脱エクセル成功のためのステップ

脱エクセル成功のためのステップ

今や日本中のほとんどの企業でエクセルや、それに代わる表計算ソフトが導入されています。
表計算ソフトはその名の通り表の作成や各種計算に使えることはもちろん、他にも幅広い用途で使うことができるため、オフィスの様々な業務に対応できることが強味です。
しかし私たちはあまりに表計算ソフトに慣れ、頼りすぎているあまり、そのデメリットや他の選択肢を見落としてはいないでしょうか?
本稿では「脱エクセル」をテーマに、実は数多く潜んでいるエクセルの落とし穴とエクセルに代わる優れた業務処理方法についてご紹介していきます。
最後までお読みいただければ、今まで「事務作業=エクセル」だったあなたの考え方がちょっと変わるかもしれません。

働き方改革から脱エクセルを考える

働き方改革から脱エクセルを考える

近年、多くの企業で業務効率化を軸とした働き方改革が推進されています。

そんな中、日本中の企業で導入されているエクセルなどの表計算ソフトには、働き方改革を阻むいくつかの要因が潜んでいます。

例えばエクセルではデータの細かい更新作業に時間がかかります。
目的のデータが入力されているセルをカーソル移動によって探し出し、手入力で書き換えなければならないからです。

他にも、専門的な知識がないと高度なカスタマイズができない点や、ネットワークを使った情報共有がスムーズでない点などが挙げられます。

脱エクセルを実現できれば、それだけで働き方改革は一歩…いや、数歩は前進するかもしれません。

ここで改めて働き方改革と脱エクセルについて考えてみましょう。

エクセルの利用率とは?

そもそも今、エクセルは日本のオフィスでどの程度使われているのでしょうか?

株式会社ジャストシステムの2019年の調査によれば、「一番よく使うオフィスソフト」としてエクセルを挙げた人が最も多く、全体の69.9%に上っています。

併せて、マクロVBAといったエクセルの高度な機能を使いこなせる人が社内にいるかどうか、という質問には「かなり」または「やや思い当たる」と答えた人の割合が40.3%で、やはり日本のオフィスではエクセルがかなり使いこまれているという実態が浮かび上がります。

また脱エクセルを含む「業務標準化」に取り組んでいる企業は全体の20%と決して多くはなく、脱エクセルが働き方改革につながることを認識していない企業が多いことも分かります。

エクセルのメリット

エクセルが日本企業に深く根を張っていることが分かりました。
それはエクセルが便利で、利用価値の高いソフトであるからに他なりません。
ここで、あらためてエクセルを使うことのメリットについてもおさらいしておきましょう。

使いやすさ

エクセルはその使いやすさが多くの企業に支持される要因の1つです。
この場合の「使いやすい」には様々な意味が含まれていますが、例えば導入に関するハードルの低さです。
多くのPCには最初からエクセルがインストールされており、わざわざ契約したり大金を払ったりする必要がほとんどありません。
また、すでに一般化しているエクセルは最初から多くの人が使いこなせるため、使い方の指導やトレーニングにコストがかからない点も大きいでしょう。

汎用性の高さ

様々な業務に対応できることもエクセルの魅力の1つです。
パソコンを立ち上げるとまずエクセルを開く、という人も多いのではないでしょうか。
基本的な使い方だけでも簡単な計算や情報整理には十分ですし、高度な使い方を学べばデータ分析やレポートの作成など、さらに幅広い使い方に対応してくれます。

情報共有のシンプルさ

前述のように、エクセルはすでに多くのPCに搭載されているため、エクセルで作成した書類はほとんどのPCで閲覧することができます。
オフィスの共有サーバにファイルをアップするだけでチーム全体に情報が共有できる手軽さは、オフィス業務には欠かせないものでしょう。

エクセルのデメリット

一方でエクセルにはやはり、使い慣れてしまうと気付かない不便や非効率もあります。
改めてエクセルのどのような点が働き方改革の障壁になり得るのかを具体的に認識しておきましょう。

処理の重さ

便利なエクセルも万能ではありません。
作成できる行数にも制限があり、あまり大量のデータを処理しようとすると動作が重くなります。
また、複雑な関数の使用なども処理が低速化する一因です。
個人単位の業務を処理する分にはさほど問題化しませんが、業種や業務内容によっては数万件、数千万件というデータを処理しなければならないケースも珍しくはなく、実際に「エクセルは重いなぁ…」と実感された方も多いかもしれません。
こうした1人1人、1つ1つの処理業務の遅さが積もり積もって大きな非効率になりかねないのです。

複数人による編集の不便さ

エクセルでは通常、1つのファイルを複数人で同時に編集することはできません。
いつ誰がどの箇所を編集したかの履歴を残すこともできず、自分の知らないところでデータが勝手に書き換えられていたり、誤って古いデータを参照していたり…といったトラブルも発生しがちです。
またひとたび作成したデータは誰でも閲覧することができてしまい、部署や役職によって見せる・見せないの権限を設定することもできません。

属人化の恐れ

上記のように複数人による編集が困難であるため、エクセルで作成したデータは属人化してしまう恐れがあります。
属人化とはつまり、作成した本人にしかそのデータの意味や構造を把握することができず、せっかくの情報がブラックボックス化してしまうことです。
属人化してしまった場合、担当者の異動や退職が発生すると情報の引継ぎができず、ゼロからの再スタートとなってしまいます。
特に高度な専門知識によって編集されたエクセルファイルは属人化の傾向が顕著です。

脱エクセルで代替できるもの

脱エクセルで代替できるもの

さて、エクセルをやめるとしたら替わりに何をすればいいのでしょうか?
エクセルの代替として少しずつシェアを伸ばしているのがWebデータベースと呼ばれるアプリケーションです。

Webデータベースは、エクセルの進化版とも言えるビジネスアプリケーションの1ジャンルで、必要なデータをファイルにまとめることにとどまらず、ユーザー自身の手で簡単にオリジナルアプリケーションが制作できるツールとしても使われています。
Webデータベースに関する詳しい情報は、下記のコラムをご参照ください。
WEBデータベースとは?活用方法をご紹介

ともあれ、今までエクセルを使ってまとめられていたデータを、Webデータベースによって「アプリケーション化」することによってずっと使い勝手がよくなる例がたくさんあります。
以下に、その一例をまとめてみましょう。

プロジェクト管理

エクセルには複数人による同時編集の難しさというデメリットがあるため、プロジェクト管理のような大勢がアクセスし、頻繁に編集されるような情報の管理には不向きでした。
Webデータベースなら、クラウド型のプロジェクト管理アプリを簡単に自作することができます。
複数人が同時に編集することができ、それら変更箇所の履歴も残ります。
表現力も豊かで、ガントチャートと呼ばれるプロジェクト管理向けのグラフィカルな一覧表示も可能です。

勤怠管理

エクセルで勤怠管理を行なう場合、所定のセルに時刻を手入力する必要があります。
Webデータベースで勤怠管理アプリを作成すれば、画面上で「出勤」「退勤」のボタンをクリックするだけで、時刻は自動入力。
月間集計もクリック1つで実行できます。

スケジュール管理

エクセルでのスケジュール管理といえば、主に各個人が自分のスケジュールを管理するために行なうケースが多いのではないでしょうか。
Webデータベースを使ってスケジュール管理アプリを作成すれば、チームや社全体のスケジュールを管理・閲覧することが可能です。
もちろん面倒なセル入力など必要とせず簡単に日々のスケジュールを更新することができ、加えて会議等の時間を事前に知らせてくれるアラート機能や、閲覧権限の設定機能なども活用すれば、エクセルとは比べものにならないほど便利なスケジュール管理が実践できます。

脱エクセル成功のためのステップ

脱エクセルためのステップ

ここまで、脱エクセルの意義についてじっくりとご説明してきました。
「もしかしてウチも脱エクセルが必要かも…?」と考えた方もいらっしゃるかもしれません。
脱エクセルは難しいことではありません。
ここで、脱エクセルのための具体的な手順をご紹介しておきます。

ステップ1・業務上の課題を明確にする

まずは現状エクセルで行なっている業務にはどんなものがあり、それらの業務においてどんな不便や非効率があるのか…といった課題を洗い出してみる必要があります。
ここで重要なのは、無理にすべての業務を脱エクセルする必要はないということです。
エクセルが有効に働いている業務はそのまま残し、エクセルを使うことで何らかの不利益が発生している業務だけを見直せばよいのです。
そのため、エクセルを使っていることで便利な点・助けられている点についても調べてみるようにしましょう。

ステップ2・課題をどのような方法で解決するかを決める

上記で洗い出した課題の中には、エクセルの使い方が誤っているものや、そもそも業務のやり方が間違っているものがあるかもしれません。
そうしたものは正しい方法を知ることでコストをかけずに解決することができるでしょう。
一方で、どうしてもエクセルというツールの限界によって課題が生じているケースもあるはずです。
そうしたものは別のツールに置き換えるか、多少不便でもそのままエクセルを続けざるを得ないのか、はたまた業務を外の企業に委託してしまうのか…といった決断が必要になります。
なるべく低コストで、なおかつ現実的に課題が解決する方法を模索するようにしましょう。

ステップ3・課題解決に適したツールを導入する

エクセルというアプリが原因で不便・非効率があり、なおかつ別のツールに置き換えることでその課題を解決することばベストであると判断された場合、速やかにツール選びをする必要があります。
前述のように、本稿では基本的に前述のWebデータベースへの置き換えをおすすめしますが、場合によってはその他数多く存在するビジネス用の専用アプリケーションで解決した方が適切なこともあるでしょう。
「どのような機能があれば課題が解決するのか」を具体的にイメージした上でツール選びに取り組むのが効率的です。

脱エクセルなら『Shelter』

改めて、脱エクセルを実践する必要があると判断された業務は、その代替としてWebデータベースの導入を本稿ではおすすめします。
エクセルに近い操作性ながら機能面ではエクセルを遥かにしのぐのがWebデータベースです。
プログラムの知識を必要とせず、誰でも簡単にオリジナル業務アプリを作成することができ、エクセルにも負けない高い汎用性を誇っています。
Webデータベースの多くはインターネットを介して提供されるクラウド型サービスのため、エクセルが苦手とする複数人による利用にも楽々対応します。

貴社でもまず、エクセルで課題が生じる業務をWebデータベースに置き換えるところから始めてみてはいかがでしょうか。

Webデータベースは着実に導入企業を伸ばしており、今ビジネスアプリケーションの世界でもホットなジャンルの1つです。
そのため、すでに市場には様々なメーカーからたくさんのWebデータベースがリリースされており、いざ導入となると「どれにすればいいのか分からない…」と迷ってしまうケースが多いようです。

そこで本稿が自身を持っておすすめするWebデータベースが『Shelter』です。
私たちナレッジスイート株式会社が提供する『Shelter』は、今までエクセルで行なっていた業務の課題を解決し、さらに効率化させる機能を多数搭載しています。
本稿でご紹介した、スケジュール管理の利便性を高める「アラート機能」も搭載している他、プロジェクト管理に有効な「ガントチャート」「カンバン」といった表示形式にも標準対応。

またアプリケーションを自作する時間がない、手間がかかるのは避けたい…という企業様には新サービス『Shelter』即効アプリシリーズがおすすめです。
『Shelter』即効アプリシリーズなら、『Shelter』でプロが作成したビジネスアプリケーションの中から、自社に必要なものを選ぶだけ。
すぐに導入できる手軽さが人気です。

さらに『Shelter』最大のポイントはリーズナブルな利用料金です。
通常、多くのビジネスアプリケーションは「ユーザー1人につき〇円」といったユーザー課金制をとっています。
ところが『Shelter』は何名でお使いいただいても月額料金は固定。
ユーザーが多ければ多いほどコストパフォーマンスが高くなるうえ、社外の取引先やクライアントも無料でユーザー登録することができます。
『Shelter』の詳しい情報やお問い合わせは、下記リンクからどうぞ。

《『Shelter』公式サイト》
《『Shelter即効アプリシリーズ』》

まとめ

本稿では「脱エクセル」をテーマに、その意義や具体的な方法をご紹介してきました。
最後に本稿の内容を簡単に振り返ってみましょう。

どんな企業でも働き方改革が求められる今、脱エクセルはそのための有効な施策の1つです。

なぜなら今や70%を越える人が「一番よく使うオフィスソフト」としてエクセルを挙げており、机上の業務の中でエクセルが占める割合が非常に高まっているからです。

そんなエクセルのメリット・デメリットには下記のようなものがあります。

~メリット~
使いやすさ
汎用性の高さ
情報共有のシンプルさ

~デメリット~
処理の重さ
複数人による編集の不便さ
属人化の恐れ

エクセルに替わるツールとして、一般的にWebデータベースが用いられています。
Webデータベースで処理することにより、エクセルよりも利便性が高まる業務の一例として以下のようなものがあります。
・プロジェクト管理
・勤怠管理
・スケジュール管理

実際に脱エクセルを実践する場合は、下記のような手順を踏むのがベストでしょう。
・ステップ1…業務上の課題を明確にする
・ステップ2…課題をどのような方法で解決するかを決める
・ステップ3…課題解決に適したツールを導入する

使い慣れているから…という理由だけでエクセルで業務を行なっている方は、ぜひ一度立ち止まって、本当にエクセルでいいのかどうかを検証してみてください。

エクセルの代替策としてWebデータベースの導入をお考えの場合は、ぜひ『Shelter』の導入を併せてご検討ください。
きっと「エクセルをやめてよかった!」とご満足いただけるはずです。

最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。

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