受発注システムの完全ガイド

受発注システムの完全ガイド

販売や流通に関わる業務に就かれている方であれば、受発注は日常的な仕事の1つでしょう。

とかく煩雑でありながら正確さとスピードを求められる受発注業務は今、多くの企業でDX(業務デジタル化)が進んでいます。

本稿では受発注業務をデジタル化する方法や、そのメリット、実践における注意点などをご紹介します。

受発注業務においてミスの頻発、連絡や配送の遅延などの課題を抱えている企業担当者の方は、ぜひお読みください。

それらの課題を、たった1つのツールが丸ごと解決してしまうかもしれません。

受発注システムとは?

受発注システムとは?

まず、受発注システムというものについて、認識を統一しておきましょう。

受発注システムとは、受発注業務の一連の流れをITにより自動化・効率化する一元管理システムのことを言います。

従来、受発注業務は電話やメール、ファックスなどを使って行われていました。

p>しかしこうしたやり方では多くの受発注を処理する中で、電話口での注文の聞き間違いや注文書の記入ミスなどの課題が常につきまといます。

スピードが求められる受発注業務いおいて、こうした問題により遅延が発生してしまうことは、致命的でしょう。

そこで、現在多くの企業が受発注システムの導入により受発注業務をデジタル化し、正確さや効率を向上させています。

売上のカギを握ることもある受発注業務をデジタル化することで、単に受発注が効率化するだけでなく、企業そのものの成長を見込むこともできます。

特にECサイトが乱立する現代、受発注システムの注目度は高まるばかりです。

受発注システムの基本的な機能

受発注システムの基本的な機能

この受発注システム、実際にどのようなものなのでしょうか?

受発注システムは基本的にPCを使って操作することになります。

多くはインターネットを通じて全機能が提供されるクラウドサービスを採用しているため、PCへのインストールが不要で低コストで導入できます。

以下に、受発注システムにはどのような機能が搭載されているのかをご覧いただきます。

その名の通り受発注システムは受注も発注も管理することができますので、「受注側」「発注側」に分類してご紹介しましょう。

むろん、導入するシステムによって搭載されている機能は異なりますが、ここでは代表的な例を挙げていきます。

~受注側の機能例~

受注一覧機能

すべての注文の状況や、その内容を一覧できる機能です。

受注明細管理機能

注文明細に基づいて発送業務を管理する機能です。

伝票出力機能

受注した伝票を、出力することができる機能です。

取引先情報管理機能

会社名や住所、担当者名といった取引先の情報を管理する機能です。

商品マスタ管理機能

取り扱う商品の情報を管理する機能です。

在庫管理機能

各種商品の在庫を一元管理する機能です。

その他

受注をメールで知らせる機能、売上確定データを元に請求書を自動発行する機能などが搭載されているシステムもあります。

~発注側の機能例~

発注一覧機能

すべての発注の状況や内容を管理する機能です。

発注入力機能

数量や納期などを入力して、発注する機能です。

伝票出力機能

発注伝票を出力することができる機能です。

在庫管理機能

自社商品の在庫を管理する機能です。

取引先情報管理機能

会社名や住所、担当者名といった取引先の情報を管理する機能です。

受発注システムの導入のメリット

受発注システムの導入のメリット

すでに多くの企業や個人事業主の間で受発注システムが取り入れられています。

こうした受発注システムを導入するメリットはどこにあるのかを具体的に見てみましょう。

ここでも、受注側・発注側に分けてご紹介していきます。

貴社で導入した場合のメリットをイメージしながら読んでみてください。

~受注側のメリット~

業務の効率化

今まで電話で受注し、在庫確認や取引先への発注も電話やメールで行なっていたアナログ業務が、システムの導入により自動化します。

受注はネットを利用してシステム上で行なわれ、その受注情報を元にシステムが自動で取引先へ発注をかけてくれるのです。

「電話がとれず受注に時間がかかってしまった」「担当者がつかまらず発注ができない」…といった非効率をほぼ解消することができます。

コスト削減

上記のような効率化に伴い人件費が削減される他、光熱費・電話代の削減やペーパーレス化も見込むことができます。

もちろんシステムの導入には費用がかかりますが、それを補って余りあるコスト削減効果が得られるケースがほとんどです。

正確さの向上

今まで人の手によって行なわれていた業務をシステムに任せることで、あらゆる処理が正確になります。

業務のデジタル化は現在、様々な業界で推し進められています。

その中でも特に煩雑で大量の処理を必要とする受発注業務は、デジタル化によるミスの低減の恩恵を存分に受けられる業務であると言えます。

サービス品質の向上

ここまでに挙げた効率化やコスト削減、高速化、正確さの向上によって、導入企業のサービス品質が必然的に改善されることになります。

お客様への対応や発送も高速化し、コスト削減によって低価格化を目指すこともできるでしょう。

またインターネットを介して業務が自動化されることにより、受発注は365日24時間の対応が可能となります。

リアルタイムでの状況把握

受発注のあらゆるプロセスがシステム上で行なわれ一元管理されれば、全体の状況をいつでも、リアルタイムで把握できるようになります。

もちろん対応の履歴も残るので、売上や予算の管理等にいつでも活用できます。

~発注側のメリット~

業務の効率化

受注側と同じく、発注側の業務効率化も大きなメリットです。

24時間いつでも発注が行なえるようになり、また業務の大部分を自動化することにより、時間やリソースのムダを省くことができます。

商品選びの利便性向上

いつもと異なる商品を発注しようとした場合、アナログの業務形態であれば受注側に問い合わせたり、カタログや一覧表を取り寄せる必要がありました。

受発注がシステム上で運用されると、受注側はあらゆる提供商品をシステム上で一覧できる体制を構築するため、発注側はそこから選択するだけで発注が可能になります。

受発注システムでよくある失敗

受発注システムでよくある失敗

そろそろ、受発注システムの導入に興味が沸いてきた方も多いのではないでしょうか。

たしかに受発注システムは受発注業務を自動化・効率化し、企業はたくさんのメリットを享受することができます。

しかし、導入すればそれだけで受発注のすべてがうまくいく魔法のようなものでもありません。

有効なシステムと言えど、結局使いこなすのは人です。

ここでは受発注システムの運用において、よく見られる失敗例をご紹介します。

導入前によくチェックして、これらの失敗をしないよう、事前に対策しておくことをおすすめします。

現場が誰も使っていない

社長やシステム担当者が意気込んで様々なシステムを比較し、自社の業務内容も見直し、導入したものの、実際に現場のスタッフは誰も使ってくれない…という状況は、実はよく見られます。

誰でも今まで行なっていた業務のやり方が変わることには抵抗があります。

「来月から受発注業務をデジタル化することになったから、よろしく」では、現場の人間は動きません。

この場合、まずシステム導入の目的を明確に定義しましょう。

そしてなぜ導入するのか、導入によって何を成し遂げたいのか、現場にとってどんなメリットがあるのか…をスタッフと事前に共有することが対策となります。

さらに導入するシステムを選ぶ際も、現場の意見も取り入れるようにしましょう。

また、システムを導入したからといっていきなりすべての業務をデジタル化する必要はありません。

例えば最初は取引先情報の管理だけを、あるいは伝票の出力だけをシステムでやってみよう…という運用も有効です。

まずはスモールスタートで、徐々にデジタル化の浸透がスムーズにいきます。

自社の要件に合わないシステムの導入

せっかくコストや時間をかけてシステムを導入したのに、自社の業務内容にマッチせず、使いたくてもうまく使うことができなかった…というのもよく聞かれるケースです。

こうした場合、対策としては事前に製品をよく比較検討することに尽きます。

特に初めての業務デジタル化の場合、あまり高機能なシステムを選ぶ必要はありません。

「大は小を兼ねるから、高機能なものがいいだろう」と考えてしまいがちなのですが、高機能なシステムはそれだけ操作・運用が複雑になる可能性も秘めています。

高いコストをかけて高機能なシステムを導入しても、複雑すぎて性能の半分も使っていないのなら、宝の持ち腐れになってしまうわけです。

またこうした失敗を避けるために、自社でのカスタマイズが可能なシステムを導入するという手もあります。

あまり他に類を見ない、独自の業務プロセスを行なっているような企業であれば、カスタマイズによって自社が使いやすいシステムに作り変えてしまえばいいのです。

導入コストがかかりすぎて元が取れない

便利なシステムではあるものの、導入時にコストがかかりすぎて、運用してもしても元が取れない…というケースも中にはあります。

実は、本稿序盤でご説明したようなインターネットを介して提供されるサービス=クラウドサービスであれば月額数千~数万円と、さほどのコストはかかりません。

コストがかさみすぎてしまうのは、大抵の場合は自社独自のシステムの開発からスタートするケースや、サービス提供社に大がかりなシステム改修を依頼するケースです。

この場合、導入に数百万~数千万円が必要となることも珍しくありません。

導入後のメンテナンスや改良で、さらにコストが増大していくこともあります。

大企業ならば独自のシステム開発が必要だったり、またそれをしてもコストを回収できる事例もあるでしょう。

しかし中小企業、ましてや初めてのシステム導入でいきなり独自システムの開発に挑戦することはあまりオススメしません。

何にせよ事前に得られるメリットと運用コストをしっかり計算することと、低コストシンプルクラウドサービスの導入から検討することが対策です。

受発注システムを導入する際に気をつけるべきポイント

受発注システムを導入する際に気をつけるべきポイント

前章では失敗例のケーススタディによって、受発注システム導入時の注意喚起を行ないました。

つづいては反対に、成功のためのコツをご紹介していきます。

受発注システムの導入を検討するならば、以下のようなことを心がけておくといいでしょう。

カスタマイズが簡単なシステムを選ぶ

前述のように、導入してから欲しい機能がないことに気付いた…という失敗は避けたいものです。

それを防ぐためには、事前に欲しい機能を洗い出しておくこと、またカスタマイズ性の高いシステムを選ぶことです。

そもそも受発注業務というものは複数の企業間のコミュニケーションを伴うため、やり方も要件も千差万別で、大なり小なりカスタマイズの必要が出てきます。

よってカスタマイズに大量のコストや時間がかかるようなシステムは避けた方がよく、ユーザー自身の手で簡単にカスタマイズできるようなものを選ぶのがベストです。

サポート体制を確認する

特に初めてのシステム導入の場合、使いながら様々な疑問が沸いてくるものです。

システム提供企業から受けられるサポートサービスについては、事前に確認しておくに越したことはないでしょう。

中には有償でサポートが提供される場合もあるので、どこまでの範囲が無料、どこからが有料など、なるべく詳しく把握しておく必要があります。

取引先も考慮する

あなたの会社が受発注システムを導入するということは、取引先もそのシステムを利用することになります。

新システムを導入した際、取引先各社にはどのような影響があるのかも事前にシミュレートしておきましょう。

また、ユーザーを増やすことで月額料金が加算される料金形態のシステムもあるので、事前に自社・他社含めた利用人数も割り出しておくといいかもしれません。

データの「見える化機能」にも注目する

せっかくのシステム導入ですから、受注・発注を効率化するだけにとどまらず、売上のデータ、在庫のデータ、取引の履歴などを貴社経営のため多目的に活用しない手はありません。

システム内に蓄積されたデータを、様々な分析・予測に活用する機能を持ったものもありますので、システム選びの際は注目してみましょう。

その際、特にキーとなるのは見える化です。

各種データが誰の目にも瞬時に分かりやすいグラフや図表などで見える化される機能があると、会議の場や企画書作成など、データ活用の幅もグッと広がります。

受発注システムなら『Shelter』

受発注システム導入時の注意点や、気を付けたいポイントをお伝えしてきました。

それでも受発注システムには様々な種類があり、どれを選べばいいのか悩んでしまうという方は多いことでしょう。

そこで本稿では受発注業務にピッタリな1本のアプリケーションをおすすめします。

それは私たちナレッジスイート株式会社が提供する業務アプリケーション開発プラットフォーム『Shelter』です。

『Shelter』は、誰でも簡単にオリジナルの業務アプリが自作できるツールです。

貴社オリジナルの快適な受発注システムを、表計算ソフトをいじる感覚で誰でも簡単に作成できます。

自分で作れるからカスタマイズ性はカンペキ!

実際に運用しながらのカスタマイズも、すぐにできます。

WEBデータベースと呼ばれるジャンルのアプリケーションであり、大量のデータの入力・保管・検索を快適に行なえるため、受発注システムにぴったりフィットします。

基本的な受発注システムの機能は必要十分に備えながら、編集履歴の閲覧機能や、メッセージ交換、各種アラート(通知)機能などで受発注の効率化をさらに加速します。

また「カンバン」「ガントチャート」など豊富な表現方法で、データの活用・見える化も万全。

さらには何人で使っても月額料金は固定のID数無制限のため、取引先企業の方を何人でも無料でユーザーとしてご登録いただけます。

もちろん、アプリを何本作成しても月額料金は固定。

受発注システムの他にも勤怠管理、人事管理、契約管理…など、オフィスの様々な業務を『Shelter』でアプリ化することができるのです。

もっと手軽に『Shelter』を導入したい、という企業様には新サービスShelter即効アプリシリーズがオススメ。

プロが『Shelter』で作成したいくつかの業務アプリケーションの中から、必要なものを選んで導入するだけで、『Shelter』による業務改革がスタートします!

もちろん、クラウドサービスだからコストは徹底削減!

スマホやタブレットでも利用可能で、テレワークも推進します。

『Shelter』Shelter即効アプリシリーズのくわしい情報は下記サイトからご覧ください。

《『Shelter』公式サイト》
《『Shelter即効アプリシリーズ』》
《『Shelterアプリ開発代行サービス』》

まとめ

本稿では受発注システムを取り上げ、その基礎知識や導入の際の注意点などを広範囲にまとめてきました。

最後に今一度、お伝えした内容を簡単におさらいしておきましょう。

まず受発注システムとは、受発注業務の一連の流れをITにより自動化・効率化する一元管理システムのことを言います。

ECサイトの人気もあり、現在多くの企業で導入が進んでいる注目のシステムです。

受発注システムの基本的な機能には、以下のようなものがあります。
~受注側の機能例~
■受注一覧機能
■受注明細管理機能
■伝票出力機能
■取引先情報管理機能
■商品マスタ管理機能
■在庫管理機能
■その他

~発注側の機能例~
■発注一覧機能
■発注入力機能
■伝票出力機能
■在庫管理機能
■取引先情報管理機能

受発注システムを導入するメリットは、以下のようなものです。
~受注側のメリット~
■業務の効率化
■コスト削減
■正確さの向上
■サービス品質の向上
■リアルタイムでの状況把握
~発注側のメリット~
■業務の効率化
■商品選びの利便性向上

受発注システムを運用する上で、こんな失敗事例がよく見られますので、事前に対策しておきましょう。
■現場が誰も使っていない
■自社の要件に合わないシステムの導入
■導入コストがかかりすぎて元が取れない

受発注システムを導入する際には、以下のようなことに気を付けるのが成功のコツです。
■カスタマイズが簡単なシステムを選ぶ
■サポート体制を確認する
■取引先も考慮する
■データの「見える化機能」にも注目する

受発注システムには様々な種類がありますが、本稿では何人で使っても月額料金固定で受発注システムにピッタリな『Shelter』またはShelter即効アプリシリーズをおすすめします。

受発注システム導入をお考えの際はぜひこれらの導入も併せてご検討ください。

最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。

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