サテライトオフィスとは？導入するメリットや注意点も解説

近年「サテライトオフィス」という言葉が使われるようになってきました。

聞きなれない言葉なので、以下のように感じている方もいるでしょう。

「サテライトオフィスってなに？」
「サテライトオフィスを導入するメリットは？」
「導入時に注意するべきことは？」

本記事では、以上のように考えている方向けにサテライトオフィスのメリットや導入時の注意点を紹介していきます。

サテライトオフィスの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

そもそもサテライトオフィスとは？

サテライトオフィスとは、企業の拠点とは別の場所を職場として使うことです。

感染症が広がったことで注目を集めるようになりました。

日本においては感染症対策としてステイホームが叫ばれました。

しかし「自宅では集中できない」「家族に迷惑がかかってしまう」「ネット環境がない」と悩んでいる人も多くいます。

そこで注目されたのがサテライトオフィスなのです。

サテライトオフィスはテレワークの一種であり、自宅での仕事が難しい場合に有効な手段です。

テレワークの導入を検討している場合には、テレワークの種類について先に理解を深めるとよいでしょう。

サテライトオフィスの種類3つ

サテライトオフィスには以下3つの種類があります。

都市型
郊外型
地方型

新たな職場とするスペースをどこに設けるかによって種類が分けられています。

効果的にサテライトオフィスを活用するためにも、種類を理解して会社の状態によって使い分けていきましょう。

サテライトオフィスの種類①都市型

都市型は都心部にサテライトオフィスを構えるやり方です。

本社や支部が郊外にある場合には都市型の活用がおすすめです。

営業などで社員が都市部に出向く場合、通常は郊外の拠点まで戻らなければいけなくなります。

自宅に直接帰ってもらうことも可能ですが、事務作業などが残っている場合にはなかなかできないものです。

都市部にサテライトオフィスがあれば、都市部に出かけた社員が郊外に戻ることなくスムーズに仕事ができます。

そのほか、他社との打ち合わせスペースとしての活用もできるでしょう。

サテライトオフィスの種類②郊外型

郊外型は都市部から離れた郊外にサテライトオフィスを構えるやり方です。

都市型とは反対に、本社が都市にある企業が導入する事例が多いです。

郊外から通勤している社員に郊外のサテライトオフィスにて働いてもらえば、交通費の負担を減らせます。

社員としても通勤時間が減ることでプライベートの時間をより長く確保でき、心にゆとりをもって仕事に臨めるでしょう。

サテライトオフィスの種類③地方型

地方型は自然豊かな地方にサテライトオフィスを構える方法です。

都市部に本社がある企業が導入することが多いです。

地方は都市部と比べて賃料が安いため、コストを抑えたい場合や広々としたオフィスにしたい場合に向いています。

また、今まで拠点がなかった地方にサテライトオフィスを設けることで、事業展開にもよい影響が出るでしょう。

都市部での暮らしが長い社員にとっては、自然豊かな場所は新鮮に感じるものです。

気分をリフレッシュできるので生産性も高まるでしょう。

企業がサテライトオフィスを導入するメリット

サテライトオフィスの導入は物件を探す手間がかかりますし、オフィス代の負担も生まれます。

導入を検討している場合には「手間や負担に見合うだけのメリットはあるのか？」と疑問を感じるでしょう。

サテライトオフィスを導入するメリットは以下5つがあります。

社員の働きやすさ向上
人材の確保につながる
離職を予防できる
災害時でも業務を続けやすい
生産性がアップする

以上のメリットに魅力を感じる場合には、導入を検討してみてくださいね。

サテライトオフィスのメリット①社員の働きやすさ向上

サテライトオフィスを導入すると、社員が働く場所を選べるようになります。

場所が変わるだけでも気分が変わり、新鮮な気持ちで仕事に向き合いやすくなります。

仕事に対するストレスが軽減されて職場の雰囲気も明るくなるでしょう。

サテライトオフィスのメリット②人材の確保につながる

拠点を複数もつと無理なく通える地域が広がるため、人材確保につながります。

また、場所にとらわれない働き方ができると「時代の変化に合わせられる企業だ」と感じてもらいやすくなります。

時代の変化に対応できる企業は将来性が高いイメージがあるので、働きたい人が多く集まるでしょう。

サテライトオフィスのメリット③離職を予防できる

サテライトオフィスは介護や育児などを理由とした離職を防止する効果もあります。

社員が通いやすい位置にサテライトオフィスをもつと、通勤の負担が少なくなるからです。

経験を積んだ社員が離れていってしまうと、人材確保のコストがかかってしまいます。

離職を予防することで業務の安定性を維持するだけでなく、コスト削減効果も得られますよ。

サテライトオフィスのメリット④災害時でも業務を続けやすい

サテライトオフィスで複数の拠点をもっておけば、災害が起きたときでも稼働できる拠点を確保できる可能性がアップします。

災害が起きてしまうと業務再開に時間がかかり、売上に大きな支障が出ます。

サテライトオフィスをもつことで災害リスクの耐性を上げてみてくださいね。

サテライトオフィスのメリット⑤生産性がアップする

外出が多い営業職などは移動に多くの時間を取られてしまうものです。

サテライトオフィスで複数の拠点をもっておけば、本社に戻る手間を省けます。

移動時間を短縮することですぐに次の仕事に取り掛かれるため、生産性がアップしますよ。

サテライトオフィスを導入する際の注意点

メリットを知ったことで「サテライトオフィスを導入したい」と感じた方もいるでしょう。

しかし、しっかりと準備を整えないとサテライトオフィスをうまく活かせない可能性があります。

実際に導入する場合には以下5点に注意するようにしてください。

勤怠管理ができる環境を整える
セキュリティ対策を万全にする
社員のメンタルケアに気を配る
評価基準を明確にしておく
コミュニケーション手段を確保する

導入後に後悔しないためにも事前に確認してみてくださいね。

サテライトオフィスの注意点①勤怠管理ができる環境を整える

拠点が複数になると勤怠管理も工夫が必要です。

カードキーをタッチするシステムを導入したり、web会議にて朝礼を設定したりして勤怠管理できる環境を整えましょう。

サテライトオフィスの利用を開始する場合には、勤怠管理の方法について社員に伝えることも忘れないでくださいね。

サテライトオフィスの注意点②セキュリティ対策を万全にする

サテライトオフィスを利用する場合、社員がもっている個人のパソコンを使う機会も出てくるでしょう。

セキュリティ対策をしておかないと、会社の情報が漏洩してしまう可能性があります。

社員に任せきりにせず、セキュリティソフトを支給するなどして対策しておきましょう。

サテライトオフィスの注意点③社員のメンタルケアに気を配る

場所にとらわれずに働くことで気分転換が容易になりますが、人によってはストレスになる可能性もあります。

「多くの人と直接会って働きたい」「同じ環境で落ち着いて働きたい」という人もいるのです。

とくに導入してすぐの時期は社員の気持ちの変化も大きくなるので、メンタルケアに気を配りましょう。

定期的な面談を設定したり、雑談できる機会を作ったりなどの工夫をしてみてくださいね。

サテライトオフィスの注意点④評価基準を明確にしておく

サテライトオフィスの活用を始めると、上司の目が届かない環境で働く社員が出てきます。

評価基準を明確にしておかないと、勤務場所の違う社員から不満が出る可能性があります。

不公平感を出さないためにも、評価基準を明確にしておくようにしましょう。

もちろん、評価基準は社員にも共有して理解を得られるようにしてくださいね。

サテライトオフィスの注意点⑤コミュニケーション手段を確保する

サテライトオフィスを導入する場合には、本社と円滑にコミュニケーションを取れるようにしておきましょう。

メールや電話などでもよいですが、業務の進め方などより深い話し合いができるようにweb会議を導入するのがおすすめです。

web会議ならテキストチャットやビデオ通話にてリアルタイムでコミュニケーションができます。

また、仕事においては業務連絡だけでなく他愛のない話をする時間も重要です。

雑談によって社員同士の仲が深まり、業務におけるコミュニケーションも深まるからです。

遠隔だと雑談をしにくくなりますので、定期的に雑談をする機会を設けるとよいでしょう。

サテライトオフィス導入に役立つコミュニケーションツール

サテライトオフィスを導入する場合には、対面と同じ感覚で話せるコミュニケーションツールの導入がおすすめです。そのため、遠隔でも効率的なコミュニケーションを実現できるビジネスチャットツールが便利でしょう。

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まとめ｜サテライトオフィスの導入は準備が大切

サテライトオフィスについて紹介しました。

サテライトオフィスは生産性アップなどのメリットがありますが、準備を怠るとうまく活用できません。

コミュニケーションを取れる環境やセキュリティ対策を整えるなどの準備をして、サテライトオフィスを効果的に活用してみてくださいね。