テレビ会議とは？導入するメリット・失敗しない導入手順を紹介

業務のデジタル化が進むにつれ、テレビ会議という言葉が使われる機会も増えてきました。

しかし、利用したことがない場合には以下のように疑問を感じるでしょう。

「テレビ会議ってなに？」
「導入するメリットは？」
「実際に導入する手順は？」

この記事では、以上のような疑問を抱えている方向けにテレビ会議について網羅的に解説していきます。

テレビ会議の意味、導入するメリットや失敗しないための導入手順を知りたい方はぜひ参考にしてみてくださいね。

テレビ会議とは？

テレビ会議とは、専用機材を使って遠隔地にいる人と行う会議のことです。

専用機材によって高画質・高音質・通信の安定性が保たれており、対面と変わらない感覚で会議を行えます。

テレビ画面と映像や声を届けるための撮影機材を会議室に設置することで、テレビ会議が可能になります。

離れた場所に拠点がある場合や、遠方のクライアントとの取引がある場合などに便利なツールです。

テレビ会議とweb会議の違いは？

テレビ会議と似た言葉としてweb会議が挙げられます。

web会議はインターネットを通じて遠隔で行う会議のことです。

テレビ会議とは異なり、専用機材がなくともパソコンやスマートフォンといったデジタル端末で手軽に行えるのが特徴です。

導入コストが低く使用場所の制限も少ないため、web会議の方がテレビ会議よりも自由度が高いと言えるでしょう。

ただし、テレビ会議ほどの画質や音質はありません。

通信環境によっては映像が乱れたり、音声が飛んでしまったりなどの不具合が出る可能性もあります。

そのほか、テレビ会議は大人数同士をつなげるのに適しているのに対し、web会議は少人数を複数つなげるのに適しているなどの違いがあります。

自社のニーズにあった方を選ぶようにしましょう。

web会議についてやテレビ会議とweb会議の違いについてより詳しく知りたい場合には、以下の記事も参考にしてみてください。

https://www.bluetec.co.jp/vcrm/column/5127/

＞web会議　違い

テレビ会議を導入するメリット

テレビ会議を導入するメリットは以下3つがあります。

時間効率がアップする
コストを削減できる
意思決定がスムーズになる

以上3つの効果によって業務効率が劇的にアップしますよ。

業務効率アップを目指したい場合には、テレビ会議の導入を検討するとよいでしょう。

テレビ会議を導入するメリット①時間効率がアップする

テレビ会議を導入すると、遠方にいる人ともすぐに会議が始められます。

移動時間が不要になるので、空いた時間をほかの業務に当てられるようになりますよ。

システムを導入している相手であれば、自社だけでなく他社ともテレビ会議が可能です。

テレビ会議で移動時間が不要になれば、互いのスケジュール調整が今よりも容易になるでしょう。

テレビ会議を導入するメリット②コストを削減できる

通常の会議は参加者全員が1箇所に集まる必要があるため、交通費や宿泊費などのコストが発生します。

しかし、テレビ会議なら移動が不要になり、コスト削減につながります。

とくに、大人数での会議や遠方に出向いての会議が多い場合には、テレビ会議の導入で大幅なコスト削減ができるでしょう。

テレビ会議を導入するメリット③意思決定がスムーズになる

テレビ会議を導入すると意思決定がスムーズになります。

移動時間が不要になることで、スケジュール調整が容易になるからです。

まとまった時間を取らずとも業務の合間に会議ができるのです。

結果として今までよりも素早い判断が可能になり、競合他社に対して差をつけやすくなるでしょう。

テレビ会議システムの選び方

テレビ会議をうまく活用していくためには、自社にあったテレビ会議システムを選ぶことが重要です。

テレビ会議システムを選ぶ際には、以下6つのポイントを意識してみてください。

利用する人数
利用場所
拠点の数
セキュリティ対策
システムの種類
予算

テレビ会議システムの選び方①利用する人数

テレビ会議に参加する人数を確認しましょう。

人数によって必要な機材の個数やスペックなどが変わってきますよ。

テレビ会議システムの選び方②利用場所

どこでテレビ会議を行うのかもチェックしてください。

機材を部屋のどこに置くのかを確認するためです。

部屋全体が映るような機材の置き場所を確保できる部屋を選びましょう。

テレビ会議システムの選び方③拠点の数

テレビ会議システムを設置する拠点の数を確認しましょう。

それぞれの拠点に機材を置く必要があるからです。

また、多くの拠点をつなげたり、海外と会議したりする場合にはより強固な通信環境が必要です。

当てはまる場合には、通信の安定性が高いシステムを選ぶようにしてくださいね。

テレビ会議システムの選び方④セキュリティ対策

自社の大切な情報が漏洩しないように、セキュリティ対策が万全なシステムを選びましょう。

音声などのデータが暗号化されるのか、2段階認証システムがあるかなどを確認してみてください。

テレビ会議システムの選び方⑤システムの種類

テレビ会議システムには以下2種類があります。

クラウド型：社外サーバーを使用。導入が手軽だが自由度は低い。
自社サーバー型：自社サーバーを使用。導入に手間がかかるが自由度が高い。

手軽に始めたい場合にはクラウド型、カスタマイズ性を重視する場合には自社サーバー型がおすすめです。

テレビ会議システムの選び方⑥予算

必要なスペックを満たしていても、予算が足りないと導入できません。

テレビ会議の導入によって削減できるコストも考慮しつつ、予算内におさまるかどうかを確認しましょう。

導入時にかかる初期費用と継続的にかかる費用の両方を考えてくださいね。

テレビ会議を導入する流れ

実際にテレビ会議を導入する際には以下5ステップで行います。

ニーズを確認する
相見積もりをする
必要な備品などの確認をする
ルールやマニュアルを作る
社員に知らせる

導入には時間とコストがかかりますので、入念に準備して後悔のないようにしてくださいね。

テレビ会議を導入する流れ①ニーズを確認する

導入後に後悔しないために最も大事なのは、自社のニーズにあうシステムを導入することです。

システムの選び方でも紹介したような、利用場所や人数などを確認しておきましょう。

・利用場所：会議室、自宅、外出先など
・人数：数人〜大勢
・拠点数：数カ所〜
・用途：会議、商談、報告など

外出先で利用したい場合や、多くの拠点をつなぎたい場合にはweb会議の方が向いています。

テレビ会議でよいのか、どんなテレビ会議システムがよいのかを確認してみてください。

テレビ会議を導入する流れ②相見積もりをする

ニーズを満たせそうなシステムをピックアップして相見積もりを取りましょう。

料金はシステムによって異なるため、継続可能な価格設定のものを見つけてみてください。

料金には初期費用と継続費用があります。

長い目で見てコスパのよいシステムを選ぶと、コスト削減効果を得やすいですよ。

テレビ会議を導入する流れ③必要な備品などの確認をする

テレビ会議システムによっては、別途でマイクなどの備品を用意する必要があるケースもあります。

事前に必要な備品をチェックし、システム導入後すぐに使えるように用意しておきましょう。

テレビ会議を導入する流れ④ルールやマニュアルを作る

テレビ会議を初めて導入する場合には、社員も戸惑いを感じます。

そのため、システムの使用方法をマニュアルにまとめたり、会議をする際のルールを決めたりしておきましょう。

マニュアルはシステムを提供している会社の公式サイトなどで代用できる場合もあります。

ただ、ルールについては自社で決める必要があります。

システムの予約方法や、使用時間の制限などを細かく決めておきましょう。

テレビ会議を導入する流れ⑤社員に知らせる

テレビ会議を導入することや、マニュアル・ルールなどを社員に知らせましょう。

システムを導入しても社員に浸透しないと、利用してもらえない可能性もあるからです。

社員がスムーズに使えるように、使い方や有用性を理解してもらえるようにしましょう。

いきなりテレビ会議を導入するのが不安な場合には

ここまでテレビ会議の導入方法について紹介してきました。

しかし、テレビ会議の導入には時間やコストがかかるため「浸透しなかったらどうしよう」などと不安を感じる人もいるでしょう。導入に不安がある場合には、web会議から始めてみるのがおすすめです。web会議なら社内のパソコンを使えるので、導入コストはツール代のみで済みます。

web会議を導入して、遠隔の会議がどんな感じなのか、自社にとって本当に必要なのかを確認してみましょう。その上で「もっと高画質がよい」「大人数の使用に特化したい」と思う場合にはテレビ会議を導入すればよいのです。

まずは手軽なweb会議から取り入れてみましょう。

ちなみにweb会議の導入ならビジネスチャットツールが便利でしょう。

『DiSCUS』は、10人でのweb会議ができる上、ビジネスシーンでも安心してお使いいただけるセキュリティ強度を誇っているうえ、メールアドレスだけで外部ユーザー招待が可能なので、顧客とのやり取りにも活用いただけます。

シンプルなチャットツールで、画面も見やすく操作性が良いため、ITツールに慣れていない方でも直感的な操作が可能です。導入方法や詳しい機能については、以下のリンクから無料資料をダウンロードして確かめてみてください。

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まとめ｜自社ニーズにあわせたテレビ会議システムを導入しよう

テレビ会議について紹介しました。

テレビ会議は高画質・高音質・安定した通信が特徴で、大人数での利用に適しています。導入することで移動コストや時間を大幅に削減でき、意思決定のスピードも上がりますよ。

自社ニーズに合ったシステムを導入することが重要なので、ニーズを考慮した上で検討してみてくださいね。

もし「いきなりコストを割くのは不安…」という場合には、コストが安く手軽なweb会議から始めてみるのがおすすめです。実際に遠隔での会議をやってみることで、自社のニーズが見えてくるでしょう。