中小企業が生産性向上する方法と
メリットを徹底解説

新型コロナウィルス感染症の感染拡大で消費が冷え込み、昨今多くの企業が売上不振にさらされています。
売上を回復させるための人件費・設備投資に多額の予算を割くことが難しいと考える企業も多く、またそもそも労働人口が減少しつづける日本で今後充分なリソースを確保しつづけることはそれだけで大きな課題となります。
そんな中、あらゆる企業が注目しているキーワードが「生産性の向上」です。
限られた人員と限られた資源を使い、いかに収益を上げていくか…これが今、日本企業が避けて通れない大きなテーマなのです。
本稿ではこの生産性の向上にスポットを当て、その実践方法や、実践することによるメリットを具体的にご紹介していきます。
特に大量のコストを投入することができる一部の大企業ではなく、日本企業の大多数を占める中小企業の視点から生産性向上に向き合います。
売上不振や人手不足に悩む中小企業の代表者様、チームのリーダーの方にはぜひお読みいただきたい内容となっています。
もちろん現場を支える一般社員の皆様にとっても、残業を減らして成果を上げるための良いヒントになることでしょう。
最後までお読みいただければ、明日からのあなたやあなたの組織の業務への取り組み方がちょっとだけ変化するかもしれません。

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労働生産性とは?

現在、生産性の向上を喫緊の課題としている企業はたくさんあります。
本稿をお読みのあなたも、社内で「生産性を上げよう」という話を聞いたことがあるかもしれません。
中でも労働人口の減少が危惧されている日本において、問題とされることが多いのは労働生産性についてです。
ではまず、「労働生産性」という言葉そのものを理解しておきましょう。
労働生産性とは、端的に言えば「どれだけの人が、どれだけの時間をかけて、どれだけの利益を上げたか」という企業や組織のデータです。
生産した付加価値(売上-経費)÷投入した労働資源(社員数・労働時間)=労働生産性
という計算式で表されます。
労働生産性が高いほど、少ない人数・少ない時間で高い利益を上げることができた…つまり効率がよい企業・組織だということになります。
「労働生産性」以外にも、資本という視点から計る「資本生産性」や、投入された全生産要素から計る「全要素生産性」と呼ばれるものもあり、これらをくくる大きな概念として「生産性」があります。
営利目的で運営される世界中のあらゆる企業にとって、生産性を高め、より少ないリソースでより高い成果を上げることは究極の目標であり、永遠のテーマであると考えてよいでしょう。

労働生産性と業務効率の違い

「労働生産性」とよく混同される言葉に、業務効率があります。
あなたはこの2つの言葉の違い、説明することはできるでしょうか…?
2つの言葉はよく似た概念であるため、必然的に同じ土俵で語られることが多く混同されがちですが、この機会に違いを知っておきましょう。
労働生産性は前述のように、どれだけの人が携わってどれだけの収益があったか…といった、比較的大きな単位(企業や組織)で計られる指標であると言えます。
一方で「業務効率」は、その名のとおり1つ1つの業務の内容を見直し、効率化を図るという視点に基づいたものです。
あなたがデスクで行なう業務の1つ1つに潜む、無理・無駄・ムラをできる限り排除し、限られた環境や時間を有効活用する取り組みが「業務効率化」と呼ばれる施策です。
つまり業務効率を計ること、業務効率化に取り組むことは生産性向上の1つの手段にすぎません。
業務を効率化させれば生産性は向上するでしょうが、生産性向上のカギは業務効率化だけではないことを覚えておいてください。

日本の中小企業における労働生産性の現状

ここまでで生産性、労働生産性という言葉の意味や概念は大まかにご理解いただけたでしょうか。
つづいては参考情報として、日本企業の労働生産性の現在地を確認しておきましょう。
ここで皆さんにちょっとしたクイズを出してみます。
OECD(経済協力開発機構)加盟国37か国のうち、日本の時間あたりの労働生産性は何位にランキングされているでしょうか?
かつては経済大国と呼ばれたこの日本、諸外国の中でもトップとは言わないまでもベスト5くらいには食い込んでいるのでは…と考える方も多いかもしれません。
正解はなんと……、37か国中・21位です(2019年のデータ)。
主要先進7か国の中で見ると、記録が残る1970年以降、常に最下位となっています。
ちなみに同集計において「1人当たりの労働生産性」では26位で、1970年以降最も低い数値となっています。
つまり日本は昔からずっと、労働生産性が極めて低い国なのです。
1950~70年代の「高度経済成長」の時代も決して高くなかったことが予想されることから、こうした成果は「効率」の上に成り立っていたわけでなく、ちからワザで成し遂げたと言えるかもしれません。
こうした「生産性後進国日本」は今、「労働人口の減少」というさらなる危機にさらされています。
労働生産性が低い日本において労働人口そのものまで減ってしまったら、ちからワザも使えません。
このままではやがて日本の経済水準が壊滅的な状況になってしまうことは、火を見るよりも明らかです。
このように現代日本において労働生産性の問題はことのほか重大で、誰にとっても他人事ではありません。
しかし、言い換えれば日本企業にはまだ労働生産性を上げる余地が充分に残されているということです。
また、「高スキル労働者」(数学的思考能力、識字能力に長けた労働者)の割合が非常に高い日本は、労働者の質は世界でもトップクラスで高いと言われています。
日本の未来を明るいものにするため、また競合他社に先を越されないためにも、貴社内でいち早く労働生産性の向上に取り組んでみてはいかがでしょうか。

労働生産性を向上させるメリット

ただ単に「やりましょう」では、あなたも周囲の人もなかなか動き出せないかもしれません。
ここでは、労働生産性を向上させることによって企業や組織が得ることができる具体的なメリットを3例、ご紹介しましょう。

人手不足への対処

前述のとおり、日本の労働人口は減少傾向にあります。
「団塊の世代」と呼ばれる1947年生まれの人は270万人ほどいました。
その子供たちである「団塊ジュニア」も1970年代に年間200万人ほど生まれています。
ところがその後出生率は低下をつづけ、今、社会人になり始める2000年生まれの人は119万人と、団塊の世代の半分にも届きません。
さらには2019年の出生数は86万5234人と過去最低を記録しました。
若い世代の労働力不足は企業に徐々に暗い影を落としており、ここ数年の採用業界は空前の売り手市場となっています。
こうした労働力の減少を放置しつづけると、仕事はあってもそれをこなすマンパワーがなくなり、企業の収益は減少する一方です。
労働生産性の向上こそが、企業と雇用を守る数少ない方法の1つと言えます。

国際競争力の確保

近年、アジア諸国の国際競争力の向上がめまぐるしく、私たちの生活の中にも「Made in China」「Made in Korea」などと刻印された商品があふれています。
「世界経済フォーラム(WEF)」がまとめた「2019年世界競争力レポート」では、1位がシンガポール、2位がアメリカ、3位が香港で、日本は6位となりました。
前述のアジア諸国の躍進や、労働人口減少を踏まえれば、この6位の地位も将来的には危ういと言えるかもしれません。
日本企業は労働生産性を向上させることによって、高品質な商品をより安く国際市場に流通させ、国際競争力を確保していく必要があるのです。

「働き方改革」への対応

労働生産性の向上は、労働時間の短縮にもつながります。
今までと同じだけの収益を上げるにも短い時間で済むようになり、昨今よく言われる「働き方改革」への対応としても有効なのです。
労働時間の短縮は労働者のモチベーション向上や集中力の向上、企業への長期定着やコスト削減など様々な複合的なメリットを生み出し、それがまたさらなる労働生産性の向上を実現します。
時代に取り残されず、自社の働き方を見直すためにも、労働生産性の向上は必要不可欠と言えます。

労働生産性を向上させる方法

労働生産性を向上させることの必要性、重要性はご理解いただけたでしょうか。
ここでは実際に企業…とりわけ一気に大きなコストを投入することができる大企業ではなく一般的な中小企業が、労働生産性を向上させるためにはどのような手段があるのかをご紹介していきます。
自社の特性と照らし合わせ、下記5つの方法をバランス良く取り入れていくのが労働生産性向上の秘訣です。

従業員のスキルアップ

従業員1人1人のスキルアップの余地がないかどうかの確認が必要です。
知識や経験が蓄積されれば、おのずと1つの仕事にかかる時間が短縮され、生産性は向上されます。
そのためにも、教育体制や情報共有体制を見直してみましょう。
新人が一人前になるまで無駄に長い期間を要してはいないか、誰かが知っていることを他の誰かが知らないために無駄な手間をとっているようなことはないか、今一度検証すると、意外な課題が見つかるかもしれません。
これらの課題解決には定期的な研修・勉強会や、社内インフラとなる情報共有システムの導入などが有効です。

労働環境の整備

従業員が本当に働きやすい職場になっているかどうか、環境面の確認も重要です。
今や従業員の働き方に対する志向やライフスタイルは非常に多様化し、「働きやすい環境」というのは人によって様々です。
なるべく「どんな人にとっても働きやすい環境」を構築することで、みんなが働きやすい時間に、働きやすい方法で働くことができ、労働生産性の向上につながるわけです。
例えばテレワークやフレックスタイム制の導入により従業員が自分に適した時間に集中的に働くことができるようになり、労働生産性が向上したというケースはいくらでもあります。
労働環境を見直し、「会社にいなければならない時間だからいる」「働いてはいるが、家族の事が気がかりで集中できない時間がある」というような、労働コストを無駄に浪費するようなケースは積極的に排除しましょう。

業務の効率化

本稿冒頭にも触れましたが、業務の効率化は労働生産性向上に効果を発揮します。
1つ1つの業務内容については、もっと手早く済ませる方法はないか、やらずに省略できる箇所はないか…などを洗い出してみましょう。
また、業務の分担についても見直してみるべきです。
1人の従業員に業務が集中していて過度な負担になってはいないか、または分担することで高速化する業務はないかどうかも検証してみる必要があります。
同時に「そもそもやらなくていい業務はないか」についても厳しい目で見てみましょう。
例えば報告書や会議など、「昔からやってるから…」「上にやれと言われたから…」というだけの理由で人的・時間的コストを浪費しているような業務は簡略化・または廃止とすべきです。

アウトソーシング

業務は「コア業務」と「ノンコア業務」とに分けることができます。
コア業務とは企業の収益に直結する業務であり、例えば営業マンであればお客様との商談がそれにあたるでしょう。
ノンコア業務とは、コア業務実践のために必要な周辺の業務を指します。
商談に対して、そのための資料作りやアポイント獲得のためのテレアポがそれにあたります。
とりわけノンコア業務については、アウトソーシング(外注)することも検討してみても良いでしょう。
当然外注費用は発生しますが、その分、従業員はコア業務に集中することができ、総合的には生産性向上やコスト削減につながるケースも多くあります。
またアウトソーシングを受託する企業はその道のプロですので、今まで従業員がやっていたノンコア業務が、半分の時間で処理できた…ということもありえます。
社内教育や説明のコストが削減できるケースもあるので、広い視野でアウトソーシングを検討してみましょう。
逆に、事業の中心となるコア業務には積極的に人的・経済的コストを投資することで生産性向上につながるケースもあるので、こちらも併せてシミュレーションしてみるべきです。

ITの積極導入

IT技術の導入によって、人の手で行なわれている業務を自動化したり、より効率的に行なうことが可能になります。
特に近年「RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)」と呼ばれる、業務をPCで自動化させる技術が注目されています。
PCにやらせることによって人がやるよりも短時間で、多くこなせる業務はたくさんあり、導入コストも年々下がっていることから、積極的に導入することで労働生産性向上につながる可能性は高いでしょう。
また完全自動化といかないまでも、顧客管理や人事評価などが効率的に行なえるようサポートしてくれるクラウドツールはたくさんあります。
自社の業務と照らし合わせフィットするツールがないかどうか、市場を調査する価値は大いにあります。

生産性向上施策を実施する際の注意点

つづいて特に組織の管理者の方々に向けて、生産性向上施策を行なう際、どのようなことを意識しなければならないのかについてご説明します。
生産性向上はスケールの大きな課題で、組織全体で取り組むべきことです。
多くの人が関わることだけに一筋縄ではいきません。
施策実行中に不安を感じたり、継続の危機に陥ってしまうことがあるかもしれません。
施策をなるべくスムーズに実行し、成果を確実なものにするためにも、下記のポイントをぜひ覚えておいてください。

すべての業務を可視化する

これは特に施策開始前に行なっておくべきことです。
まずは、自社内の業務をできる限り詳細に「可視化」することから始めましょう。
箇条書きから始まり、表や図形、グラフなども駆使しながら、自社にはどんな業務があり、それらにどんな人がどの程度携わって、どんな成果を上げているのかを、誰の目にも明らかな形にしておきます。
これにより多くの人が意見交換しながら自社の業務にある課題を発見し、どうすれば改善するかを的確に検討することができます。
会社で取り組む施策、組織で取り組む施策、個人で取り組む施策を分配することや、部署ごとの成果も見えやすくなることでしょう。
たった1人の人が考えても、現実に則した施策にはなりにくいものです。
現場の従業員も交えながら、なるべく広い部署のメンバーが参加し、誰にとっても納得できる施策を形作るために「可視化」は有効な手段なのです。

意思統一を図る

これも施策開始前に必ず行なっておくべきことの1つです。
施策に関わるすべてのメンバー間で、生産性向上について意思を1つにしておくことは非常に重要です。
前述のように大勢が関わり、非常に複雑なことをやろうとする施策です。
足並みにバラつきが出てしまうと、高い成果を上げることが難しくなってしまいます。
自社はこの施策を何の目的で、いつまでに、どのような形で実行しなければならないのかを明確にし、関係者全員が当事者意識の下に自主的に動けるようにしたいものです。
また部署ごとにKPIを設定したり、PDCAを回すことを意識した取り組みにすると、目標に向かって団結することができます。

長期的視野で取り組む

生産性向上は、始めてすぐに成果が出ることはまずありません。
特に最初のうちは業務内容の検証や計画立案、各部署間の調整や、ルールの制定、マニュアル化……と、基礎作りにかなりの時間を要することでしょう。
そうして出来上がった基礎を元に1人1人が少しずつ業務への取り組み方を改善し、徐々に目に見える成果となってくるものです。
これを理解せず結果ばかりを急いでしまうと、施策そのものが頓挫しかねません。
まだ道のりは半ばだというのに「やってみたが成果が上がらなかった」と判断され、せっかくの施策が無駄骨に終わってしまうケースがあるのです。
こうした事態を避けるためにも、最初からじっくりと腰を据え、長期的な視野で取り組む姿勢が大切です。
最初に計画を立てる時点で、長期的なスパンで立案することも心がけるようにしましょう。

生産性向上施策の効果の算出

前章でも述べたように、生産性向上施策においてはKPIの設定が成功の秘訣です。
では、具体的にどのようなKPIを設定すると生産性向上施策の効果を計ることができるのでしょうか。
以下にいくつかの例を示しますので、参考にしてみてください。

1人当たりの売り上げ高

従業員1人につき、どれだけの売り上げを上げることができたか…つまり、ある意味生産性そのものを数値化するようなKPIです。
組織全体の指標として使うようにするとよいでしょう。

年間総労働時間/総残業時間

過去と同じかそれ以上の収益を上げられていれば、従業員の労働時間が減ることは生産性が向上したということです。
他にも、休日出勤数や有給消化率で測るのもよいでしょう。

コスト削減率

人的・時間的・経済的コストがどれだけ削減できたかは、そのまま「いかにムダを省いたか」を表しているという意味で、生産性向上において重要な指標です。
数値的に小さなコスト削減でも、長期的に積み重ねていけば生産性向上に大きく寄与することを忘れないようにしましょう。

生産性向上の為に利用できる補助金や助成金

ここまで生産性向上のコツやポイントをお伝えしてきましたが、施策の実践に大きなコストを割くことが難しかったり、まず何から手をつけていいのかわからない…と、第一歩が踏み出せずにいる企業も多いのではないでしょうか。
そんな時は公的支援を利用してみるのも1つの手です。
例えば各地の商工会議所では、生産性向上に向けたセミナーや勉強会が頻繁に行なわれています。
経営者向けのものもあれば現場従業員に向けたものもあり、内容も様々ですので、計画立案や実践テクニックを知るために一度調べてみてはいかがでしょうか。
また生産性向上を目指す中小企業に向けた、設備投資やIT導入のコストを補助する助成金もあります。
厚生労働省では生産性向上を実現した企業には労働関係助成金が割増されるような取り組みも行なっています。
これらについても一度きちんと調べてみることをおすすめします。
元々労働生産性も国際競争力も低く、労働人口も減少している日本という国において、生産性向上は国家を巻き込む大きな課題となっています。
それゆえに、国や自治体、企業団体などが生産性向上に取り組む企業に向けた支援の手を数多く用意しているのです。
せっかくのこうした制度を使わない手はありません。
国や地域に貢献するつもりで、貴社でも生産性向上に取り組んでみてはいかがでしょうか。

労働生産性向上には『Knowledge Suite』を

本稿の中で、生産性向上の手段の1つとしてITツールの導入が有効であることを述べました。
最後にこのITツールについて詳しくご説明しておきましょう。
生産性向上に有効なツールはいくつかありますが、ここではSFAとCRMを取り上げてご紹介します。
SFAは営業支援システム、CRMは顧客管理システムとも呼ばれており、どちらもビジネス用PCアプリケーションのジャンル名です。
SFAは営業部門の営業マンの業務をITの力で効率化・高速化することができます。
CRMは企業が持つ顧客情報を精密に保存し、様々な観点から検索しやすくするものです。
どちらも業務の効率化に欠かせないツールとして、すでに多くの企業で導入されています。
数あるSFA、CRMの中でも本稿でおすすめしたいのは、私たちナレッジスイート株式会社が提供する総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』です。
『Knowledge Suite』はSFA、CRMに、グループウェアも加えた3つのビジネスアプリケーションがワンパッケージでお使いいただけます。
グループウェアによる、組織全体の情報共有や意思決定の迅速化も、生産性向上には欠かせません。
まさに3つのアプリケーションが互いに支えあい、貴社の生産性向上をサポートするわけです。
『Knowledge Suite』が持つ独自性を、以下にまとめさせていただきます。

誰でも使いこなせるから協力できる

PC作業に不慣れな人でも、ビジネスアプリケーションに初めて触れるという人であっても、誰でも簡単に使いこなすことができるシンプルな画面と操作性が『Knowledge Suite』の強味です。
組織全体で取り組まなければならない生産性向上施策では、みんなで継続的に使えるツールが必要となります。

3つのアプリケーションで生産性向上を実現

グループウェア、SFA、CRMという、生産性向上に有用な3つのアプリケーションが、ワンパッケージでご利用いただけるのが『Knowledge Suite』です。
蓄えられたデータは3つのアプリケーション間で共有されるため、幅広いデータ活用が約束されます。
また1つ1つを個別に導入するよりも、コストを大幅に削減することができます。

のびのび使える「ユーザー数無制限」

一般的なビジネス用アプリケーションの利用料金は、「ユーザー1人につき〇〇円/月」という「ID課金制」の料金体系をとっています。
一方で『Knowledge Suite』は、何名でお使いいただいても月額料金は50,000円~で固定されます。
関係者が多く、またその数が変動しやすいのが生産性向上施策の特徴ですから、料金固定・ユーザー数無制限のメリットは計り知れません。

クラウドサービスで優れた情報共有を

『Knowledge Suite』は、すべての機能がインターネットブラウザを通じて提供されます。
これは「クラウドサービス」と呼ばれる仕組みです。
クラウドサービスは、低コスト運用が可能であることや、情報共有・ノウハウの伝承に強いサービスで知られています。
こうしたクラウドならではのメリットが、貴社の生産性向上に必ずや貢献するはずです。

スマートフォン/タブレットでもご利用が可能

『Knowledge Suite』はPCはもちろんのこと、スマートフォンやタブレットなどの携帯端末でもご利用いただけます。
移動中や外出先でも手軽に情報交換やデータへのアクセスが可能なため、空いた時間を活用したり、ムダな移動時間を短縮し、業務効率を改善することができます。

本稿では「生産性向上」をテーマに、基礎知識や実践のポイントをご紹介してきました。
最後に本稿のポイントを簡潔におさらいしておきましょう。

まず労働生産性を表す計算式「生産した付加価値(売上-経費)÷投入した労働資源(社員数・労働時間)=労働生産性」は、基礎知識として頭に入れておいてください。

そして労働生産性を向上させる下記3つのメリットを意識しながら計画を立案しましょう。
・人手不足への対処
・国際競争力の確保
・「働き方改革」への対応

実際に労働生産性を向上させる方法として、下記のようなものがあります。
・従業員のスキルアップ
・労働環境の整備
・業務の効率化
・アウトソーシング
・ITの積極導入

また組織全体でこれらを実践するうえで、意識しておきたいポイントは以下のようなものです。
・すべての業務を可視化する
・意思統一を図る
・長期的視野で取り組む

せっかくの施策が尻切れトンボに終わらないために、KPIの設定はしておくべきです。
具体例として下記のようなKPIを設定するとよいでしょう。
・1人当たりの売り上げ高
・年間総労働時間/総残業時間
・コスト削減率

施策の実施に当たり不安がある企業に対しては、国や自治体が様々な支援制度を用意しています。
これらを上手に活用して貴社でも生産性向上に取り組み、時代を生き抜く工夫を始めてみませんか?
その先にはきっと、あなたにとっても周囲の社員にとっても明るい未来が待っているはずです。

またそのお供として、『Knowledge Suite』の導入もご検討いただけると幸いです。
『Knowledge Suite』は無料のトライアル版もご提供中です。
トライアル版では「グループウェア」のみがご利用いただけますが、クラウドサービスの特性や『Knowledge Suite』の機能の一端は充分にご体感いただけます。
トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/service/sfa.html

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