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スケジュール管理の方法を理解して
仕事を効率化しよう

あらゆるビジネスマンに、成果だけでなく業務の時短や効率化が求められる現代。
必要なのは、おのおのが自己の時間と業務を正確に管理し、滞りなく処理することです。
本稿では近年ますます注目される「スケジュール管理」について取り上げ、そのメリットや実践のコツを解説していきます。
基本中の基本だから…と見過ごされがちですが、意外とキチンとできている人の少ないスケジュール管理を、この機会におさらいしてみましょう。

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スケジュール管理のメリット

自己のスケジュール管理をキチンと遂行することは、それなりの手間がかかります。
「面倒だから…」と、特にこれといったスケジュール管理をせずに次から次へと目の前の業務に取り組んでいる方も多いかもしれません。
そこで、まずはスケジュール管理を行なう意義やメリットについて改めて意識しておきましょう。

●やるべきタスクが明確になる

今日やるべきことは何と何と何か…。こうしたタスクが頭の中で整理され、きちんと認識できているのとできていないのとでは、業務効率も成果も違ってきます。
「午後に重たい業務が待っているから、午前中の業務は早めに片づけてしまおう」
…といったリソースの調整をすることもできますし、1日のタスクが少ないのであれば、余白時間をどう使うかを先回りして考え、有効活用することもできるでしょう。
またタスクを洗い出すことで、タスクの抜け・漏れを防いだり、無駄なタスクを消去や延期する…といったタスクの最適化作業を行なうこともできます。

●優先順位が把握できる

上記のように整理されたタスクには、必然的に優先順位が付与されるはずです。
「何からとりかかるべきで、何は後回しでいいのか」が分かっていると、自分が進むべき道筋が明確になり、業務を次から次へとスムーズに回転させることができます。
冷静な判断で優先順位付けができてれいば、「お前、そんなことをやっているヒマがあったらアッチを先にやれ!」と上に叱られるようなこともなくなるでしょう。

●業務を効率化できる

「タスクを明確にする」「優先順位を把握する」ということは、すなわち「無駄をなくすこと」につながり、ひいては業務を効率化することにつながります。
やるべきことをやるべき順序とスピードでこなしていれば、そこに時間のロスや、本来やるべきでない無駄な業務が発生する確率はかなり低くなるでしょう。
「急がば回れ」のことわざが示すとおり、スケジュール管理を入念にしておけば結局は1日の業務を無駄なくスムーズに終わらせることができるのです。

スケジュール管理の手順

ではつづいて実際にスケジュール管理を行なう際の基本的な手順について見てみましょう。

(1)作業を分解する

まず最初に、やるべき業務を洗い出したうえで、それらの業務を細かく分解する必要があります。
例えば単に「A社との商談」という業務も、商談に向けた資料の作成・確認やA社に関する情報収集、移動時間、実際の商談…など、実はいくつものタスクに分解することができるのではないでしょうか。
おおざっぱな業務管理では、実際にやってみたら意外な作業で時間をとられてしまった…ということにもなりかねません。
きめ細やかなスケジュール管理を実践するためにも、作業の分解はなるべく綿密に行ないましょう。

(2)各作業の締め切りを把握する

多くの場合、業務には締め切りの日や時間があるはずです。
こなすべき業務1つ1つの締め切りは、情報収集や確認作業を積極的に行ない、正確に把握しておくことが大切です。
「締め切り」こそがスケジュール管理の土台となるものであり、あらゆる業務はそこに向かって走っていくからです。

(3)各作業の時間を設定する

(2)で把握した締め切り日時をベースとして、(1)で分解した1つ1つのタスクに開始時間と終了時間を設定していきます。
なるべく短時間で終わらせるように設定することは大事ですが、あまりにも非現実的な設定にしてしまっても意味がありません。
業務を行なう時間帯や飛び込み仕事の可能性も考慮し、リアルな時間設定をすることが大切です。

(4)スケジュール通りに実践する

(1)~(3)を実践すればスケジュール管理は終わり…と考えてしまう人も多いようです。
しかし、(3)まではあくまで「準備段階」に過ぎないことを改めて認識しておきましょう。
最も重要なのはその後…つまり実際にスケジュール通り動けるかどうかです。
せっかく立てたスケジュールをないがしろにして、場当たり的に業務を行なっていては本末転倒です。
業務を行ないながらも逐一スケジュールを意識し、道筋に沿って業務を進めていきましょう。

スケジュール管理実践のコツ

前章で、スケジュール管理において最も大切なのは(4)の実践であることをご説明しました。
では、(4)の実践を的確に行なうにはどうすればよいのか?そのポイントをいくつかご紹介します。

●優先順位を意識する

「今日中に今日やるべきタスクが上がっていればいいはず」と、優先順位を考慮せずに作業にとりかかってしまう人が意外と多いようです。
スケジュール上の優先順位は、それなりの根拠があって設定されているはずなのです。
作業時の気分で簡単に入れ替えてしまっていいものではありませんし、スケジュール作成の際にはしっかりと根拠を検証して優先順位を設定するようにしましょう。

●予定は一括で管理する

個人の予定は手帳で、チームの予定はPCで…などと、複数のスケジュールを別々の場所で管理することにはリスクが伴います。
スケジュール確認が必要な際、複数のスケジュール表を確認しなければならない煩雑さが発生し、またその煩雑さがダブルブッキングの元になります。
スケジュールは必ず一元管理を心がけましょう。

●前倒しを意識する

予期せぬ事態に備え、スケジュールは前倒しを意識しておくに越したことはないでしょう。
進行状況に余裕がある時には先のタスクに早めに手を付けるなど、若干の前倒し状態を常にキープするくらいの意識で業務を進めるのが成功の秘訣です。

●難しいタスクは早めに着手する

前述の「前倒し」の補足となりますが、最初から「時間がかかる」「重い」と分かっている業務については、なるべく早めにとりかかるのがよいでしょう。
時間がかかる業務とは、複雑だったり、分量の多い作業です。
つまりそこには思わぬ大きなアクシデントが潜んでいる可能性もありますので、備えあれば憂いなしの精神で取り組むようにしましょう。
またスケジュールを立てる段階で、難しいタスクについてはさらにタスクを細分化し、それぞれに時間設定をするのもテクニックです。

●バッファを設ける

予期せぬ事態への対応についていくつか述べましたが、そもそも最初にスケジュールを立てる段階で、バッファ(余白)を設けておくことも大切です。
自身やスタッフの体調不良、PCトラブルなど、ハプニングはいくら回避する努力をしていても必ずどこかで発生します。
バッファのない高密度のスケジュールでは、何かの拍子で遅れが発生するとその後ドミノ倒しのように大規模なスケジュール破綻と化してしまいます。
「簡単なタスクばかりだから大丈夫」「この精鋭メンバーならきっと大丈夫」…などと過信せず、どんな時もある程度のバッファは用意しておきましょう。

スケジュール管理には『Knowledge Suite』を

では最後に、スケジュール管理を成功させるより確実な方法をお伝えしておきます。
それは、スケジュール管理用のPCアプリケーションを導入することです。
市場には、スケジュール管理用の様々な企業向けアプリケーションがリリースされています。
多くは社員全員のスケジュール管理を分かりやすく機能的に管理し、ネットを介して情報を共有するようなものです。
デジタル的な一元管理が可能になる他、スケジュール情報を社員間で共有することによって互いの状況をリアルタイムで把握し、チームワークを向上させることができます。
記録に残るアーカイブ性や、確認漏れやダブルブッキングを防ぐ機能も魅力と言えるでしょう。
私たちナレッジスイート株式会社が提供する総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』も、充実したスケジュール管理機能を搭載しています。
『Knowledge Suite』はグループウェア、SFA(営業支援ツール)、CRM(顧客管理ツール)という3つのジャンルの業務用アプリケーションが1本でお使いいただけます。
基本的なスケジュール管理は「グループウェア」で行なえる他、特に高度な管理が必要となる「営業マン」のスケジュール管理については、顧客データとスケジュールとをスムーズに連動させる「SFA」の機能がおすすめできます。
その他、『Knowledge Suite』が持つ特徴を以下にわかりやすくまとめますので、ぜひご参照ください。

誰でも使えるシンプル操作!

あまりPCの操作に慣れていない方でも、必ず使いこなせるシンプル画面・シンプル設計が『Knowledge Suite』の特徴の1つです。社員みんなで使うことができるから、全社のスケジュール一元管理が難なく実践できます。

3つのアプリケーションを1本で利用可能!

ビジネスアプリケーションの3大ジャンルである、グループウェア、SFA、CRMをワンパッケージでご利用いただけます。導入コストが削減できる他、入力データがアプリケーション間で連携するので、情報の活用範囲が広がり、さらなる業務効率化を実現します。

ユーザー数無制限だから低コスト!

ビジネスアプリケーションのほとんどは「ID課金制」…つまり「ユーザー1名につき〇円/月」という料金形態となっています。一方で『Knowledge Suite』は、何名でお使いいただいても50,000円~/月で固定。少人数で使い始めて、徐々に社内全体に浸透させていくような導入手法も負担なく実践できるのです。

リアルタイムコミュニケーションが可能なクラウドサービス!

『Knowledge Suite』は全機能がインターネットブラウザを通して提供される、クラウドサービスとよばれるサービスです。低コスト運用かつ即時導入が可能で、場所を選ばずリアルタイムで情報交換ができるなど、スケジュール管理に活かせるクラウドサービスのメリットが豊富に用意されています。

スマートフォン・タブレットなどにも対応!

PCの他、スマートフォンやタブレットといった携帯端末にも対応しています。移動中または外出先等でもスケジュール管理や業務の処理が可能で、業務効率化・生産性向上を促進します。

本稿では「スケジュール管理」をテーマに、その実践方法やコツをお伝えしてきました。
組織で動くことが求められるビジネスシーンにおいて、スケジュール管理は個人の課題ではなく、社員全体で向き合うべき課題です。
その際に大きな効果を発揮するのがPCアプリケーションの活用です。
アプリケーションでのスケジュール管理に興味をお持ちになられたら、ぜひ『Knowledge Suite』の利用をご検討ください。
『Knowledge Suite』は無料のトライアル版もご提供中です。トライアル版では「グループウェア」のみがご利用いただけますが、シンプルな操作感覚やクラウドサービスの利便性、基本的なスケジュール管理は充分にご体感いただけます。
トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

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