「カンバンボード」という言葉があります。
初めて聞いた…という方も多いかもしれませんが、企業においてプロジェクトやタスクの進行を管理する立場にある方であれば、耳にしたことがあるかもしれません。
本稿では、業務のスケジュール管理の手法の１つであるカンバンボードをテーマに、その基本的な知識や活用方法をご紹介していきます。
複数のスタッフが関わるプロジェクトに携わっているすべての方にとって、ためになる知識が得られる内容ですので、ぜひ最後までお読みください。
【この記事の内容】
カンバンボードとは？
まずカンバンボードという言葉についてご説明しておきましょう。
カンバンボードは、たくさんのタスクから成るプロジェクトのスケジュールを管理するための手法の１つです。
おおざっぱに言えば、大きなホワイトボードを「最優先」「進行中」「保留」「完了」…など、いくつかのエリアに区切り、タスク名が書かれた付箋を該当の場所にペタペタと貼っていきます。これがカンバンボードと呼ばれるスケジュール管理方法です。
意外と単純だと思われたのではないでしょうか？
この方式は元々1940年代に、かのトヨタ自動車で開発されました。
自動車工場の現場において、生産チームや倉庫チームが相互の意思疎通を図るために、必要なものやリアルタイムの稼働状況を看板に書き、受け渡ししていたことがその発祥だそうです。
このように元々は非常にアナログな管理手法だったカンバンボードですが、パソコンのモニター上に仮想のカンバンボードを作成する形で、今も盛んに使われています。
特に大勢が関わり、リアルタイムで全体の状況が変化していくソフトウェア開発の現場などでは一般的に使われているようです。
この非常にシンプルで原始的な管理手法が、今も最新テクノロジーの現場で活用されているというのは、面白い話ですね。
カンバンボードの目的
カンバンボードを作ると、各タスクが今どのような状態にあるかを俯瞰して見ることができます。
このようなカンバンボードをスケジュール管理に導入する目的は、主に２つあります。
●進捗状況の共有
スタッフが集まりカンバンボードを見れば、プロジェクト全体の進捗状況を即座に共有することができます。
「あなたのタスクは今このような状態にあるので、以降このように進めてほしい」といったコミュニケーションも、カンバンボードを見ながらすれば互いに理解が進むでしょう。
●適切なスケジュール調整
カンバンボードの一覧性は、スケジュールのムリ・ムダ・ムラを気付きやすくしてくれます。
遅れが発生している部分を視覚的に発見でき、また未完のタスクがたまっている人にさらにタスクを増やすような非効率が回避できるのです。
スタッフが集まりカンバンボードを見れば、プロジェクト全体の進捗状況を即座に共有することができます。
「あなたのタスクは今このような状態にあるので、以降このように進めてほしい」といったコミュニケーションも、カンバンボードを見ながらすれば互いに理解が進むでしょう。
●適切なスケジュール調整
カンバンボードの一覧性は、スケジュールのムリ・ムダ・ムラを気付きやすくしてくれます。
遅れが発生している部分を視覚的に発見でき、また未完のタスクがたまっている人にさらにタスクを増やすような非効率が回避できるのです。
カンバンボードのメリット
上記のように「一覧性」「共有性」といった特長の他に、カンバンボードの活用には以下のようなメリットもあります。
●共通の情報交換ツールとして優秀
ある人はメールで…ある人はExcelで…など、人によって自身のタスクの進捗を報告する方法が違っていては、管理する方も非効率です。
カンバンボードはシンプルで理解しやすく、どんな人にも使いこなすことができるため、スタッフ共通の情報交換ツールとして使いやすいのが特長です。
●チームワークの向上
カンバンボードを使えばチームの全員がプロジェクト全体を理解できるので、チームに一体感が生まれます。
スタッフ各々が「自分は今、誰のために何をすべきか」「今、困っているのは誰なのか」を理解することで、自分個人だけでなくチームの一員としての視野を持って業務に当たることができるようになります。
ある人はメールで…ある人はExcelで…など、人によって自身のタスクの進捗を報告する方法が違っていては、管理する方も非効率です。
カンバンボードはシンプルで理解しやすく、どんな人にも使いこなすことができるため、スタッフ共通の情報交換ツールとして使いやすいのが特長です。
●チームワークの向上
カンバンボードを使えばチームの全員がプロジェクト全体を理解できるので、チームに一体感が生まれます。
スタッフ各々が「自分は今、誰のために何をすべきか」「今、困っているのは誰なのか」を理解することで、自分個人だけでなくチームの一員としての視野を持って業務に当たることができるようになります。
カンバンボードのデメリット
一方でカンバンボードには下記のようなデメリットもあると言われています。
カンバンボードを導入する際には、気を付けるべきでしょう。
●個々のタスクの詳細情報を把握しにくい
カンバンボードは、あくまでプロジェクトの全体像を把握することに長けた管理手法です。
１つ１つのタスクの内容や分量までは把握しにくいため、スタッフと綿密に聞き取りしたり、各タスクを示す付箋の色や大きさである程度把握できるようにしておくなどの工夫が必要でしょう。
●過度なチームプレイに陥りがち
スタッフみんなで共有するカンバンボードは、前述のようにチームワークを向上させるメリットがあるものの、他の干渉を受けずマイペースで業務を進めたいタイプのスタッフには不向きかもしれません。
全員に「仲良しこよし」を強制するのではなく、スタッフの性格を見極め、人によっては過度の干渉を控えるなどの気遣いも必要になります。
●コスト管理ができない
カンバンボードはタスクとスケジュールの関係性を管理するものであり、実は予算の項目が存在しません。
例えカンバンボードを使って滞りなくプロジェクトを完遂したとしても、過剰な人数や設備投資を投入していては予算面で破綻してしまいます。
管理者はスタッフに見せるカンバンボードとは別に、自分専用の予算管理のシステムも併せて運用しておきましょう。
カンバンボードは、あくまでプロジェクトの全体像を把握することに長けた管理手法です。
１つ１つのタスクの内容や分量までは把握しにくいため、スタッフと綿密に聞き取りしたり、各タスクを示す付箋の色や大きさである程度把握できるようにしておくなどの工夫が必要でしょう。
●過度なチームプレイに陥りがち
スタッフみんなで共有するカンバンボードは、前述のようにチームワークを向上させるメリットがあるものの、他の干渉を受けずマイペースで業務を進めたいタイプのスタッフには不向きかもしれません。
全員に「仲良しこよし」を強制するのではなく、スタッフの性格を見極め、人によっては過度の干渉を控えるなどの気遣いも必要になります。
●コスト管理ができない
カンバンボードはタスクとスケジュールの関係性を管理するものであり、実は予算の項目が存在しません。
例えカンバンボードを使って滞りなくプロジェクトを完遂したとしても、過剰な人数や設備投資を投入していては予算面で破綻してしまいます。
管理者はスタッフに見せるカンバンボードとは別に、自分専用の予算管理のシステムも併せて運用しておきましょう。
カンバンボードの作り方
では、実際にカンバンボードでスケジュール管理を始める際、どのように作ればいいのでしょうか？
冒頭で述べたように、基礎的なカンバンボードであればホワイトボードと付箋さえあれば作ることができます。
一番単純な形としては、ホワイトボードを「作業前」「進行中」「完了」の３つのエリアに分け、タスク名が書かれた付箋を該当のエリアに貼っていきます。
しかし、このホワイトボード方式では保存することもできなければ、大勢のスタッフが一度に付箋に触ることもできません。
時には誰も気づかないうちに付箋の１枚がはがれ、床に落ちていた…などということもありえます。
現在、カンバンボードはＰＣのツールを使って、モニター上で作られるのが一般的です。
カンバンボード専用のツールもあれば、カンバンボード作成機能を持つ汎用的な業務効率化ツールもあります。
多くの場合それらはクラウド型のサービスになっており、スタッフ全員が最新のカンバンボードにリアルタイムでアクセスできます。
日々変化する進行状況に応じたタスクの組み換えや表の編集、また「共有性」が大きなポイントとなるカンバンボードは、やはりこうしたＰＣツールを使って作成するのが最も実用的です。
カンバンボードを作る際の注意点
上ではホワイトボードを「３つのエリア」に区切る例をご紹介しました。
しかしこれはごく初歩的なカンバンボードです。
カンバンボードを作る際は、このエリアの区分を業種や業務内容に応じて上手にアレンジすることを心がけましょう。
１つの正解があるわけではなく、業務内容や企業風土によっても最適なカンバンボードの形というものがあるはずです。
決まった形にこだわらず試行錯誤を繰り返して、プロジェクトによっても流動的にカンバンボードを使い分けましょう。
参考まで、アプリケーション開発の現場でよく使われるカンバンボードのエリア区分をご紹介します。
●Open(オープン)
どうするか詳細が決まっていないタスクをとりあえず置いておくエリア。
●Icebox(アイスボックス)
現在作業停止中のタスクを置くエリア。
●Backlog(バックログ)
最優先で進行すべきタスクを置くエリア。
●In Progress(イン プログレス)
現在進行中のタスクを置くエリア。
どうするか詳細が決まっていないタスクをとりあえず置いておくエリア。
●Icebox(アイスボックス)
現在作業停止中のタスクを置くエリア。
●Backlog(バックログ)
最優先で進行すべきタスクを置くエリア。
●In Progress(イン プログレス)
現在進行中のタスクを置くエリア。
カンバンボードをうまく運用するコツ
上手にカンバンボードが作れるようになると、管理者はそのボードに依存しすぎてしまうこともあります。
カンバンボードにも限界があることを肝に銘じておくのが、上手な運用のコツです。
とりわけおろそかになってしまうのが、スタッフとの直接的なコミュニケーションです。
カンバンボード上からは、スタッフの意思を汲み取ることはできません。
過度な負担や、無理な納期が発生していないかどうか、スケジュール管理者はこまめにスタッフと対話しながら、カンバンボード上でそれらを調整するようにしましょう。
また、カンバンボードからは読み取れない、潜在的なタスクが発生している可能性があります。
こうしたものを顕在化し、いち早くボードに反映させるためにもやはりコミュニケーションが大切です。
カンバンボードの運用なら『Shelter即効アプリシリーズ』
ここまでお読みになり、カンバンボードに少しでも興味をお持ちになったのであれば、ぜひ一度実践してみてください。
その際にオススメしたいツールは、当社が提供する『Shelter即効アプリシリーズ』です。
業務アプリ開発プラットフォーム『Shelter』で作られた様々な業務効率化アプリの中から、必要なものだけを選んで低コストで導入できるのが『Shelter即効アプリシリーズ』。
中でも「タスク管理アプリ」では、制作したタスク管理表をごく簡単にカンバンボード形式で表示させられます。
タスクの移動やエリア設定の変更も、クリックやドラッグ＆ドロップで誰でも直感的にこなすことができます。
もちろんクラウド型アプリなので、メンバー全員が最新の情報にリアルタイムでアクセスできチームワーク向上にも貢献。
さらに何人で使っても月額利用料は定額で、社外のスタッフとも無料で共有できるんです！
よりくわしい情報は下記のサイトでご確認ください。
まとめ
本稿ではスケジュール管理に役立つ手法「カンバンボード」を取り上げ、その基礎知識や活用方法をご紹介してきました。
カンバンボードは単純ですが使いやすく汎用性のある管理手法です。
共有性や一覧性というメリット、またチームワーク偏重の危険やコスト情報の欠如といったデメリットをよく理解したうえで、活用してみてください。
プロジェクトに見合ったカンバンボードを臨機応変に作成し、ボードだけにとらわれずコミュニケーションを重視する運用が成功のコツです。
そして実践の際はぜひ何人で使っても定額の『Shelter即効アプリシリーズ』の導入をご検討ください。
最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
