採用管理システム12選
導入のメリットや注意点、選び方のポイントを解説

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採用管理システムは採用を行っているすべての企業にとって必須と言えるものです。
一般的に企業の採用活動はたくさんの書類やデータが混在する上、説明会、面接の日程調整などスケジュール管理業務も多くなりがちなため、業務効率化やミスを防ぐ観点においてシステムによって一元管理する必要性が出てくるからです。

特に大企業は応募者数が多いためなんらかの「採用管理システム」を導入する場合がほとんどだと思いますが、実は近年、大企業と比較して採用数の少ない中小企業でも「採用管理システム」を利用する企業が増えてきており、中小企業ですら採用管理と無関係とはいえない状況になりつつあります。

そこで本コラムでは、採用管理システムの導入を検討している企業に向けて、採用管理システムとはそもそも何なのか、採用管理システムのメリット、採用管理システム導入時の注意点と採用担当者が厳選したオススメの採用管理システム3選を紹介します。

採用管理システムとは

採用管理システムは「ATS(Applicant Tracking System)」直訳すると応募者追跡システムとも言われています。

端的に言うのならば企業が行う採用活動において、応募者の情報管理や採用スケジュールの進行管理といった、採用に関する業務を一元管理し、より効率的に採用活動を進めることを目的としたものを指します。

一般的な採用管理システムの主要な機能として下記4つが挙げられます。

・求人情報の作成や管理を行うことができる
・履歴書やポートフォリオなど、応募者に関する情報を一括で管理できる
・応募者との連絡や日時の調整など、面接情報が共有できる
・面接時の応募者の評価を担当者と共有し、スムーズな連携を行うことができる

もちろん上記の機能がない採用管理システムもありますが、採用業務は企業によってやることが変わるので、大切なのは自社に合った採用管理システムを選択することなのです。

採用管理システムのメリット

実は採用活動も営業と同じように数値目標を追わなければなりません
もし、月に1名採用という目標を立てたのなら、自社の採用率などから逆算して、母集団形成の段階でいったいどれほどの応募を集めればいいのかを算出し、その数値を追いかけ、月1名採用を達成するために何がボトルネックとなっているのかを探る必要があるのです。

例えば「○○という媒体経由の応募者は数が多いが面接過程で落ちる割合が多い」ということが分かったのならば、「質の悪い媒体に割く予算を削減して、他の媒体を使う」「面接手法を見直す」といった対処法を練らなくてはなりません。

採用管理システムを導入すると、今まで担当者が手作業で集計していた応募経路や応募者の年齢や職業などのステータス、選考状況などを一つのシステムの中で一元管理することができるようになり、施策実施後のフィードバックや改善などの業務も容易になるので、採用活動のPDCAを素早く回していくことができるようになります。

PDCAを回すことは当初計画した数値目標を達成するためにも重要なことですが、さらに昨今の売り手市場ではちょっとした行動の遅れが機会損失につながってしまうため、採用管理システムを利用して全体にかかる作業時間を短縮し、応募者へのレスポンスを早めることも大切なのです。

採用管理システムの選び方のポイント

採用管理システムの選び方のポイント

さて採用管理システムを導入することによって、どのようなメリットがあるかお分かりいただけたと思います。そこで採用管理システムの機能別に自社に合ったシステムの選び方を紹介していきます。基本的に採用管理システムは大きく4つの機能に分けられ、システムによって特化している機能も異なります。採用の方針によって必要な機能も違ってくるので、機能を確認しながら自社に最適なシステムを選びましょう

求人管理機能

求人管理機能とは、求人票を作成したり、作成した求人票を一括で管理できる機能です。またシステムによっては求人媒体との連携機能があり、連携している求人媒体から応募があった候補者情報を自動でシステムに登録できるため、候補者情報を自社のデータベースに移行する必要がありません。

採用管理システムによって連携可能な求人媒体は大きく異なり、アルバイト採用に強いものや中途採用、転職エージェントの管理など様々なため自社の採用したい人材層に合わせてシステムを選定することも大切です。

応募者管理機能

応募者への対応はともかく正確さとスピード感を求められますので、複数の求人媒体経由の応募者の一括管理機能、応募者情報の重複チェック機能、応募者の対応漏れ防止のためのリマインドメール機能などがあるものが好ましいでしょう。また、近年では、新卒やアルバイト採用を中心に応募後のやり取りを「LINE」で行うケースが増えており、メールや電話より「LINE」の方が開封率や応答率が高くなることもあります。そういった面で考えると、採用ターゲットによっては「LINE」との連携機能を持っているシステムなどを視野に入れておくことも大切です。注意点として、システムによっては応募者数によって料金が変動するものもあり、自社の応募人数と見比べてからシステムを選ばないと料金面で損をしてしまう可能性があることは考慮しておくべきです。

選考管理機能

選考管理機能とは応募者ひとりひとりの選考状況を登録・管理する機能です。例えば、書類選考や一次面接、二次面接などの採用進捗や、適性検査や各面接の評価などをまとめて管理できます。基本的に面接時の応募者の評価などは各採用担当者に属人化してしまいがちですが、この機能によって、応募者に関する情報を言語・数値化して可視化できるようになるため、応募者への評価を偏りなく行えます。また、応募者管理機能と連関して応募経路別に選考通過率などを算出できるものだと「この媒体経由の応募者は内定率が高いから、予算を増やそう」など媒体別の予算分配の決断を下しやすくなります。

採用ページ作成機能

人材紹介や求人媒体を用いずに、自社採用ページから応募を集めることができれば劇的にコストを削減できます。自社採用サイトであれば動画コンテンツや社員インタビューなど自社が訴求したいコンテンツを自由に作成し配置できるため、より自社へのモチベーションが高い応募者を集めることができます。また、魅力的なコンテンツだけでなくシステムによっては、Indeedをはじめとした主要求人検索エンジンに自動連携されているものもあり、求人票を作成するだけで自動的に求人検索エンジンにも掲載され、集客機能を担うシステムもあります。媒体に頼らず自社採用を進めていきたい企業はとくに集客機能があるかどうかをチェックしてみると良いでしょう。

採用管理システムを導入する際の注意点

採用管理システムがどんなものかは大体わかっていただけたと思います。採用管理システムにはさまざまなメリットがありますが、ただ導入すればいいというわけではありません。本項では自社に合った採用管理システムをどう選べば良いか再確認していきます。

自社に必要な機能を確認

自社にとって必要のない機能を持っているシステムを導入してしまうのは無駄以外の何物でもありません。
現在、会社が抱えている課題は何なのか、それに対しどういった機能を持っているシステムがいいのかしっかりと見極める必要があります。

料金が機能に見合っているか確認

採用管理システムには、使いたい機能やオプションの数によって導入費用が高くなってしまうものがあります。
また、機能が多すぎても使いこなせず、少なすぎれば求めていた採用業務の効率化が達成できない場合もあります。自社に必要な機能やオプションをしっかりと見極めて、機能と金額感が見合っているものを選ぶことが大切です。

操作性を確認

操作性は業務効率化に直結する部分でもあります、操作性が悪いと採用担当者の負担にもなりますし、応募者へのレスポンス速度が低下する要因にもなります。
中には無料トライアルを行えるものもあるので、操作性などの使い勝手はあらかじめ確認しておきましょう。

導入後のサポートを確認

採用管理システムを導入しても社内でうまく定着せず、せっかくお金をかけたのに結局以前のように「Excel」や「Googleスプレッドシート」での管理手法に戻ってしまうということもよくある話です。そのため、導入予定のシステムにカスタマーサポートがついているかは必ず確認すべきです。

カスタマーサポートがあれば導入支援や導入後の利用サポートだけでなく、より業務効率化や採用成功に近づけるためのカスタマーサクセスまで行っている場合もあります。併せて、サポート手段についてもチェックしておくべきでしょう。チャットやメールのみでの対応に限られるのか、もしくは訪問やWeb会議を定期的に行ってくれるのか等はあらかじめ確認しておきましょう。

他サービスとの連携機能

カレンダーツールやSNS、メッセージアプリと連携できれば、応募者とのやり取りや社内スケジュールの調整がスムーズになります。
また、連携できる求人媒体が多ければ、自動で求人情報をシステムに読み込むことができ、求人掲載の手間を省くことや求人掲載面を増やすことで応募数上昇を見込むことができます。どのサービスと連携できるかは採用管理システムによって異なるため、導入前に確認して置くことが大切です。

【採用担当者が厳選】オススメの採用管理システム12選

ここからは100人以上の採用担当者が選んだオススメの採用管理システムを12個に厳選し、特化している機能別に紹介しています。

・求人情報の作成・管理機能
・応募者情報の管理機能
・選考管理機能

今回紹介するサービスは採用管理システムに必須とされる、上記3つの機能を完備したものになっているので、採用管理システム選定の際の参考にしていただければ幸いです。

中途採用に強いシステム

HRMOS採用(https://hrmos.co/ats/

HRMOS採用

『HRMOS 採用』は、株式会社ビズリーチが提供する採用管理システムです。
ビズリーチ社が運営する求人媒体「ビズリーチ」「キャリトレ」求人検索エンジン「スタンバイ」との連携だけでなく、従来、担当者が集計していた、媒体別、転職エージェント別の紹介実績や選考通過率なども職種ごとやチャネルごとに数値化・グラフによる可視化がされ簡単に分析を行うことができ、採用活動のデータ分析を徹底的に行いたい企業の導入に適しています。

また、「ビズリーチ」に蓄積された独自のデータベースから最適なヘッドハンターを最大3名紹介するエージェント推薦機能や最適な人材を推薦する機能を搭載しており、採用活動において転職エージェントを積極的に利用している企業やスカウトメールで求職者に直接アプローチを行っている企業にもオススメです。

直感的なUIで誰でもシステムを使いこなせるほどの使いやすさに定評があり、その優れたUI設計は2017年度のグッドデザイン賞を受賞しています。

ポイント
・応募者数が多く、社員百名以上の規模感がある企業向け
・転職エージェント推薦機能や転職エージェント別にデータ蓄積が可能
・ビズリーチに蓄積されたデータベースから各社に適した人材をAIが自動提案
・機能のカスタマイズ幅が広い
・ビズリーチ社が運営する「キャリトレ」「ビズリーチ」「スタンバイ」との連携機能
・「Gsuite」や「Zoom」「Slack」等ともAPI連携しており、「Goolgeカレンダー」を使ったスケジュール調整や「Zoom」「GoogleMeet」を使ったWEB面談にも対応

HERP Hire(https://herp.cloud/

HERP Hire

『Herp Hire』は株式会社HERPが提供する採用管理システムです。
採用活動は基本的に、人事の採用担当者や経営者が主体となって行われますが、『HERP Hire』は、現場の社員も積極的に採用活動に加わる「スクラム採用」を実現するためのサービスとなっています。

「Slack」「Chatwork」といった主要チャットツールとの連携により、媒体からの応募通知や応募者と採用担当者とのやりとりが現場社員にも可視化されるため、人事や経営者のみで採用を決定する場合に起きがちなミスマッチを防ぐことがでます。
さらにITサービスとしてのレスポンスの速さや使いやすさにも定評があり、単純に採用業務の効率化を進めたい企業にもお勧めできるサービスになっています。

料金プランは採用規模によって異なるため、問い合わせが必要になりますが、月間応募数が30名以下なら無料で利用できるので、月間の応募数が30名以下で、リファラル採用に力を入れているスタートアップ企業はまず導入してみることをオススメします。

ポイント
・スタートアップ企業向けの採用管理システム
・スクラム採用、社内連携を促進したい企業向き
・IT系企業が利用する20以上の求人媒体からの応募情報の自動連携
・「Slack」「Chatwork」との連携による現場メンバーへのスピーディーな情報共有
・「Slack」では担当者へDMで連絡できる機能もあり
・エージェント経由、自社サイト経由、社員経由の応募(リファラル採用)も一元管理
・月間応募者数30名以下の企業なら無料で導入可能

HITO-Linkリクルーティング(https://www.hito-link.jp/recruiting/

HITO-Linkリクルーティング

『HITO-Linkリクルーティング』はパーソルプロセス&テクノロジー株式会社が提供するシステムです。『HITO-LINKリクルーティング』のキーワードを挙げるなら「自動化」と「連携」になるでしょう。「DODA」や「Indeed」をはじめとする30以上の求人媒体と連携しており、各媒体で得たデータの取り込み作業を全て自動化してくれるため、採用活動の効率化に即座に繋がります。
また、「Google」、「Outlook」、「サイボウズGaroon」などのカレンダー機能との連携やクラウド労務ソフト「SmartHR」、WEB面接ツール「Harutaka」などの他社サービスとも連携しており、すでにそれらのサービスを利用している企業には特にお勧めの採用管理システムです。

ポイント
・中途採用向け採用管理システム
・30以上の求人媒体から応募者データの自動取り込みが可能
・「Google」/「Outlook」/「サイボウズGaroon」などのカレンダー機能と連携
・「SmartHR」/「harutaka」/「インタビューメーカー」等の他社サービスとも連携

RPM(http://zeku.co.jp/product/rpm.html

RPM

『RPM』は株式会社ゼクウが提供している採用管理システムです。最大の特長は年間100名以上の大量採用を行う企業に適したシステムであるという点です。なんと『RPM』は全国350以上のWEB求人媒体の応募者の自動取り込みに対応しており、北は北海道から南は沖縄まで全国各地の媒体を網羅する媒体連携を実現しました。

その他にもWEB面談や、「LINE」を使った連絡機能、プロフィールシートや社内分析レポートなどの帳票出力機能、応募者自身が即時に面接予約できる機能など、大量採用業務をサポートする機能が用意されているため、応募者数が多く採用業務に圧迫されている担当者にぜひお勧めしたいシステムです。

ポイント
・中途採用向け採用管理システム
・年間100名以上の採用を行う企業向け
・350以上の求人媒体と連携
・導入までの手厚いサポート

Jobsuite Career(https://jobsuite.jp/career/

Jobsuite Career

『Jobsuite Career』は株式会社ステラスが提供している採用管理システムです。
株式会社ステラスは採用管理システムの領域で数々の特許を取得している老舗企業でその技術力と情報セキュリティの高さに定評があります。『Jobsuite Career』も情報セキュリティにおいて高く評価されており、1998年のサービスイン以降、20年以上もシステム障害や情報漏洩を起こしていないことは特筆すべきでしょう。

その他機能面においても、各応募者の進捗状況を一覧画面で把握できたり、応募者や転職エージェントに対して一人ずつマイページが発行されるなど、選考過程を管理する機能に長けています。また、初期設定の簡単さや導入後に専任担当者が付き定期的に活用フォローしてくれるサービスもあるなどサポート体制も手厚く、同社が提供している新卒向け採用管理システム『JobSuite FRESHERS』と併せて利用するとさらにリーズナブルに利用することができる点も留意したいところです。

ポイント
・中途採用向け採用管理システム
・年間100名以上の採用を行う企業向け
・350以上の求人媒体と連携
・導入までの手厚いサポート

新卒採用に強いシステム

i-web(https://www.humanage.co.jp/service/lp/i-web/

i-web

『i-web』は株式会社ヒューマネージが提供する採用管理システムです。
新卒領域では導入シェア1位を誇り、システムとしての使いやすさはもちろん、WEB面接機能や適性検査との連携といった様々な機能のほか、膨大なデータから最適な採用プロセス設計や応募者とのコミュニケーションの改善策をシステム側から提案してもらえるのも特長。

さらに、現状分析や戦略立案のためのコンサルティングサービスを受けることができ、採用戦略の設計やフロー構築など採用業務全体を見直したい場合には最適なサービスとなっています。

料金プランは問い合わせが必要になりますが、初期費用やコンサルティングサービスなどの面から他のサービスと比較するとコストが高くなりやすい傾向にあります。
また、「リクナビ」をはじめ「キャリタス就活」や「OfferBox」といった大手新卒採用媒体とも連携しており、「リクナビ」「キャリタス就活」と連携しているのは類似製品の中でも『i-web』のみとなっています。

ポイント
・新卒採用向けの採用管理システム
・大手企業の導入実績が多いため、他社との比較分析や独自の統計機能を用いた調査レポートなどを元に会社ごとに適した採用コンサルティングをうけることができる
・「SPI3」や適性検査システムとも連動
・初期費用がかかるが、導入時に自社の採用業務に合った設定が可能なため使いやすい
・「リクナビ」「キャリタス就活」「OfferBox」など、大手新卒採用媒体と連携
・「i-web LIVE」という独自のweb面接機能が付属

MOCHICA(https://official.mochica.jp

MOCHICA

『MOCHICA』は株式会社ネオキャリアが提供する採用管理システムです。
採用管理に必要な機能は備えていますが、何よりの特長は「LINE」と連携していることです。
「LINE」上で応募者とのやり取りはできることはもちろん、説明会や面接の日程調整なども「LINE」上で完結できるため、「LINE」利用者の多い学生や若者の採用を重視したい企業に適しています。また「LINE」というツールの特性上、メールや電話よりフラットで気軽なやり取りが可能なため、学生の本音を引き出しやすいという傾向もあります。応募率や選考辞退率の改善にも役立つため、学生との距離感に悩み新卒採用に課題を感じている企業にお勧めのツールです。

ポイント
・新卒採用向けの採用管理システム
・「LINE」を利用した採用を始めたい企業向き
・「LINE」を希望しない応募者とは管理画面上でメールでのやり取りも可能
・無料のチャットサポート

JobSuite FRESHERS(https://jobsuite.jp/freshers/

JobSuite FRESHERS

『JobSuite FRESHERS』は株式会社ステラスが提供する採用管理システムです。
同社が提供する中途採用向け管理システム『JobSuite Career』と同様、情報セキュリティの面で優れていることはもちろんですが、『JobSuite FRESHERS』は新卒採用に特化しており、学生の年度をまたいだ応募者の選考管理が可能となっています。

具体的には3年次で会社説明会に参加していた学生を、自動的に4年次に本選考へ誘導するなど、新卒採用において煩雑になりがちな作業をサポートしてくれます。職種別・コース別などでも異なる選考プロセスをきめ細かく設定・管理することができるため、特に選考管理面を強化したい企業にお勧めです。

ポイント
・新卒採用向けの採用管理システム
・安心の情報セキュリティ
・新卒の選考管理に長けた豊富な機能
・採用マーケティング向け動画を制作できるクラウドサービス『JobSuite DOGA』が無料で付属
・『JobSuite Career』と併せて利用すると安い

無料で使える採用管理システム

Hirehub(https://hire-hub.io

Hirehub

『Hirehub』はエン・ジャパン株式会社が提供する採用管理システムです。
何よりも無料であることが最大の特長で、求人媒体はエン・ジャパンが運営するものに限らず、10サイトと連携しており、転職エージェント・求人媒体に限らず応募経路と応募者情報を紐づけることも可能です。応募者とのやりとりもシステム上で完結できる上、一覧画面で応募者ごとの選考状況や応募者評価を閲覧も可能など、一目見て業務の優先順位が分かる仕組みになっています。また、同社が提供する自社採用サイト作成ツール「engage」と連携すれば、「Indeed」「Googleしごと検索」などの求人検索エンジンにも自動で掲載されるため自社採用にも力を入れることができます。

ポイント
・無料で利用可能
・採用管理システム初心者向け
・中小・スタートアップ企業向け
・作成した求人が主要求人検索エンジンだけでなく、「LINEキャリア」に自動で掲載される
・選考管理や応募者分析の機能が有料ツールと比較すると弱め

Airワーク採用管理(https://ats.joboplite.jp

Airワーク採用管理

『Airワーク採用管理』は株式会社リクルートが提供する採用管理システムです。
自社採用サイトを持たない企業向けのシステムで、無料で採用サイトを作成でき、集客から採用管理までこのシステムで完結することができます。簡単なUIが特長で80種類のテンプレートを選ぶだけで採用サイトを作ることができ、作成した採用サイトは自動で「Indeed」に掲載されます。無料ツールの為、選考管理や応募者管理機能の面では他のツールに劣ってしまうことに注意が必要です。

ポイント
・無料で利用可能
・採用管理システム初心者向け
・中小・スタートアップ企業向け
・「Indeed」への自動連係が可能で、求人ページを作成すれば即座に掲載される
・選考管理や応募者分析の機能が有料ツールと比較すると弱め

新卒&中途採用で使える採用管理システム

ジョブカン採用管理(https://ats.jobcan.ne.jp

ジョブカン採用管理

『ジョブカン採用管理』は株式会社DONUTSが提供する採用管理システムです。
有料の採用管理システムの中でも最低料金が月額8,500円と非常にリーズナブルなため、採用管理システムを導入したことがなく、勝手がわからないという企業には特にオススメです。
シンプルなUIと操作感が特長で、「LINE」で候補者とやり取りすることもできます。導入実績も6,000社を超えるなど、ともかく始めやすく使いやすいシステムになっています。

ただ、月額8,500円のプランだと求人媒体との連携機能や月に登録できる候補者数も制限されてしまいます。どちらかというと中小スタートアップ企業向けのシステムである点は留意しておくべきです。

ポイント
・採用管理システム初心者向け
・中小・スタートアップ企業向け
・中途採用にも新卒採用にも利用できるシステム
・料金が他社ツールと比較するとリーズナブル
・他社と比較すると分析機能やレポーティング機能に弱み

sonar ATS(https://sonar-ats.jp

sonar ATS

『sonar ATS』はThinkings株式会社が提供する採用管理システムです。
新卒・中途採用等あらゆる採用ニーズに対応し、 統合的に応募者管理ができること、採用業務をフローチャート形式で作成できることが最大の特長です。

特にフローチャートを作成することにより、採用状況がリアルタイムで可視化されるようになり、採用業務全体の業務効率上昇に繋げることができます。単なる採用管理に終わらず、採用業務自体をさらに効率化しPDCAを回していきたいという企業にお勧めのシステムです。

ポイント
・新卒&中途採用の両方に利用可能
・フローチャート作成で採用業務の見える化を実現
・他社サービスとの連携数が業界トップクラス
・応募者とのメールのやり取りや日程調整を自動化可能

おわりに

Shelter

いかがでしたでしょうか、今回は採用管理システムについて紹介しました。最後に、採用管理の必要性は感じているけれど、一般的な採用管理システムだとオーバースペックすぎてコスト面で要件に合わないという企業向けに業務効率化ツール『Shelter即効アプリシリーズ』をご紹介します。

『Shelter即効アプリシリーズ』は「採用管理」だけでなく、「進捗管理」「顧客管理」「案件管理」といった今までExcelやGoogleスプレッドシートで行っていた業務すべてを一元化し、全社員で共有、管理、編集が行えるサービスとなっています。
必要なクラウド業務アプリを選択してご利用いただけるため、不要な機能を導入して無駄な費用が発生することもありません。

採用管理においては、応募者情報と面接の進捗や担当面接官を紐づけて分かりやすく共有・管理することが可能で、履歴書などの個人情報や候補者とのやり取りもデータベースに安全に保管しておくこともできます。
また「Slack」「Chatwork」「LINE」「Facebook Messenger」などのチャットツールとも連携し、更新ごとにメッセージやチャットが飛ぶようリマインダー機能を設定できるので、採用担当者間での情報共有を完璧にし、作業の抜け漏れも事前に防ぐことができます。

『Shelter即効アプリシリーズ』はユーザー数無制限で何人でお使いいただいても月額利用料金は「定額」とリーズナブルに利用可能です。
一般的な採用管理システムだと要件が合わないという場合はぜひ『Shelter即効アプリシリーズ』ご検討いただければ幸いです。

詳細は下記より、お気軽にお問い合わせください。
『Shelter即効アプリシリーズ』はこちら

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