企業において経費申請は必要不可欠なプロセスですが、毎月行われる経費精算の業務量に圧迫されて、疲弊している管理部門も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、経費申請について解説するとともに、経費申請システムを導入するメリットをご紹介します。
【この記事の内容】
経費精算とは
経費精算とは、お客様に訪問する際の交通費や出張宿泊費といった、会社の事業に関する活動を行う際にかかった費用を従業員が立て替え、そして立て替えた費用を会社に申請して払い戻しを受けることを指しています。
また、申請の際には立て替えた費用がちゃんと事業に関係しているものかを確認するため、領収書をはじめとする証拠となる書類等を提出する必要があります。
しかし、接待交際費など会社の事業とは直接関係なくとも「最終的に会社の利益につながる」と判断される場合は経費として認められる場合もあります。
経費申請のプロセス
経費申請では、領収書やレシートを添付して、実際に従業員が立て替えた費用の申請をする場合が多いと思います。中には事前に経費申請が必要となる場合もありますが、その場合を除くと下記のようなフローを辿るのが一般的です。
経費申請の主なフロー
従業員が申請書を作成して提出
立て替えた費用を証明できる領収書等を添付して経費精算申請書を作成し提出します。
一般的に、経費精算申請書には、いつ、どこで、なんのために経費を使用したのかを記載する必要があります。例えば、営業マンの交通費などは日付、乗車駅、降車駅、訪問先の企業名などを記載する必要があります。
従業員が申請書を作成して提出
一般的に経費精算申請書は、まず従業員の上長から承認をもらいます。この承認フローにおいては申請書の内容に不備がないか、金額に誤りがないか、実際にその訪問が行われたか、社内規定に照らして問題ない申請か、などを確認する必要があります。この上長承認を得た申請書は次のフローとして経理担当者に回します。
経理担当者が申請を承認/却下する
この時点で経理担当者はもう一度、手元にある申請書が問題ないものか確認する必要があります。上長承認を通っていたとしても、精算書に誤りがある場合は多く、必ず十重二十重のチェックが必要となります。
なぜなら、多くの部下を抱える上長の場合、すべての申請書によく目を通す余裕がないうえに、経費精算だけではなく、他の業務を多く抱えておりチェックが甘くなってしまう可能性が高いからです。
経理担当者が申請書を確認し、問題なければ会計処理、振込作業を行います。会計処理は、申請ごとにどの申請が、どの勘定科目、税区分になるかということを確認し、会計ソフト等に入力を行っている企業がほとんどでしょう。これを全従業員の全申請分行なわなければならない上、従業員によって振り込むべき金額が異なるので、一人ずつ正確な金額を振りこむ必要があります。
経費精算の種類
経費精算書には複数種類があり、状況によって作成するべき書類が異なります。
仮払い経費申請書
出張は長距離移動時の交通費や宿泊代なども含めて、数万円以上の金額が必要になることがありますが、従業員がそれを立て替えると一時的な出費とはいえ、かなりの負担になります。そんな時、仮払い経費申請書を事前に提出することで、仮払金として企業から従業員に経費利用できるお金が渡されます。
仮払い経費精算書
仮払い経費申請書を利用して経費を預かった従業員は、それをどのように利用したかという領収書などの証明書をつけて、仮払い経費精算書を提出しなければなりません。この仮払い経費精算書と、余っている仮払金などを企業に返却することで、一連の経費精算が完了します。また、不足分を自己負担している場合も、この書類を申請することで企業から不足分の支払いを受けられます。
出張旅費精算書
出張旅費精算書は出張に伴い使用した諸々の費用を精算するための書類です。出張旅費精算書には、使用した交通機関や経路、ホテルに支払った宿泊代金、その他発生した費用を記入し会社に提出します。会社側は記入された情報が正しく適切なものかチェックし、問題なければ従業員が出張時に立て替えた金額を返金します。
経費申請の課題
ここまで、経費精算とは何か、経費申請はどのようなフローをたどるか、また、経費精算書の種類について説明してきました。経理担当者はこの複雑な経費申請フローを守りながら、月ごとに全従業員分の経費精算をしなければならないため、素早く正確かつ厳格な処理が求められていることが分かります。
いざその認識を持ってみると、経費申請において企業が抱えている課題が浮き彫りになってきます。そこで本項では経費申請において企業が抱える課題について解説いたします。
申請不備による差し戻しが多い
例えば、必須項目が記入されていない、領収書が添付されていない、領収書と申請書で記載金額が異なっている等々、何らかの理由で申請に不備が発生する場合は非常に多くなります。そういった不備がある場合、経理担当者は申請書類を差し戻さなければならず、結果的に申請から承認までかなりの時間がかかってしまいます。
入力時のミスが多くなりがち
経理担当者は全従業員分の領収書や書類を処理しなければならず、その一つ一つを手入力しているとどうしてもミスが起こってしまいます。
そのミスが後で明らかになると、修正や再計算といった無駄な作業が発生してしまい、経理担当者の負荷を上げる要因となります。
経理担当者への業務的負担
今まで述べてきたように、経理担当者の作業量は非常に多く、照合作業から集計・入力・管理といった作業をひとつひとつ行わけなければなりません。必然的に経理担当者への業務的負担は非常に大きいものとなり、ミスを誘発する原因にもなるため、こういった状況は負のスパイラルを引き起こしてしまいます。
経費申請をシステム化することのメリット
経費申請業務が抱えている課題はご理解いただけたと思います、それではどうやってこれらの課題を解決できるのでしょうか。一番簡単な解決策として考えられるのは、経費申請システムの導入です。本項では経費申請システムを導入するメリットを解説します。
申請者の手間を削減
例えば、申請を書面で行っていた企業は、パソコンやスマホなどを使用して場所や時を選ばずいつでもどこでも申請できるようになります。また、システムによっては立て替えた経費の領収書などをスマホで撮影することで自動的に経費精算をしてくれるものもあり、申請者が煩雑な経費申請フローから解放され、その結果、会社を成長するためにやるべき仕事に集中できるようになります。
経理担当者の手間を削減
申請者と同様に経理担当者の業務負担も軽減されます。たとえば、勘定科目への自動仕分けや交通費の自動計算など今まで手入力で行っていた作業が自動化され、作業の手間が省けることはもちろん、手入力によるミスを削減できます。また、システムなら経費申請が終わっていない未入力者のみを簡単に抽出できるようになるため、申請が滞っている場合はどこで止まっているかすぐに判別でき、さらにシステム上で対象者とやり取りできます。
不正の減少
先に述べたように、システムの導入により交通費や領収書が自動計算されるようになることに併せて明確なメリットがあります。
例えば、自動入力によって意図的な経費の水増しなどを未然に防ぐことができるのです。
特に大企業などはすべての申請を細かくチェックする余裕がないため、経理担当者が見逃してしまう可能性もあります。システムによって申請を管理することで、そもそも不正をできない環境に変えられるのです。
まとめ
経費申請は、申請を処理する経理担当者にとっても、従業員側にとっても業務的にかなり負担であることが分かったと思います。しかし、経費申請システムを利用することで簡単にこの課題を解決できる上、ペーパーレス推進やテレワーク化にも役立てられます。社内の経費申請業務を効率化したい時は、ぜひ経費申請システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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