営業日報の効果的な書き方　効率化する方法やポイントを徹底解説

営業部門に付き物の業務の1つが「営業日報」です。営業職に就かれている方のほとんどは毎日何らかの報告書を提出しているのではないでしょうか。
この営業日報、毎日書いているからこそ提出する側にもされる側にも慣れが生じ、目的や必要性の検証、仕組みの見直しなどが滞りがちです。
しかし、実は営業日報には様々な可能性が隠されています。特に営業日報の作成・提出を効率化することで業務全体を効率化できることをご存知でしょうか？
本稿ではシステムの導入により営業日報を効率よく運用し、その可能性を最大限に引き出す方法をご紹介します。

営業日報の目的とは？

そもそも営業日報を書く意味や目的について、考えたことがあるでしょうか。
「これは毎日必ず書くものだ」と先輩から教えられ、それから毎日何の疑問もなく書きつづけていると、改めて「なぜ書かなければならないのか」「書くとどうなるのか」についてまで考えが及ばないかもしれません。
そうした目的意識の欠如は、やがて「書くのが面倒」「明日書けばいいや」という怠慢につながりかねず、営業日報が持つ本来の効果が失われてしまいます。
ここで改めて、営業日報を書く目的についておさらいしてみましょう。
まず覚えておかなければならないのは、営業日報を書く目的は組織側、そして営業マン側の双方に存在するということです。
それぞれの目的を、以下にまとめます。

■組織側の目的

・営業マンが毎日正しく稼働しているかどうかを確認する。
・営業部門全体の活動を見える化し、戦略の立案・実践に活用する。
・営業マン１人１人の知見を蓄積し、部署共有のものとする。

■営業マン側の目的

・自身が正しく活動していることを上司に明示する。
・課せられた目標に対して、どの程度進捗しているか、また課題は何かを自覚する。
・その日の活動を振り返り、翌日以降に反省として活かす。

営業日報効率化の方法

さて、本稿では「営業日報の効率化」をメインテーマとして取り上げています。
皆さんが書かれている営業日報はまだまだ制作・提出を効率化できる可能性を秘めており、それを実現できれば業務全体を効率化することができるからです。
では、どうすれば営業日報を効率的に運用することができるのでしょうか？
いくつかやり方はあるでしょうが、本稿でおすすめするのはPCの専用ツールやシステムの導入です。こうしたシステムの導入は、さほど高額なコストをかけることなく営業日報を企業にとって最適な形で効率化し、本来のメリットを確実に生み出してくれます。
すでに市場には日報管理機能を内包した営業部門向けのアプリケーションや、日報管理専用のアプリケーションなども数多くリリースされています。
私たちブルーテック株式会社が提供している総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』もその1つです。

ツールを利用すると、記入から提出・閲覧・共有まで、すべてをPCおよびインターネット経由で行なうことができるようになります。スマートフォンやタブレットなどの端末で運用することも可能です。
営業日報をExcelなどの表計算ソフトで運用している企業も多く見られますが、やはりそれ専用に開発されたツールと比較すると、使い勝手や情報共有性の面で差が出ます。そしてそれはそのまま効率化や記載内容の差となって表れてしまうのです。
ツールを導入すると、最短2分ほどでその日の日報記入を完了することができます。日報に記載するべき企業名や担当者名はデータベースから引っ張ってくることができますし、前回の続きの商談であればイチから記入せず、前回の日報に追記する形で書けばよいのです。
また、チェックボックスやプルダウンの設定により、テキストの入力を必要最低限まで減らすことができます。
「商談中の商品名」や「成約の確度」などはテキストで書かず、選択肢から選べば瞬時に、確実に情報が伝わる日報が作成できます。
そしてこれらの日報は簡単な設定1つで組織の誰とでも共有することができ、誰かが誰かの日報に対して応援や情報交換のコメントを寄せるようなこともできます。

ただしこうした便利なツールも、導入すれば万事OKということでもありません。そこに組織や個人のはっきりとした目的意識やモチベーションがなければ効率化は難しいことでしょう。
特にツール導入にあたり組織のマネージャーがやるべきことは多くあります。
まずは利用者1人1人に、ツール導入の目的や意義をしっかりと説明すべきでしょう。何か新しいことを始めようとする際、それに不安や抵抗感を覚える社員が一定数出てくるものです。認識の統一が図れていない組織ではツールは定着しません。
また業務全体の効率化を目指すのであれば、必要な情報交換はなるべく日報提出で済ませるようにし、無駄な会議や週報・月報の類いはなるべく減らすようにしましょう。逆に言えば、営業日報を正しく確実に運用すればこれらは必要なくなるはずです。

営業日報を効率化するとなぜ業務が効率化するの？

ここでは、営業日報管理にツールを導入することによる時短効果について考えてみましょう。
まず、分かりやすいところではスマートフォン／タブレット対応による時短効果があります。
いうまでもなく、営業マンは席にいない時間が長いものです。商談や打合せであちこち飛び回った1日の終わりに、日報を書くためだけに社に戻る…などということもよくあるのではないでしょうか。
スマートフォンやタブレットで日報を記入・提出することができれば、無駄な日報のための移動時間を短縮することができます。訪問先の駅の近くの喫茶店や、電車の中で手早く日報を提出できるのです。

逆に、日報を効率化・充実化させることにより他の業務を時短できる例も見てみましょう。
営業マンは毎日商談や資料作成に時間をとられるのはもちろんですが、意外と時間を食うのが何かを調べる時間です。
商談の前に訪問先企業の情報を調べる…、自分の前に自社の誰かが商談に訪れてはいないか、いたとしたらどんな商談かを調べる…、トークの材料として競合他社の商品について調べる…などなど、営業職の経験がある方なら思い当たる節があるかもしれませんが、実際に営業マンの1日のうち7割は何かを調べている時間だとも言われています。
営業日報にツールを導入することで、まずは日報に様々な情報を正確に記入することができるようになり、後で調べる時には日報に記載された情報を参照しやすくもなります。自社による過去の商談履歴も一発検索。その内容も詳細に把握することができます。
こうした日報に関連する時間短縮により、商談が1件多くこなせたり、他の業務や勉強に充てる時間ができるかもしれませんし、残業が減り心身ともにあなたのパフォーマンスが向上するかもしれません。

営業マンが手書きの営業日報を毎日30分かけて書くとします。
これをツールの導入により10分に短縮できれば、１人につき20分の短縮、10人のチームなら１日200分の短縮になります。
１年間ではなんと800時間の短縮となり、１時間の商談が800件もこなせるほどの時短になるわけです。
毎日のことだからこそ、それを効率化することで多くの時間が生まれます。これが日報を効率化する大きな意義なのです。

また、日報管理のツール導入により効率化以外の効果も見込めます。
例えば日報をチームで共有することにより、取引先の状況やトークのノウハウといった情報・知識を豊富に蓄積できるようになります。
日報の記録や検索機能によって、各種資料の作成がスムーズに、高度にできるようになった例や、日報に仲間からの応援コメントが記入されることで営業チームのモチベーションが格段に上がったという例もあります。
たかが日報、されど日報。真に活用すれば意外な効果を生み出すことができます。

営業日報のチェックを効率化するポイント

一方で、営業マンが書いた営業日報をチェックする上司側の工数もなるべく削減したいものです。
大勢が提出してくる日報にすべて目を通し、正確に状況を把握し、戦略を練る…ということを毎日１からやっていては、時間がいくらあっても足りません。
マネージャー側は営業日報に関してやるべきことを整理し、毎日のルーチンに組みこんでしまう必要があります。
以下の「やることリスト」を参考にしながら「毎日やること」「毎週やること」「毎月やること」を決め、効率的なフローで営業日報を活用しましょう。

■毎日やること

　・営業日報の確認、承認
　・日報の内容で気になる部分をフォローする
　・営業マンの業務の漏れを確認する

■毎週やること

　・各営業マンのスケジュール確認
　・案件の進捗を確認、適宜指示出しをする
　・各営業マンの次のアクションを確認する

■毎月やること

　・新規案件の情報を部内で共有する
　・訪問の件数や新規案件など、実績を確認する
　・顧客ごとの対応状況を確認する
　・受注、失注状況を部内で共有し、以降のアクションに活かす

営業日報で営業担当者・マネージャーが抱える悩みと解決方法

先ほどの話をさらに掘り下げ、営業担当者と営業マネージャーという二つの立場から、それぞれが営業日報に対して抱える悩みと解決方法をご紹介いたします。

営業担当者・マネージャーが抱える悩み

営業担当者が抱える悩み

・日報を書くこと自体に時間がかかる
・日報で書いた内容を、案件報告や会議用資料を別の場所で何度も報告させられる
・せっかく書いた日報が社内で活用されていない

営業マネージャーが抱える悩み

・営業担当者ごとに日報内容に食い違いがあり、状況確認がし辛い
・日報内容が分かり辛く、読む労力が大変
・過去の進捗状況を把握する為に、膨大な過去の日報から目的情報を探さなくてはいけない

どちらの立場からも、日報関連業務によって無駄な工数や時間が割かれることに悩みを抱えており、それに関連して日報業務自体に目的意識を抱くことが難しい状況が発生しているようです。営業日報という文化を根付かせるには、営業日報業務の効率化を図ることと、営業担当者・マネージャーという双方の立場に「何のために営業日報を書いているのか」という意識づけを再度行う必要があるでしょう。

営業担当者の場合に削減できる工数・時間

営業日報に関わる業務を、少なく見積もって毎日平均で30分行っていたと仮定すると、1週間で2.5時間、1年間では120時間にも及びます。一日の中ではちょっとした業務でも長いスパンで見るとかなりの時間を費やしていることが分かります。さらに営業担当者の数だけ、同様の業務を行っているとしたらどうでしょうか？
つまり、営業人員が多いほど、営業日報業務を効率化することで得られる恩恵は大きくなるのです。

営業マネージャーの場合に削減できる工数・時間

営業マネージャーは多くの場合、営業担当者より多くの業務を抱えているケースが多いでしょう。そのせいで、日報を確認する時間が十分に確保できず、せっかく書いている日報を活かせていないのです。例えば、営業日報のフォーマットを作ることは、効率化の選択肢の1つです。フォーマットが決まっていることで、どの項目を見れば、どの情報が把握できるのかもわかりやすくなり、Excelのような表形式にまとめて分析することも容易になります。

また、営業ツールの導入も良いでしょう。営業担当者が書いた情報を自動的に集計したり、ダッシュボード形式で可視化してくれるため、営業マネージャーは営業戦略の策定や、営業人員の教育といった、より大切な業務に専念出来るでしょう。

上司が営業日報を書かせる際の注意点

最も大切なのは、営業担当者の書く負担、個人によるクオリティの差、これらを減少させるためにフォーマットを作成しておくことです。またフォーマットを作る際は、営業部だけでなく、マーケティング部など部署横断的に報告してほしい項目などをあらかじめ話し合って決定しましょう。営業部だけでは気づけない視点を得ることで、より有用なフォーマットを作ることができます。

そして、次に大切なのが日報を書く意義や目的を周知し理解してもらうことです。状況の共有はもちろん、より良い成果を出すためにPDCAサイクルを回していくことの重要性を伝えましょう。

部下が営業日報を書く際の注意点

部下が営業日報を書く際の注意点は、まずはPDCAサイクルを回すためにやっているということを意識すること、ただやるのではなく次の一手に繋げるためにやっていることを認識しておくことです。また、ファクト（起きた事実）と自分の考え（インサイト）を事前にしっかり整理して書くことも大切です。ここが混ざってしまうと、読む側からしたらとても読み辛い文章になってしまいます。

営業日報の効率化に専用ツールがおすすめな理由と利用ポイント

営業日報の効率化については本稿で繰り返しご説明してきました。
その効率化においてもっともシンプルで、有効な方法として、本稿では専用ツールの導入をおすすめします。
表計算ソフトなどでも営業日報の運用はできます。
しかし営業日報提出のために開発された専用ツールには、それを上回る導入メリットがあるのです。
特に大きなメリット２点について、以下にまとめます。

■入力が簡単

多くの営業日報ツールでは、入力項目をフォーマットとして自由に設定することができます。
また、選択肢のチェックボックスやプルダウンを簡単に設定して、テキスト入力の手間を削減することもできます。
これらの入力業務を簡便にする機能は専用ツールならではのもの。
入力業務の時短に大いに貢献してくれます。

■他システムとの連携が可能

営業日報ツールは他のシステムと連携し、データを共有できるものもあります。
例えば日報で入力した行動予定がスケジュール表に自動で反映されたり、逆に顧客リストの顧客情報が日報に瞬時に反映できるような使い方ができるのです。
つまり日報で入力した情報をもう一度他のシステムに記入したり、忘れてしまった企業担当者の名前を調べるために名刺をひっくり返したり…といった余計な手間も削減することができます。

営業日報専用ツールについてより詳しく知りたい方は、以下のコラムもご参照ください。
【無料の日報管理・営業日報でどこまでできる？ アプリ比較からテンプレートまで】

日報管理ツールは『Knowledge Suite』がおすすめな理由

前述のとおり、すでにたくさんの種類の日報管理ツールがリリースされています。その中でどれを選ぶかは貴社の課題やコストを考慮して決めることになるかと思われますが、最後にどのような課題も広くカバーし、低コストで運用できるため、あらゆる企業におすすめできるツールとして『Knowledge Suite』をご紹介します。
私たちブルーテック株式会社が提供する『Knowledge Suite』は、3種類のビジネスアプリケーションがワンセットでご利用いただける総合ビジネスアプリケーションであり、もちろん日報管理機能も搭載しています。
他のアプリケーションにはない、『Knowledge Suite』ならではの魅力を以下にまとめますので、ぜひ導入の参考にしてみてください。

シンプル操作で入力も閲覧も戸惑わない！

『Knowledge Suite』が持つ最大とも言える特徴は、どなたでも使いこなせるシンプル設計です。PCでの作業に不慣れな方でも、マニュアルを読む必要もなく直感的にお使いいただけるので、組織に確実に定着します。

3大ビジネスアプリケーションがワンセットに！

『Knowledge Suite』は「グループウェア」「SFA(営業支援システム)」「CRM(顧客管理システム)」の3大ビジネスアプリケーションが1つになった総合ビジネスアプリケーション。日報以外のあらゆる業務を効率化できるうえに、SFAやCRMで入力した企業情報や顧客情報を日報にすぐに引用でき、日報の作成効率や内容の精度が違います。

ユーザー数無制限で何人でも使い放題！

ビジネスアプリケーションの多くは、「ユーザー1名につき〇円／月」といった「ID課金制」の課金方式をとっています。しかし『Knowledge Suite』は何名でお使いいただいても月額料金は50,000円／月～で固定です。コストを気にせず社員全員でのびのびと使えるので、日報による情報の収集・交換がはかどります。

クラウドサービスだから共有性は万全

『Knowledge Suite』は「クラウドサービス」として提供されています。すべての機能がインターネットを通じてブラウザ上で提供され、PCにソフトウェアをインストールする手間がありません。さらにあらゆる入力情報がリアルタイムで安全に共有され、日報による情報共有のメリットを存分に発揮します。

時間を無駄にしないマルチデバイス対応

『Knowledge Suite』はPC以外にもスマートフォンやタブレットなどの携帯端末からの操作にも対応しています。移動中や外出先でのわずかな空き時間にも日報の記入・閲覧ができ、効率アップは確実。情報交換もより密に、正確なものになります。

『Knowledge Suite』の営業日報成功事例

ここで『Knowledge Suite』を実際に導入いただいた企業様の、営業日報成功事例をご紹介しましょう。
３つの異なる事業を平行して展開しているA社様では、それぞれに性質の違う営業の活動情報をひとまとめに管理することに苦労されていました。
報告に使うツールや記載項目も統一されておらず、部門間の壁は厚かったと言います。
『Knowledge Suite』のSFA並びに営業日報の導入後は、報告類をここに記載するルールに統一。
メールで行なわれていた報告に比べ提出とレスが高速化した他、記入項目や商談確度などの定義も整理・均一化され、管理も容易に。
また多彩な検索機能を使って過去の事例を参照することで、商談のクオリティも向上したそうです。
ツール導入のメリットを上手に活かした好例と言えるでしょう。

まとめ

本稿では日報の管理・運用をツール導入により効率化するご提案をしてきました。
どんな企業でも業務の効率化や生産性向上が課題になっている今こそ、まずは身近な「営業日報」から見直してみてはいかがでしょうか。
もしも貴社でツール導入をご検討の際は、ぜひ『Knowledge Suite』の導入も併せてご検討いただけると幸いです。

『Knowledge Suite』についてより詳しく知りたい方は、下記のサービスサイトからどうぞ。
最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/service/sfa.html

営業日報についてのよくある質問

• ・営業日報とは

  営業担当者が日々の営業活動や業務の進捗状況を記録し、上司や関係者に報告するための報告書のことです。

• ・営業日報のメリットは

  組織や上司にとっては、日報から得られる情報によって営業状況の管理や営業戦略の立案に役立つ情報を手に入れることができます。また、営業担当者にとっては日々の営業状況を記録し、組織・上司と共有することで、適切なアドバイスをもらえたり、トラブルの早期解決にも役立てることができます。