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無料でSFA(営業支援ツール・システム)を使う3つの方法!
選び方から有料ツールとの比較も

営業業務を行なう多くの企業が導入している「SFA(営業支援ツール・システム)」。貴社では導入されていますか?
業務効率向上、生産性向上、情報の資産化…など、営業活動に様々なメリットをもたらすSFAですが、導入を躊躇しているという企業様に多く見られるその理由はやはりコスト面のようです。
本稿では、お金をかけずにSFAを利用することができるのかどうか? またそのメリット、デメリットや有料で利用した場合との比較についてご案内していきます。
まだSFAを導入していない企業の皆様、または導入したものの今一つ使いこなせていないのでないか? という企業の皆様はぜひお読みいただき、今後の参考にしていただければと思います。基本の基本からご説明しますので、「SFAという言葉を初めて聞いた」という方にもオススメです。組織全体を巻き込んで行なうSFA導入は、コストや機能についてしっかりと情報を集めてから検討しましょう。

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SFA(営業支援ツール・システム)とは?

ここ最近、ビジネスの世界において「SFA」という言葉を聞いたことがある方も多いのではないでしょうか。
「SFA」とは「Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)」の略語で、日本語では「営業支援ツール」「営業支援システム」などと訳されることが多い言葉です。SFAは企業の様々な営業業務を支援するためのPC用ソフト/アプリケーションの1つのジャンル名として知られており、私たちナレッジスイート株式会社もSFAの開発・販売を得意分野としています。
具体的には、顧客データの管理、商談の管理、案件の管理などをデジタル上でスムーズに行なうための機能を搭載したアプリケーションがSFAと呼ばれていて、すでに市場には多種多様なSFAが販売されて、それを導入する企業も年々増え続けています。

そもそもSFAはアメリカで1980年代に生まれました。
当時、企業においてPCをいかに活用し、業務を自動化・効率化するかということが盛んに研究されていて、その一環として営業業務の効率化を目的に開発されたのがSFAだと言われています。ところが当時、SFAはさほど企業に浸透しませんでした。そもそもPCが現代ほど浸透しておらず、あったとしても1つの企業につき数台という状況です。もちろん、それを使いこなせる人もごく限られていましたし、とりわけオフィスにいないことも多い営業職の社員たちがPCに触る機会は極めて少なかったわけです。
一般的にSFAが利用され始めたのはやはりWindowsやMacが爆発的に普及した1990年代で、日本に本格的に上陸したのもこの時期です。そこから約30年…SFAは様々な進化を遂げ、機能も利便性もどんどん向上していった結果、今ではたくさんの企業に導入されています。

SFAを導入するメリット

では、SFAを導入する企業はどこにメリットを感じているのでしょうか?
何のためにSFAを導入しなければならないのでしょうか?
それをご紹介する前に、まずはSFAを使ってできることの一例をご覧いただきます。

●顧客管理
取引のある顧客の情報を記録・保存、またそれを検索する機能です。

●商談管理
顧客と取り交わされた商談の日時や内容、成約確度などを記録・保存する機能です。

●スケジュール管理
営業マン1人1人の行動を管理する機能です。

●問合せ管理
顧客からの問合せ内容やその対応状況を記録・管理する機能です。

●目標管理
受注金額や受注目標に対する進捗状況や各スタッフの業績を管理する機能です。

もちろん、サービスによって違いはあるものの、多くのSFAは上記のような機能を搭載しています。
ご覧の通りSFAの機能は幅広く、営業マンが担当するあらゆる実務をデジタルの力でサポートしてくれます。
そしてもし貴社がSFAを導入し、PCを使ってこれらの機能を活用すれば、主に下記のようなメリットを得られることでしょう。

●効率化/生産性の向上
例えば顧客名簿1つにしても、あれば営業マンの業務を効率化できます。
商談に行く際、以前に自社と取引があった企業か、そうでないのか…。
取引があったとしたら担当者は誰で、その時はどんな商談がなされていたのか…。
こうした情報を事前に調べるには、一昔前なら大量の報告書に目を通して調べたり、チーム内の営業マンに聞き取りをしなければなりませんでした。
デジタルの顧客名簿があれば、キーワード1つで過去の商談履歴の有無や担当者の連絡先などを瞬時に調べることができます。他のあらゆる機能についても「効率化」「時短」を達成することができ、無駄な情報収集作業の時間を、もう1件商談を増やすことに費やせることは生産性の向上に効果を発揮します。

●経験/ノウハウの蓄積
組織が行なってきた顧客とのコミュニケーションは、そのすべてが財産であると言えます。
誰が、どんな顧客とどんな商談を行ない、その結果どうだったのか…? こうしたデータをデジタルで半永久的に蓄積していけば、それはきっと後の成果に活かせます。
SFAを導入していない企業の場合、こうした情報は1人1人の胸の中にしまわれているか、または営業会議の場で情報共有がなされるものの、多くの場合2~3週間で忘れさられてしまうことでしょう。成功も失敗も、誰の目にも明らかな形できちんと整理し、保存することで初めて経験として活かすことができるのです。

●情報の引き継ぎがスムーズに
終身雇用という概念が過去のものになりつつある今、どの営業スタッフがいつ異動になるか、また退職してしまうか、誰にも予測できないのではないでしょうか。
1人の営業スタッフが異動/退職してしまった時に必要なのは正しい引き継ぎです。従来であれば、誰かが異動/退職となる度に、彼が行なってきた営業活動や顧客の記録は失われてしまいました。しかし、デジタル上で、しかるべき形で彼の業務が記録されつづけていれば、引き継ぎは的確に、そしてスピーディーに執り行なうことができます。
また、営業経験のない新入社員が入ってきた際には、蓄積されたデータを教育の材料として利用することもできます。
自社が今までどんな活動をしてきて、どんな顧客とどのような内容の付き合いがあるのか、商談の履歴を見ればつぶさに振り返ることができるわけです。

無料でSFAを実践する方法3選

前項において、SFA導入のメリットはおおむねご理解いただけたかと思います。
もしかすると、「ちょっと導入してみようか」とお考えになられた方もいらっしゃるかもしれません。
その際にやはり気になるのはコスト面でしょう。

一般的なSFAは、「ID課金制」と呼ばれる形式をとっており、ユーザー1人につき「〇円/月」という単位で利用料金がかかります。おおよその相場で言えば、1人につき月額1万円前後とお考えいただければ間違いはありません。
自社で利用者が何名くらいになりそうか、ちょっとシミュレートしてみてください。…いかがでしょうか、なかなかの高コストになることがお分かりになったのではないかと思います。
そこで多くの方が考えるのが「無料で使えるSFAというものが存在しなのか」ということです。
結論から言えば、無料でSFAを実践する方法もあります。具体的には大まかに分けて下記のような3つのパターンが考えられます。

(1)無料のSFAサービスを利用する

種類は豊富でないものの、無料で利用できるSFAというものも存在しています。ですが、実はこれを利用している企業は少数派であるというのが現状です。少数派である理由ははっきりしていませんが、やはりどうしても無料のサービスに対する「信頼感」というものが影響しているのではないかと考える人もいるようです。
また、一部のSFAでは機能や利用期間を限定して無料で利用でき、後に有料に切り替えられるものもありますが、これらはあくまで導入を検討するためのサンプルであると考えた方がよいでしょう。本格的な利用に足るサービスが無料で提供されるケースは滅多にありません。

(2)表計算ソフトを利用する

無料でSFAを実践すると考えた時、いちばん多くの企業が実際に選択している方法がこれです。
ご存知「Excel」などに代表される表計算ソフトを利用すれば、顧客管理、商談管理、スケジュール管理もできます。多くの企業PCにはすでにインストールされており、追加でコストをかけずに済むのではないでしょうか。
ですが、できるのはごく初歩的なSFAと考えた方がいいでしょう。
このやり方の場合、例えばファイルが増えすぎてしまうというデメリットがあります。
顧客管理で1つのフォルダ、商談管理で1つのフォルダ……と、整理したいデータやチームごとにフォルダが増えつづけ、後で何かをさかのぼって調べようとした時、大変な労力が必要になってしまいます。
また、こうしたファイルが社員個々のPCで管理されているようなケースも多く、情報共有という面では万全ではないかもしれません。

(3)クラウド型表計算ソフトを利用する

近年、急速に発展しているのがクラウド型表計算ソフトです。
ソフトウェアをPCにインストールするのではなく、インターネット上の特定のページにアクセスすることで利用可能な表計算ソフトで、データの出入力もすべてインターネット上で行なわれます。
こうしたサービスは多くの場合、無料で利用できます。機能は一般的なオフラインの表計算ソフトとほぼ変わらず、1つのデータを複数の社員で編集しやすいというメリットもあり、これもSFAの一環として利用されることが多いようです。
しかしそれでも上で述べたようにファイルが乱立してしまうことや、それにより検索が不便になるなどのメリットは依然としてあります。

SFAの選び方

前項でご紹介したように、無料でSFAを実践する方法もあります。
SFA未体験の企業様がちょっと触りだけ試してみる…というような場合であればこれらの方法でもいいかもしれません。しかし、有料SFAを選択した場合、やはり有料ならではの高いパフォーマンスを実感いただくことができますし、何より長期間継続して利用することで真価を発揮するSFAにおいて、「おためし」の期間はもったいないとも言えます。始めるなら早い方がよいでしょう。

ではここで、もし貴社が有料SFAの導入を検討する際の、選択のポイントをお伝えいたします。
私たちが考えるポイントは2つあります。

●最初からコストをかけすぎないこと

中にはSFAの導入に失敗し、導入したはいいがろくに使われずに解約してしまう…という企業もあります。こうした失敗の背景にあるのが、多くの場合「高コストすぎる」という点です。
SFAの導入を決定する、企業の管理部や情報システム部の方々は、どうしても「多少高くても高機能なものを」と考えてしまいがちです。もちろんそこに悪意はなく、あくまで親心なわけですが、実際にそれを使う営業部署からすると機能が過剰すぎて使いこなせない場合もあります。
結果、SFAを立ち上げることが面倒になり、やがて誰も使わなくなって「高い金を払いつづけるのはもったいない」と解約してしまうのです。
こうした悲劇を回避するためにも、SFA選択の際は誰がどんな目的で使うのかをよく検討し、「最低限」から始められる低コストなものを選ぶのが良いでしょう。利用範囲も最初は小さく、スモールスタートすることをおすすめします。「まずは今Excelでやっている顧客管理だけ、SFAに切り替えてみよう」といったところから始め、徐々にその範囲を広めていくのが失敗のない導入です。

●誰にも使いやすいものを選ぶこと

SFAはみんなで使うことで初めて本来の役割を果たします。つまり、大勢の知識や経験を入力することでそれが集合知となり、部署や会社のこれからに活かせる…というシステムです。
つまり、使われなければ意味がないのです。
SFA選択の際、画面の設計や入力システムなど、なるべく分かりやすく、誰にでも使いこなせるものを選ぶようにしましょう。とかく営業マンというのは忙しく、マニュアルを熟読して複雑な使い方を身に着ける時間もありませんし、毎日の入力に時間がかかるようなシステムは敬遠されます。そうして誰かが使わなくなると、データが蓄積されない→SFAとして機能不十分になる→使わない人が増える→さらにデータが蓄積されない…という典型的な悪循環が発生してしまうわけです。
SFAは「やさしい」に越したことはありません。
まったくIT知識がない人にも十分に使えるようなものを選びましょう。

『Knowledge Suite』のSFAが選ばれる理由

私たちナレッジスイート株式会社が提供する総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』もSFA機能を搭載しており、おかげさまで全国5,900社以上の企業様にお使いいただいています。なぜ多くの企業様にお選びいただけるのか、その理由は意外下記のようなものです。

圧倒的な低コスト

前述のように多くのSFAが「ユーザー1人につき〇円/月」という料金形態をとる中、『Knowledge Suite』は「月額固定料金」となっています。つまり何人、何百人でお使いいただいても月額料金が変動することはありません。
しかもSFAをご利用の場合、「月5万円~」という圧倒的な低価格でお使いいただけるのがポイントです。これなら導入のハードルはかなり低く、大勢でも安心してお使いいただけるのではないでしょうか。
大勢で使えばデータが多くたまる→有効なSFAとなる→さらにみんなが使う→データがもっとたまる…という、好循環が展開できるようになります。

初めてでもすぐ使えるシンプル設計

『Knowledge Suite』は、すべての操作がシンプルで分かりやすく設計されています。実際に使用する営業担当の皆さんはマニュアルを読む機会すらほとんどないのではないでしょうか。
これも「みんなで使って好循環を生み出す」ための工夫の1つです。前述のように、操作に手間取るようなSFAでは営業マンから敬遠され、やがて無用の長物と化してしまうことを知っているからこそ、私たちは徹底して「使いやすさ」を追求しています。

オールインワンであること

『Knowledge Suite』は総合ビジネスアプリケーションです。SFAのほか、会社組織全体のコミュニケーションを円滑にする「グループウェア」や、話題の名刺管理機能も搭載しており、それぞれがデータを連携させ、効果的に機能しています。SFAはA社のソフト、グループウェアはB社のソフト…と操作や管理が煩雑になることなく、検索やデータ分析がスムーズにできます。

クラウドサービスであること

『Knowledge Suite』はPCにインストールして使うパッケージソフトウェアではなく、すべての機能がインターネット上で機能するクラウドサービスです。
つまりあらゆるデータが「共有されること」を前提として設計されていて、情報共有による効率化や意思決定の高速化といったメリットをあますところなく享受していただけるのです。
もちろん、ご利用企業様の貴重な情報を処理する以上、セキュリティも万全。第三者機関の監査によるセキュリティ対策や、信頼できる国内サーバの利用など、安心してお使いいただける環境をご提供しています。

マルチデバイス対応

PCはもちろん、スマートフォンタブレットにも対応しているのが『Knowledge Suite』です。
外出先であってもオフィスでPCを操作するとの変わらないパフォーマンスが発揮でき、いつでも必要なデータにアクセスできる他、短時間の業務のためにわざわざオフィスに戻るような非効率をなくすことができます。

いかがでしたでしょうか。
本稿では無料でSFAを利用するいくつかの方法や、有料版の優位性、選び方などをお知らせしてきました。そんな中、私たちナレッジスイート株式会社がおすすめするのはやはり『Knowledge Suite』です。
『Knowledge Suite』をちょっとだけ覗いてみたいという方は、無料トライアルの利用もご検討ください。
SFA機能は利用できませんが、操作感やクラウドの利便性はきっとご体感いただけます。

無料トライアルのお申込み方法を含め、『Knowledge Suite』のより詳しい情報は、下記の『Knowledge Suite』サービスサイトからご確認ください。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

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