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タスク管理(To Do管理)とは?
営業がタスク管理するポイントとコツ

近頃様々なビジネスシーンにおいて、「タスク管理」という言葉がよく聞かれます。
このタスク管理、業務を行なう上で必要なものだとわかってはいても、なかなかキチンと取り組む気が起きない…という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
本稿ではタスク管理を改めて取り上げ、その方法やコツをお知らせしていきます。
タスク管理についてイチから知ってみたい、今まであまりタスク管理を真剣に考えてこなかった…という方にオススメの内容となっています。
労働時間短縮・業務効率化が求められる現代、あらゆるビジネスマンが知っておくべき基礎知識です。この機会にぜひ理解を深めておきましょう。

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タスク管理(To Do管理)とは? なぜビジネスで求められるのか

現代のオフィスでよく聞かれるようになったタスク管理という言葉。
もしかすると「キミはタスク管理が甘い」などと、上司からお小言をもらった方もいらっしゃるかもしれません。
まずはこのタスク管理という言葉の意味についておさらいしておきます。
「タスク」とは、もともとコンピュータのプログラミング用語としてよく使われていた言葉で、1つ1つの作業・業務の事をいいます。
一口に「仕事」と言っても、その中には様々な作業が含まれていることでしょう。その分解した個々の作業をタスクと言い、タスクをきちんと把握・整理・実行することをタスク管理というわけです。
またタスク管理は「To Do管理」などと呼ばれることもあります。ただしTo Do管理の方はより長期的な視点で「自分が将来的にやるべきことを忘れないように管理する」という意味合いで使われることも多いようです。
ではここで、タスク管理をより具体的な例で見てみましょう。
例えばスーパーの新人店員であるあなたが、店長から「アルバイト募集」の貼り紙を作るように命じられたとします。
「貼り紙を作る」という仕事の中には、「制作予算の決定」や「書くべき内容の整理」「紙の大きさや書き方の設定」「制作」「掲示場所の設定」「貼り付け」…などたくさんの作業が含まれており、これら個々の作業が「タスク」です。
タスク管理の本質は、こうしたタスクを正確に分類し、順序や重要度を設定することにあります。
また自分が自分のために行なうタスク管理もあれば、上司が部下のタスクを管理するような、他人のためのタスク管理もあることも覚えておきましょう。
普段こうしたタスク管理をあまり意識せずに、直観的に仕事を進めている人も多いかもしれませんが、改めて自分のタスク管理を意識して見直し、テキストや表で「タスク管理票」としてアウトプットすることで、高度なタスク管理ができるようになることは言うまでもありません。

タスク管理を行うメリット

このタスク管理、ともすれば面倒事と考えられがちなのですが、実践すれば生まれるメリットがたくさんあります。
以下にいくつかの代表的なメリットをまとめてみました。
実際にタスク管理を行なう際、これらのメリットを意識しながら行なうことでより有効な管理が行なえることでしょう。

効率的に仕事が進む

自分の作業がしっかりとしたタスク管理の下に行なわれる場合、今何をすればいいのか、また次にするべきタスクに向けて何を備えればいいのかが明確になります。つまり必要のないムダな作業をしてしまったり、効率の悪い順序で作業をしてしまうことがなくなり、仕事全体の効率化につながるわけです。

プロジェクト達成までの工程が明確になる

特に大勢でとりかかる仕事の場合、適切なタスク管理によってその工程が誰の目にも明らかになることで、組織全体で意識の統一を図ることができます。自分の出番はどこなのか、どこで力を入れべきなのか、進捗はどうか…といった自己管理をおのおのが独自に行ない、組織の力をいかんなく発揮することができるでしょう。

作業の抜け漏れがなくなる

人間が行なう仕事である以上、ケアレスミスは必ず発生します。タスク管理は規模の大きな仕事では比較的重視されますが、小さな仕事では軽視されがちです。しかし、実は小さな仕事にもタスク管理を行なう価値は充分にあります。短いスパンで完了するような仕事の中でうっかり忘れてしまいがちな小さな確認作業や報告も、事前にきちんとリストアップしておくことで、ヒューマンエラーによる抜け漏れを防ぐことができるのです。

顧客満足につながる

ここまでに述べてきたようなタスク管理のメリットをすべて活かすことができたとしたら、その仕事はどのような結果になるでしょうか。言うまでもなく、効率がよく、ミスもロスもなく、携わるスタッフも快適な環境の下に行われた仕事…ということになるでしょう。それは、ひいてはその仕事の成果を受け取る顧客側の満足度にもつながります。タスク管理とは社内のためのみならず、お客様のために行うものでもあるのです。

タスク管理のポイントとコツ

タスク管理の成果を出すために、また上に挙げたようなタスク管理のメリットを確実に活用するために、タスク管理を行なう際にどのような点に注意すべきなのか。
いくつかのポイントでタスク管理のコツをお伝えしていきます。

1つ1つのタスクを正確に分ける

まずは仕事のプロセスを正確に分類することが大切です。1度タスクを分解して書き出したら2度3度と見直し、漏れているタスクはないか、重複しているタスクはないか、本来複数に分類するべきタスクを1つにまとめてしまってはいないか…といった点を精査しましょう。この土台がきちんと作れていないと、その後につづく順序決めやスケジューリングの作業に支障をきたしてしまいます。

スケジュールにはバッファを設ける

1つ1つのタスクに紐づくスケジューリングを行なう際に注意したいのは、スケジュールに必ずバッファ(余白)を設けることです。当たり前といえば当たり前の話かもしれませんが、実はタスク管理そのものを過信してしまうと「タスク管理しているからすべては予定通りに進むだろう」と、あまり余白を設けずにスケジューリングしてしまうことがあります。いかに優れたタスク管理を行なったとしても、「予期せぬ事態」が起こる可能性は決して排除できません。それをきちんとスケジュールに盛り込むことも、失敗しないタスク管理に必要なポイントです。

誰の目にも明らかな形式で作成する

特に大勢のスタッフが目にする、大きいプロジェクトのタスク管理表を作成する場合などは、とにかく分かりやすいものを作るように心がけましょう。「自分用に作ったものをみんなに見せる」という心がまえではなく、最初から「みんなに見せるものを作る」という意識が必要です。何が書かれているのか正確に読み取ることができないタスク管理ではまったく意味がありませんし、もし誰かが何かを誤解したまま作業を進行していたとすれば、タスク管理が裏目に出てしまいます。そうならないためには、あまり情報量を詰め込みすぎないことがポイントです。

ツールを活用する

もしあなたがこれからタスク管理表を作成しようと思った場合、何を使って作るでしょうか。紙とペンを用意して、手書きしますか? PCを立ち上げてExcelやGoogleスプレッドシートといった表計算ソフトで作る方も多いでしょう。いずれのやりかたも不正解ではありませんが、本稿でおすすめするのはPCの専用ツールを活用することです。タスク管理に適したPCツール(=アプリケーション)は、市場にたくさんあります。これらを使えば、汎用的に何にでも対応する表計算ソフトと異なり、タスク管理をよりスムーズに分かりやすく行なえるようになります。「モチはモチ屋」ではありませんが、やはりそれなりに複雑で正確さを要するタスク管理には、適したアプリケーションが優位です。かくいう私たちナレッジスイート株式会社でも、タスク管理に活用できる下記のようなアプリケーションを提供しています。

『Knowledge Suite』
https://ksj.co.jp/knowledgesuite/
あらゆるビジネスシーンで有用な、グループウェア、SFA(営業支援)、CRM(顧客管理)という3つのアプリケーションが1つになった総合ビジネスアプリケーションです。特にSFAの機能を使えば営業マン1人1人のタスク管理を正確に作成し、その情報を組織で共有することができます。

『Shelter』
https://ksj.co.jp/shelter/
自社に必要なビジネスアプリケーションを、プログラミング不要で自作できる開発プラットフォームです。自社に最適な形のタスク管理ツールを自社内で簡単に作成することができます。

タスク管理には『Knowledge Suite』をおすすめできる理由

では最後に、上で簡単にご紹介させていただいた当社のサービス『Knowledge Suite』を改めてご紹介させていただきます。
『Knowledge Suite』ならではの以下のような特長によって、有効なタスク管理を実現するアプリケーションとしておすすめすることができます。

誰にでも使いこなせる簡単・シンプルな操作

『Knowledge Suite』は、PCの作業に不慣れな方でもすぐに使いこなせるシンプルな設計が魅力です。操作方法や画面構成が直観的で分かりやすく、マニュアルを読まなくてもお使いいただけます。タスク管理はみんなで実践してこそ真価を発揮します。だからこそ、誰でも使えるシステムが必要になるのです。

3つのアプリケーションがワンセットに

「グループウェア」「SFA」「CRM」の3大ビジネスアプリケーションがワンパッケージでご利用いただけます。1本分の利用料で3本使えるのでコストパフォーマンスはバツグン。また、各種入力データがアプリケーション間で連携しているので、複雑なタスク管理も少ない工数で行なうことができます。

低価格・ユーザー数無制限

一般的に、ビジネスアプリケーションは「ユーザー1名につき〇円/月」といった、「ID課金制」の料金体系となっています。一方『Knowledge Suite』は、何名でお使いいただいても月額料金50,000円で固定。大きなプロジェクトでも、安心して大勢でお使いいただくことができます。

クラウドサービスならではのメリット

『Knowledge Suite』はすべての機能がインターネットブラウザを通じて提供される「クラウドサービス」です。PCにソフトウェアをインストールする手間がなく、どんな場所でも情報がリアルタイムで共有されるメリットはクラウドサービスならでは。現場の「今」をタスク管理にすぐに反映・共有させることができます。

スマートフォン/タブレットにも対応

『Knowledge Suite』はPCだけでなくスマートフォンやタブレットにも対応しています。移動中や外出先でも業務をこなしたり、情報を閲覧・交換することが可能です。だからタスク管理に必要な綿密な情報交換を実現し、あらゆるタスクの効率化を図ります。

本稿では「タスク管理」をテーマに、その基本的な考え方や実践法をご紹介してきました。
「働き方改革」が叫ばれる今、業務の時短・効率化にはタスク管理が必要不可欠です。
貴社でもぜひ、アプリケーションを活用したタスク管理の実践を考えてみてはいかがでしょうか

その際はぜひ『Knowledge Suite』のご利用をご検討いただけると幸いです。
『Knowledge Suite』は無料のお試しトライアル版のご用意もあります。トライアル版では「グループウェア」のみがご利用いただけますが、操作感、クラウドサービスの魅力はこのトライアル版で充分ご体感可能です。
トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/service/sfa.html

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