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名刺管理アプリの選び方
おすすめや人気、法人向けも

職種や企業規模を問わず、どんな企業でも日々名刺のやりとりが発生することでしょう。そしてその名刺の管理方法は、あらゆる企業にとって課題の1つであるはずです。
たかが名刺とあなどってはいけません。名刺はあらゆる商談の入口であり、企業にとって過去の取引の履歴とも言える重要なものです。だからこそ、様々にある管理方法の中から自社に適したものを選び、正しい方法で管理する方法があります。逆に、正しい管理が行われれば、名刺は思わぬ力を発揮するものです。
貴方の机の引き出しには、管理されないままの名刺が眠っていませんか…?
本稿では特にPCアプリケーションを使ったデジタル管理をテーマとして、現代の最新名刺管理方法についてご説明していきます。もらったらもらいっぱなしだったという方にも、すでに何らかの名刺管理を実践しているという方にも、新たな発見を得ていただける内容です。ぜひ、最後までご覧ください。

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アプリケーションで名刺を管理するメリット

現在、企業向けのPCアプリケーションには様々な種類があります。
例えば自社社員の勤怠を管理するようなアプリケーション、または会計や財務を効率よく管理するためのアプリケーション、有名なMicrosoft Officeなどもその一種ですし、ちょっと変わったところでは災害時に社員同士の連絡をスムーズにするアプリケーションなども近年注目を集めています。
そんな中で、近年トップクラスの人気を維持しつづけているのが名刺管理アプリであることをご存知でしょうか。
すでにたくさんのメーカーから名刺管理アプリが開発・販売されており、その導入企業は年々増え続けています。

ではなぜ、企業は名刺管理アプリケーションを導入したがるのでしょう。
それは昔ながらのファイル/バインダー管理と、PCアプリケーションによるデジタル管理を比較した時に、アプリ側にあまりに大きな利便性・有用性があるからに他なりません。つまりそもそも名刺管理という行為はデジタルの得意分野であり、デジタルツール化するに足る充分な理由があるのです。
そこで本稿の導入として、なぜファイル管理/バインダー管理といったアナログ管理ではダメなのか、PCアプリケーションによるデジタル管理にはどんなメリットがあるのか…といったところを見ていきましょう。

近年、名刺管理アプリの導入企業が増え続けていると述べましたが、一方で昭和から続くアナログ管理を続けている企業も、もちろん多くあります。これをお読みの貴方の会社でも、もしかするとアナログ管理をされているかもしれません。
もらった名刺を自分の名刺バインダーに入れて保管しておく、または企業に1つ用意されている社用名刺バインダーで一括で保管しておく…という管理はアナログ管理です。しかし、こうしたアナログ管理には様々な限界があります。
例えば貴方は、もらった名刺をうっかり失くしてしまったことはないでしょうか? また失くさないまでも、大量のバインダーの中のどこへしまったのかが分からなくなってしまい、見つけるのに非常に苦労した…という経験はありませんか? PCアプリケーションによるデジタル管理を導入すれば、あらゆる社員がこのような面倒から解放されるのです。

ではそもそもPCアプリケーションでは具体的にどのように名刺を管理するのでしょうか。
先述のようにすでに様々なアプリケーションが販売されていますが、基本となる原理にはさほど大差はありません。まず何らかのスキャナー機器を使用して名刺を読み取ってテキスト化し、それがデータベースに蓄積されていく…というものです。たったこれだけですが、そのメリットは驚くほど大きいのです。
下に主なところをまとめてみましょう。

~アプリケーション名刺管理のメリット~

●効率性

アナログ管理の場合、大量の名刺をきれいに整理して収納しようと思うと、企業ごとや部署ごとにファイルを分けたり、あいうえお順に並べたり、あるいはそうした管理方法を統一化するために誰か1人が名刺管理担当者になっていたりしませんか? アプリケーション管理ならそうした面倒なタスクや人員確保は不要です。名刺をスキャナーにかけるだけで瞬時に氏名、企業名、部署や電話番号などが自動的にデータベースに蓄積されていくのです。

●検索性

上記のように蓄積されていったデータの中から誰かの情報を検索しようと思った時も、アプリケーション管理なら一瞬です。氏名や会社名、部署名などのキーワードの入力ですぐに必要な情報が取り出せます。条件によるデータの並べ替えや、商談履歴を確認できるものもあり、名刺をビジネスにもっと活用できるようになります。

●共有性

アナログ管理の場合、基本的に名刺は社員個人で管理するものになりがちです。会社全体用の名刺フォルダがあったとしても、必ずしも共有性に優れているとは言えません。
アプリケーションで入力された名刺情報は、インターネットを通じて複数の社員が閲覧することも可能です。
営業部門でよくありがちですが、「新規商談かと思って行ってみたら、すでに他の営業マンが何度か商談を行なっていた…」というようなトラブルもなくなります。また、営業部門の多数のお客様情報に別の部門がアクセスしなければならないような場面でも、特に何のハードルもなくこれを遂行することができるのです。
また、社員の誰かが異動・退職してしまったような場合にも、顧客情報をすぐに他社に引き継ぐことができるのも大きなメリットでしょう。

●物理的な利便性

アプリケーションを通じて紙の名刺をデジタルデータ化することで、物理的な恩恵も多くあります。
例えば「場所をとらない」というのもその1つでしょう。デジタルなら、名刺データが何千枚、何万枚分蓄積されたとしても、机の引き出しを圧迫することは決してありません。
そして「失くさない」というメリットもあります。
1度蓄積されたデータは、よほどのことがなければ消失することはないのです。また、スマートフォンやタブレットに対応したアプリケーションであれば、外出先でもすぐに名刺情報にアクセスすることができます。これをアナログ管理でやろうとすれば、何百枚もの名刺を鞄に詰め込んで持ち歩かなければなりません。

旧来のデジタル名刺管理方法からの脱却

前項ではアナログ管理とアプリケーション管理との比較を行ないました。しかし、実はアプリケーション管理以外にもデジタル形式の管理方法はいくつかあります。その代表的なものはOCRによる管理表計算ソフトによる管理の2つです。
しかし、名刺管理アプリケーションの開発と販売に長年携わっている私たちナレッジスイート株式会社は、名刺管理に関して言えばこれらの方法よりも専門の名刺管理アプリケーションを利用することをおすすめしています。
その理由をご説明しましょう。

「OCRによる管理」はすでに多くの企業で行なわれていますが、ご存じない方のためにご説明しておきましょう。
「OCR」とは「Optical Character Recognition(オプティカル・キャラクター・リコグナイゼーション)」の略で、日本語では「光学的文字認識」と訳されます。要するにスキャナーなどを使って、紙に書かれた文字をデジタルテキスト化する装置やシステムのことをいいます。名刺管理アプリケーションは名刺のデジタルデータ化に特化したものではありますが、OCRの仲間であるとも言えます。

一般的にオフィスで採用されているOCRは名刺以外にもプリントアウトされた書類や名簿を読み取ってテキスト化したり、新聞記事をテキスト化して蓄積したりといったことでも使われており、特に名刺管理に特化したものではありません。
現状でOCRの弱点は、読み取り精度が万全ではないことです。年々改善されてはいますが、未だ多くのテキストに読み取りエラーが発生し、その都度社員の手で修正をかけているという話はよく聞かれます。そもそも無数に存在するレイアウトパターンの中から、様々な書体で書かれた文字を正しく認識することは、そう簡単ではありません。
一方で「名刺」という前提で読み取りを行なう名刺管理アプリケーションにおいては、用紙サイズにある程度の規定がありますし、さほど突飛な書体が使われることもなく、文字数も決して多くありません。名刺はコンピューター側にとっては認識しやすい媒体であると言えるのです。また、アプリケーションによっては読み取りエラーを自動的に補正する機能を搭載しているものもあり、人の手をわずらわせません。

次に「表計算ソフトによる管理」についてです。
現状、専用アプリケーションによる管理以外では最も多く用いられている方法かもしれません。つまり、受け取った名刺をExcelなどの表計算ソフトに入力して、名簿として管理するやり方です。
この場合、とにかく入力に手間がかかるという問題があります。名刺を目視で確認しながら、氏名、社名、住所や電話番号といったデータを、誰かがテキストで入力していかなければなりません。積もり積もれば大変な作業時間になるはずです。こうした工数は、作業者に「面倒くさい、やりたくない」という意識を持たせてしまいます。その結果、誰も名刺を管理しなくなってしまう…というのが実は本当の意味でのデメリットなのです。
またそうして人の手によって大量に入力された名簿の中には、入力ミスも少なからずあることでしょう。同じ名刺を2度入力してしまったり、同姓同名を混同しているようなこともあるかもしれません。結果、その名簿を元にビジネスを行なう社員たちは混乱してしまいます。

名刺管理アプリケーションを使えば、入力はスキャナーに入れるだけ。わずらわしい手間は一切かかりません。
前述のようにエラーを補正する機能を使えば入力ミスも極めて皆無に近い状態で運用できます。だからこそみんなが積極的に使うようになり、名刺を使った業務がスムーズに、活発になっていくわけです。
ご覧いただいたように、「ウチはもう表計算ソフトでデジタル管理しているから大丈夫」などと安心してはいけません。名刺管理専用アプリケーションには、やはり専用であるがゆえの大きな優位性があるのです。

名刺管理アプリケーションの比較

今、市場で手に入る名刺管理アプリケーションにはどのようなものがあるのでしょうか。ここでいくつか代表的な商品のパターンを見てみることにします。

●個人向け無料名刺管理アプリケーション

無料で手に入る名刺管理アプリケーションもいくつかあります。特にスマートフォンのアプリストアで検索すれば、多くの無料名刺管理アプリケーションを見つけることができるでしょう。大抵がスマートフォンのカメラで名刺を撮影すれば、すぐに名簿化されるというものです。スマートフォン同士で名刺データの交換ができる機能を搭載しているものもあります。
コストがかからず、気楽に使えることは強みといえるでしょう。ただしあくまで個人向けの色合いが強く、企業で導入して情報を共有する前提には作られていないものが多いようです。
つまり社員みんなで名刺情報を蓄積していくといった使い方に適していません。もし企業でこれを導入しようとした場合は名刺情報がすべて個人管理となり、社員が退職してもずっとその人の情報資産でありつづける…つまり情報漏洩の元になる危険性もあります。
そうしたデメリットも踏まえたうえで使える人、例えばフリーランスで仕事をしている人などには向いているアプリケーションかもしれません。
■メリット…無料であること/スマートフォンで簡単に使える
■デメリット…個人向けであることが多く、情報共有性が高くない/情報流出の危険性

●法人向け無料名刺管理アプリケーション

企業や団体等で導入することを前提として開発された無料名刺管理アプリケーションもあります。人気の製品はやはりスマートフォンで名刺をデータ化するだけでなく、同じアプリケーションを使っている人同士をSNS感覚でゆるくつなげてコミュニケーションをとれる画期的な機能も搭載しています。異動・昇進情報もこのアプリケーションを通じて通知され、データベースを常に最新に近い状態に保つことができます。このように充実した管理機能が無料で手に入るというのは、大きなメリットと言えるでしょう。
一方で、やはりどこまでいっても社員個人個人が独自に管理するアプリケーションであるとも言えるでしょう。前述のように個人管理には危険な面もありますし、名刺の情報を社の集合知として蓄積するための機能は若干弱いようです。
こちらもフリーランスで仕事をしている人にとっては、特にコミュニケーション機能などが有効に活用でき、使い勝手のよいアプリケーションかもしれません。
■メリット…無料であること/相互コミュニケーションなど付加機能が多彩
■デメリット…個人管理となり、共有性が高くない/情報流出の危険性

●法人向け有料名刺管理アプリケーション

法人向けで、なおかつ有料の名刺管理アプリケーションの中でも、すでに人気を博している製品はいくつかあります。どのアプリケーションも名刺をスキャンしてデータベース化する流れについては同じですが、それに付随する様々な機能を搭載しているものも多いようです。
例えば企業や部署を自動で分類してデータを蓄積してくれる機能などもあり、まさに企業向けで、みんなで使ううえで有効な機能といえるでしょう。さらに最新のアプリケーションの中にはインターネットに接続して企業の異動・昇進情報を収集して自動で反映してくれる機能(一部上場企業に限る)、データベースの中にある企業に関するニュースを収集して表示してくれる機能など、ユニークな機能を搭載したものもあります。組織で利用する前提で設計されているため、情報流出の危険性も極めて低くなります。
企業全体で導入し、名刺を有効に使いたい場合には最適なものであると言えますが、デメリットとしてはそれなりのコストがかかってしまうことです。実例を挙げれば某アプリケーションAは利用者1人につき3,500円/月に加えて専用スキャナーレンタル料10,000円/月、某アプリケーションBは少し安く利用者1人につき3,000円/月という価格設定になっています。
総合すると企業としての利用価値は高いものの、ランニングコストを考えれば毎月かなりの量の名刺を管理する必要がある企業…つまりある程度規模の大きな企業などに適しているアプリケーションと言えるかもしれません。
■メリット…企業利用に最適化された機能/最新のユニークな機能
■デメリット…利用コストが高額であること

どんな企業にもオススメの名刺管理アプリケーションは『Knowledge Suite』

前項では、すでにリリースされている名刺管理アプリケーションのいくつかをご紹介しました。それぞれにメリット、デメリットがあり、役割の住み分けができていることがご理解いただけたかと思います。

最後にご紹介したいのは、私たちナレッジスイート株式会社が提供する総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』です。『Knowledge Suite』は組織内の管理・情報伝達をスムーズにする「グループウェア」、営業マンの行動を効率化し生産性を向上させる「SFA」、顧客管理を正確に有効に行なう「CRM」という3本のアプリケーションが1パッケージになっています。3本それぞれの中に多彩な機能を持っており、もちろん「名刺管理」の機能も搭載されているのです。
『Knowledge Suite』の名刺管理機能は前項でご紹介したような既存の名刺管理アプリケーションを「いいとこどり」したような設計になっていて、職種・企業規模を問わずどんな企業様にもオススメできます。
では以下に、『Knowledge Suite』の名刺管理がオススメできる理由をご説明してまいりましょう。

読み取り精度ほぼ100%!人の目による確認サービスも

名刺管理アプリケーションにおいて、もっとも重視するべきは「読み取り精度」です。
いくらスマートフォンやスキャナーで一瞬でスキャンできるとは言っても、それが間違いだらけでは修正作業が必要になってしまい、二度手間三度手間です。安心して毎日使えるアプリケーションでなければ意味がないと考えた私たちナレッジスイート株式会社は、読み取り精度にこだわりました。
『Knowledge Suite』では複数の文字認識システムを平行して利用し、また独自の名刺辞書を参照することで初期の読み取りミスを極限まで減らしています。また、それでも読み取りに不備が出た名刺は国内の日本人スタッフにより目視の確認・修正が行われます。これらの仕組みにより、読み取り精度はほぼ100%を達成しています。

クラウドサービスだから情報共有性はバツグン

企業で導入していただく以上、情報共有性もやっぱり重要です。
『Knowledge Suite』はあらゆる機能がインターネット上で稼働する、いわゆるクラウドサービスなので情報共有は大得意。
取り込んだ名刺の情報は即座にサーバに保存され、半永久的に保持されるうえに社内の誰でも閲覧することができるようになります。
もちろん閲覧可能な組織や人員を自由に設定することができるので、機密性も万全です。企業にとって大切な顧客情報を安全・便利に全社で活用できるのです。

名刺管理で終わらない!あらゆる機能と連携

前述のとおり、『Knowledge Suite』は「グループウェア」「CRM」「SFA」の3つのアプリケーションが1つになった総合ビジネスアプリケーションです。名刺管理機能で取り込まれた名刺情報は、そのままCRAやSFAの他の機能で流用することができます。
例えば名刺管理機能で作った顧客名簿を元に商談管理をしたり、営業のアタックリストを作ったり、プロモーションメールの一括送信をすることがごく簡単にできるわけです。
名刺管理を名刺管理だけで終わらせず、徹底してビジネスに活用できる仕組みが『Knowledge Suite』にはあります。

どこよりも低コストで利用可能!

どんな企業にもお使いいただけるアプリケーションを目指した『Knowledge Suite』は、もちろんコストパフォーマンスでも負けません。
まず、スキャナーレンタル料はいただきません。『Knowledge Suite』は市販のほとんどのスキャナーを使用して名刺をスキャンすることができますので、お近くの家電量販店などでスキャナーをお買い求めいただければOK。安いものであれば数千円で購入することができます。
また、月に500枚以内のスキャンであれば、『Knowledge Suite』の基本月額利用料のみで利用可能です。基本月額利用料はユーザー数によって変動せず、何人でお使いいただいても月50,000円~の固定料金になっています。例えば1人3,000円/月の名刺管理アプリケーションを利用する場合、100人の会社では30万円/月の料金がかかることを考えれば、コストパフォーマンスはかなり良いといえるのではないでしょうか。おまけにこの50,000円で名刺管理機能だけではなく、グループウェア、CRM、SFAとあらゆる機能が使い放題なのです。

誰でも今すぐ使える超シンプル操作

実際に『Knowledge Suite』を導入いただいている企業様から最も多くいただく感想は「使いやすい」ということです。社員みんなで使うことができなければ、ビジネスアプリケーションは真の効果を発揮しません。なぜなら少しでも多くの情報の入力・蓄積がビジネスアプリケーションの効果的な運用に必要不可欠だからです。
「みんなで使えること」を重視した『Knowledge Suite』は画面設計も操作手順も極めてシンプル。マニュアルをお読みいただかなくても充分に使いこなすことができ、どんな部門のどんな年齢の方でも使い方に迷うことはないでしょう。
『Knowledge Suite』を使って社内のみんなで名刺を管理すれば、それだけ多くの企業資産が形作られます。

万全なセキュリティ対策で情報共有も安心

インターネット上で稼働するクラウドサービスである『Knowledge Suite』は、当然の義務としてセキュリティ対策にも細心の注意を払っています。
第三者機関による脆弱性監査が行なわれている他、信頼度の高い24時間監視の国内データセンターを利用して、社内・社外問わずあらゆる情報を万全の体制で守っています。安心して使えるからこそ、積極的な名刺の管理と活用が可能になるのです。

スマホやタブレットにも対応

『Knowledge Suite』はPC用アプリケーションの他にスマートフォン、タブレット用のアプリケーションもご用意しており、相互の情報交換が可能になっています。オフィス内の自分の席に縛られることなく、外出中でもあらゆるデータを入力・出力することができるのです。
もらった名刺は外出先ですぐ取り込み、営業先に向かう前に以前取り込んだ名刺データを検索・閲覧…といった使い方も自由自在。スマートフォン・タブレットでもPC版とほぼ変わらない操作が可能ですので、ちょっとした待ち時間や移動時間に様々な業務を片付けることも可能です。
今や日本中の多くの企業で課題となっている働き方改革・生産性向上に大きく寄与するのが『Knowledge Suite』なのです。

本稿では名刺管理アプリケーションの基本から、そのメリット、既存のアプリケーションの比較などを行なってきました。企業同士・組織同士の連携が重視される現代、名刺はとりわけ大切な存在となっています。この機会にぜひ、貴社の名刺管理を見直してみてはいかがでしょうか。
その際はどんな企業でも安心してお使いいただける『Knowledge Suite』の導入をぜひご検討ください。

また『Knowledge Suite』は無料のお試しトライアル版も用意しています。トライアル版では名刺管理機能はご利用いただけませんが、シンプルな操作感や、クラウドサービスの利便性をきっとお分かりいただけることと思います。
無料トライアルのお申込み方法は、下記の『Knowledge Suite』サービスサイトからご確認ください。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

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