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SFA(営業支援システム)の活用事例3選

日々複雑化・高度化する企業の営業業務。それに対応するために、近年多くの企業で導入されているのが「SFA」です。
営業活動をITの力でサポートするSFAがなぜ今、現場で注目されているのか。また、実際にSFAを導入した企業にどんな効果が上がっているのか。
本稿では「現場でのSFAの使われ方」に着目し、事例を交えながら導入企業の実態をご紹介していきます。
SFA未導入の企業様にはSFAとは一体どんなものなのかをご理解いただくことができ、すでに導入されている企業様には他社の利用事例を参照することでSFAの意外な活用方法を見出していただくことができるかもしれません。
時代に、そして他社に取り残されないように、本稿でSFAの知見を深めておくことをおすすめいたします。

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SFA(営業支援システム)とは?

ではまずSFAをご存じない方のために、SFAとは何かについて簡単にご説明いたします。
SFAとは「Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)」の略で、日本語では「営業支援システム」などと言われます。
SFAはPCアプリケーションの1ジャンルであり、その名の通り企業の営業活動を支援するための複数の機能が搭載されています。1990年代に米国で利用企業が増加して注目を集め、日本でも1990年代後半頃から利用企業を伸ばしつづけています。
日本国内ではすでにたくさんの種類のSFA製品がリリースされており、私たちナレッジスイート株式会社が提供する『Knowledge Suite』もその1つです。
搭載されている機能は製品によっても異なりますが、多くは顧客情報の管理、営業マンの活動管理、収集した各種データの分析などの機能を持っています。
一例として『Knowledge Suite』が持つSFAの基本的な機能をここにご紹介しておきます。

●顧客管理

自社と取引のある顧客、企業の基本的なデータや、商談進捗度、取引内容等を記録する機能です。

●活動履歴

各顧客に対し、誰がいつどのような商談を行なってきたかという営業活動の履歴を残す機能です。

●見込案件管理

各顧客の最新のステータスや、現状の成約確度がどの程度であるかといった案件を管理する機能です。

●営業活動分析

営業マンの行動を個別に記録・管理して、活動の成果や先々の行動目標を設定するための機能です。

●営業日報

営業マンが1日の活動を報告したり、共有したりするための日報機能です。

●名刺管理

営業活動において受け取った名刺をデジタルデータに変換して、顧客名簿として生成・管理する機能です。

こうした機能を営業活動において活用する企業の目的はいくつかありますが、多くの場合「売上げの向上」です。営業マンの活動や顧客の状態、成約確度などをSFAで管理・分析することによって効率がよく、確実な営業活動が可能になります。またSFAを利用することで1人1人の営業マンの業務が大幅に「時短」できることから、近年は働き方改革の側面からも注目されています。

SFA(営業支援システム)の活用のポイント

せっかくSFAを導入するのであれば、上手に使いこなし、実績につなげたいものです。SFAをすでに導入されている、または今後の導入を検討されている企業様に向け、SFA導入成功のポイントをお伝えしておきます。

基本的にSFAは営業活動を行なう企業または組織の「全体」で、なるべく多くの社員が利用するのが成功の秘訣です。あらゆる面においてSFAは営業マンのデータ入力により成り立っていて、その入力されたデータは多く集まれば集まるほど活用しやすくなり、またデータ分析の精度が上がるからです。
すなわちSFA活用に絶対的に必要なのは、SFAをあらゆる社員に定着させることです。営業活動の記録を自分の手帳ではなく、SFA上で記録・管理するクセが営業マン全員についていなければなりません。
確実な定着のために、私たちナレッジスイート株式会社が各企業様におすすめしているのは、スモールスタートです。

SFAの導入を決定する企業のシステム担当者様、または営業部門のトップの方などは、イキナリたくさんの機能を使って、早急に結果を出すことを求めがちです。ところが長い目で見た場合、これが間違いの元となってしまいます。
SFAの上手な運用には、あくまでそれを日常的に利用する現場の目線が必要です。あなたがSFAを毎日使う営業マンだとして、導入された日からいきなり「1顧客につき数十項目の活動記録を毎日入力せよ」と言われたらどんな気分でしょう…? おそらく多くの方が「面倒くさい」「本来の業務に時間が割けなくなってしまう」…と、ウンザリしてしまうのではないでしょうか。
こうなると定着とは程遠く、最初の何日かはシブシブ入力する営業マンたちも、1か月もすれば誰も入力しなくなってしまうでしょう。結果、使われないまま毎月の利用料金だけが累積されていき、SFAはまったく無駄な金食い虫となります。
これを防ぐため、SFAの最小限の機能から使い始めるのが基本です。1顧客につき数項目の入力から始め、その入力もテキストを書かせるのではなく、チェックボックスやプルダウンの選択で済むようにするのが良いでしょう。
簡単な入力項目によって、営業マンたちに1日1回SFAと向き合うクセがついてしまえば成功したも同然です。その後徐々に入力項目を増やしていっても、営業マンは嫌な顔をしません。そうしてデータベースを少しずつ充実させていき、やがて大きな情報資産を形成していくのが、結局は成功への近道となります。

SFA(営業支援システム)活用事例

前項でご紹介したような上手な定着を経てSFAを活用し、実際に成果に結びつけた企業はたくさんあります。
ここで実際に私たちナレッジスイート株式会社が提供する『Knowledge Suite』を導入いただいた企業様の中から、いくつかの成功事例をご紹介しましょう。

●A社様(携帯電話販売業)

主に企業向けに携帯電話を販売していたA社様。『Knowledge Suite』の導入を決めたのは営業部門を統括される管理者の方でした。
それまでは特に営業チームを管理するためのツールを導入しておらず、基本的に営業活動の内容は個々の営業マンが自分自身で管理するような状態だったそうです。
『Knowledge Suite』を導入することで、営業マン1人1人の活動内容の詳細や実績が目に見えるようになりました。着実に営業成果を挙げている者が具体的にいつ、どのような形で成果を上げているのか、また逆に成果が少ない者との差についても見える化できるようになったのです。
管理者の方が着目したのは、営業成績が良い者が訪問している企業のステータスとそのタイミングです。営業成績が良い者は携帯電話の利用期限が契約によって定められる、いわゆる「2年縛り」が切れるタイミングでアポイントをとったり、未だ旧型のガラケーを利用している企業を洗い出してターゲットとしたり…と、始めから確度の高い顧客に狙いを定め、効率の良い営業活動をしていたのです。
このノウハウはすぐさまチーム全体に共有され、成果の底上げにつながりました。昔ながらの個人管理を脱却し、ITとネットワークの力を活用して営業活動を可視化することで成果に結びつけた好例と言えるでしょう。

●B社様(スポーツ用品製造・販売業)

スポーツ用品メーカーB社様の事例です。
B社様でも営業活動を営業マン個人が手帳やPCで各自管理しており、活動内容がブラックボックス化していました。
月1度の営業会議で個々の活動を情報共有していたもののそれでは間に合わず、結果、1人の営業に対する顧客からの問い合わせに他の者が対応できない、1人が営業部門から異動するとそれまでの顧客との取引が引き継げないなど、様々な課題を抱えていました。
そうした課題解決のために『Knowledge Suite』を導入。あらゆる顧客との商談内容が『Knowledge Suite』を通じて営業チームのみならず、全社レベルでリアルタイムに共有されるようになったと言います。
その結果、1人が担当している商談に対して他の営業マンが過去の経験を活かしたアドバイスをしたり、別商品の商談の提案もできるようになり、成約率アップや展開規模の拡大につながりました。顧客からの問い合わせにも社として迅速で的確な対応が可能となり、サービス内容が各段に向上したそうです。
チームワークも改善されたうえ、全社に情報公開することで営業マンに対し社長から励ましのコメントが届くようなことも増え、全体のモチベーションもアップしました。

●C社様(物流業)

C社様は一口に物流業とは言うものの、物流に関するコンサルティングサービスや、物流を支えるソフトウェア開発、物流ノウハウを活用したアルコール飲料の販売…と、幅広く展開されている企業様です。
そのため各部門ごとに業務内容はもちろん、売上げ管理のスケジュール感、日報の書式などがまったく異なっており、全体の統括が難しい状況にあったと言います。
特に営業部門を管理するために一時は営業報告にグループウェア(組織内で情報交換等をスムーズにするPCアプリケーション)を導入したものの、操作や機能が複雑だったこともあり定着せず、結局はWordなどで作った報告書を上長とメールでやりとりするような連絡形態になってしまったとのことです。
改めてSFAとして『Knowledge Suite』を導入後は連絡・伝達が一変。シンプルな操作性が全社に受け入れられ、無事定着を果たしました。それまで難しかった各商談の「確度」の管理についても社内で定義を統一し、誰もが部門を横断して全体の把握が可能に。
また営業マンたちは支給されているスマートフォンから『Knowledge Suite』にアクセスすることで、外出先からも営業進捗や顧客データをリアルタイムで閲覧できるようになり、効率化が実現されたうえに商談の質も向上したそうです。

SFAなら『Knowledge Suite』をおすすめする理由

最後に、本稿でご紹介してきた『Knowledge Suite』について、個性あふれるその特長をご紹介させていただきます。日本に数あるSFAの中でも特に『Knowledge Suite』がおすすめできる理由を、下記にまとめます。

3つのビジネスアプリケーションがこれ1本で!

『Knowledge Suite』は「SFA」だけでなく、「グループウェア」「CRM(顧客管理システム)」と3つのアプリケーションが1つになった総合ビジネスアプリケーションです。営業部門だけでなく、企業のあらゆる業務がこれ1本でサポート可能。入力したデータは3つのアプリケーション間で共有されるため、使い勝手が良いうえに貴重なデータが充分に活用できます。使う機能と使わない機能をご利用企業様で取捨選択することもでき、当社がおすすめする「スモールスタート」も可能です。

ユーザー数無制限の低コスト運用!

通常、多くのビジネスアプリケーションは「ユーザー1名につき〇円/月」というID課金制をとっています。一方で『Knowledge Suite』は何名でお使いいただいても月額料金が固定。50,000円/月~という驚きの低コストで、すべての機能をご利用いただくことができます。部署を問わず多くのビジネスパーソンにお使いいただきたいからこそ、ユーザー数無制限にこだわりました。

操作に迷わないシンプル設計!

「定着しなければ意味がない」を合言葉に、『Knowledge Suite』は極限までシンプルな操作性を実現しています。過剰な機能・情報は徹底的に廃し、マニュアルを読むことなくどなたでも使いこなせるのが自慢です。PCの取り扱いに不慣れな方でも充分にご活用いただけるため、部署も年齢も問わず社内みんなでお使いいただけます。

クラウドサービスならではの利便性!

『Knowledge Suite』はすべての機能がインターネット上で稼働するクラウドサービスです。入力されたあらゆる情報が、インターネットサーバ経由で社内に共有できます。共有範囲も企業のお好みで自由自在な設定が可能。クラウドサービスならではのリアルタイム性と共用性で、営業活動をより円滑にします。もちろん、交換される情報は高度なセキュリティで守られており、安心して存分にお使いいただけます。

マルチデバイス対応で時間をムダにしない!

『Knowledge Suite』はスマートフォンやタブレットにも対応。携帯端末でもPCとほぼ同等のパフォーマンスを実現しています。特に外出の多い営業マンには協力な武器に。ちょっとした待ち時間や移動時間にも必要な顧客データを閲覧したり、日常業務をこなすこともできます。

いかがでしたか。日々注目度が高まるSFAについて、その基礎知識や利用現場でのリアルな効果をご理解いただけたかと思います。
これをお読みになってSFAというものに興味がわいた、または現在利用中のSFAの乗り換えたい…という方は、ぜひナレッジスイート株式会社の『Knowledge Suite』の導入をご検討ください。

『Knowledge Suite』では無料のお試しトライアル版も提供中です。トライアル版でご利用いただけるのはグループウェア機能のみですが、誰でも使いやすい操作感覚や、クラウドサービスの利点を体験いただくことができるはずです。
トライアル版のお申込みは、下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

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