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営業日報を効率化して業務を効率化させよう!

営業部門に付き物の業務の1つが「営業日報」です。営業職に就かれている方のほとんどは毎日何らかの報告書を提出しているのではないでしょうか。
この営業日報、毎日書いているからこそ提出する側にもされる側にも慣れが生じ、目的や必要性の検証、仕組みの見直しなどが滞りがちです。
しかし、実は営業日報には様々な可能性が隠されています。特に営業日報の作成・提出を効率化することで業務全体を効率化できることをご存知でしょうか?
本稿ではシステムの導入により営業日報を効率よく運用し、その可能性を最大限に引き出す方法をご紹介します。

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営業日報の目的やメリット・デメリット

営業職に就かれている方は、日常的な業務として「営業日報」を書かれていることでしょう。また営業職に限らず、何らかの「業務報告書」を日常的に書いている方は多いはずです。
こうした日報業務は多くの会社で取り入れられている一方で、日課として行う業務であるがゆえにどうしてもルーティーン化してしまい、見直しを図るような機会が少ないものです。そんな中、本稿では改めて営業日報の改善や、その意義、方法についてご提案していきます。

そもそも営業日報を書く意味や目的について、考えたことがあるでしょうか。
「これは毎日必ず書くものだ」と先輩から教えられ、それから毎日何の疑問もなく書きつづけていると、改めて「なぜ書かなければならないのか」「書くとどうなるのか」についてまで考えが及ばないかもしれません。
ここでおさらいしておきますが、営業日報を書くことには重要な目的があります。最も大きな目的は、営業マン1人1人の行動を組織が効率的に把握することでしょう。
組織は把握した行動を元に今後の営業戦略を定めることもできますし、各営業マンの活動を評価したり鼓舞するための判断材料に使うこともできます。トラブルをいち早く察知したり、営業マンが持っている悩みや課題を把握して適切に対処することもできるでしょう。
書き手の営業マン側からすれば、上司や仲間と頻繁な文字のコミュニケーションをとることで業務上の相談がしやすくなったり、自身の活動の記録をアーカイブできることは自信の業務の振り返りや調べものにおいて大きな価値があるといえます。
突き詰めて言えば、これらのメリットを享受した果てにある営業日報の究極的な目的は売上げ向上にあることは覚えておきましょう。それを考えれば、営業日報は決して軽視できるものではないのです。

一方で営業日報を書くことにデメリットがあるとすれば、その存在を過信してしまうことではないでしょうか。
つまり提出する側もされる側も、営業日報というシステムが取り入れられていること自体に満足してしまい、誰もがそれをきちんと運用しなくなってしまうことがあります。
適当に文字数だけを埋めて提出する営業マン…、提出しろしろと催促ばかりして提出してもろくに見ていないマネージャー…、あなたの周りにもいませんか…?
毎日必ずやる業務だからこそ、「ウチは毎日営業日報を書いてるから大丈夫」という慢心が生まれがちです。
貴社の営業日報はきちんと運用され、成果を生み出しているでしょうか…? 今一度検証してみてください。
なお、これら営業日報の目的やそのメリット・デメリットについては、下記のコラムでも詳しく触れていますのでご参照ください。

営業日報効率化の方法

さて、本稿では「営業日報の効率化」をメインテーマとして取り上げています。
皆さんが書かれている営業日報はまだまだ制作・提出を効率化できる可能性を秘めており、それを実現できれば業務全体を効率化することができるからです。
では、どうすれば営業日報を効率的に運用することができるのでしょうか?
いくつかやり方はあるでしょうが、本稿でおすすめするのはPCの専用ツールやシステムの導入です。こうしたシステムの導入は、さほど高額なコストをかけることなく営業日報を企業にとって最適な形で効率化し、本来のメリットを確実に生み出してくれます。
すでに市場には日報管理機能を内包した営業部門向けのアプリケーションや、日報管理専用のアプリケーションなども数多くリリースされています。
私たちナレッジスイート株式会社が提供している総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』もその1つです。

ツールを利用すると、記入から提出・閲覧・共有まで、すべてをPCおよびインターネット経由で行なうことができるようになります。スマートフォンやタブレットなどの端末で運用することも可能です。
営業日報をExcelなどの表計算ソフトで運用している企業も多く見られますが、やはりそれ専用に開発されたツールと比較すると、使い勝手や情報共有性の面で差が出ます。そしてそれはそのまま効率化や記載内容の差となって表れてしまうのです。
ツールを導入すると、最短2分ほどでその日の日報記入を完了することができます。日報に記載するべき企業名や担当者名はデータベースから引っ張ってくることができますし、前回の続きの商談であればイチから記入せず、前回の日報に追記する形で書けばよいのです。
また、チェックボックスやプルダウンの設定により、テキストの入力を必要最低限まで減らすことができます。
「商談中の商品名」や「成約の確度」などはテキストで書かず、選択肢から選べば瞬時に、確実に情報が伝わる日報が作成できます。
そしてこれらの日報は簡単な設定1つで組織の誰とでも共有することができ、誰かが誰かの日報に対して応援や情報交換のコメントを寄せるようなこともできます。

ただしこうした便利なツールも、導入すれば万事OKということでもありません。そこに組織や個人のはっきりとした目的意識やモチベーションがなければ効率化は難しいことでしょう。
特にツール導入にあたり組織のマネージャーがやるべきことは多くあります。
まずは利用者1人1人に、ツール導入の目的や意義をしっかりと説明すべきでしょう。何か新しいことを始めようとする際、それに不安や抵抗感を覚える社員が一定数出てくるものです。認識の統一が図れていない組織ではツールは定着しません。
また業務全体の効率化を目指すのであれば、必要な情報交換はなるべく日報提出で済ませるようにし、無駄な会議や週報・月報の類いはなるべく減らすようにしましょう。逆に言えば、営業日報を正しく確実に運用すればこれらは必要なくなるはずです。

営業日報を効率化するとなぜ業務が効率化するの?

ここでは、営業日報管理にツールを導入することによる時短効果について考えてみましょう。
まず、分かりやすいところではスマートフォン/タブレット対応による時短効果があります。
いうまでもなく、営業マンは席にいない時間が長いものです。商談や打合せであちこち飛び回った1日の終わりに、日報を書くためだけに社に戻る…などということもよくあるのではないでしょうか。
スマートフォンやタブレットで日報を記入・提出することができれば、無駄な日報のための移動時間を短縮することができます。訪問先の駅の近くの喫茶店や、電車の中で手早く日報を提出できるのです。

逆に、日報を効率化・充実化させることにより他の業務を時短できる例も見てみましょう。
営業マンは毎日商談や資料作成に時間をとられるのはもちろんですが、意外と時間を食うのが何かを調べる時間です。
商談の前に訪問先企業の情報を調べる…、自分の前に自社の誰かが商談に訪れてはいないか、いたとしたらどんな商談かを調べる…、トークの材料として競合他社の商品について調べる…などなど、営業職の経験がある方なら思い当たる節があるかもしれませんが、実際に営業マンの1日のうち7割は何かを調べている時間だとも言われています。
営業日報にツールを導入することで、まずは日報に様々な情報を正確に記入することができるようになり、後で調べる時には日報に記載された情報を参照しやすくもなります。自社による過去の商談履歴も一発検索。その内容も詳細に把握することができます。
こうした日報に関連する時間短縮により、商談が1件多くこなせたり、他の業務や勉強に充てる時間ができるかもしれませんし、残業が減り心身ともにあなたのパフォーマンスが向上するかもしれません。
毎日のことだからこそ、それを効率化することで多くの時間が生まれます。これが日報を効率化する大きな意義なのです。

また、日報管理のツール導入により効率化以外の効果も見込めます。
例えば日報をチームで共有することにより、取引先の状況やトークのノウハウといった情報・知識を豊富に蓄積できるようになります。
日報の記録や検索機能によって、各種資料の作成がスムーズに、高度にできるようになった例や、日報に仲間からの応援コメントが記入されることで営業チームのモチベーションが格段に上がったという例もあります。
たかが日報、されど日報。真に活用すれば意外な効果を生み出すことができます。

日報管理ツールは『Knowledge Suite』がおすすめな理由

前述のとおり、すでにたくさんの種類の日報管理ツールがリリースされています。その中でどれを選ぶかは貴社の課題やコストを考慮して決めることになるかと思われますが、最後にどのような課題も広くカバーし、低コストで運用できるため、あらゆる企業におすすめできるツールとして『Knowledge Suite』をご紹介します。
私たちナレッジスイート株式会社が提供する『Knowledge Suite』は、3種類のビジネスアプリケーションがワンセットでご利用いただける総合ビジネスアプリケーションであり、もちろん日報管理機能も搭載しています。
他のアプリケーションにはない、『Knowledge Suite』ならではの魅力を以下にまとめますので、ぜひ導入の参考にしてみてください。

シンプル操作で入力も閲覧も戸惑わない!

『Knowledge Suite』が持つ最大とも言える特徴は、どなたでも使いこなせるシンプル設計です。PCでの作業に不慣れな方でも、マニュアルを読む必要もなく直感的にお使いいただけるので、組織に確実に定着します。

3大ビジネスアプリケーションがワンセットに!

『Knowledge Suite』は「グループウェア」「SFA(営業支援システム)」「CRM(顧客管理システム)」の3大ビジネスアプリケーションが1つになった総合ビジネスアプリケーション。日報以外のあらゆる業務を効率化できるうえに、SFAやCRMで入力した企業情報や顧客情報を日報にすぐに引用でき、日報の作成効率や内容の精度が違います。

ユーザー数無制限で何人でも使い放題!

ビジネスアプリケーションの多くは、「ユーザー1名につき〇円/月」といった「ID課金制」の課金方式をとっています。しかし『Knowledge Suite』は何名でお使いいただいても月額料金は50,000円/月~で固定です。コストを気にせず社員全員でのびのびと使えるので、日報による情報の収集・交換がはかどります。

クラウドサービスだから共有性は万全

『Knowledge Suite』は「クラウドサービス」として提供されています。すべての機能がインターネットを通じてブラウザ上で提供され、PCにソフトウェアをインストールする手間がありません。さらにあらゆる入力情報がリアルタイムで安全に共有され、日報による情報共有のメリットを存分に発揮します。

時間を無駄にしないマルチデバイス対応

『Knowledge Suite』はPC以外にもスマートフォンやタブレットなどの携帯端末からの操作にも対応しています。移動中や外出先でのわずかな空き時間にも日報の記入・閲覧ができ、効率アップは確実。情報交換もより密に、正確なものになります。

本稿では日報の管理・運用をツール導入により効率化するご提案をしてきました。
どんな企業でも業務の効率化や生産性向上が課題になっている今こそ、まずは身近な「日報」から見直してみてはいかがでしょうか。
もしも貴社でツール導入をご検討の際は、ぜひ『Knowledge Suite』の導入も併せてご検討いただけると幸いです。

『Knowledge Suite』は無料のお試しトライアル版もご利用いただけます。
トライアル版は「グループウェア」の機能だけがご利用いただけますが、シンプルな画面や操作感、クラウドサービスの魅力は存分にご体感が可能です。
トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

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