仕事効率化の方法とは？ポイントや活用ツールも解説

企業を取り巻く環境は日々厳しくなっており、多くの企業が人材や資源の不足に悩まされています。だからこそ、仕事の効率化を図り、限られたリソースのなかで最大のパフォーマンスを発揮することが大切です。

しかし、仕事の効率化のために具体的になにをしたらいいのかと戸惑う方もいるかもしれません。

そこで、この記事では仕事を効率的に行うための方法を解説します。導入がおすすめなツールや、業務効率化の具体的な進め方についても触れています。

効率の良い仕事を行い業務環境を改善したい方や、人材や資源の不足に悩まされている方は参考にしてみてください。

仕事の効率化って？

仕事の効率化とは、簡単に言うと業務の無理や無駄を改善することです。経営資源や人材を有効活用し、業務の生産性を向上させていくのです。

仕事の効率化が成功すれば、従業員の残業時間や休日出勤の削減など働きやすさの改善が可能です。従業員の働きやすい環境が整えば、会社に対する不満が減ります。

その結果、社員のモチベーションが高まり離職率が下がることでしょう。仕事の効率化で有効な手段として、ITやデジタルツールの導入があります。

例えば、表計算ソフトや集計ソフトなどを使用することで、集計時間の無駄や仕事時間の削減が可能です。また、業務が短縮でき人手を足りないところに回すことができます。

従業員のモチベーションを上げて生産性の向上につなげたいならば、一度業務の無駄や無理を見直してみてください。

仕事の効率が良い人の特徴

例えば、今日中に上司に提出しなければならない書類が2種類あったとします。

書類Aは1時間程度で完成する軽いもので、書類Ｂは上司の指示を聞いた上で複数の資料をひっくり返しながら5～6時間かけて作るものです。

この場合、まずすぐにできる書類Aを完成させ、それを上司に提出するついでに書類Bの指示を求め、上司が書類Aの確認作業をしている間に書類Bの作成を進めれば、無駄は最低限に減らすことができるでしょう。

こうした判断がすぐに、明確にできる人が効率が良い人です。やるべきことが明確に見えていれば、おのずと体は動きます。

仕事の効率が悪い人の特徴

では逆に、仕事の効率が悪い人とはどんな人なのでしょうか？

前項をお読みいただければ想像できるかもしれませんが、こうした「どれを」「いつ」やるべきかという判断が的確にできない人です。

前項の例で言えば、効率の悪い人はまず、「AをやるべきかBをやるべきか？」という判断に時間がかかります。長い時間をかけて判断した結果、先に重い業務である書類Bに手をつけてしまうこともあるでしょう。

その結果、どうなるでしょうか？

上司に指示を求めた後、5～6時間かかる仕事を黙々と続けます。途中、上司からは「さっき指示したあの書類、どうなった？」と声がかかって、焦り始めるかもしれません。夕方頃にやっと作り終えた書類Bを上司に提出したら、書類Aにとりかかります。書類Aはすぐに出来上がってしまいますから、書類Bの確認作業を始めたばかりの上司にさらなる確認を回すことになり、「おいおいちょっと待ってくれ、今書類Ｂの確認をやってるんだよ」などと小言を言われてしまうかもしれません。

ここで気を付けなければいけないのは、効率の悪い人が必ずしもサボッているわけではないということです。

「仕事が遅い人」の中には、喫煙室で延々タバコを吸っていてぜんぜん仕事をしない男性社員…または給湯室で社内の噂話に花を咲かせ、手を動かそうとしてない女性社員…などというケースも見られます。しかしこの場合は効率が悪いというよりは勤務態度に問題があるわけで、ある意味では口頭注意で改善できるものです。

片や本稿で問題にする「効率が悪い人」は、仕事にきちんと向き合っています。ただやはり「どれ」を「いつ」やるべきかの判断ができずにいるのです。だからこそ根が深く厄介な問題であると言えるでしょう。

効率が悪い人に「もっと効率良く仕事をしろ」と口頭注意しても、おそらく何をどうすればいいのか、そのアイディアが出てこないはずです。 そうした場合、「もっと早く仕事をしろ」ではなく、具体的に何をどうするべきかといった改善指導が必要になります。

そのためにも次項では仕事を効率化し、生産性を向上するためのポイントをご紹介していきましょう。

仕事の効率を上げる方法

前章では「どれをいつやるべきか判断できないこと」が業務効率を低下させる一因であると述べました。

しかしそれ以外にも、業務の効率化を阻む要因はいくつもあります。

仕事の効率を上げるには、以下の方法が有効的です。

・仕事環境を整える

・業務に優先順位をつける

・すぐ終わる仕事から始める

・明確なゴールを設定する

・業務量をコントロールする

・ツールを使う

それぞれ詳しく解説していきますので、効率的に仕事ができない方のアドバイスとして知っておくと良いでしょう。

また、下記記事には業務を効率化する目的やメリット、有効手段を紹介しています。合わせて、参考にしてみてください。

業務効率化とは？目的やメリット・具体的なアイデアを解説

仕事環境を整える

何事も「まずは形から」と言われますが、業務効率化においてもこの考え方は有効です。

まずは机の上や身の回りを整理整頓し、業務に集中できる環境を作りましょう。

必要な資料がどこにあるかも分からない状態では、当然作業効率も落ちてしまいます。

同時にこの整理整頓の時間には、徐々に気持ちを「仕事モード」に切り替え、集中力を高める効果があります。

また睡眠や食事に気を配り体調を万全に整えたり、集中力を途切れさせるスマートフォンは鞄の中にしまうなど、様々な角度から「仕事を快適に進められる環境」を自分の手で作り上げましょう。

業務に優先順位をつける

たくさんの業務を抱えている場合、すべてを一気に片付けるのは難しいです。

現状で自分が抱えている業務をリストアップし、期日や重要度などを考慮したうえで、優先順位を決めましょう。

そうすることで目の前の仕事に集中できる上、自分の業務を「見える化」するだけでも安心感が生まれ、モチベーションが向上します。

すぐ終わる仕事から始める

上記の「優先順位」とは少し矛盾するかもしれませんが、「すぐに終わる業務」あるいは「得意な業務・好きな業務」から終わらせてしまうのも1つの手です。

当然のことですが、業務がどんどん終わっていくことで、やる気が湧いてきます。

ただし、簡単なものからやることで、最後に残っているタスクに時間がかかってしまうことがあるので注意は必要です。

明確なゴールを設定する

1つ1つの業務について全体像を把握した上で、ゴールや目標を自分なりに設定することは重要です。

「どうなればこの業務は終わりなのか」が分からず、ただ漫然と業務に当たっている人は、効率が上がりません。

また、自分の手を離れたはずの業務についてあれこれと考えてしまい、他の業務に集中できない…といったことを防ぐ意味でも、ゴールを設定することが大切です。それをクリアしたら、すぐに別の業務に頭を切り替えるクセをつけさせるといいでしょう。

業務量をコントロールする

あまりにたくさんの業務を抱えてしまうと、気が散って業務に集中できなかったり、プレッシャーでモチベーションが下がり、業務効率が著しく低下することもあります。

たくさんの業務が一気に押し寄せてくることで、パニックになった経験がある人なら、時には仕事のタスク管理をしてあげて、部下のキャパシティに収まる範囲の業務量に調節することも必要です。

膨大な仕事をすべて引き受けてしまい、その結果どの仕事も思うように進まず、多くの人に迷惑をかけたり、自身の体調や心の状態に悪影響を与える可能性もあるわけです。

「がんばりすぎ」は誰も得をしないことを肝に銘じておきましょう。

ツールを使う

スケジュールの管理や社員同士の情報交換、顧客情報の管理、日報作成、必要書類の提出など、ビジネス用ITツールで効率的に処理できる業務は多岐にわたります。

今や多くのツールはインターネット上にデータを蓄積する「クラウドサービス」で、必要な情報に素早くアクセスすることができ、メールやExcelを使うよりも各段に業務を効率化してくれます。

すでに会社がこうしたツールを導入しているのであれば、積極的に活用することが手早く業務を効率化する方法かもしれません。

会社がITツールを未導入であり、多くの社員が同じ業務でつまずいているような現状があれば、会社側に導入を提案してみるのも手かもしれません。

業務効率化の具体的な進め方

業務効率の方法を紹介してきましたが、この章では具体的な進め方を以下のステップごとに解説します。

・現状の整理

・課題のチェック

・対策を計画する

・実践

それぞれ詳しく解説していきますので、業務を効率化するうえで何をさせればいいかわからない方は参考にしてみてください。

（1）現状の整理

まずは企業や組織の今置かれている状況を細かく把握しましょう。

誰がどんな業務を行なっているのか

・それぞれの工程や所用時間

・どのような知識やスキルが必要か

これらを改めてリストアップするのです。

どんな細かな業務も、漏らさず一覧化することが大切です。

（2）課題のチェック

上記のような現状の整理ができたら、それに基づき業務のムダや、課題となっているポイントをチェックしていきましょう。

例えば、同じような業務を複数の人が行なっている、またはさほど必要性のない業務に過剰な時間が割かれているなどです。

現場の社員に聞き取り、日常の業務の中でムダに感じていることや、時間がかかってしまう業務を現場目線からも報告してもらう必要があります。

（3）対策を計画する

課題を洗い出すことができたら、それらを1つ1つ解決するための対策を考察します。

例えば作業工程を見直したり、配置する人員の人数を調整したり、または人と人との連絡を密にすることなどで大幅に効率が改善することがあるかもしれません。

ただ対策を練るだけでなく、それをいつからどのような順番で実施していくのかというスケジュールを立て、少しずつ実践していくようにしましょう。

すべてを一気に変えようとすることは、かえって現場の混乱を招くことにもなってしまうからです。

（4）実践

上記で立てたスケジュールに沿って、施策を実践していきます。

実践の前には社員全員に、どのような目的で施策を行なうのか、それによって企業や個人にどのようなメリットがあるのか…などをしっかりと説明し、意識の統一を図りましょう。

また、ただやみくもに実践するだけでなく、検証を行ないながら実践することが大切です。

施策を行なった結果、どのような効果があったのか、効果がなかったとすればどのような対策を打つべきか、など、常にPDCAを回していくことが結局は成功への近道です。

仕事の効率化を図る3つのポイント

業務を効率化する際の進め方をご紹介しました。業務改善に取り組むに当たっては、心がまえとして押さえておきたい3つのポイントがあります。

業務効率化の様々な局面で迷いが生じた場合は、下記3つのポイントを指針として考えてみると方向性が定まりやすくなるでしょう。

（1）「今やるべきこと」をすぐに決めるべきである

やはり、社員の手が止まるのは「今やるべきこと」が分からない時です。

同時にいくつものタスクを抱える中で、どれが今やるべきことで、どれが後回しにするべきことなのか。その判断が今日という1日の生産性を決定づけます。

ここで重要になるのは、どのタスクからすすめるかを決定するスピードでしょう。

「今やるべきこと」とはすなわち「すぐやるべきこと」です。

「あれをやるべきか…これをやるべきか…」と考えているうちに時間はみるみる過ぎ、「今やるべきこと」はタイミングを逸していきます。「今やるべきこと」がすぐに決まれば、後はドミノ倒しのようにスムーズに事が進んでいくのを見守るだけです。

「今」という時間を適切に使うことは、その後の生産性を左右する重要なポイントとなります。

（2）「この先やるべきこと」を的確に決めるべきである

「この先やるべきこと」をロードマップとして頭の中に描いているかどうかも、仕事の効率においてとても重要なポイントです。先にやるべきことが分かっていれば、おのずと今している業務の内容にも影響が出てくるからです。

思い出してみてください。

貴社の業務効率が良い人は、先々やるべきことが前もって分かっていて、先回りできている人ではないでしょうか？

この場合重要になるのは（1）で重要とされた決定スピードとは違い、適切な決定です。すなわち「仕事の優先順位を正しく割り振ることができているかどうか」と言い換えることもできるでしょう。この判断が適切でなかった場合、1つのつまずきが後々まで尾を引き、ガタガタと効率低下の連鎖を招くことにもなりかねません。

どういう順番でどういう業務を行なえばもっとも効率的か、という計画性が仕事効率化のいちばん基本的な考え方です。ロードマップをおろそかにしては、継続的に仕事を効率化することができません。

（3）無駄を徹底的に排除するべきである

（1）の「今やるべきこと」（2）の「この先やるべきこと」が適切に定まったなら、あとはひたすら業務に汗を流すだけです。ですが、この業務に汗を流す中でもやるべきことはあります。それはやはり無駄を排除することです。

貴社の業務の中に無駄はないかどうか、今一度見渡してみましょう。無駄な業務には2つの種類があります。

1つには、「やらなくてもいい業務」です。1つ1つの業務は、どのような目的で行われており、それは適切に機能しているものでしょうか？　例えば現場スタッフが毎日書いて提出している書類は、上司がすべて目を通し、それが適切に利用されているでしょうか？　もしかして、「今までずっとやっていたから」という理由だけで目的や効果も忘れ去られ、惰性でやっている業務もあるかもしれません。

そういった業務は「やらなくてもいい業務」です。

もう1つは「やり方を変えれば効率化できる業務」です。業務の「やり方」をチェックしてみましょう。

そこに無駄があったり、例えば機械やPCでの処理に置き換えることで数倍のスピードで処理できる業務はないでしょうか？　あるのなら、1度はそれを検討するべきでしょう。

こうした無駄の排除は徹底的にやるべきです。個々の無駄を排除することで上昇する効率は微々たるものかもしれません。しかしそれが広い範囲で、多数排除できた時、効率化は高い成果を上げることができます。

また、あらゆる業務をつぶさに観察することで、「じゃあこれも」「じゃあこれも」…と、連鎖的な発見が得られるはずです。

1つの大きな無駄を排除できたからと満足するのではなく、より幅広い無駄の排除を、恒常的に続けていきましょう。

仕事を効率化させるツールにはどんなものがある？

この章では、仕事を効率化させるにはどんなツールがあるかを紹介します。

・メモツール

・ビジネスチャット

・オンラインストレージ

・ワークフローシステム

・RPA

・SFA

・CRM

・MA

メモツール

業務の内容や業務に必要な情報を日ごろからメモに取る方は多いでしょう。物事を忘れないためや物事を整理するために、メモを取るのはビジネスパーソンに必須の習慣です。

業務の進捗状況や抱えている仕事のメモ書きをしておけば、現状がわかり効率的に作業を進める道順を組み立てやすくなります。そのため、パソコンには、メモツールが標準搭載されていることがほとんどです。

これらの情報をメモツールを利用することで、社内に進捗状況や抱えている業務について共有や整理がスムーズにできます。

ビジネスチャット

業務の報連相を、スムーズにやり取りしたいならばビジネスチャットツールがおすすめです。社内・社外どこにいても、部下や同僚とスピーディーに、まるでその場で会話しているかのように連絡できます。

作成した資料や重要な情報などの共有も簡単です。相談などをスムーズに行い、仕事の効率化をはかりたいならばおすすめのツールです。

ただ、主にプライベートで使われるチャットツールは、セキュリティ対策が甘くビジネスシーンの利用には適さないことがあります。

ビジネス用にセキュリティが強化されたビジネスチャットツールを利用するようにしてください。

オンラインストレージ

オンラインストレージは、社内資料やデータなどをWEB上に保管できるツールです。オンラインストレージを利用することで、情報の共有がしやすくなり業務を効率化できます。

ネット環境があればいつでもどこでもオンラインストレージにアクセができ、データを閲覧したり保存したりできます。サービスによって、保存できる容量やセキュリティの強度が異なるので注意が必要です。

また、使用する資料のデータを守るためのセキュリティ機能があるものを選んでください。

ワークフローシステム

ワークフローシステムは、書類や稟議書などの申請や承認に関わるツールです。導入することで書類の作成や申請、承認や差し戻しをスムーズに進められます。書類の電子化によりペーパーレスになり印刷する手間や書類を探すなどの無駄を省くことができます。

また、承認ルートを設定すれば、記載にミスがあってもアラートを表示したり、差し戻したりを自動化可能です。

RPA

RPA(Robotic Process Automation)は、ロボティック・プロセス・オートメーションの略称です。導入することで、今まで人間が手作業で行っていた業務を、ロボットに任せることができます。

例えば、エクセルファイルから会計ソフトへのデータ転写や、SNSの口コミを自動収集してエクセルファイルにまとめるなどを自動化できます。

SFA

SFA（Sales Force Automation）は、営業の商談や受注などの管理を行う、営業支援システムです。

営業の進捗状況や受注などの情報をデータとして集計することで、生産性の向上や業務の効率化が可能です。

担当営業マンだけしか、状況がわからないというような業務の属人化を防ぐことができます。生産性の向上と業務効率化をするためにも、SFAの導入を検討してみてください。

CRM

CRM（Customer Relationship Management）は、顧客情報や顧客との関係性を管理し、顧客との良好な関係を構築・促進するツールです。

社内で顧客の情報を共有し、顧客ニーズに合った訴求がしやすくなります。営業のプロセスを効率化のために、SFAと併せて導入がおすすめです。

MA

MA（Marketing Automation）は営業活動を自動化するのに役立つツールです。

登録した顧客のなかから購入が見込める方を選定したり、趣向や動向にあった商品情報を自動で提供したりすることで、営業活動にかかる労力や時間を大幅に削減できます。

仕事効率化に有効なツールとは？

前述のように、私たちブルーテック株式会社は企業向けビジネスアプリケーションを開発・販売しています。私たちがご提案する仕事の効率化の手段は、もちろんPCとアプリケーションを利用することです。

すでにビジネスの世界にデジタルの力が用いられるようになって久しく、オフィスの大小様々な課題がPCとアプリケーションによって解決できるようになりました。効率化という課題についても同様です。

では、効率化を図る3つのポイントをどのようなアプリケーションを使って、どのように解決すればいいのかを見ていきましょう。ここで例に挙げるのはブルーテック株式会社が提供する総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』です。

『Knowledge Suite』は社員同士のコミュニケーションに有用なグループウェアを始め、営業活動をサポートするSFA（営業支援）、CRM（顧客管理）など、あらゆる企業活動をサポートする数々の機能を1パッケージに統合しました。それぞれの機能が有機的に連携し、利便性を加速度的に向上することに成功しています。

『Knowledge Suite』なら、仕事効率化に活用できる下記のような多彩な機能を、たった1本でご利用いただけるのです。

（1）「今やるべきこと」をすぐに決めるための機能

「今やるべきこと」をすぐに決めるための機能は、以下のツールです

・顧客管理機能

・マルチデバイス対応

それぞれ詳しく解説していきますので参考にしてみてください。

顧客管理機能

『Knowledge Suite』には、取引先の顧客のデータを詳細に記録・保存し、それを業務に活用する機能が搭載されています。

企業名、住所・電話番号、担当者名といった基本的な顧客情報はもちろん、過去に自社の営業スタッフがどのようなアプローチをかけ、今どのような状態になっているか共有ができるツールです。

また、その顧客が持っている課題やニーズを誰にでも分かりやすい形で簡単に管理することができます。

特に営業職であればこの機能を利用すると、「今アタックするべき顧客」そして「どのようなアプローチをかけるべきか」といった「今やるべきこと」がすぐに見えてくるはずです。

マルチデバイス対応

『Knowledge Suite』はPCの他、スマートフォンやタブレット等様々な端末で利用することができます。

外出先でもオフィス内とほぼ変わらないパフォーマンスで、あらゆるデータへのアクセスが可能。

社外での空き時間や移動中にも手元の端末で『Knowledge Suite』を立ち上げれば、メールの受信、社員同士のメッセージ交換、顧客や売上げのデータの閲覧など様々なタスクをこなすことができ、「今やるべきこと」を「今すぐやる」ことができるのです。

他にも、10分で記入できる営業日報を記入するためにわざわざ営業先から帰社する、といった非効率も解消できます。外で仕事ができるということは、貴方の想像以上に様々な角度から業務効率化をサポートしてくれます。

（2）「この先やるべきこと」を的確に決めるための機能

「この先やるべきこと」を的確に決めるための機能は以下の通りです

・商談管理機能

・データ分析

それぞれ詳しく解説していきますので参考にしてみてください。

商談管理機能

前述の顧客管理や営業報告等の機能と連動し、あらゆる商談の経過・進捗を管理するための機能です。

蓄積された商談の履歴や受注見込み、売上げ見込みなどのデータを閲覧することで、明日やるべきこと、ひいては今週・今月やることが正しく見えてきます。見込みのない顧客に過度のアプローチをかけるような非効率や、立たない売上げの見込みを追いかけるような非効率を排除することができる他、自己目標やチームの指針を瞬時に決めて動けることが業務の効率化を促進します。特に中長期的なスケジューリングが求められる営業職においては、チーム全体で活用するべき機能と言えます。

SFA/CRMツール・システム GRIDY SFA の機能紹介

データ分析

商談管理や顧客管理、社内スタッフの活動状況をより的確に、明確に分析するためのツールが「データ分析」です。

『Knowledge Suite』内に蓄積された様々なデータを、多彩な形式のグラフでリアルタイムに表示することができる他、検索や絞り込み機能も充実。分析した結果をCSV等のデータでダウンロードすることができます。過去の実績をグラフィカルに見やすく表示することで資料作成やプレゼンにも活用でき、組織全体で「この先やるべきこと」を正しく決定・共有できるはずです。

SFA/CRMツール・システム GRIDY SFA の機能紹介

（3）無駄を徹底的に排除するための機能

無駄を徹底的に排除するための機能は以下通りです。

・名刺管理機能

・メール配信機能

・ワークフロー機能

それぞれ詳しく解説していきますので参考にしてみてください。

名刺管理機能

ご紹介した顧客管理や商談管理の機能を活用するには、日々の顧客データの蓄積がものを言います。

スタッフの皆さん1人1人が持つ顧客データを『Knowledge Suite』に入力する必要があります。

ただし、来る日も来る日も名刺とにらめっこしながら、キーボードで住所、電話番号、メールアドレスをカタカタと入力などという非効率な行動とはもちろん無縁です。

『Knowledge Suite』に搭載された名刺管理機能を使えば、手に入れた名刺をスキャナーに読み取らせるだけであっという間に自動テキスト化が可能です。

ちなみに、顧客管理機能への入力も自動で完了できるので、人が作業するよりも正確なデータ入力が実現できます。そのため、連絡ミスや分析ミスの発生も抑えることができます。

名刺管理サービス・名刺デジタル化 GRIDY 名刺CRM

メール配信機能

『Knowledge Suite』に搭載された「メールビーコン」と呼ばれる機能では、営業活動や宣伝活動に有効なメールを、顧客に一斉送信することができます。

顧客の属性や、商談の確度などの条件で送信先を抽出することができるので、狙ったターゲットにバッチリとはまるメールアプローチが可能です。リストを作って、メール文面を設定し、配信日時をセット、というたったの3ステップでカンタン配信できます。

さらに、どれだけの顧客がメールを開封したか、また文面に埋め込まれたURLをクリックしたか、などの分析もリアルタイムで行なうため、タイミングを逃さないアプローチや、マーケティングの改善にも活用できます。

電話や訪問による非効率なアプローチとは決別し、短時間で多数の送信ができるメールアプローチに切り替えましょう。

メール配信管理サービス GRIDY メールビーコン

ワークフロー機能

企業活動につきものなのが、書類の回覧や承認の業務です。

「部長に印鑑をもらって総務部に回さなきゃいけない書類があるのに、部長の机には同じように押印を待つ書類が山積み…そして部長は離席中…」といった経験、誰にでもあるのではないでしょうか。

『Knowledge Suite』の「ワークフロー」の機能は、様々な申請や書類の回覧・承認等をアプリケーション上で行なう機能です。提出する側も、承認する側も、目の前のPCでクリック1つでできてしまいますから、プリントアウトする手間からも、押印の順番待ちをする手間からも解放されます。

また、承認側は今承認を求められているフローが目立つ形で強調表示され、提出側は自分のフローが今、誰の元にあるのかをリアルタイムで確認できるので、スムーズな回覧をうながすことにもつながります。 こうした業務1つ1つの非効率を見直すことで初めて、組織全体の効率化を推進することができると私たちは考えています。

スケジュール管理・文書管理 グループウェア

効率化をめざすすべての企業に『Knowledge Suite』を

前項では、『Knowledge Suite』が持つ様々な機能が仕事の効率化に活用できることをご紹介しました。さらにここでは、オフィスの仕事効率化のために『Knowledge Suite』の導入が最適であることをご説明していきます。

効率化によって業績や職場環境を改善したいと考える、すべての企業の代表者様、システム担当者様はぜひご一読ください。

クラウドで効率化！

『Knowledge Suite』は、パッケージングされたソフトウェアではなく、インターネット上で稼働する「クラウドサービス」です。

ソフトウェアを大量に購入したり、PCにインストールしたりする手間が省けるというのも効率化につながるポイントではありますが、クラウドの真価は「情報を大勢で同時に共有できる」というところにあります。

グループウェアやSFA（営業支援）機能などで社員同士が常につながり、情報の交換や共有ができるということは、様々な行動や意思決定がスムーズに行なわれるということです。

また1人1人の社員が経験や知識をデータベースにリアルタイムで蓄積させることで、それらのノウハウが全員に共有される結果、さらに的確で効率的な行動をうながします。このサイクルがうまく回っていけば業務は活発化し、組織の無理・無駄は必然的に減っていくことでしょう。

ユーザー数無制限の低コスト設定で効率化！

企業にシステムを導入するにあたって、やはりもっとも気になるのはコスト面でしょう。

ビジネスアプリケーションの多くは、「ID課金制」すなわち、「ユーザー1人につき●●円」という料金体系をとっています。

一方で『Knowledge Suite』はユーザー数は無制限で月額50,000円固定という低コストからご利用可能。

何人で利用しても月額価格は変わらず、安心してご利用いただけます。

前述のように、クラウドサービスは「大勢でデータを蓄積・共有すること」でその真価を発揮します。それを考えた場合、コストを気にして少人数で利用するよりも、なるべく大勢で、1人1人の力を集結させた方がさらなる効率化を期待できるわけです。

単純に考えて、アプリケーションで業務が効率化される人数は1人でも多い方が良いということもありますから、やはり効率化のためのアプリケーション導入を検討するのであれば「なるべく大勢で使えるもの」を選択するべきでしょう。

オールインワンで効率化！

仕事の効率化に有効な機能がたくさんあることは、前項でご理解いただけたかと思います。これら1つ1つの機能は、様々なアプリケーション開発企業から、単独のアプリケーションとしても発売されているケースがあります。

しかし、ご紹介したような機能を個別のアプリケーションとして導入した場合、十分な効率化は見込めません。

例えば顧客管理アプリケーションと商談管理アプリケーションが別個に存在する場合、顧客管理アプリケーションに蓄積された顧客データを、商談管理アプリケーションに再登録するような手間が出てきてしまうからです。

『Knowledge Suite』なら、ご紹介したあらゆる機能がたった1つのアプリケーションに集約されています。

入力したデータが各機能で共有されるので、営業日報で入力した顧客データを、顧客管理や商談管理においても流用することが可能なのです。

あらゆる機能を1画面内で、タブの切り替えのみで利用でき、使わない機能は非表示にすることも可能なので、あらゆる作業がスムーズに行なえます。企業の資産であるデータを、効率的に有効活用しましょう。

本稿では、「仕事の効率化」を様々な角度から考察してきました。

私たちブルーテック株式会社が提供する『Knowledge Suite』は、業務の効率化をテーマに開発されています。すべての機能、すべての操作が、業務を無駄なく素早く行なうことにつながっているのです。

業務の効率化は組織の成果を上げ、社員に時間的・精神的ゆとりをもたらします。企業も人も幸せにする「働き方改革」の一環としてぜひ、『Knowledge Suite』導入をご検討ください。

『Knowledge Suite』のより詳しい情報は、下記の『Knowledge Suite』サービスサイトからご確認いただけます。

【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/service/sfa.html