情報の一元化とは?
一元化することのメリットやツールをご紹介

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情報の一元化とは?一元化することのメリットやツールをご紹介

「あの企画書、どこにしまったっけ…?」
「あの画像を保存したのは自分のPCだったか、会社のサーバだったか…?」

ビジネスパーソンであれば、このような探し物の経験が何度かあるのではないでしょうか。

こうした、ちょっとした「探す作業」が実は業務の効率化を阻む大きな原因となっていることをご存じですか?

本稿のテーマは「情報の一元化」です。

カンタンな工夫で時短や生産性の向上を実現できる「情報の一元化」について、改めて基礎知識や実践のコツをご紹介します。

最後までお読みいただければ、あなたや組織の毎日の仕事の成果がちょっと変わるかもしれません。

情報の一元化とは?

情報の一元化とは?

まず情報の一元化という言葉の意味についておさらいしておきましょう。

情報の一元化とは、バラバラに配置された情報を一か所にまとめること、またその上でそれを管理・活用することを言います。

あなたが仕事で日々利用する情報は、どこに保管されているでしょうか?

例えば交換した名刺は名刺入れの中、企画書はPCの中、契約書は机の上のファイル…と、バラバラの保管になってはいませんか?

情報の一元化はこうしたバラバラを回避し、一か所に集約させて活用することを言います。

上の例のように個人の情報を集約することを指す場合もあれば、組織や企業全体の膨大な情報を集約することを指す場合もあります。

たかだか情報の置き場所を統一するというだけの話ですが、それだけで業務は大きく改善するのです。

本稿ではこの情報の一元化が持つ本当の価値についてご紹介していきます。

情報を一元化するメリット

情報を一元化するメリット

ではつづいて、情報を一元化することには具どのようなメリットがあるのかを具体的に見てみましょう。

検索性の向上

欲しい情報を探す時、多くの情報がバラバラに配置されていては、探すこと自体に大変な時間がかかってしまいます。

一元化が実践されていないと、自分が作成したファイルを自分のPCから探すことさえ一苦労なわけですが、これが組織や企業の話ともなればなおさらでしょう。

「契約に必要なあの稟議書のテンプレートは共有サーバのどこにあるんだっけ…?」
「出張先での経費を精算する時の用紙はどこにしまってあるんだろう…?」
こんな経験をされた方も多いかもしれません。

また1つの情報の中でも、その内部で整理がなされていない場合、欲しい情報にたどり着くまでに時間がかかります。

情報の一元化において最も大きなメリットは検索ができるようになることです。

あらゆる情報が1つのデータベースにまとまっていれば、検索をかけることで欲しい情報に一瞬でアクセスできるようになります。

上記のような情報探しにまつわる手間を大幅に削減し、ムダな時間を省くことができるのです。

生産性の向上

情報の一元化はコスト削減にもつながります。

例えば一元化によって情報の取り扱いをスムーズにすることで従業員の作業時間が減り、人件費や光熱費の削減が実現できます。

また組織構造の例で言えば、例えば拠点ごとにバラバラに処理されていた情報を一か所に集約すれば情報の統合にかかる時間や労力のコストを削減できます。

こうしたコスト削減に加え、上記検索性の向上に伴う業務効率化が実現できれば、結果として生産性が向上するわけです。

情報を一か所にまとめるだけで企業や組織の生産性まで改善できるとすれば、驚きの事実ではないでしょうか?

情報の一元化のコツ

情報の一元化のコツ

情報の一元化を成功させるコツは、可視化することです。

バラバラな情報を一か所に集めて終わり…では正しい情報の一元化とは言えません。

集約した情報が、それに接するすべての人にとって有効に活用できるものでなければならないのです。

そのためには、どこに何があるかを誰の目にも分かりやすく、一覧できる形で可視化しなければなりません。

各種テンプレートなども誰にとっても分かりやすく、使いやすく作るように意識しましょう。

またいつ誰がどの情報を更新したかが記録される更新履歴や、必要な情報が自動通知されるアラート通知など、アプリケーションの機能を活用することも有効です。

分散されていた情報が集約されたことで、逆に「あの情報はどこに移動されたんだ?」となっては本末転倒です。

探し物や忘れ物が発生しにくい、可視化された情報の一元化を心がけるべきでしょう。

情報の一元化がしやすいものとしにくいもの

情報の一元化がしやすいものとしにくいもの

自分がかかえているすべての情報、または社内のすべての情報を一気に一元化するのは困難です。

どんなケースでも少しずつ、徐々に一元化の範囲を広げていくことになります。

では手始めに一元化しやすく、また一元化することで特にメリットが大きな情報とはどのようなものでしょうか?

それはシンプルに言えば、大勢でリアルタイムで共有すべき情報です。

例えば以下のようなものが一元化しやすく、すると便利な情報といえます。

顧客情報

営業マンが個々に自分の顧客情報を管理しているだけでは、営業機能は最大化しません。
企業が持つすべての顧客情報を一元管理し、互いに状況やノウハウの交換をすることで、顧客情報の真価が発揮されます。

スケジュール

チーム全体のスケジュールやタスクの進行を一元化し可視化することは、プロジェクトマネージャーにとって必要不可欠です。
そればかりか各スタッフにとっても自分の作業進行の指針となり、大きな価値があります。

資料・書類

組織のみんなが等しく利用する資料や書類は一元管理の必要があります。
授受の手間が省ける他、多数ある資料の一部を流用して新たな資料を作成することで大幅な時短となるケースもあるでしょう。

以上、一元化しやすい情報をご紹介しましたが、一方で一元化しにくい情報・すべきでない情報とはどんなものでしょうか。

これはしやすい情報の真逆で大勢でリアルタイムで共有してはいけない情報ということになるでしょう。

企業内で例えれば人事情報などがこれに当たります。

人事情報には様々な個人情報が含まれており、そう簡単に万人が閲覧できる状態にしてはいけません。

一元化すれば、もし1つの情報が漏洩してしまった場合、それに関するすべての情報が一緒に漏洩することになります。

また個人情報が多いゆえに、頻繁に消去しなければならないデータも多くあります。

例えば採用応募者の情報などです。

消去が頻繁に発生するデータは、検索のメリットが活かしにくい特性があるのです。

もちろん、人事担当者個人が自身の業務において問題のない範囲で情報を一元化することは自由ですが、共有や検索を前提とした一元化にはあまり適さないことを覚えておきましょう。

情報の一元化のステップ

情報の一元化のステップ

いざ情報の一元化を実践してみようという方に向けて、その手順例をご紹介しておきます。

すでにバラバラに散在している大量の情報を一元化することは簡単ではありませんが、着実に進めていくことで、結果的には大きな成果をあげられるはずです。

(1)管理体制を整える

まずは情報の一元化に当たり、誰が責任者となってどのように進めるのか、体制を整える必要があります。

場合によっては組織を横断し、全社的な協力を得ながら情報一元化を進める必要もあるでしょう。

また情報の一元化は一度やって終わりではなく、継続的に管理していくものです。

いざという時に混乱しないよう、あらかじめ各部署の担当者や管理業務を行なう人を決めておくとスムーズです。

(2)業務内容を整理する

自社内や組織内、あるいは自分自身が行なっている業務を1つ1つ整理してまとめてみましょう。

それらの業務に不随する情報をリストアップし、優先して一元化すべきものを定めます。

前述のように、すべての情報を一気に一元化することは困難ですので、優先順位を決めてから一元化に取り組むようにします。

(3)一元化する情報を整理する

一元化する情報を決めたら、今度はその情報を整理します。

どこにどんな情報が保存されていて、それらをどう組み合わせれば正しく有用なデータベースとなるのかを精査する作業です。

(4)システムを導入し一元化する

これまでに整理した業務の内容や、一元化する情報の性質・分量に沿って、どのように一元化するかの手段を決定します。

多くの場合、何らかのPCアプリケーションITツールを導入してデジタル管理することになるでしょう。

一方で取り扱う情報量が少量であったり、関係する人数が少数である場合は、単に共有サーバ上のフォルダを整理するだけで効率化が図れるかもしれません。

費用対効果を考慮し、ベストな方策を定めるようにしましょう。

情報の一元化なら『Shelter』

前章で、情報の一元化のためにはアプリやツールの導入が必要であることを述べました。

しかし、いきないツールの導入と言われても、いったいどんなものを導入すればいいのか分からない…という方も多いはずです。

そこで、最後に情報の一元管理にピッタリなツールをご紹介しておきましょう。

それは私たちナレッジスイート株式会社が提供する業務アプリケーション開発プラットフォーム『Shelter』です。

『Shelter』は表計算ソフトのような使い勝手で、誰でも簡単にオリジナルの業務アプリが自作できるツールです。

Webデータベースという仕組みを採用していて、散逸した情報をWeb上で一元化し、誰でも取り出しやすく、活用しやすくすることに長けています。

本稿でご紹介したような更新履歴アラート機能といった、一元化された情報の取り扱いに便利な機能も多数搭載。

しかも何人でお使いただいても月額利用料は定額で、社外の取引先やクライアントの方々も無料でユーザー登録していただけます。

アプリケーションを自作する手間や時間がもったいない…という方には、新サービスShelter即効アプリシリーズがおすすめです。

Shelter即効アプリシリーズなら、『Shelter』でプロが作成したいくつかの業務アプリの中から、自社に必要なものを選ぶだけ。

これから情報の一元化に挑戦したい、という皆様は『Shelter』の導入も併せてご検討ください。

『Shelter』のくわしい情報は下記サイトからどうぞ。

《『Shelter』公式サイト》
《『Shelter即効アプリシリーズ』》

まとめ

本稿では「情報の一元化」をテーマに、その基本的な考え方や実践方法をお伝えしてきました。

「情報の一元化」とは、バラバラに散在する情報を一か所に集約し、使いやすくする行為を言います。

情報を一元化すると以下のようなメリットがあります。
検索性の向上
生産性の向上

情報の一元化を成功させるコツは可視化にあります。
情報に触れる誰もが十分に活用できるよう、全体を俯瞰し情報の所在がすぐ分かる形で可視化しておく必要があります。

一元化がしやすく、すると便利なのは例えば以下のような情報です。
・顧客情報
・スケジュール
・資料・書類

逆に一元化しにくいのは、大勢で共有してはいけない人事情報などの情報です。

情報の一元化の際は、以下のような手順を踏みます。
(1)管理体制を整える
(2)業務内容を整理する
(3)一元化する情報を整理する
(4)システムを導入し一元化する

情報の一元化にはツールが必要です。
実践の際にはぜひ、何人で使っても定額料金の『Shelter』の導入をご検討ください。

最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。

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