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SFA(営業支援システム)の選び方のポイントを
導入まで丁寧に解説!

2020年春の新型コロナウィルス感染拡大以降、企業にとって「営業活動の工夫」は喫緊の課題の1つになっています。
業績は落ち込み営業機会も少なくなる中、どのように効率よく営業し、生産性を高めていくかということは、規模や業種を問わずあらゆる企業にとってしっかりと考えなければならない難問です。
その打開策となりうるのが、本稿でご紹介する「SFA」です。SFAとはいったい何か、という基本から、企業にとってどのように役立つのか、またどうやって選んで導入すればよいのか…といったイロハを、どなたにも分かりやすく解説していきます。
すべての企業にとって今が変わる時です。どのように変わればよいのか、そのヒントが本稿に詰まっています。

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そもそもSFA(営業支援システム)とは?

企業向けのビジネス用PCアプリケーションの業界で、ここ数年話題として取り上げられることが多い「SFA」という言葉をご存じでしょうか?
SFAは「Sales Forece Automation(セールス・フォース・オートメーション)」の略であり、日本語では「営業支援システム」などと呼ばれます。
SFAはビジネス用PCアプリケーションのジャンル名の1つで、2000年代以降導入企業を大幅に伸ばしつづけています。インターネットで「SFA」と検索していただければお分かりになるでしょうが、市場にはすでにたくさんのSFAがリリースされており、各メーカーがその個性や機能性を競っています。
SFAの用途は、「営業支援システム」の名が示すとおり企業の営業部門のスタッフをサポートするためのものです。
一口に「営業」と言っても、商談から顧客の調査、トークスクリプト作りに日報提出…と様々な業務をこなさなければなりません。SFAはそうした営業マンの毎日の業務をPCやネットワークの力で幅広く自動化・効率化してくれるのです。
SFAの中には様々な機能が搭載されていますが、その一部を下にご紹介します。こちらは、私たちナレッジスイート株式会社が提供しているSFA『Knowledge Suite』に実際に搭載されている機能の一例です。

●顧客管理

自社と取り引きのある顧客の基本的なデータや、商談履歴等が記録されていきます。

●活動履歴

営業マンの日々の活動の履歴を記録・蓄積していく機能です。

●営業日報

毎日の営業日報をネットワーク上で作成・提出・閲覧できる機能です。

●見込案件管理

個々の案件が今、どんな状態にあって成約の確度がどの程度であるか…など、案件のステータスを管理するものです。

●営業活動分析

営業マンの行動を記録・管理することで組織の状況を分析したり、行動目標の設定をサポートします。

●名刺管理

商談で受け取る名刺をスキャナやスマートフォンでデジタルデータに変換し、顧客名簿として管理する機能です。

SFA(営業支援システム)を導入する目的は?

本稿冒頭でSFAは近年導入者数を伸ばしていると申し上げました。ではなぜ、どういった目的で企業はSFAを導入するのでしょうか。
もちろん企業によって様々な導入目的がありますが、大きく分けると下の3つになります。

業務の効率化

SFAは営業マンの業務を効率化します。例えば、今日訪問する某企業は、以前自社の他の営業マンが訪問したことのある企業だったとします。
こうした場合、通常は前回訪問した営業マンに当時の商談内容をヒアリングしたり、どのような課題を持っていて、それにどのような対応が必要なのかといった擦り合わせが必要になるでしょう。企業の事業規模や景気の動向なども事前調査する必要が出てくるかもしれません。
SFAを導入していたならこうした商談や活動の履歴、そして企業情報はすべてSFAの中に記録されています。企業名を検索すれば、これらの情報に一瞬でアクセスできるのです。
また、スマートフォンやタブレットなどの携帯端末で利用可能なSFAであれば、社外での業務も可能です。
訪問先へ移動する間に商談に必要な情報をピックアップすることができたり、SFAを通じて日報を提出すれば、そのためだけに帰社するような手間も省けます。
こうした1つ1つの業務の高速化は、積み重なって大きな時短となります。どの企業でも「働き方改革」が求められる今、業務効率化を目的にSFAを導入する企業は増加しています。

生産性の向上

慢性的な人手不足に悩まされる日本企業において、生産性の向上も大きな課題でしょう。
上記のようにSFAの活用によって、営業マン1人1人の、1つ1つの業務がスムーズになれば組織全体に時間的余裕が生まれます。
時短によって勤務時間を短縮できる他にも、今まで1日に5件しか回れなかった営業に、6件、7件と回ることができ、生産性が高まることにもつながるわけです。
大勢の人間が長い就業時間でたくさんの業務をこなす時代は、とうに終わってしまいました。
少ない人数で短い就業時間をいかに効率よく使い、スマートに実績を出すことを多くの企業が目標としています。

ナレッジの共有

営業マンの活動はとかく属人的になりがちです。
自分が抱えている顧客の下に1人で訪問し、密室で行なわれる商談の内容は本人の脳内にしか記録されません。
営業マンが異動・転職となった場合、その人が持つネットワークや営業ノウハウはすべて失われてしまうというケースが多いようです。
前述のようにただでさえ人員に乏しく、ましてや終身雇用が崩壊して短期間での転職が当たり前になってしまった現在、これは企業にとってゆゆしき問題であると言えるでしょう。
SFAに記録される商談や企業のデータは、営業組織全体で共有することができます。自社との取引の履歴や関係性、担当者のクセや好みといった詳細な部分まで、組織の共通のナレッジ(=知識・知見)として蓄積されるのです。
この共有性を活用し、例えば成約した商談の内容を分析して全員のトークスクリプトの見直しを図ったり、新人教育のテキストを作成する企業も多くあります。
営業活動は、「共有」することで組織を強くしていくのです。

失敗例から学ぶSFA(営業支援システム)の選び方

前述のとおり、すでにビジネス用PCアプリケーションの世界には、数多くのSFAがリリースされています。
その中からどのサービスを選択するかは、導入担当者にとって悩みどころです。
広告や比較サイトを見ても、各サービスの特長が魅力的に書かれており、どれもよさそうに見えてしまうことでしょう。
そんな担当者の方に向け、どのような方針でSFAを選べばよいのか…そのポイントをお伝えしておきます。
お伝えしたい選び方のポイントはたった1つ使いやすさです。
私たちナレッジスイート株式会社は、長年にわたりSFAの開発・研究を行なってきました。その結果、SFAの導入に失敗してしまったケースのほとんどは「定着しなかった」ことが原因です。
つまり、高いお金を出してSFAを導入してみたものの、それらがあまりに高機能すぎた、または操作が複雑だった等の理由によって、実際に現場の社員たちが使ってくれなかったというものです。
SFAの多くは月額課金制となっているため、使おうが使うまいが毎月の利用料がかかってしまいます。
誰も使わないままPCの中にひっそりと存在し、利用コストばかりを積み重ねていく…これが典型的なSFAの導入失敗例です。
逆を言えば、「誰もが使いやすいSFA」を選べば導入に失敗する可能性はほぼありません。
ほとんどの企業において、SFA導入を決定するのは社長であったり、情報システム部の社員の方であったりして、現場の営業マンではありません。
これがそもそも悲劇の始まりで、社長や情シス社員の方は一生懸命に社のことを考え、よかれと思ってSFAを導入しますが、それが現場の社員にとってマッチしないものであった場合、そのSFAは無用の長物と化してしまいます。
導入を決定する方は、まずなるべくシンプルで使いやすいシステムを選択するべきです。その上で、導入前には必ず現場営業マンと相談し、今何に困っていてどんなシステムがあると助かるのか、社員の平均的なPCの知識はどの程度か、このSFAは使いこなせそうかどうか…といった点について互いに同意しておく必要があります。
とりわけ営業職に就いている方々は日常的に忙しくPCにかまっているヒマなどない、またはそもそもあまりPCの操作に詳しくない方も多い傾向にあるようです。
そんな方々にいきなり高機能であったり複雑な操作を必要とするSFAを手渡しても、浸透しないことは自明の理と言えるでしょう。

SFAなら『Knowledge Suite』がおすすめできる理由

最後に、私たちナレッジスイート株式会社が提供するSFA『Knowledge Suite』をご紹介して結びに代えさせていただきます。
前章において「使いやすいSFAを選ぶべき」というポイントをご紹介しました。そのポイントを導き出した私たちがリリースしている『Knowledge Suite』は、当然ながらどのSFAよりも使いやすく・シンプルであることが最大の特長です。
『Knowledge Suite』は画面構成から操作手順の1つ1つまで、どこまでも直観的に・シンプルに扱えるよう設計されています。
PCの操作に不慣れな方でも、マニュアルを読むことなく操作していただくことができます。
また、不要な機能はシステムから外すこともできる「減らすカスタマイズ」により、最初は少ない機能でシステムに慣れていただき、徐々に高機能化していくような運用も可能です。
どこまでも現場の営業マンに寄り添い、現場の営業マンに慕っていただけるシステムを目指して開発されたのが『Knowledge Suite』なのです。
他にも『Knowledge Suite』には、SFAとして企業に定着する工夫がたくさん詰め込まれています。そのいくつかを下にまとめさせていただきます。

3つのビジネスアプリケーションがワンセットに

『Knowledge Suite』はSFAの他にも「グループウェア」「CRM(顧客管理システム)」の3大ビジネスアプリケーションがワンセットでご利用いただけます。CRMで入力した顧客情報をSFAやグループウェアでも流用できる等のデータ活用の最大化も使いやすさのポイントの1つです。

みんなで使える「ユーザー数無制限」

ビジネス用アプリケーションのほとんどは「ユーザー1名につき〇円/月」という、「ID課金制」を採用するのが一般的です。一方『Knowledge Suite』は何名でお使いいただいても月額料金は50,000円/月~で固定。コストを気にすることなく、社員全員でお使いいただけるから定着につながるのです。

クラウドサービスで楽々情報共有

『Knowledge Suite』はすべての機能がインターネットを介して提供されるクラウドサービスです。PCにインストールする手間がなく、入力された情報はすべて安全に共有されることが前提となります。本稿でご紹介したナレッジの共有もスムーズに、半永久的に行なわれるのが特長です。

マルチデバイス対応で生産性を加速

『Knowledge Suite』はPC以外にもスマートフォンやタブレットなどの携帯端末でも、遜色なくご利用いただけます。移動時間や待ち時間を使って業務を消化することができ、営業マン1人1人の生産性向上に寄与します。

本稿では近年注目されるSFAを取り上げ、その基礎知識や選び方をご紹介してきました。
SFAが近年導入社数を増やしている背景には、企業の慢性的な人手不足や、働き方改革による勤務時間の短縮など、様々な要因があります。そしてコロナ禍以降、これらの要因はより深刻なものになっているとも言えます。
こうした悩みを持つ企業のシステム導入担当者の方は本稿を参考にしていただき、SFAの導入をご検討ください。
またその際はぜひ『Knowledge Suite』のご利用も併せてご検討いただけると幸いです。

『Knowledge Suite』は無料のお試しトライアル版もご利用いただけます。トライアル版は「グループウェア」の機能だけがご利用可能ですが、シンプルな画面や操作感、クラウドサービスの魅力はトライアル版でも存分にお確かめいただけます。
トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。
最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

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