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仕事を効率化するには?
生産性を高める3つの方法

今、あらゆる企業が「変わること」を求められています。
「働き方改革」を実現し、すべての社員がゆとりを持って豊かに働き、どんな条件下にあっても活躍できる場をめざして進化しなければ、企業は人手不足や消費行動の変化といった苦境に立ち向かえなくなってしまうでしょう。
しかし、企業が変わるためには当然ながら社員1人1人が変わらなければなりません。貴社の社員、または貴方自身の業務には、改善の余地はないでしょうか? 無理・無駄をなくし、効率の良い業務遂行があらゆる社員に求められる現在、それをどのように実現していけばいいのか…多くの方が悩まれているのではないでしょうか?

「仕事効率化の方法が分からない」「もうやれることはやっている」…そんな貴方にこそ読んでいただきたいのが本稿です。どんな企業でもすぐに導入できるクラウドサービスを使った業務効率化とはどんなものなのか? それを導入するメリットは? といった実践的な知識がすぐに身に着く内容となっています。
貴社でもまだやっていなかった業務効率化の工夫に、気づくことができるかもしれません。

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仕事の効率が良い人ってどんな人?

日本で「働き方改革」というものが叫ばれ始めてから、長い月日が経ちました。今やほとんどの企業で「働き方改革」に関する何かしらの業務見直しや制度見直しが行われているようです。
ここで基本に立ち返って、「働き方改革」とは何でしょう?
「早く帰ること」であると考えている方も多いようですが、それは「働き方改革」の一部ではあるものの、全部ではありません。本来「働き方改革」とは、首相官邸ホームページに「一億総活躍社会実現に向けた最大のチャレンジ」とあるように、「働き方の多様化」を目指して掲げられているキーワードです。
例えば1週間のうち3日だけ働くことができる人、また出勤はできないが自宅でなら働ける人…そうした人々でも十分に活躍できる職場を構築することが企業に求められています。

とはいえ、この場合の「多様化」においてもやはり企業にとって重要なのは「多様化を認めながら生産性を維持しつづけること」すなわち「業務の効率化」です。
多くの社員が非効率を繰り返しダラダラと仕事をつづけ、生産性が低い職場には、とても「働き方改革」を推進する余裕はないでしょう。また仕事を効率的に回し、短時間で高い成果を上げることができてこそ、就業者も企業も安心して「短時間勤務」や「自宅勤務」を導入することができます。
「働き方改革」を目指すあらゆる企業にとって、仕事の効率化はまず始めに取り組まなければならない土台作りなのです。
どんな職場にも仕事の効率が良い人、悪い人はいます。
同じチームで同じ仕事量をこなしていても、ある人はすばやく処理して定時に帰り、ある人はいつまでもダラダラと1つの仕事をしつづけ、残業や休日出勤を繰り返す…という場面が、貴社にも見られるかもしれません。

では、効率が良い人とはどんな人なのでしょうか? 私たちナレッジスイート株式会社は長年にわたって企業向けのビジネスアプリケーションを開発・販売しており、その過程で仕事の効率化についても考察を重ねてきました。私たちが定義づける「効率が良い人」とは、「仕事の計画を適切に立てられる人」です。
すなわちいくつもある業務のうち、「どれを」「いつ」やればいいのかが適切に判断でき、それを実行できている人が「効率が良い人」と言えるのではないでしょうか。
単純な例で言えば、今日中に上司に提出しなければならない書類が2種類あったとします。書類Aは1時間程度で完成する軽いもので、書類Bは上司の指示を聞いた上で複数の資料をひっくり返しながら5~6時間かけて作るものです。
この場合、まずすぐにできる書類Aを完成させ、それを上司に提出するついでに書類Bの指示を求め、上司が書類Aの確認作業をしている間に書類Bの作成を進めれば、無駄は最低限に減らすことができるでしょう。
こうした判断がすぐに、明確にできる人が効率が良い人です。やるべきことが明確に見えていれば、おのずと体は動きます。

仕事の効率が悪い人ってどんな人?

では逆に、仕事の効率が悪い人とはどんな人なのでしょうか?
前項をお読みいただければ想像できるかもしれませんが、こうした「どれを」「いつ」やるべきかという判断が的確にできない人です。
前項の例で言えば、効率の悪い人はまず、「AをやるべきかBをやるべきか?」という判断に時間がかかります。長い時間をかけて判断した結果、先に重い業務である書類Bに手をつけてしまうこともあるでしょう。
その結果、どうなるでしょうか?
上司に指示を求めた後、5~6時間かかる仕事を黙々と続けます。途中、上司からは「さっき指示したあの書類、どうなった?」と声がかかって、焦り始めるかもしれません。夕方頃にやっと作り終えた書類Bを上司に提出したら、書類Aにとりかかります。書類Aはすぐに出来上がってしまいますから、書類Bの確認作業を始めたばかりの上司にさらなる確認を回すことになり、「おいおいちょっと待ってくれ、今書類Bの確認をやってるんだよ」などと小言を言われてしまうかもしれません。
ここで気を付けなければいけないのは、効率の悪い人が必ずしもサボッているわけではないということです。

「仕事が遅い人」の中には、喫煙室で延々タバコを吸っていてぜんぜん仕事をしない男性社員…または給湯室で社内の噂話に花を咲かせ、手を動かそうとしてない女性社員…などというケースも見られます。しかしこの場合は効率が悪いというよりは勤務態度に問題があるわけで、ある意味では口頭注意で改善できるものです。
片や本稿で問題にする「効率が悪い人」は、仕事にきちんと向き合っています。ただやはり「どれ」を「いつ」やるべきかの判断ができずにいるのです。だからこそ根が深く厄介な問題であると言えるでしょう。
効率が悪い人に「もっと効率良く仕事をしろ」と口頭注意しても、おそらく何をどうすればいいのか、そのアイディアが出てこないはずです。 そうした場合、「もっと早く仕事をしろ」ではなく、具体的に何をどうするべきかといった改善指導が必要になります。
そのためにも次項では仕事を効率化し、生産性を向上するためのポイントをご紹介していきましょう。

仕事の効率化を図る3つのポイント

どんな企業でもあらゆる仕事を効率化し、生産性を上げたいと考えるのは当然です。
しかし、いざそれに取り組もうと考えた時、何をどうすればいいのか…と悩んでしまうのもまた当然です。なぜなら仕事の内容は様々ですし、その進め方は社員1人1人によっても異なります。
ここでは、どんな業務・どんな社員においても汎用的に使える、仕事の効率化を図る際に念頭に置くべきポイントを3つに絞ってご紹介していきます。

(1)「今やるべきこと」をすぐに決めるべきである

やはり、社員の手が止まるのは「今やるべきこと」が分からない時です。
同時にいくつものタスクを抱える中で、どれが今やるべきことで、どれが後回しにするべきことなのか。その判断が今日という1日の生産性を決定づけます。
ここで重要になるのは決定スピードでしょう。
「今やるべきこと」とはすなわち「すぐやるべきこと」です。
「あれをやるべきか…これをやるべきか…」と考えているうちに時間はみるみる過ぎ、「今やるべきこと」はタイミングを逸していきます。「今やるべきこと」がすぐに決まれば、後はドミノ倒しのようにスムーズに事が進んでいくのを見守るだけです。
「今」という時間を適切に使うことは、その後の生産性を左右する重要なポイントとなります。

(2)「この先やるべきこと」を的確に決めるべきである

また、「この先やるべきこと」をロードマップとして頭の中に描いているかどうかも、仕事の効率においてとても重要なポイントです。先にやるべきことが分かっていれば、おのずと今している業務の内容にも影響が出てくるからです。
思い出してみてください。
貴社の業務効率が良い人は、先々やるべきことが前もって分かっていて、先回りできている人ではないでしょうか?
この場合重要になるのは(1)で重要とされた決定スピードとは違い、適切な決定です。すなわち「仕事の優先順位を正しく割り振ることができているかどうか」と言い換えることもできるでしょう。この判断が適切でなかった場合、1つのつまずきが後々まで尾を引き、ガタガタと効率低下の連鎖を招くことにもなりかねません。
どういう順番でどういう業務を行なえばもっとも効率的か、という計画性が仕事効率化のいちばん基本的な考え方です。ロードマップをおろそかにしては、継続的に仕事を効率化することができません。

(3)無駄を徹底的に排除するべきである

(1)の「今やるべきこと」(2)の「この先やるべきこと」が適切に定まったなら、あとはひたすら業務に汗を流すだけです。ですが、この業務に汗を流す中でもやるべきことはあります。それはやはり無駄を排除することです。
貴社の業務の中に無駄はないかどうか、今一度見渡してみましょう。無駄な業務には2つの種類があります。
1つには、「やらなくてもいい業務」です。1つ1つの業務は、どのような目的で行われており、それは適切に機能しているものでしょうか? 例えば現場スタッフが毎日書いて提出している書類は、上司がすべて目を通し、それが適切に利用されているでしょうか? もしかして、「今までずっとやっていたから」という理由だけで目的や効果も忘れ去られ、惰性でやっている業務もあるかもしれません。
そういった業務は「やらなくてもいい業務」です。
もう1つは「やり方を変えれば効率化できる業務」です。業務の「やり方」をチェックしてみましょう。
そこに無駄があったり、例えば機械やPCでの処理に置き換えることで数倍のスピードで処理できる業務はないでしょうか? あるのなら、1度はそれを検討するべきでしょう。
こうした無駄の排除は徹底的にやるべきです。個々の無駄を排除することで上昇する効率は微々たるものかもしれません。しかしそれが広い範囲で、多数排除できた時、効率化は高い成果を上げることができます。
また、あらゆる業務をつぶさに観察することで、「じゃあこれも」「じゃあこれも」…と、連鎖的な発見が得られるはずです。
1つの大きな無駄を排除できたからと満足するのではなく、より幅広い無駄の排除を、恒常的に続けていきましょう。

仕事効率化に有効なツールとは?

さて、ここまでは「仕事の効率化」という課題について、効率・非効率の分析と、効率化の過程で注目すべきポイントを探ってきました。
ここからは「実践編」になります。
「こうすれば仕事を効率化できる」という手段についてご提案させていただきます。

前述のように、私たちナレッジスイート株式会社は企業向けビジネスアプリケーションを開発・販売しています。私たちがご提案する仕事の効率化の手段は、もちろんPCとアプリケーションを利用することです。
すでにビジネスの世界にデジタルの力が用いられるようになって久しく、オフィスの大小様々な課題がPCとアプリケーションによって解決できるようになりました。効率化という課題についても同様です。

では、前章の(1)~(3)のような課題をどのようなアプリケーションを使って、どのように解決すればいいのかを見ていきましょう。ここで例に挙げるのはナレッジスイート株式会社が提供する総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』です。
『Knowledge Suite』は社員同士のコミュニケーションに有用なグループウェアを始め、営業活動をサポートするSFA(営業支援)、CRM(顧客管理)など、あらゆる企業活動をサポートする数々の機能を1パッケージに統合しました。それぞれの機能が有機的に連携し、利便性を加速度的に向上することに成功しています。
『Knowledge Suite』なら、仕事効率化に活用できる下記のような多彩な機能を、たった1本でご利用いただけるのです。

(1)「今やるべきこと」をすぐに決めるための機能

顧客管理機能

『Knowledge Suite』には、取引先の顧客のデータを詳細に記録・保存し、それを業務に活用する機能が搭載されています。
企業名、住所・電話番号、担当者名といった基本的な顧客情報はもちろん、過去に自社の営業スタッフがどのようなアプローチをかけ、今どのような状態になっているか…また、その顧客が持っている課題やニーズをも誰にも分かりやすい形で簡単に管理することができます。特に営業職であればこの機能の利用によって、「今アタックするべき顧客」そして「どのようなアプローチをかけるべきか」といった「今やるべきこと」がすぐに見えてくるはずです。

マルチデバイス対応

『Knowledge Suite』はPCの他、スマートフォンやタブレット等様々な端末で利用することができます。
外出先でもオフィス内とほぼ変わらないパフォーマンスで、あらゆるデータへのアクセスが可能。社外での空き時間や移動中にも手元の端末で『Knowledge Suite』を立ち上げれば、メールの受信、社員同士のメッセージ交換、顧客や売上げのデータの閲覧など様々なタスクをこなすことができますから、「今やるべきこと」を「今すぐやる」ことができるのです。
他にも、例えば10分で記入できる営業日報を記入するためにわざわざ営業先から帰社する…といった非効率も解消できます。外で仕事ができるということは、貴方の想像以上に様々な角度から業務効率化をサポートしてくれます。

(2)「この先やるべきこと」を的確に決めるための機能

商談管理機能

前述の顧客管理や営業報告等の機能と連動し、あらゆる商談の経過・進捗を管理するための機能です。
蓄積された商談の履歴や受注見込み、売上げ見込みなどのデータを閲覧することで、明日やるべきこと、ひいては今週・今月やることが正しく見えてきます。見込みのない顧客に過度のアプローチをかけるような非効率や、立たない売上げの見込みを追いかけるような非効率を排除することができる他、自己目標やチームの指針を瞬時に決めて動けることが業務の効率化を促進します。特に中長期的なスケジューリングが求められる営業職においては、チーム全体で活用するべき機能と言えるでしょう。

データ分析

商談管理や顧客管理、また社内スタッフの活動状況をより的確に、明確に分析するためのツールが「データ分析」です。
『Knowledge Suite』内に蓄積された様々なデータを、多彩な形式のグラフでリアルタイムに表示することができる他、検索や絞り込み機能も充実。分析した結果をCSV等のデータでダウンロードすることができます。過去の実績をグラフィカルに見やすく表示することで資料作成やプレゼンにも活用でき、組織全体で「この先やるべきこと」を正しく決定・共有できるはずです。

(3)無駄を徹底的に排除するための機能

名刺管理機能

ご紹介した顧客管理や商談管理の機能を活用するには、日々の顧客データの蓄積がものを言います。
スタッフの皆さん1人1人が自身が持つ顧客データを『Knowledge Suite』に入力する必要があるわけですが、来る日も来る日も名刺とにらめっこしながら、キーボードで住所、電話番号、メールアドレスをカタカタと入力……などという非効率とはもちろん無縁です。『Knowledge Suite』に搭載された名刺管理機能を使えば、手に入れた名刺をスキャナーに読み取らせるだけであっという間に自動テキスト化。顧客管理機能への入力も自動で完了していまいます。人が作業するよりも正確なデータ入力が実現できるため、連絡ミスや分析ミスの発生も抑えることができます。

メール配信機能

『Knowledge Suite』に搭載された「メールビーコン」と呼ばれる機能では、営業活動や宣伝活動に有効なメールを、顧客に一斉送信することができます。
顧客の属性や、商談の確度などの条件で送信先を抽出することができるので、狙ったターゲットにバッチリとはまるメールアプローチが可能です。リストを作って、メール文面を設定し、配信日時をセット、というたったの3ステップでカンタン配信。さらに、どれだけの顧客がメールを開封したか、また文面に埋め込まれたURLをクリックしたか、などの分析もリアルタイムで行なうため、タイミングを逃さないアプローチや、マーケティングの改善にも活用できます。
電話や訪問による非効率なアプローチとは決別し、短時間で多数の送信ができるメールアプローチに切り替えましょう。

ワークフロー機能

企業活動につきものなのが、書類の回覧や承認の業務です。
「部長に印鑑をもらって総務部に回さなきゃいけない書類があるのに、部長の机には同じように押印を待つ書類が山積み…そして部長は離席中…」といった経験、誰にでもあるのではないでしょうか。
『Knowledge Suite』の「ワークフロー」の機能は、様々な申請や書類の回覧・承認等をアプリケーション上で行なう機能です。提出する側も、承認するする側も、目の前のPCでクリック1つでできてしまいますから、プリントアウトする手間からも、押印の順番待ちをする手間からも解放されます。
また承認側は今承認を求められているフローが目立つ形で強調表示され、提出側は自分のフローが今、誰の元にあるのかをリアルタイムで確認できるので、スムーズな回覧をうながすことにもつながります。 こうした業務1つ1つの非効率を見直すことで初めて、組織全体の効率化を推進することができると私たちは考えています。

効率化をめざすすべての企業に『Knowledge Suite』を

前項では、『Knowledge Suite』が持つ様々な機能が仕事の効率化に活用できることをご紹介しました。さらにここでは、オフィスの仕事効率化のために『Knowledge Suite』の導入が最適であることをご説明していきます。
効率化によって業績や職場環境を改善したいと考える、すべての企業の代表者様、システム担当者様はぜひご一読ください。

クラウドで効率化!

『Knowledge Suite』は、パッケージングされたソフトウェアではなく、インターネット上で稼働する「クラウドサービス」です。
ソフトウェアを大量に購入したり、PCにインストールする手間が省けるというのも効率化につながるポイントではありますが、クラウドの真価は「情報を大勢で同時に共有できる」というところにあります。
グループウェアやSFA(営業支援)機能などで社員同士が常につながり、情報の交換や共有ができるということは、様々な行動や意思決定がスムーズに行なわれるということです。また1人1人の社員が経験や知識をデータベースにリアルタイムで蓄積させることで、それらのノウハウが全員に共有される結果、さらに的確で効率的な行動をうながします。このサイクルがうまく回っていけば業務は活発化し、組織の無理・無駄は必然的に減っていくことでしょう。

ユーザー数無制限の低コスト設定で効率化!

企業にシステムを導入するにあたって、やはりもっとも気になるのはコスト面でしょう。
ビジネスアプリケーションの多くは、「ID課金制」…すなわち、「ユーザー1人につき●●円」という料金体系をとっています。一方で『Knowledge Suite』はユーザー数は無制限で月額50,000円固定という低コストからご利用可能。何人で利用しても月額価格は変わらず、安心してご利用いただけるのです。
前述のように、クラウドサービスは「大勢でデータを蓄積・共有すること」でその真価を発揮します。それを考えた場合、コストを気にして少人数で利用するよりも、なるべく大勢で、1人1人の力を集結させた方がさらなる効率化を期待できるわけです。
単純に考えて、アプリケーションで業務が効率化される人数は1人でも多い方が良いということもありますから、やはり効率化のためのアプリケーション導入を検討するのであれば「なるべく大勢で使えるもの」を選択するべきでしょう。

オールインワンで効率化!

仕事の効率化に有効な機能がたくさんあることは、前項でご理解いただけたかと思います。これら1つ1つの機能は、様々なアプリケーション開発企業から、単独のアプリケーションとしても発売されているケースがあります。
しかし、ご紹介したような機能を個別のアプリケーションとして導入した場合、十分な効率化は見込めません。例えば顧客管理アプリケーションと商談管理アプリケーションが別個に存在する場合、顧客管理アプリケーションに蓄積された顧客データを、商談管理アプリケーションに再登録するような手間が出てきてしまうからです。
『Knowledge Suite』なら、ご紹介したあらゆる機能がたった1つのアプリケーションに集約されています。入力したデータが各機能で共有されるので、営業日報で入力した顧客データを、顧客管理や商談管理においても流用することが可能なのです。
あらゆる機能を1画面内で、タブの切り替えのみで利用でき、使わない機能は非表示にすることも可能なので、あらゆる作業がスムーズに行なえます。企業の資産であるデータを、効率的に有効活用しましょう。

本稿では、「仕事の効率化」を様々な角度から考察してきました。
私たちナレッジスイート株式会社が提供する『Knowledge Suite』は、業務の効率化をテーマに開発されています。すべての機能、すべての操作が、業務を無駄なく素早く行なうことにつながっているのです。
業務の効率化は組織の成果を上げ、社員に時間的・精神的ゆとりをもたらします。企業も人も幸せにする「働き方改革」の一環としてぜひ、『Knowledge Suite』導入をご検討ください。

『Knowledge Suite』のより詳しい情報は、下記の『Knowledge Suite』サービスサイトからご確認いただけます。
【『Knowledge Suite』公式サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

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