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名刺管理ツールの導入
目的やメリット・デメリットを解説!

コロナ禍以降は交換の機会が減ったとはいえ、「名刺」はまだまだビジネスの中心にあり、現代社会の大切なコミュニケーションツールの1つになっています。
その名刺の管理、貴社ではどのように行なっていますか?
本稿では「名刺管理」をテーマに、そのデジタル化の提案やデジタル化によるメリット・デメリットについてご説明していきます。
交換する名刺の枚数が一時的に減少している今こそ、管理方法を一新するチャンスかもしれません。
本稿をヒントにあなたの、そして貴社の名刺管理を今一度見直してみてください。

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そもそも名刺管理の目的とは?

日本のビジネスには付き物である名刺。
業務で受け取る名刺は、増えることはあっても減ることはないものです。特に営業職に就かれている方は、日々たくさんの名刺を渡し、また受け取っているのではないでしょうか。
名刺は、見方を変えれば1枚1枚が顧客情報とも呼べるような重要なものです。こうした名刺の管理、貴社では充分な体制の下に行なえているでしょうか?
実は日本のオフィスで年々あらゆる業務がPC化、デジタル化されていく中にあって、名刺管理はそうした潮流から取り残されがちな業務の1つです。
仮に充分なものではないとしても、社として何らかの名刺管理ルールを設けている企業はまだ優秀です。
多くの場合、名刺は個々の社員の管理に委ねられており、もらった名刺は個人の机の引き出しにしまいこまれています。
こうした、「管理」とも呼び難いようなアナログ名刺管理には実は課題や危険が山積みであり、一刻も早くデジタル管理に移行すべきである、と本稿では提案いたします。
ではアナログ名刺管理にはどのような課題が潜んでいるのでしょうか? 以下にまとめてご紹介します。

欲しい名刺が出てこない

在社年数を重ねれば重ねるほど、当然ながら名刺は増えていきます。
新入社員の頃はまだしも、2年、3年と経つにつれ名刺ファイルも増えていき、引き出しの中を圧迫していくことでしょう。
こうなると、アナログ名刺管理ではどの名刺がどこにあるのかまったく分からなくなります。
いざ、ある1枚の名刺が必要になった時、名刺ファイルをひっくり返してあれでもないこれでもない…と時間を費やして探した経験、あなたにはないでしょうか…?
そもそもたくさんの名刺にデスクを圧迫されること自体、あなたの業務効率全体を下げている可能性もあります。

名刺に紐づく情報の管理ができない

名刺に書かれている情報はごく限られたものです。社名・氏名・会社所在地に電話番号…といったところが一般的ではないでしょうか。
ところが私たちが名刺をきっかけに引き出したい情報は、意外と多岐にわたります。
例えば1年ぶりに商談で訪問することになった顧客企業。1年前の名刺を引っ張り出して担当者の氏名と住所を思い出した…まではいいですが、1年前にいったいどんな商談をしたのか、顧客はどんな課題やニーズを持っていたのか、期せずして盛り上がった雑談の内容は何だったか…といった情報までは、当然ながら名刺には書いていません。
しかし、こうした情報こそが商談には重要であり、またアナログ名刺管理ではここまでの情報を名刺と紐づけて管理することは難しいでしょう。

紛失・流出の危険

アナログ名刺管理の場合、どうしても社員個人による管理になりがちです。
その場合、前述のように、もらった名刺をかたっぱしから机にしまっていくような運用になってしまいます。
結果、紛失・流出の危険がつきまとうのです。
名刺は1枚1枚がビジネスに活用できる大切な顧客データであり、また顧客の個人情報でもあります。
紛失・流出はビジネスチャンスを失う可能性があるばかりか、昨今問題視される個人情報の流出にもつながります。悪用され、顧客企業に迷惑をかけてしまう可能性もゼロではありません。
たかが紙1枚…と名刺管理を軽視していると、大きな問題が発生する危険をはらんでいるのです。

ここではアナログ名刺管理に潜む3つの課題をご紹介しました。そして、本稿でご提案する「デジタル名刺管理」の目的は、これらの課題を一掃することにあります。

名刺管理ツールとは?

さて、前章でご紹介したようなアナログ名刺管理の課題を払拭するために、名刺管理を一刻も早くデジタル管理に切り替えることをおすすめします。
では、デジタル名刺管理とはどのようなものなのでしょうか?
まずデジタル名刺管理を行なうためには、そのためのツールが必要になります。ツールとは、「名刺管理ツール」とも呼ばれる、名刺を管理するためのPCソフトウェアのことです。
現在、企業向けビジネスアプリケーションの市場ではたくさんの名刺管理ツールがリリースされており、ここ数年で急速に導入社数を伸ばしています。
無料のものと有料のものがありますが、無料のものは多くが個人レベルで利用する仕様となっており、企業として使う際の取り回しや機能性を考えると、本稿では有料版の導入をおすすめします。

一般的な名刺管理ツールの使い方ですが、まずスマートフォンのカメラやスキャナーを使って名刺を画像としてスキャンするところから始まります。
スキャンされた名刺は名刺管理ツールがテキスト情報に変換し、ツール内のデジタル顧客名簿の中に蓄積されていきます。
国内には色々な名刺管理ツールがありますがほとんどの製品が「OCR(光学文字認識機能)」という文字認識ツールによってテキスト化されます。
しかし今や名刺もデザインやフォントや紙質が多様化されているので、OCRだけに頼っていては確実な認識を期待できるものではありません。
そこで私たちナレッジスイート株式会社の名刺管理ツールでは複数のOCRによる認識に加え、最終的には国内のオペレーターが取り込んだ名刺データを視認して、間違いがあれば補正を行うため精度はほぼ100%です。
こうして作成された顧客名簿はユーザーがいつでも閲覧・検索・編集することができ、業務内容の必要に応じて自由に活用できるわけです。

基本的な仕組みはたったこれだけで、加えてこれら基本機能を補助する機能や、さらにハイレベルな機能を持った名刺管理ツールはたくさんあります。
しかし最低限の基本機能だけでも、前章でご紹介したような課題はクリアできてしまうのです。
検索機能を使えば、欲しい顧客情報は一瞬で見つけることができます。デジタルデータ化されるので、何千枚、何万枚分の名刺の情報があったとしても机を圧迫することもありません。
また、名刺の情報に紐づけて商談内容を記録したり、顧客が抱えている課題やニーズを記録しておくようなことも可能なのです。
もちろん、蓄積されたデータは紛失・流出する危険はほぼゼロに等しいと言えるでしょう。少なくともアナログ管理と比較すれば危険性は比較にならないほど低下します。

名刺管理ツールのメリット・デメリット

名刺管理ツールを導入するとして、そこにはどんなメリット、デメリットがあるのでしょうか。導入を検討するにあたり、こうした情報は重要でしょう。
まずメリットについて、前章でも簡単に述べましたが改めて下に挙げるようなものがあります。

●検索性が向上する
●各種関連情報の紐づけが可能になる
●会社や業種、部署等による顧客情報の分類が簡単にできる
●物理的な空間圧迫が回避できる
●紛失・流出リスクを排除できる
●ネットを経由し社内での情報共有が可能になる

他にも、例えばExcelなどの表計算ソフトに顧客情報を入力することで名刺を管理しているような組織では、名刺管理ツールの導入によってカタカタとテキストを入力する手間が省け、入力ミスもなくなるなど、企業ごとに意外なメリットを発見することもできるかもしれません。

一方でデメリットについてですが、基本的に名刺管理ツール導入による大きなデメリットはないと考えられます。
強いて挙げるなら、もしも選んだ名刺管理ツールが自社に適さなかった場合は導入そのものがデメリットとなってしまうことでしょう。
稀に見られるのは、さほど多くの名刺データを管理するわけでもないのに、過度に高機能な名刺管理ツールを導入してしまうようなケースです。
高機能すぎるということは、操作方法が複雑化するということでもあります。現場の社員たちからしてみれば、充分に活用できるかどうかもわからないツールを使うことを指示され、複雑な操作にとまどい、理解することができず、やがて誰も使わなくなってしまうわけです。
名刺管理ツールの利用には月額のコストがかかります。このようにほとんど誰も使わなくなってしまった状態で、月額の利用料だけが延々と消費されていく…、そんな悲劇は絶対に回避しなければなりません。

名刺管理ツールの選び方

前章でご紹介したような悲劇を回避するためにも、導入前に知っておきたい名刺管理ツールの選び方を3つのポイントでご紹介していきましょう。

(1)シンプルで使いやすいものを
名刺管理ツールを導入する大きな目的の1つは、ツールにより蓄積したデータを顧客情報として組織全体で共有し、ビジネスに活用することです。すなわち、みんなで使ってこそツールの真価が発揮できます。
ところが初めての導入にも関わらずいきなり高機能・高コストなツールを導入してしまうと、前述のように現場の社員が使いこなすことができず、そのうえ高い月額料金ばかりが消費されていくという悲劇につながってしまいます。
まずはシンプルで使いやすいツールを選びましょう。
導入担当者の方はあくまでメインユーザーである現場社員の視点から、使いやすいツールを選ぶべきです。そのために導入前には必ず現場社員から聞き取りしたり、テスト運用などをしてみることをおすすめします。

(2)OCRだけではなく人間の補正チェックは絶対必要
名刺をスキャンする際の精度…つまり文字が正しく認識されるか、どんな書体・形式の名刺でも対応するか、文字化けしてしまうことはないか…といった点の良し悪しが、名刺管理の運用に大きく影響します。
スキャンするたびにエラーが発生するようなツールでは正しい顧客名簿ができないうえに、そのエラーへの対応に手間をとられ、アナログ管理よりも効率の悪い管理方法になってしまうかもしれません。
デジタル名刺管理は、そのすべての工程がスームーズに行く前提で企業にメリットをもたらすものです。
精度に関してはホームページやカタログをよく読んで検討し、できればOCRだけではなく人間が補正する名刺管理ツールを選びましょう。

(3)セキュリティ性能に注意
昨今、個人情報の流出は企業の信頼を損ね、場合によっては経営そのものをおびやかしかねません。
繰り返し述べているとおり、名刺に書かれている情報は重要な個人情報です。万が一にも流出があってはならないのです。
情報セキュリティの方式やレベルはツールによってまちまちですから、事前によく調べておいた方がよいでしょう。
一概に言えることではありませんが、無料ツールよりも有料ツールの方がセキュリティレベルが高い傾向にあり、その意味でも本稿では有料ツールの利用を推奨しています。

名刺管理ツールなら『Knowledge Suite』をおすすめする理由

私たちナレッジスイート株式会社が提供する総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』も名刺管理ツールを搭載しており、多くの企業様に優れたツールとして評価をいただいています。
前章で名刺管理ツールの選び方を3項目ご紹介しましたが、それらと照らし合わせても『Knowledge Suite』がこれらを高い水準でクリアしているのです。
最後になりますが、ツール選びに迷った際は『Knowledge Suite』を選ぶべき理由を、前章の3項目に対応した3項目でご説明します。

(1)マニュアルいらずで誰でも使えるシンプル操作
『Knowledge Suite』の画面や操作方法は、PCに不慣れな方にもすぐに使いこなせるように設計されています。
マニュアルを読むこともなく、あらゆる部門・あらゆる年代の方が自由自在に使えるツールだからこそ企業に確実に定着し、企業の名刺管理レベルを一気に底上げすることができるのです。

(2)ほぼ100%成功の高度なスキャン精度
正確で高速なスキャンが『Knowledge Suite』の自慢です。
前述のとおり複数のOCR(光学文字認識機能)や名刺辞書の併用により、まず初期のスキャンエラーを排除するほか、万が一エラーが発生した際には国内オペレーターが目視で確認・訂正を行なうため、読み取り精度はほぼ100%。
名刺に手書きしたメモまで正確にテキスト化してしまうほどの認識力で、デジタル名刺管理を確実なものにします。

(3)国内運用で安心のセキュリティ
『Knowledge Suite』は、第三者機関によるセキュリティ外部診断(脆弱性監査)を実施する強固な設備で、万全のセキュリティをお約束。
国内法が適用される国内データセンターにて24時間監視の運用をすることで、安全で安定した稼働を実現しています。
不安なくのびのびと使えるからこそ、名刺管理ツールの積極的な活用につながるのです。

また『Knowledge Suite』は名刺管理ツール以外にも、様々な機能、様々な魅力を持っています。

3大ビジネスアプリケーションをワンセットに

『Knowledge Suite』は「グループウェア」「SFA(営業支援システム)」「CRM(顧客管理システム)」の3つのビジネスアプリケーションがワンセットで利用できる総合ビジネスアプリケーションです。様々な業種の様々な業務を効率化し、企業の持つ力を最大限に引き出します。

何人で使ってもリーズナブルな同一料金

多くのビジネスアプリケーションの料金体系は、「ユーザー1名につき〇円/月」といった「ID課金制」をとっています。ところが『Knowledge Suite』は何名でお使いいただいても料金は50,000円/月~で固定。部門を問わず、あらゆる現場でご活用ください。

クラウドサービスでリアルタイムに情報共有

『Knowledge Suite』はすべての機能がインターネットを通じてブラウザ上で提供されるクラウドサービスです。あらゆる入力情報がリアルタイムで組織内に共有され、誰でも積極的に活用できるようになります。

マルチデバイス対応で業務を効率化

『Knowledge Suite』はPC以外にもスマートフォン、タブレットなどのモバイル端末からも利用することができます。移動中、または外出先でのわずかな空き時間で業務を処理することができ、作業効率は各段にアップ。テレワークにも対応できます。

本稿では名刺管理のデジタル化をテーマに、その意義や目的等をご説明してきました。
たかが名刺の管理と考えてしまいがちですが、正しく活用すれば名刺は無限のビジネスチャンスを生み出す金の卵となります。
これを機会に貴社でも名刺管理のデジタル化をご検討してみてはいかがでしょうか。
その際はぜひ『Knowledge Suite』の導入もご検討いただけると幸いです。
『Knowledge Suite』は無料のお試しトライアル版もご利用いただけます。トライアル版は「グループウェア」の機能のみご利用可能ですが、シンプルな画面や操作感、クラウドサービスの魅力は存分にご体感いただけることでしょう。

トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。
最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

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