03-5405-8111受付時間 9:00~18:00(土日休日を除く)

テレワークの導入で
業務の効率化は可能?

テレワークとは

「テレワーク」は「テレ(遠隔地)」「ワーク(勤務)」という2つの言葉から作られた造語で、オフィス以外の場所で業務を行なうことや、そのためのシステムを指します。
つまり会社の机にしがみついて働くのではなく、ノートPCやスマートフォンなどの端末を利用して自宅や外出先などで仕事をするという、場所に縛られない働き方を実現するものです。
現在、規模や職種を問わず多くの企業から注目され、日本政府もその実践を推進している「新しい働き方」です。

テレワークのメリット

◆生産性の向上
例えば営業職では顧客を回りながら、本来帰社してやるべき顧客情報の確認や営業報告書の作成を自宅や外出先でテレワーク化することで、時短と効率化が図れます。これにより訪問可能な顧客数が増加し、生産性が向上します。
営業職に限らず、「通勤時間・帰社時間をゼロにできる」ということは、多くの職務で時間の有効活用につながります。

◆コストの削減
企業側にとって出勤・退勤や帰社による交通費がテレワーク導入によって削減できる他、社員がオフィスにいる時間が減り、光熱費の削減にもなります。
加えてテレワークを導入すると多くの情報がネットワーク上でやりとりされるため、インク・トナー、印刷用紙などの印刷コストも大幅に削減できますし、社員1人1人の生産性向上が実現できれば、人件費の削減にも期待できます。

◆ワークライフバランスの確保
就業者側にも在宅で仕事ができるということは、時間と体力を消耗する「移動」を減らし、そのコストを他の業務に充てることもできてモチベーションアップにつながります。
またテレワークによる時短で自分の趣味や家族のための時間を確保できることは普遍的なメリットです。
働き方の多様性や労働生産性向上が求められる現代において、社内での連絡・報告・相談をネットワーク上でスムーズに行ない、業務で発生する様々な障壁を軽減することもできるテレワークはあらゆる就業者をサポートする施策であると言えます。

テレワークのデメリット

国土交通省による「平成29年度テレワーク人口実態調査」によれば、実際にテレワークを導入している企業は「情報通信業(33.8%)」と「学術研究、専門・技術サービス業(27.0%)」に多く、反対に「医療・福祉(8.4%)」「宿泊業・飲食業(7.2%)」には少ないという統計が出ています。
つまりデスクワークが多い業種はテレワークを積極的に導入しており、顧客や患者との対面が必須とされるような業種では消極的であると言えるかもしれません。
また目の前に社員がいなくなった場合、報連相が滞るのではないか、コミュニケーション不足により不協和音が生まれるのではないかといった不安もよく聞かれます。

テレワークは業務効率が落ちるのか

管理職、経営者の方にとっては、やはり生産性の低下、業績の悪化は心配される部分ですが、テレワークがもたらす効果のうち、最も大きなものの1つが「生産性の向上」であると言われています。
総務省による「平成28年通信利用動向調査」では、テレワーク導入企業の労働生産性は、非導入企業の1.6倍に上ると報告されています。
その要因は大きく分けて2つ挙げることができます。
1つには就業者1人1人の環境改善による業務の効率化です。
もう1つは、多くの業務が「迅速化」することです。

あらゆる機能がクラウドサービスで提供される『Knowledge Suite』は、テレワーク(遠隔地からの業務遂行)を推進します。
顧客データべースへのアクセスや社員同士のメッセージのやりとり、書類の提出などをネットワーク上で行なうことができるため、モバイル端末を利用して自宅や外出先での業務が可能です。短時間の用件のために帰社するような非効率を排除し、生産性の向上やワークライフバランスの実現につなげることができます。
毎日の出勤の必要性を低減することができれば、育児や介護のために社員が離職するリスクを回避し、貴重な人材の流出を防ぐことも可能なのです。

通勤中に … スケジュール確認

事前に入力したスケジュールに基づき、訪問先の順番やその場所を確認。
無駄のない移動をサポートします。

訪問前に … 商談内容確認

顧客の詳細なデータを事前にチェック。蓄積された企業情報で、顧客の特徴や話すべき内容を素早く理解できます。

出先で … 各種情報入力/報告

名刺読取アプリ『24/365』を使って、名刺をデジタル化。
今日の商談の内容は「営業報告」で社内に共有します。

テレワーク導入のポイント

テレワーク導入に当たり、大切なのはテレワークを実行するすべての社員の意識を統一しておくことです。
自社はテレワークを「なぜ」「どのような目的」「どのような形」で実施し、それに際してどのように対応して欲しいのかといったことをしっかりと社員に説明しておくことで、意思統一を図ることができます。
同時にしっかりとした連絡・伝達経路を構築したり、システムに適した勤務規則を敷くことで、社員が伸び伸びとテレワークを実践できる下地作りをすることこそが、テレワーク成功につながります。
また、初めてテレワークを導入する企業におすすめしたいのが「スモールスタート」です。
社員の混乱を防ぐためにも、まずはテストケースとして特定の部署やチームで週に数日実施することで、テストケースで確認されたメリットや課題を洗い出し改善しながら、徐々に社全体に広げていけば確実に生産性を上げることができます。