名寄せとは？効率的な手順と楽に行なう３つの方法

多くの企業で、顧客リストやアタックリストなどの「ハウスリスト」を持っているのではないでしょうか。
しかしほとんどのハウスリストは、完全なものではありません。
特に多くのリストで見られる課題は、同じ企業が複数登録されている「データ重複」です。
データ重複が発生してしまうと、「名寄せ」の作業が不可欠になります。
リストの精度は、マーケティングや営業の成果に大きく関わってくるもの。
本稿を通じて正しい名寄せの方法論を知り、「結果の出せるリスト作り」を心がけましょう。

名寄せとは？

企業や人物のリスト制作において、欠かせないのが「名寄せ」の作業です。
名寄せとは、リストに重複して掲載されている企業や人物の情報を、正しく１つにまとめ直す作業を指します。
リストが完璧で、重複がまったくないものであれば名寄せをする必要はありませんが、量が多く、大勢でデータの編集をしているようなリストは、ほぼ100％名寄せの必要があるでしょう。

例えばAさんが入力した「株式会社B」のデータを確認せず、Cさんが重複して入力してしまった…。
または、別のDさんが「(株)B」という表記でさらに重複して入力してしまった…などという事象は、珍しいものではありません。
名寄せはリストを持つあらゆる企業にとって無視できない、大きな課題なのです。

名寄せが必要なシーン

この名寄せですがそう簡単な作業ではないため、頻繁に行なうわけにもいきません。
とはいえ、何年も名寄せを行なわないのも危険です。
重複がどんどん増えてしまうばかりか、社名や住所や電話番号が古いものになってしまい、正確なリストの作成が難しくなるからです。
ネットビジネスサポート株式会社が行なった追跡調査では、１年経過すると34％もの企業で会社名や住所、電話番号など、情報の変更が見られたそうです。
少なくとも１年に１度は名寄せおよびリストの精査を行なうべきでしょう。
他にも、名寄せがどうしても必要になるシーンというのもあります。

例えばダイレクトメールやメールマガジンの送付、テレアポなどのマーケティング施策を行なう前には、必ず名寄せが必要でしょう。
他にも、近年急速に導入企業が増えているSFAやCRM、MAといったビジネスITツールを導入する際には、正しい顧客情報を入力するために名寄せが必要になります。
または営業やマーケティングにおいて企業のターゲティングや分析を行なう際にも名寄せは必要です。
こうした場面をよい機会ととらえ、積極的に名寄せを行ないましょう。

名寄せの重要性

実は近年、企業において名寄せの必要性・重要性が増しています。
その理由は「クラウド」にあります。
前述のようにここ数年、企業ではSFAやCRMといったクラウドサービスを使った顧客管理が盛んに行なわれています。
クラウドサービスは多くの情報を大勢で、いつでもどこでも確認できる大変便利なものであり、業務の効率化を助けてくれます。

しかし一方で、「誰でもいつでも顧客データを編集できる」という側面も持っています。
つまり１つの顧客リストに大勢が関わることで、データの重複が発生しやすい環境になったとも言えるのです。
現代の企業はクラウドサービスの利用に伴い、定期的な名寄せが必須業務となっています。
また重複のあるリストを使い続けていると、以下のようなミスが発生します。

・同じ顧客に、同じメールやハガキを複数回送ってしまう。
・同じ顧客に、１日に何度もテレアポをしてしまう。
・１度提案を断られた顧客に、別の社員が同じ提案をしてしまう。
・すでに解約した顧客に対し、月額料金の請求書が送られつづける。
・顧客からの問い合わせやクレームへの対応が遅れる。

笑って謝罪すれば済むようなミスならまだしも、お金や信用にまつわる重大なミスも発生しかねません。
また１度失われてしまった信用は、取り戻すために大変な時間と労力がかかります。
さらに、営業活動やマーケティング活動を重複して行なってしまった場合、無駄なコストの発生にもつながるのです。
このようなミスを起こさないためにも、顧客リストは常に正しく、新しい情報である必要があります。
名寄せが企業にとっていかに重要な作業であるか、お分かりいただけたでしょうか。

効率的な名寄せのやり方

さてこの名寄せの作業ですが、ただ闇雲に行なっても時間がかかるばかりで、思うように進みません。
下記に挙げた４つのステップに沿って進めれば、無駄のない効率的な名寄せ作業が可能になります。

（１）現状把握

まずは、自社にどのようなリストがあるのか、またそれらのリストが何を元に、どのような手順で作られているのかを整理しましょう。
それにより、どのような誤登録が発生していてどうすれば修正できるか、また名寄せにどれだけの時間がかかりそうか…といった今後の指針が見えてきます。

（２）データの抽出

名寄せ対象のリストから、顧客を特定するために必要なデータを抽出します。
複数のリストを統合する際は、同じ情報でも異なる項目名で管理されていることがあるので、特に注意が必要です。
例えば同じ”会社名”でも「企業名」という項目名で管理されているリストと、「顧客社名」で管理されているリストがあるかもしれません。

（３）クレンジング

「クレンジング」とは、リスト内の表記の不統一などを修正してキレイにする作業です。
「株式会社」か「（株）」か、カタカナ表記かアルファベット表記か、全角か半角か…などの差異で、同じ情報でも重複して登録されていることがあります。
こうした不統一による重複を見つけ出し、新たに制定したルールに基づいて訂正していきます。

（４）マッチング

同一のものであることが判明した情報を、統合する作業です。
同時に社内共通のID番号などを設定して、今後の重複が起こりにくくすることも重要です。
どのように運用すれば重複が防げるかを、関係者みんなで話し合ってみるのも良いかもしれません。

名寄せする際の注意点

上記の手順で名寄せを行なうに当たり、注意すべき点をご紹介しておきます。
名寄せは簡単な作業ではありませんので、これらを心がけて失敗を避け、スムーズに進められるよう準備しておきましょう。

クレンジングには細心の注意を

先述の４ステップのうち、最も慎重に行なわなければならないのは（３）のクレンジングです。
このクレンジングが正確に行なわれていないと、肝心な（４）のマッチングがうまくいかず、ここまでの作業が無駄になってしまいます。
どんな表記の不統一が発生していそうかを事前によくシミュレートし、見落としのないように心がけましょう。

誤字・脱字を確認する

クレンジングの作業でもなかなか見つけにくいのが誤字・脱字です。
リストの中に誤字・脱字があると、名寄せの作業がうまくいきません。
例えば「株式会社 武田」が、誤って「株式会社 竹田」と重複登録されていた場合、両者が同一の企業であることを後から発見することは困難になります。
入力の際に注意することが一番ですが、名寄せを始める前の誤字・脱字のチェックも入念に行ないましょう。

そもそも名寄せが不要な環境を作る

名寄せなどというものを行なわずに済めば、それに越したことはありません。
リストを作成する過程で、データの重複や表記の不統一が起こらない環境を作れば名寄せは不要になります。
100％達成することは難しいにせよ、なるべくそれに近づけるようにリスト編集のルールを定めるのが良いでしょう。
表記については誰でも参照できるマニュアルを作り、共有しておくことが大切です。
また、同じ社名でも企業が異なる場合や、統合合併や組織改変などで社名が変更されるケースも多いため、どのデータが同一企業のものかを識別するために「法人番号」をつけて管理するのも有効な手段です。
※「法人番号」とは、国税庁が1法人に対して1つ指定する13桁の識別番号のこと。

楽に名寄せをする３つの方法

名寄せは帳簿や名刺を突き合わせて人力で行なう方法もありますが、かなりの時間と労力が必要です。
数週間におよび人力で名寄せ作業をしている間にも、また新たな重複が発生している…という可能性もあります。
ここでは名寄せ作業をなるべく楽に、効率的に行なう３つの方法をご紹介します。

①業者へ外注する

ともかく自社内で工数をかけたくない…という場合には、名寄せを請け負う業者へ外注するのがよいでしょう。
もちろん費用はかかりますが、手持ちのリストを渡せば名寄せして返してくれる…という手軽さが魅力です。
ネットで検索すれば、いくつもの業者が見つかるはずです。
社内にリソースがない、という場合は検討してみてはいかがでしょうか。
ちなみになるべく低価格で、正確な名寄せを外注したいという場合、本稿では「Beegleデータ名寄せサービス」をおすすめします。
国内No.1のデータ量を誇るマスターデータを元にした名寄せが5万円の基本料ででき、加えて法人番号の他、営業・マーケティングに役立つ各種情報まで補完できます。
詳しい情報は下記リンクからご覧ください。
Beelgeデータ名寄せサービス

②表計算ソフトを利用する

費用はかけられないが、ある程度の工数はかけられる…という場合、Excelなどの表計算ソフトを利用して自分で名寄せを行なう方法もあります。
オフィスで使われる多くのＰＣには表計算ソフトが搭載されています。
Excelで言えば「IF関数」「VLOOKUP関数」といった関数を利用することで、効率的な名寄せを行なうことができるでしょう。
表計算ソフトを使った名寄せは無料でできる反面、効率的に行なうには上記のように関数やオートフィルタ機能など、ある程度ソフトを使いこなす知識が必要になります。

③専用のツールを利用する

工数はかけたくないが、外注するほどの分量でもない…そんな時には名寄せ専用のITツールの利用が最適です。
表計算ソフトと異なり、名寄せ専用に開発されたツールなら特別な知識を必要とせず誰でも簡単に、正確で素早い名寄せを自分で行なうことができます。
また外注と比べて費用を抑えることもできるため、あまり高額な予算を用意できない場合にもピッタリでしょう。
すでに市場には名寄せに使えるツールがいくつもリリースされているので、自社のニーズに合ったものを選んでみてはいかがでしょうか。

名寄せには『B-Plus』を

前章で３つの名寄せの方法をご紹介してきましたが、最後に本稿イチオシの決定版ともいえるものをご紹介しておきます。
それは、私たちブルーテック株式会社が提供するセルフ名寄せサービス『B-Plus』です。

『B-Plus』なら不完全なハウスリストをアップロードするだけで、ほぼ自動で名寄せしてくれます。
さらには、法人番号が付与される他、電話番号や住所、代表者名やメールアドレス…といった項目に空白があった場合も自動で補完。
欠落の多いリスト、情報が古いリストであっても、『B-Plus』が詳細で新しいデータに生まれ変わらせてくれます。
1か月2,000件までなら10,000円（税別）で使える低コストも魅力です。

自社のリストを活用して低コストで実績を出したいなら、ぜひ『B-Plus』をご検討ください。
『B-Plus』の詳細情報は当ページ末尾をご参照ください。

まとめ

本稿では近年ますます重要視される「名寄せ」を取り上げ、その基礎知識や手順、方法のご紹介をしてきました。
名寄せは、想像以上に時間と労力を要する作業です。
人の手で行なう場合は、事前に入念な準備が必要となります。
名寄せの必要がないリストを作ることも重要ですが、クラウドサービスによる情報管理が一般的な現在、それもなかなか難しいもの。
ある程度の予算さえ確保できるのであれば、ツールを使って効率的な名寄せを行なうことをおすすめします。

セルフ名寄せサービス『B-Plus』なら操作が簡単で低コストな、自動名寄せが可能です。
ぜひ導入をご検討ください。
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