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生産性向上とは?
5つの施策と成功のポイント

2020年、世界をコロナ禍が襲い、消費構造の変化によって経済的に大きなダメージを受ける企業が続出しました。
またかねてより日本社会で課題となっていた「ワークライフバランス」も、テレワークの定着によりさらに新たな視点で考える必要が出てきました。
そうした状況を鑑みるに、現代ほど業務の「生産性向上」が問われた時代はないかもしれません。
限られた人手を活用しどのように収益を上げていくのか…、またムダな時間を排除して従業員のプライベートをいかに確保していくのか…。
本稿では、これから生産性向上に取り組みたいという企業担当者様に向け、その基礎知識や実践のポイントを分かりやすく解説していきます。

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「生産性向上」ってどんな意味?

ここ数年、多くの企業で話題になっている「生産性向上」とは、具体的にどんな意味を持つ言葉なのでしょうか?

生産性向上と業務効率化の違い

生産性向上とは何か、を定義しておきましょう。
生産性向上は「業務効率化」という言葉と混同されることが多いようですが、実は似て非なるものです。
業務効率化は、ムリ・ムラ・ムダのある業務内容を改善するために行なう施策のことを言い、結果として業務の高速化や業務処理量の増加が得られます。
あくまで「業務」の視点で語られる施策であると言えるでしょう。
片や生産性向上とは、どれだけの資源(ヒト・モノ・カネ)を投入した結果、どれだけの成果が得られたか…という「生産性」を向上させる施策です。
生産性が向上すれば、企業はより少ない資源で大きな成果を上げることができるようになり、営利目的の組織としてワンランク成長することになります。
生産性向上は成果を軸に測られる施策であり、多くの場合業務効率化よりも大きな視点で論じられます。
つまり、業務効率化は生産性向上に寄与する施策ではありますが、選択肢の1つに過ぎません。
業務効率化以外にも生産性向上のための方法論はいくつもあり、それらは並列の概念ではないことを覚えておきましょう。

生産性向上がもたらすメリット

では、企業または組織はなぜ生産性向上を目指さなければならないのでしょうか。
生産性向上がもたらすいくつものメリットのうち、代表的なものを下記にまとめます。

●ワークライフバランスの改善

生産性が向上すれば、従業員の残業時間が減ります。
これは近年取りざたされる「ワークライフバランス」「働き方改革」の面で大きな成果を発揮するでしょう。
結果、従業員のモチベーションやパフォーマンスが向上し、長期雇用にもつながります。

●競争力の向上

同業他社に差をつけるために、生産性向上は効果的です。
例え他社よりも企業規模が小さくても、充分な生産性が常に確保できていれば負けることはありません。
また、国際競争力という意味でも生産性向上は注目されています。
日本の労働生産性は先進国の中でもかなり低いと言われており、諸外国をお手本に生産性を改善することが今、求められています。

●コスト削減

生産性の向上とコスト削減は、ある意味でイコールとも言えます。
投入コストの低減により、残業代や固定費、原材料費等を減らすことができれば、その分のコストを労働環境改善や、新商品の開発に充てることもできるでしょう。

●人手不足への対応

日本の労働人口は、今後数十年にわたって減少しつづけることが確実視されています。
生産性向上に努めていない企業は、必ずや人手不足に陥ってしまうことでしょう。
少々ネガティブな志向になってしまいますが、生産性向上は企業存続のためにも継続的に行なっていくべき企業の「義務」なのです。

生産性向上のための5つの方策

実際にこれから生産性向上に取り組もうという企業担当者様のために、どのような方法があるのかを5つにまとめてご紹介します。
自社にフィットしそうな方法は、なるべく多く実践してみましょう。

●現状分析と課題整理

何はともあれ、まずは自社の現状にきちんと向き合う姿勢が大切です。
あらゆる業務を可視化したうえで、現在の自社の生産性はどのようなものであり、どのような課題が挙げられるのか、どこにボトルネックがあるのかを整理しましょう。
その際、担当者一人で取り組むのではなく、なるべく多くの現場従業員の意見を聞くべきです。
経営者や管理者の立場からは思いもよらなかった過剰なコストが発見できる可能性があります。

●ムダな工数の洗い出し

現状と課題を整理した上で、前述の「業務効率化」もしっかりと考えるべきです。
従業員が毎日取り組んでいる業務の中にも、ムダな業務、非効率な業務が潜んでいるかもしれません。
特に、まとめられる複数の業務はないか、少数の従業員への負担が過多になっているケースはないか、担当者によって成果にムラが生じている業務はないか…といったポイントにも注視すべきです。

●テクノロジーの導入

新技術を取り入れた製造機械、新素材、PCアプリケーションの導入によって改善できる点がないかについても検討してみましょう。
特に近年の業務用IT技術の発達には目覚ましいものがあり、複雑な機会操作やソフトウェアの操作をPCが自動で行なうRPA(Robotic Process Automation)の技術などが注目されています。
もちろんコスト面を考えて慎重に検討すべきですが、新技術の低コスト化も進んでいる現在、必ず検討すべき事項でもあります。

●従業員のスキルアップ

個人個人のスキルアップが実現すれば、生産性が向上するのは明白です。
無理を強いるのではなく、1人が短時間で多くの業務をこなせるようになるにはどのようなスキルアップが必要であるかを考えてみましょう。
入社したら1度新人研修をしてその後は放置…という企業も意外と多いようですが、定期的な研修や意見交換会など、スキルアップのための施策を継続することが大切です。

●情報共有の仕組みづくり

情報共有の不備が生産性を阻害しているケースも多いようです。
「リアルタイムで情報が得られず、従業員が動けない」「誰が何をしているのか把握できず、業務が的確に采配できない」…そんな課題がある企業様は、情報共有の仕組みづくりに注力してみましょう。
特に、ホワイトボードを使うようなアナログな情報共有や、Excelの共有による簡易的な情報共有では万全とは言えません。
インターネットを介してリアルタイムで的確な情報共有を行なうビジネスアプリケーションが多々リリースされていますので、それらの導入をおすすめします。

生産性向上のポイント

こうした生産性向上のための様々な取り組みを行なう中で、意識的に注意すべき点をまとめてご紹介します。

●指標で管理すること

ただ漠然と「生産性を上げよう」では、何をすればいいのか、また現在自社が何を成し遂げてどのような位置にいるかが把握できません。
以下に挙げる3つの指標を参考にKPI(経営指標)を立て、それを軸に施策を立案・運用すべきでしょう。

~付加価値労働生産性~
この場合の「付加価値」とは「粗利」のことです。
下記のような計算式で粗利を労働時間や労働人数で割れば、付加価値労働生産性を導き出すことができます。
【付加価値】÷【労働量】=付加価値労働生産性

~全要素生産性~
上の「付加価値労働生産性」に「資本データ」を加える考え方です。
労働量のみならず、投下されたあらゆる費用に対してどれだけの付加価値が発生したかを算出する指標で、より詳細で現実的な指標が獲得できます。

~労働分配率~
新たに生み出された付加価値のうち、人件費に配分された割合を示す指標です。
下記のような計算式で導き出されます。
ヒトと成果との相関関係を明らかにすることができます。
【人件費】÷【付加価値】=労働分配率

●PDCAを回す環境・仕組み作り

あらゆる業務にとってPDCA(Plan=計画、Do=実行、Check=評価、Action=改善)のサイクルを回転させることは必要ですが、生産性向上においても同様です。
1度施策を打ったから生産性がすぐに向上するということはまずありません。
現実的にはトライ&エラーを繰り返しながら、少しずつ向上させていくものです。
しっかりとしたPDCAの実践と、そのための情報共有がスムーズになるような環境・仕組みを確立しておきましょう。

生産性向上を目指すなら『Knowledge Suite』

さて、ここまでお読みいただき、生産性向上においてIT技術の導入や情報共有性の強化が重要な役目を果たすことはご理解いただけたのではないでしょうか。
最後にご紹介したいのは、私たちナレッジスイート株式会社が提供している業務用PCアプリケーション『Knowledge Suite』です。
『Knowledge Suite』はグループウェア、SFA(営業支援システム)、CRM(顧客管理システム)の3つのアプリケーションが1つになった総合ビジネスアプリケーションです。
多種多様な機能で、企業のあらゆるデータ業務を管理・処理・自動化するアプリケーションですが、業務の見える化やスムーズな情報共有を実現し、生産性向上を確実にサポートすることができます。
特にSFAやCRMの機能では営業部門の業務を広くデジタル化することで、業務効率を著しく向上させます。
その他『Knowledge Suite』の特長を以下にまとめますので、ぜひご参照ください。

誰でも使いこなせるシンプル操作

業務アプリケーションは、メインユーザーとなる現場スタッフが使いこなせなければ意味がありません。 『Knowledge Suite』の最大の特長は、誰でもすぐ使いこなせるシンプルな画面と操作方法です。 PCに不慣れな方が多い企業様でも、定着に失敗することはありません。

3つのアプリケーションがワンセットに

グループウェア、SFA、CRM…『Knowledge Suite』ならこの3つのアプリケーションをワンセットでお使いいただけます。 多くの企業で導入されている3大アプリケーションがお得に導入できる他、入力したデータは3つのアプリケーションで共有され、作業効率向上を実現します。

ユーザー数は無制限で低コスト

多くのビジネスアプリケーションは「ユーザー1人につき〇〇円」といった「ID課金制」を採用しています。一方で『Knowledge Suite』は、月額料金50,000円~固定で何名様でもお使いいただけます。 最初は少人数から使い始めて少しずつユーザー数を拡大していく導入方法でも、月額料金の増額はありません。

メリット多数のクラウドサービス

『Knowledge Suite』は、すべての機能がインターネットブラウザを通じて提供されるクラウドサービスです。 スピーディな情報共有、低コスト運用やセキュリティの安全性など、様々なクラウドのメリットがパフォーマンスに活かされています。

スマートフォン・タブレットでどこでも利用可能

『Knowledge Suite』はPC以外にも、スマートフォンやタブレットといった携帯端末でのご利用に対応しています。
移動中や外出先でのちょっとした時間に情報交換や業務処理を行なうことができ、生産性向上を後押しします。

本稿では「生産性向上」をテーマに、その定義や実践法をご紹介してきました。
現在、生産性向上は従業員のモチベーションアップや競争力強化のため、企業にとって欠かせない取り組みの1つです。
業務の見える化やテクノロジーの導入、KPIの設定といった事前準備をしっかりとしたうえで、貴社でも生産性向上に取り組んでください。
ITツールの導入をご検討される方は、ぜひ『Knowledge Suite』を候補に加えていただけますと幸いです。

『Knowledge Suite』は無料のトライアル版もご提供中です。
トライアル版では「グループウェア」のみがご利用いただけますが、分かりやすい操作感覚や、クラウドサービスの利点は充分にご体感いただけることでしょう。
トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。
最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

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