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新規開拓営業を効率化する方法・ポイント

本稿では営業業務、とりわけ「新規開拓営業」にスポットを当てて、その成功のコツや効率化の提案をさせていただきます。
あらゆる営業には新規開拓営業がつきものです。まだ取り引きのない、顔も知らない顧客に対し、自社の製品やサービスをアピールすることは、やはりルート営業(既存客への営業)とはまた違った困難があり、同様に違ったノウハウがあるものです。
貴社の新規開拓営業は、順調に進んでいるでしょうか?
もし「もう少し改善の余地があるのではないか?」「最近今一つ成果が伸びない」とお考えの営業マネージャーの方は本稿をぜひお読みください。

同時に、つい最近営業職を始められた新人の方にもおすすめです。
「新規開拓営業とは何か?」といった根本のおさらいから、効率的な新規開拓営業のコツや、その実践方法がご理解いただけるかと思います。
特にPCとアプリケーションを使ってどのように効率化を低コストで図るか…という点にご興味がある方には、読み応えのある内容になっています。この機会にぜひ、貴社の新規顧客開拓能力をさらに向上させてみてはいかがでしょうか?

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新規開拓営業とは?

営業部門に所属されている方であれば最初に覚えることの1つかと思われますが、営業には2つの種類があると言われます。1つは「ルート営業」、もう1つは「新規開拓営業」です。
ルート営業とは既存客に対して行なわれる営業活動のことで、すでに何らかの取引がある顧客に向けて、商品・サービスを提案します。検討中の商品・サービスの購入をうながしたり、すでに購入してもらっている商品・サービスをさらにアップグレードしてもらうことを目的とするものです。

一方で新規開拓営業は、まだ取り引きのない顧客にアプローチし、新たな顧客とするための営業です。まったくの「赤の他人」から「お客様」へ、関係性を変化させていく必要があり、その過程には様々なハードルがあることでしょう。

このように書くと、「なんだ、すでに関係性が出来ているルート営業の方が簡単じゃないか」などと思われがちですが、ルート営業にはルート営業の難しさがあります。すでにモノを買っているお客様に、さらに別のモノを…というのは単純に難しい提案ですし、ルート営業では1人の営業マンが多くの顧客を抱えることも珍しくありませんから、それぞれの顧客や取引のデータをしっかり頭に入れ、それぞれに適切な対応をとりつづけていくことは、やはりそれなりの努力を必要とします。
同様に新規開拓営業にも難関ややるべきことがもちろんたくさんあります。新規開拓営業がルート営業と異なる点としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。

広くアプローチする必要がある

特定の顧客を相手にするルート営業とは異なり、新規開拓営業では不特定多数を相手にする場合があります。この時、最初から具体的に想定できる顧客像がなく、比較的ぼんやりしているというのは難しい点の1つでしょう。

初対面の顧客である

ルート営業ではすでに見知った顧客を相手にするため、営業マンと顧客は最初から知り合いです。
一方で新規顧客営業はすべての顧客が基本的には初対面となります。初めて知り合った人とゼロから関係を構築していくわけですから、一筋縄ではいきません。企業としても人間としても信頼される過程が必要となります。

顧客が商品・サービスの知識を持たない

すでに最低1回は営業活動を行なっている顧客を相手にする場合、1度は自社の商品・サービスを案内していることになります。顧客は基本的な商品知識を持っていると考えられますが、新規開拓営業では顧客が商品知識や貴社の情報を持っているケースの方が少ないでしょう。
それゆえ、相応のプレゼンを行なう必要があります。

ルート営業、新規開拓営業、それぞれに難しさがあり、どちらも企業にとって必要なものではありますが、企業に新たな市場をもたらすという意味では、やはり新規開拓営業は非常に重要です。新規開拓の成果は企業の成長に大きな影響を与えることでしょう。
本稿においては特に「新規開拓営業」に的を絞り、ひきつづき基礎知識や成功へのヒントをお伝えしていきます。

新規開拓営業の手順

見ず知らずの顧客に商品を買ってもらう新規開拓営業には、それなりの手順が必要です。それは「不特定多数の単なる企業データ」をれっきとした「お得意様」に変化させる過程とも言えるでしょう。
もちろん、企業や商品により様々な手順がありますが、ここでは一般的な新規開拓営業の手順とその目的をご紹介していきます。

(1)ファーストアプローチ

未知の顧客に初めてアプローチし、ご挨拶や簡単な商品説明を行ったり、「アポイント」つまり直接会って商品を案内する場をもらう約束を取り付けるような活動です。
事前に会社四季報や既存のリストを使ってアプローチ用のリストを作成し、職種や地域など範囲を定めるケースが多いようです。顧客の第一印象を決定づける活動であるため非常に重要で、「数」をこなすことも求められる行為です。
ファーストアプローチとして具体的に用いられる手法としては、下記のような例があります。

《電話を使ったアプローチ》
事前に作成したリストに基づいて初対面の顧客に電話をかけ、電話口で商品案内をしたりアポイントの約束を取り付ける方法です。1人1人の顧客の元に足を運ぶことなく相手の温度感を測ったり、質問に答えたりすることもできます。自席にいるまま多くの顧客と話ができる点では効率的と言える手法です。こうした電話アプローチを代行してくれる企業もあり、条件や予算が許すのであれば利用するのも1つの手でしょう。

《飛び込みでのアプローチ》
事前に作成したリストに基づいて実際に企業などの顧客を訪問し、商品案内をする方法です。実際に対面して話すことができるため、伝えられる情報量が多く、また繰り返し訪問すれば顔を覚えてもらえるというメリットも発生します。一方でやはり移動による時間的コスト、労働コストが発生する活動であるとも言えます。

《メールを使ったアプローチ》
事前に作成したリストに基づいてメールを配信し、文章で商品案内をしたり、アポイントの約束を取り付ける方法です。性質としては電話を使ったアプローチに近いものですが、メールはさらに効率的であると言えるでしょう。1件1件話をする時間を必要とせず、場合によっては図や写真を使って豊かな表現で商品説明をすることもできます。しかし実際にメールを開いて読んでもらえるかどうかは不確定で、受信者任せということになります。そして、読んでもらえる可能性は決して高いものではありませんので、見出しや文面にアイディアを凝らす必要もあります。これに類似するものとして、ハガキや封筒、FAXを使って物理的な郵送物を発送する手段もあります。

《その他のアプローチ例》
他にも様々な手法がありますが、最近では「コンテンツマーケティング」と言われるような手法もその1種と言えるかもしれません。例えばホームページ上に、ダウンロードできる読み物や資料を設置しておき、ダウンロード時に入力してもらったメールに向けてアプローチをするようなやり方を、経験した方もいらっしゃるでしょう。これは、見ず知らずの顧客にメリットになるようなものを配布することで集客し、それを発端として新規開拓営業を始めるという、ここ数年のトレンドとなっている手法です。

(2)ヒアリング

前述の(1)のような手段を用いて顧客と面会する機会を作ることができたら、実際に会話をして具体的に商品のPRをすることになります。
その前段階として、やはり顧客のことをよく聞く「ヒアリング」が大切でしょう。
顧客がどんな企業で、どんな特徴を持っているのか。また現在どんな課題を持っていて、その対策を実行しているのかどうか。そして最終的にどんな状態を求めているのか…。といったことを聞き出すのがヒアリングです。
ジャンケンに例えれば、ヒアリングはジャンケンするよりも先に相手が出す手を見透かす行為とも言えます。相手が出す手が事前に分かっていれば、こちらはそれに勝つ手を用意し、あとはそれを出すだけです。
こちらが改善策を提案できるに足る顧客の課題とニーズを聞き出すことが、ヒアリングの最大の目的です。

(3)提案

いよいよ本格的な「商談」が始まるとも言える場面ですが、つづいて自社の商品・サービスを提案する段階です。
前述の(2)で聞き出した課題やニーズを踏まえて、自社の商品でどのように解決することができ、またそれによりどんなメリットが出るかを説明する必要があります。とにかく「納得してもらうこと」が目的であるとも言えるでしょう。
新規開拓営業の場合、顧客は商品の情報をほとんど知りませんから、分かりやすく噛み砕いて、丁寧に伝えることができるかどうかがポイントです。
また、競合類似商品と比較して自社製品にどのようなアドバンテージがあるのか、といった「選ばれるための理論」も必要となります。
そして、新規営業では「次につなげること」も重要です。顧客が「検討したい」となった際には、「では、いつまでに検討していただけるでしょうか?」「次にお会いするのはいつにしましょう?」といったセリフで、商談を遮断してしまわない努力をする必要があります。1度の面会で色よい返事だけをもらったからと言って、それで終わってしまっては新規開拓営業は成功したとは言えないわけです。

(4)フォロー

出会う機会をもらった顧客の関係性を維持しつづけ、最終的に購入者になってもらうための様々な対応をします。
ここから先はある意味でルート営業に近い性質のものになるかもしれませんが、顧客には定期的に連絡をとり、抱えていた課題はその後どうなったのか、検討の状態はどうか、他に抱えている課題はないかどうか…など、商談がクロージングに至るまではなるべくコミュニケーションをとっていかなければなりません。自社で新商品の発売が開始された際や、従来商品のキャンペーンが開始するタイミングなどで、それをきっかけにコミュニケーションをとる方法も一般的です。
また、購入してもらったらそれで終わりというものでもありません。商品によってはアフターケアが必要でしょうし、なるべくなら関係性は持続してさらに次につなげたいものです。

新規開拓営業のコツ・心得

ここまでで、「新規開拓営業とは何か?」「どんな手順で行なう、どんな性質のものなのか?」ということはお分かりいただけたかと思います。
本項では、実際にどんなことを心がければ新規顧客営業を成功に導くことができるのか、というお話です。
私たちナレッジスイート株式会社は企業向けビジネスアプリケーションの開発・販売を通じて、多くの企業様とコミュニケーションを図り、多くの事例を研究しながら、新規開拓営業という行為についても考察を繰り返してきました。
そんな当社が考える新規開拓営業のコツや心得は下記のようなものになります。新人営業マンの皆さんはもちろん、ベテランの方も復習としてぜひお読みください。

(a)顧客情報の管理はしっかりと!

貴社では、営業部門においてどのような形で顧客情報の管理を行なっていますか? 「敵を知り、己を知れば百戦殆(あや)うからず」という格言をご存知かと思います。もちろん、顧客を「敵」としてしまうのはちょっと乱暴な言い回しですが、とにもかくにも、コミュニケーションする相手のことをよく知っていればいるほど、そのコミュニケーションが成功する確率は上昇することは間違いないでしょう。
すなわち営業業務においては、顧客の情報をどれだけ多く、どれだけ詳細に集め、それをきちんと保管できているかどうかというのが商談の成功につながります。
例えば電話やメールを使ったファーストアプローチにおいては、最も重要なポイントは「できるだけ成約確度が高いリストを作ること」です。すでに自社にある過去の取引先リストからそれを作る場合、当然ながらそれらの取引先が一体何者であり、どんな規模で業務を行なっていて、どんな課題・ニーズを持っているのか、自社が最後にアプローチしたのはいつだったのか…といった詳細な情報を持っていた方が、確度の高い顧客だけにターゲットを絞ることができます。四季報による調査やリスト購入など、まったく新規のソースからリストを作成する場合においても、自社の顧客情報や商談記録が充実していれば、その傾向から確度の高い職種や地域、タイミングを推し量ることもできるわけです。
貴社ではこれらの顧客情報を、営業マンそれぞれが独自の書式でバラバラに管理していないでしょうか? また、古い顧客データがどこに保存されているか分からず、継承・活用されていなかったりはしないでしょうか?
なるべく多くの顧客の、なるべく詳細なデータをきちんと保持しつづけ、また自社の提供する商品やサービスの独自性やメリットを深く知ることが、営業においての「敵を知り、己を知れば百戦殆(あや)うからず」であると私たちは考えます。

(b)情報交換は素早く・確実に!

上記(a)の顧客情報ですが、これを営業マン1人1人が自分のPCだけに保管していてもさほど意味を成しません。私たちは、情報は「共有」してこそその真価を発揮すると考えています。
全員の顧客情報や商談情報が共有されることで、マネージャーにとってはチーム全体の方針を定められるメリットが出てきます。どのような職種・地域で自社の商品が求められているのか、また営業スタッフの誰が高い成果を上げていて、それはなぜなのか、現在どの程度の売上げが見込まれていて、それを踏まえて来月は誰がどのように動かなければならないのか…といった判断が、情報共有によって素早く、的確にこなせるようになります。
また営業マン同士においても、例えば商談情報を共有することでA社で成功した提案のしかたを同業のB社にも適用してみる…といった使い道があるでしょう。またある1人の営業マンが病気や退職などでチームを抜けてしまった場合、彼が記録した顧客情報、商談情報があれば、他のスタッフでスムーズにそれをフォローすることもできます。
ただ保存しているだけでは「たまに見返すこと」くらいにしか使えない顧客情報ですが、共有することで価値は何倍にもふくらみます。

(c)PDCAを回しつづけること!

一期一会の新規開拓営業とはいえ、1回成功したから、1回失敗したからそれで終わり…というものではありません。新規開拓営業は企業が恒常的に続けていかなければならない活動の1つですから、やり方の見直しとその実践が繰り返されるべきであることは当然です。
(b)で共有された情報は、組織においても個人においてもPDCAの回転にも活用されなければなりません。「Plan(計画)」、「Do(実行)」、「Check(評価)」、「Action(改善)」を繰り返すことで、組織も個人も成長することができますし、営業業務は段々と効率化していきます。
共有された顧客情報、商談情報といったデータをよく分析すれば、次に何を誰がするべきか、その成果がどうだったのか、どのように改善すればいいのか…といったPDCAの回転に必要な情報はおのずと導き出されるはずです。
こうした業務全体の見直しと改善というのは、日々の営業活動に忙殺されて忘れてしまいがちです。しかし、毎日同じことをやっているのでは成果も同じままでしょう。初見の顧客に対して事前の攻略法を練ることは難しいですが、過去の経験を活かすことはできます。困難の多い新規開拓営業だからこそ、過去のデータを分析して少しでも成功率を上げていくべきです。

新規開拓営業を効率的に実践する方法

ではここで、前章でご紹介した(a)~(c)のような新規開拓営業のポイントを、無駄なく無理なく、効率的に実践する方法をご紹介します。私たちナレッジスイート株式会社がご提案したい方法は、やはりPCとアプリケーションを活用した「顧客管理/商談管理」です。
中でもイチバンのおすすめはやはり、私たちが提供する総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』でしょう。『Knowledge Suite』は、あらゆる企業活動をサポートするためにグループウェア機能、SFA(営業支援)機能、CRM(顧客管理)機能がワンセットになったクラウドサービスです。もちろん、新規開拓営業に活用できる顧客管理/商談管理にもバッチリ対応します。
具体的に、前項の新規開拓営業成功のポイント(a)~(c)と照らし合わせながら、『Knowledge Suite』の有用性をご紹介していきましょう。

(a)カンタン入力で多角的な顧客情報管理が可能!

「百戦殆(あや)うからず」のためには、十分な顧客情報が必要であると申し上げました。『Knowledge Suite』なら、必要充分な顧客情報を、カンタンな入力で構築することができます。
『Knowledge Suite』は、初めての方にも迷わず・悩まずお使いいただけることを最大のテーマとして開発されました。画面を見たまま、必要な項目を埋めていけば、高度な営業報告書もすぐに完成。またその営業報告書から顧客情報だけを抽出して閲覧したり、商談のフェーズや売上げを一覧で見ることもできます。
顧客情報や営業報告の入力には「名刺管理機能」も有効です。訪問先でもらった名刺をスキャナーに入れるだけで、書かれた情報が自動でテキスト情報化され、顧客情報として入力されるので、大量の名刺を目視して内容をキーボードで手打ちするような非効率な作業とは無縁になります。
顧客情報管理は、まずはカンタン・便利であることが最重要であると私たちは考えています。入力そのものが営業マンの負担となるようでは、やがて誰も使いたがらないシステムになってしまうからです。結果、情報は蓄積されず、成果を出すことが難しくなってしまいます。

(b)クラウドサービスだからどんな情報も即共有!

情報共有が意思決定、効率化のヒントになります。『Knowledge Suite』はPCにインストールするソフトウェアではなく、インターネット上で作動するクラウドサービスです。入力したデータはPC上に蓄積されるのではなく、組織のみんなが接続しているサーバに蓄積されます。すなわち、あらゆるデータはほぼリアルタイムで共有されているということです。
例えば、表計算ソフトで作った顧客データをメールで回したり、みんなで使っているファイルに都度格納したりする手間は不要で、意識することなく自然な情報共有が可能になるのです。
グループや立場によって情報へのアクセスを制限することもできますので、必要なメンバー間だけで、必要な情報だけを共有するシステムが、自由に構築できます。もちろん、セキュリティ面も万全。24時間監視の国内データセンターにより運営されており、第三者機関によるセキュリティ外部診断も実施しています。
さらに、『Knowledge Suite』の料金形態は「月額固定」。多くのビジネスアプリケーションで採用されている「ID課金制(ユーザー1人につき●円という課金方法)」ではなく、何人でお使いいただいても料金は固定ですので、営業部署はもちろんのこと、広報部署や管理部署などなど、安心して社内のみんなでお使いいただくことができます。価格は月額50,000円からという、使いやすい低コスト設定になっています。

(c)データ分析機能でPDCAを見える化!

目標達成と業務改善に不可欠なPDCAの回転も『Knowledge Suite』にお任せください。『Knowledge Suite』に蓄積された、顧客情報、営業報告などのあらゆるデータと連携し、それらをグラフで可視化・分析するためのツール「データ分析」が威力を発揮します。
クラウドで共有される情報はすべてがほぼリアルタイム。最新のデータを、棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフなど様々な見た目のグラフで「見える化」することが可能です。
これらのグラフはPDFで出力したり、CSVファイルでエクスポートすることもできますので、汎用性も問題なし。営業会議やプレゼンにも積極的に活用していただけます。
次の一手や過去の実績を、目に見える形でチーム内に示すことで意識の共有や意思決定が高速化し、効率的にPDCAを回すことができるでしょう。

いかがでしたでしょうか。
本稿では「新規開拓営業」にスポットを当て、成功の秘訣やその実践方法をご紹介してきました。
もちろん、業務のやり方は企業により様々です。本稿をお読みいただいたことを機会に、貴社でも新規開拓営業のやり方について今一度見つめなおし、貴社なりのベストなやり方を見つけてみてください。
その結果もし、方法や戦略の改善が必要であれば、それに最適なツールである『Knowledge Suite』の導入を検討候補に入れていただければ幸いです。
低コストで誰でも使いこなせる総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』が、貴社の新規開拓営業に一石を投じることになるかもしれません。

『Knowledge Suite』のより詳しい情報は、下記の『Knowledge Suite』サービスサイトからご確認ください。
最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

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