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SFA(営業支援)システム導入の
メリット・デメリットは?

企業の営業活動において、営業マンの強い味方となる「SFA」。ここ数年で導入企業を大幅に増やし、今や営業とは切っても切れない関係にあると言えるでしょう。
本稿ではこのSFAを取り上げ、基礎知識や導入におけるメリット・デメリットを探っていきます。現状で未導入の企業担当者様はぜひ本稿をお読みになり、SFAの基礎知識や導入の効果とリスクをしっかりと把握したうえで導入を検討されるのがよいでしょう。
すでに導入済みという企業様においても、改めてSFAの存在意義をおさらいし、現状の運用方法や製品チョイスが正しいのかどうかを再確認するよい機会になることと思われます。
ITの力で営業を変えるSFAは、正しく導入・運用すれば企業に大きな成果がもたらされます。本稿にはまさしくSFA活用に必要な情報をたくさん詰め込んでいますので、ぜひ最後までご覧ください。

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SFA(営業支援)システムとは?

近年、企業向けPCアプリケーションの世界でひんぱんに聞かれるようになった「SFA」という言葉。その意味をご存知でしょうか?
SFAは「Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)」の略で、ビジネスアプリケーションのジャンル名の1つです。その名の通り、企業の営業部門の様々な業務を自動化・支援するPCアプリケーションまたはシステムのことを指し、日本語では「営業支援システム」などと呼ばれています。
SFAには様々な機能が搭載されており、どれも営業部門やそれに属する営業マンたちの業務を支援するためのものばかりです。ITの力で営業活動を活発化させようというのがSFA導入の目的です。
すでに様々なアプリケーションメーカーから、たくさんの種類のSFAがリリースされています。それぞれに特徴を持ち、搭載されている機能にも微妙な差異がありますが、私たちナレッジスイート株式会社が提供するSFA『Knowledge Suite』を例に、SFAに搭載されている機能を下記にいくつか紹介しましょう。

顧客管理

自社の顧客となる個人や企業の基本データや、商談の進捗等を入力・管理する機能です。

活動履歴

どの顧客に対して、いつ、だれが、どのようなアプローチをしたかを入力・管理する機能です。

営業日報

各営業マンがその日どのような活動をしたか、管理者や部署内のメンバーに報告するものです。

見込案件管理

個々の取引案件や顧客について今どのようなステータスにあるのか、今何をすべきなのか、成約の確度は?などの情報を入力・管理するものです。

営業活動分析

営業マンの日々の行動を記録してそれを分析し、今後の行動目標を定めるための機能です。

名刺管理

営業活動で手に入れた名刺をデジタルデータに変換して管理・蓄積する機能です。

SFA(営業支援)システム導入のメリット・デメリットは?

ここで企業がSFAを導入することで得られるメリットを端的に申し上げましょう。最も大きなメリットは、前項で挙げたような多彩な機能を活用することで営業マンの業務を効率化し、生産性を向上させられることです。
SFAを利用することで営業マンたちは分厚い顧客名簿ファイルから特定の顧客情報を探し出す手間や、メモ帳をめくって過去の商談内容を思い出す手間、もらった名刺を見ながらチマチマと表計算ソフトに入力して名簿を作る手間から解放されます。
その分、年間を通じて数十件、数百件の新たな顧客に営業をかけることができるわけです。つまりSFAを導入することで生産性が向上し、営業部門の成長、ひいては企業の成長をもたらす結果になります。営業マンたちの残業削減やワークライフバランスの向上につなげることもできるでしょう。
もう1つの大きなメリットは属人化の回避です。
SFA未導入の営業部門において、1人の営業マンが異動または退職となった場合、その営業マンが行なってきた過去の商談情報や顧客とのつながりが消滅してしまうケースが多くなります。業務内容やノウハウが個人に属してしまう、これがいわゆる属人化です。
SFAを導入することであらゆる顧客データや商取引がSFA内に記録されます。誰がいつ異動・退職になろうとも、その営業マンが行なってきた商談の記録や顧客名簿は失われることなく、半永久的にシステムに残りつづけるため、他のメンバーがそれらを確認・引継ぎすることが簡単にできるのです。
では、SFA導入にデメリットがあるとすればどんなことでしょうか? 私たちナレッジスイート株式会社は、SFA導入についてメリットを凌駕するほどの大きなデメリットはないと考えていますが、強いてあげるとすれば下記のようなことかもしれません。

1つには、金銭的コストの問題です。導入するサービスやソフトウェアによって異なりますが、大なり小なりのSFA利用料金が発生することは間違いありません。しかしこれは、しっかりと運用・活用してコストを上回る成果を挙げることができればデメリットにはなりえません。お金をかけて導入する以上は、確実な運用で大きな成果をめざしましょう。

もう1つは労働コストです。SFAは放っておけばなんでも自動でやってくれる魔法のようなツールではなく、ユーザーが各種データを入力することでそれを整理・蓄積し、効率よく活用できるサポートをするためのものです。つまりSFAを利用する際には顧客情報や名刺といった各種情報のデータ入力という労働コストが必ず発生します。これもデメリットと考えればデメリットかもしれませんが、SFAを正しく運用すればこの労働コストを上回る効率化が必ず実現できます。

ここに挙げた2つのデメリットは、いずれもSFAをうまく運用できなかった場合にデメリットとして浮かび上がってしまうものです。
本稿の後半では、SFAを上手に運用するための秘訣をお知らせしていきます。

SFA(営業支援)システム導入の失敗事例

何事も失敗しないためには、失敗の実例を知ることが大切でしょう。ここで、実際にSFAを導入した企業が陥りがちな失敗パターンを2例ほどご紹介します。
私たちナレッジスイート株式会社は日々たくさんの企業様と対話しており、その中には他社製SFAの導入に失敗し、当社に乗り換えていただくケースも多くあります。
以下に紹介するのは、その中でも頻繁に聞かれる導入失敗事例です。

■操作の煩雑さにとまどってしまうケース

市場にはたくさんのSFAがリリースされていますが、当然ながらその操作方法は製品によって異なります。
いきなり画面に現れるたくさんの情報、直感的でない操作手順…そんなSFAでは、起動してもまず何をどうすればいいのか分かりません。
企業の営業マンは必ずしもPCに強い人ばかりではありません。経験や年齢によってもPCの知識や操作技術に必ずバラつきがあることでしょう。
せっかくSFAを導入しても、日々難解な操作に翻弄されていては活用どころではなく、やがて誰も使わなくなってしまいます。
だれも使わないSFAほど無意味なものはありません。毎月利用コストばかりがかさみ、営業マンたちが日夜がんばって上げている売上げを、逆に浪費する存在になってしまうのです。

■機能が多すぎて使いこなせないケース

数あるSFAの中から何を選ぶかとなった時、管理部門の方やシステム担当者の方は「とにかく機能が多いものを選べば先々まで使えてコストパフォーマンスもよいだろう」と考えてしまうことも多いようです。
ところがみんなで一生懸命データ入力し、いざ活用しようという段になって、「あれ? この情報を知るにはどの機能を使うんだっけ?」「機能がたくさん搭載されているけど、使ったことがあるのは1つだけだな…」など、機能の多さによって逆に使いこなすことができなかったというのもよく聞かれる事例です。
これも現場の営業マンのSFA離れを引き起こす大きな要因であり、結局SFAを使うことをみんなが敬遠してしまったら、コストパフォーマンスどころか無用の長物と化してしまいます。

失敗しないSFA(営業支援)システムの選び方/注意点

前項の失敗例を踏まえ、失敗しないSFA導入について考えてみましょう。
まずはSFAの選び方についてですが、初めての導入であれば特になるべくシンプル・簡単なものを選びましょう。
導入はその初期段階がもっとも重要なタイミングです。操作方法や過剰な機能性により、入口でつまずいてしまうと、その導入はほぼ失敗してしまいます。逆に入口においてみんなが使い方を理解し、積極的に起動してくれればその導入は成功したも同然です。
そのために画面に過剰な情報が詰め込まれすぎていないか、どこをクリックすれば何ができるか直感的に理解できるか、自社で使いそうもない機能まで含まれていないか…などを事前にしっかりと確認してから導入することをおすすめします。
SFAの運用は、少しずつ企業に合った正しい形を模索していくのが基本であり、いきなりすべての業務をSFAに移行して、社の全員でSFAを使おうとするとデメリットの影響範囲も大きくなりすぎ、多くの場合破綻してしまいます。
まずは社の一部の部門、一部の社員にSFAを導入し、利用する機能も最小限から始めるのが実は成功への近道です。初めはExcelでやっている業務だけをSFAに置き換える…といった使い方でもいいでしょう。
少ない影響範囲で感触を確かめながら使い方や機能をブラッシュアップし、徐々にそれを拡大していく…というやり方がどんなSFAにも共通する正しい運用方法と言えます。

SFAなら『Knowledge Suite』をおすすめする理由

それでは本稿の締めとして、私たちナレッジスイート株式会社が自信をもっておすすめする『Knowledge Suite』をご紹介します。
『Knowledge Suite』はSFAの他にも「グループウェア」「CRM(顧客管理システム)」の機能も搭載した総合ビジネスアプリケーションであり、業種や企業規模を問わずあらゆる企業様におすすめできる製品です。
現在5,900社以上の企業様にお使いいただいている『Knowledge Suite』の、他社製品にはないメリットを下記にまとめさせていただきます。

とにかくシンプル!誰でも使える!

前述のように、複雑な操作方法や過剰な多機能は導入失敗につながることがあります。『Knowledge Suite』はとにかくシンプルであることをテーマに、どんな企業様にも、どんなユーザー様にも必ず使いこなせる親切設計を目指しました。また、使う機能・使わない機能をクリック1つで取捨選択することができ、過剰な機能性に翻弄されることもありません。だからあらゆる企業にフィットし、導入が成功するのです。

3つのビジネスアプリケーションが1本に!

企業で利用される代表的な3つのアプリケーション「SFA」「グループウェア」「CRM」がワンセットになったのが『Knowledge Suite』です。入力データが3機能で共有され、SFAで入力した顧客データをCRMで管理する…というような使い方も自在にできます。手間なく、幅広い業務に活用できるのも、導入を成功に導くポイントの1つです。

どのSFAにも負けない低コスト!

市販のビジネスアプリケーションの多くは「ユーザー1名につき〇円/月」という、いわゆるID課金制の料金体系をとっています。ところが『Knowledge Suite』は何名でお使いいただいても月額利用料は固定。だから社内で導入部署を少しずつ広げていっても、毎月の利用料金は変わりません。50,000円/月~という業界トップクラスの低コストで、全機能がお使いいただけます。

情報を手軽に共有できるクラウドサービス!

『Knowledge Suite』はクラウドサービス…つまり、すべての機能がインターネットを介して提供されるサービスです。入力したあらゆる情報は、インターネットサーバを経由して社内に共有されるのです。共有範囲は自由に設定することができ、もちろんセキュリティも万全です。貴重な情報を、安心して社内全体で活用することができます。

マルチデバイス対応だからいつでもどこでも使える!

『Knowledge Suite』はPCアプリケーションでありながら、スマートフォンやタブレットからも操作可能。オフィスに縛り付けられることなく、ちょっとした移動時間や待ち時間にも情報の検索や業務の処理ができるので、業務効率アップは確実。話題のテレワークにも威力を発揮し、企業の働き方改革にも大きな効果を発揮します。

本稿ではSFAのメリット、デメリットをご紹介しながら、導入成功のポイントもお伝えしてきました。
上手に使えば企業全体の成長にもつながるSFA。未導入の企業様は、本稿をお読みいただいたことを機会にぜひ導入をご検討ください。その際にはまず『Knowledge Suite』をご検討いただければ幸いです。

『Knowledge Suite』では無料のお試しトライアル版も提供しています。トライアル版では「グループウェア」の機能のみのご利用となりますが、直感的な操作やクラウドサービスの優位性を体験いただくことができることでしょう。
トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。 【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

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