているでしょうか? 基本とされるMicrosoft Officeを始めとして、メーラーや勤怠管理システム、会計システム、報告書…などなど、様々な業務が年を追うごとにデジタル化・アプリケーション化されているのではないでしょうか。
その背景にはオフィスへのPCの普及という要因はもちろんありますが、他にも慢性的な人手不足に起因する業務の効率化・生産性向上の必要性、またコスト削減など様々なものがあります。
そんな中、ここ数年で導入社数を大きく伸ばしているPCアプリケーションの1つが「顧客管理システム」です。顧客管理システムはCRM(Customer Relationship Management=カスタマー・リレー・ションシップ・マネジメント)とも呼ばれており、簡単に言えば企業の顧客情報を管理・活用するためのPCアプリケーションの1ジャンルです。
すでに導入されている企業様も多いことでしょうが、改めてこの顧客管理システムについてご説明しておきます。
顧客管理システムには様々な機能が搭載されていますが、どの機能も総じて顧客情報を正しく整理し、それを最大限に・そして効率的に活用するためのものです。
日本でもすでに国内外含む様々なメーカーから多種多様な顧客管理システムがリリースされており、それぞれに搭載機能は異なるものの、大まかには「顧客情報管理機能」「メール配信などのプロモーション機能」「プロモーション解析機能」といった複数の機能の集合システムとなっています。
多くの顧客管理システムは単に顧客の情報を一覧表としてリストアップするだけでなく、個々の顧客の職種・規模・パーソナリティや商談の履歴、現状のステータスなども併せて管理することで、確度の高い顧客に対し最適なタイミングでのプロモーションを可能にします。
また顧客管理システムは顧客の管理だけにとどまらず、プロモーション活動までもカバーしてくれるものが一般的です。前述のような顧客データを活用した、プロモーションメールの一斉配信やアンケートの実施なども顧客管理システム上で可能となっています。
これらの機能を組み合わせ、企業の営業・プロモーション活動を「効率化」し「生産性を高められる」ことが、近年多くの企業に利用されている理由です。

名刺管理ツールとは?

一方、顧客管理システムと同じ領域のもの、またはそこに含まれるものとしてよく語られるのが「名刺管理ツール」です。
これも近年、多くの企業に続々と導入されているPCアプリケーションの1ジャンルで、特に2020年春の新型コロナウィルス感染拡大以降、「印鑑のデジタル化」とともに「名刺のデジタル化」が企業の課題の1つとして取り上げられることも多く、何かと話題になっています。
名刺管理ツールは、日本企業の商談(特にBtoB)においてほぼ必ず発生する「名刺」をスキャナーやスマートフォンで読み取り、自動でテキスト化することで顧客データとして管理・活用するためのアプリケーションです。
顧客管理システム同様すでに市場には多くの種類がリリースされていて、PCはもちろん、スマートフォンアプリとしても人気ジャンルの1つとなっています。

顧客管理システムと名刺管理ツールの違い

顧客管理システムと名刺管理ツールはどちらも顧客を管理することが目的のアプリケーションであるため、同列に語られることが多いようです。混乱を防ぐために、ここで両者の違いを明確にしておきましょう。
まず名刺管理ツールですが、読んで字のごとく名刺を管理するためのものであり、それ以上でもそれ以下でもありません。どうしても煩雑になってしまう名刺の管理をデジタルテキスト化して効率よく行なうためのもので、名刺に書かれている以上の情報を取り扱うものではありません。
一方で顧客管理システムはより広い視野に基づいた、顧客管理のソリューションツールのようなものであると言えるでしょう。
名刺のみならず実際に顧客とのコミュニケーションで得たあらゆる情報を顧客情報として登録することができるうえ、それらの情報に基づいた特定条件での顧客ピックアップやメールの配信などもカバーします。
過去の商談のやりとりを記録・閲覧したり、成約の確度・自社製品へのマッチ度などに基づくランキングを設定することなどもできて、多種多様なアプローチで顧客情報を活用することができます。
「では、どちらを使った方がいいのか」という疑問も出てくるかもしれませんが、これは各企業の業務内容や利用目的などによっても異なるため、一概に言えるものではありません。
ただし、私たちナレッジスイート株式会社から1つアドバイスができるとすれば、両方を併用することがベストであるということです。
せっかく顧客管理システム(またはSFAなど)を導入されていても、名刺管理ツールが導入されていない場合は顧客データが手入力となるため、データの重複や入力ミスが発生する可能性があります。
企業名等の表記ルールもバラバラになってしまうことでしょう。入力者によって「株式会社」と書くか(株)と書くかが異なっていたり、アルファベットの大文字・小文字が意識されていないなどはよくあるケースです。このような場合は1文字でも異なれば別の企業と認識されてしまい、同じ会社がいくつも作成されてしまう事があります。
そもそも顧客のメールアドレス等は手入力が面倒なため入力されないことが多く、引継ぎをしても連絡が取りづらいなどということも多くあります。
顧客管理システムと名刺管理ツールは顧客を管理するという目的は同じであるものの、まったく異なる方法論を実践するものであるため、両方を使ったからといって重複することや無駄になることはありません。
名刺管理ツールでデジタル化した顧客情報は、顧客管理システムでさらに幅広く活用することができるでしょう。また顧客管理システムへの情報登録に名刺管理ツールを利用すれば、データ入力は高速化し、より多くのデータを蓄積することで分析・活用の精度も上がります。
両者はそれぞれが独立して機能するものではなく、互いに支えあうことで真価を発揮するとも言えるわけです。

顧客管理システムと名刺管理ツールの導入メリット

ではここで、顧客管理システムと名刺管理ツールを導入した場合、企業にどのようなメリットがあるのかを具体的に見ていきましょう。
まず顧客管理システムについてです。こちらは一言でまとめるなら主に戦略やマーケティングへの活用が期待できます。
なるべく詳細に顧客情報を収集し、蓄積することができれば、それぞれの顧客が今どのような状態にあって、何を求め、何を課題としているかを「見える化」することができます。
こうした情報を元に、企業は今どの顧客にどんなアプローチをするべきなのかをあぶりだすことができるわけです。
メール配信などといった実際のプロモーションまでカバーし、効率化してくれることも特筆すべきポイントと言えるでしょう。
もちろん、個々へのアプローチというミクロの視点の他にも、全体の傾向を俯瞰し、企業や組織が今後進むべき方向を見定めるようなマクロの視点でも顧客データを活用することができます。
片や名刺管理ツールの導入メリットですが、こちらは特に営業の現場での活用に期待ができます。
日に日にたまっていく紙の名刺の整理は、特に営業マンにとっては悩みのタネでしょう。Excelなどの表計算ソフトに名刺情報を手入力して蓄積している企業も多いようですが、閲覧がしやすい反面、入力に時間がかかったり入力ミスが発生するデメリットもあります。
名刺管理ツールを利用すれば、スキャナーやスマホで読み取るだけで瞬時に必要な情報がテキスト化され、データ入力されるため、営業マンはわずらわしい作業から解放されます。
会社別、商談した日付別などでデータをソートすることも簡単にでき、「あの名刺はどこだったっけ…?」と分厚い名刺ファイルをひっくり返して探す必要もありません。
また、スマートフォンなどの携帯端末に対応している名刺管理ツールであれば、顧客データを社外で閲覧できることも大きなメリットです。
例えば「訪問先の建物に着いたはいいが、担当者の名前や部署名を忘れてしまった…」という経験、営業マンの方なら1度や2度はあるはずです。スマートフォンで顧客データを閲覧することができれば、そんなピンチを回避することができます。

顧客管理・名刺管理なら『Knowledge Suite』を

では最後に、顧客管理システム・名刺管理ツールの導入をお考えの担当者様に、おすすめのアプリケーション『Knowledge Suite』をご紹介させていただきます。
私たちナレッジスイート株式会社が提供する『Knowledge Suite』は、CRM、SFA(営業支援ツール)、グループウェアの3大アプリケーションが1つになった総合ビジネスアプリケーションで、もちろん名刺管理機能も搭載。
規模や業種を問わず、あらゆる企業のあらゆる業務をサポートする目的で開発されました。
『Knowledge Suite』ならではの顧客管理・名刺管理機能としての使いやすさには下記のような3つのポイントがあります。

(1)誰でも使いやすいシンプル操作!

『Knowledge Suite』はPCでの業務に不慣れな方でも必ず使いこなせるシンプル操作が特長です。顧客管理・名刺管理の機能も、マニュアルを読まずに直観的に使いこなしていただけます。だからみんなで安心して使うことができ、組織に定着するのです。

(2)名刺の読み取り精度はほぼ100%!

名刺管理ツールで最も大切なのは「読み取り精度」です。市販の名刺管理ツールのほとんどはOCRという機械のみで文字認識をしています。名刺もデザインやフォント、紙質によっても読み取りの精度が変わり、OCRのみではこれらへの適切な対応が難しいのです。せっかくスキャナーにかけても読み取りエラーが多発してしまっては、何の効率化にもなりません。『Knowledge Suite』の名刺管理ツールは複数の文字認識システム、独自の名刺辞書を参照することで初期の読み取りミスを極限まで減らすうえ、万が一のエラーには日本人スタッフによる目視の確認が行なわれており、これらの複合的なプロセスによってほぼ100%の読み取り精度を達成しています。

(3)CRM・名刺管理ワンパッケージで相互活用!

CRM(顧客管理システム)、名刺管理ツールが1つのアプリケーションとしてご利用いただけるため、両者のデータ連携はスムーズで効果的。本稿でご説明したような相互補完の関係が最初から築かれており、それぞれのメリットを最大化することができます。また、『Knowledge Suite』はインターネットを介して機能する「クラウドサービス」であるため、あらゆる顧客情報を組織間で安全に共有・閲覧することもできます。みんなの力で集めた顧客データを、みんなのために活用することができるのです。

(4)マルチデバイス対応でリモートワークでも活躍!

『Knowledge Suite』はスマートフォンやタブレットといった携帯端末にも対応。外出先でも顧客情報をすぐ閲覧できる他、移動中や待ち時間といった、ちょっとした空き時間を利用して様々な業務を処理することができます。もちろん、今話題のリモートワークでも存分にご活用いただけます。

(5)ユーザー数無制限だから経済的!

顧客管理システムは導入したいけど、コストがかさみそう…。そんなお悩みをお持ちの企業様にもおすすめできるのが『Knowledge Suite』です。ビジネス用ソフトウェアは、利用者が増えるほど月額利用料金が増える仕組みのサービスが一般的です。そんな中、『Knowledge Suite』は50,000円/月~の固定料金。何名でお使いいただいても月額料金は変わりません。顧客管理システムは大勢で導入し、多くのデータを集めてこそ活用できます。

本稿では近年話題の顧客管理システムと名刺管理ツールについて、その違いや導入のメリットをご紹介してきました。
コロナ禍以降、人手不足と競争力強化の問題がどの企業でも取りざたされています。そんな現状を打破する第一歩となるのが顧客管理システムや名刺管理ツールかもしれません。
ぜひ今こそ貴社が置かれている状況や課題を洗い出し、こうしたシステムの導入を1度は検討してみてください。
その際はシンプル・高機能・経済的な『Knowledge Suite』のご利用についてもご検討いただけると幸いです。

『Knowledge Suite』は無料のお試しトライアル版もご利用いただけます。トライアル版では「グループウェア」の機能のみがご利用いただけますが、シンプルな画面や操作感、クラウドサービスの魅力はこのトライアル版でもご体感可能です。
トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

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