BCP対策としてInCircleを導入

さっそくですが、InCircle導入のきっかけを教えてください

平戸様
導入のきっかけはBCP対策の見直しです。弊社ではBCP対策として部長以上は「有事の時はこれで連絡を取り合う」ということで“IP無線機”を渡されたんです。これが結構重くて、しかも毎日持ち歩かなくてはいけないからしんどかったですね。操作方法のレクチャーも定期的にありましたが、それでも日々使用している訳ではないのでいざという時に使いこなす自信がありませんでした。これではBCP対策としては不十分では？と疑問を持ったんです。

疑問を感じて、ビジネスチャットに行き着いた理由は何でしょうか？

平戸様
以前、他部署より「InCircleというビジネスチャットがある」と教えてもらいトライアル利用した事があったんです。しかしその当時はコロナウイルスも流行る前で、弊社では今すぐにチャットが必要であると感じるシーンがあまり無かったんです。なので契約には至りませんでした。そして少し時間が経ってBCP対策に疑問を持った時に「あのチャットが使えるのでは？」と、ふと思い出したんです。また、BCP対策とは別の理由になりますが、弊社にも少なからずシャドーITがありました。ちょっとした連絡であっても個人のSNSでやりとりしているという状況はゼロにしたく、良い機会だと思って改めてAI CROSSさんに相談したんです。

 

そうだったんですね。導入を進めるにあたり、当時の状況をもう少し詳しく教えていただけますか？

平戸様
はい。まずは「IP無線機を廃止してビジネスチャットを導入する」という稟議書を作成しました。IP無線機の廃止は私以外の人間も同感だったようで、すぐに話が進みましたよ。そして、まずはBCP対策本部のメンバーだけでInCircleを試験導入しました。これがあれば有事の際に一斉に関係者に連絡を取る事ができますし、何よりチャットのユーザーインターフェイスが分かりやすい。メンバーは上層部が多く年齢層も比較的高めでしたが、皆すぐに使いこなす事ができました。同時に使用中の感想も聞きながら徐々にID数を増やし全社へ展開していったんです。

導入後、気がつけば電話の数も半分以下に

導入後のご状況はどうでしょう？

平戸様
全社に導入し、思っていたより早く日常業務に馴染みました。リモートワークをしている社員とも気軽にやりとりができるため、今となっては欠かせないツールになっています。そして、特に電話が5〜6割くらい減りました。内線はもちろん、外出中の営業マンへの伝言もチャットですぐ送れます。弊社の別拠点の事務所にいる社員ともコミュニケーションが取りやすくなって、電話の時間が減った分、仕事に集中して取り組めていると感じます。

新しいツールを浸透させるのは簡単では無いと思います。事前に部門検証していった成果ですよね！

平戸様
そうですね、まず上層部から使い始めたのが正解でした。上の人間がうまく運用できるなら他の従業員もそれに習って使ってくれるだろうなって。また、先ほども少し申し上げましたが、InCircleはとにかく機能がシンプルで操作方法の説明があまりいらないです。直感的に使用でき、弊社のような年齢層が幅広い企業には、このくらいシンプルなチャットがフィットするんです。

他にもメリットを感じたシーンはありますか？

平戸様
グループチャットです。共有すべき情報を一斉に送れて既読確認も出来ますから、関係者がちゃんとチェックしてくれているかも把握できます。今までは朝礼等で直接周知していたのですが関係者が全員その場にいるとは限りません。「聞いてないので知りませんでした」では困ってしまう事も多いですから、チャットを導入して良かったと実感しましたね。

ちなみに「InCircleだから良かった」というポイントはありましたでしょうか？

平戸様
端末認証やIP制限がかけられるので、セキュリティ面がしっかりしているというポイントも評価しています。弊社の母体は銀行という事もありセキュリティ対策にはかなり気を使っているんです。その辺りの基準もしっかりクリアしているツールなので安心して使用できています。

オリジナルスタンプの作成でさらにコミュニケーションを活性化

貴社ではオリジナルスタンプの作成もされたと聞きました。

平戸様
ええ、導入時から作成したいと考えていたんです。そして、社内でイラストが得意な社員がいたので一緒に作成しました。普段仕事をしている中で「こんなスタンプあったらいいな」というアイディアを溜めていて、それを形にしていった感じです。お礼や相槌をするような時にスタンプで感情を伝えられるので重宝しています。テキストだけだと少し冷たい印象になってしまう時がありますから、そういった点ですごく便利ですね。

 

ちなみにスタンプを作成していく中で試行錯誤したポイントはありますか？

平戸様
スタンプの言葉使いです。現在オリジナルスタンプは4種類ありまして、そのうち第1弾、第2弾は動物をモチーフにしたフランクな印象のものです。スタンプ単体で見るとよく出来ているのですが、若手社員から「上司には使いづらい」という意見をもらったんです。確かに敬語を使用していないスタンプだったので、同僚には使用できるけれど上司には遠慮してしまうかなと思いました。そこで、第3弾は敬語や丁寧な言葉のスタンプにしました。狙い通り使用率がアップして、コミュニケーションの活性化にも繋がりましたよ。

API連携でさらにビジネスチャットを活用

その他にもInCircleの活用事例があれば教えてください。

平戸様
InCircleが公開しているAPIを活用して、他のシステムと連携しています。一つ目は特定のスタンプを送ることで会社内のPCが立ち上がるというものです。テレワークを開始するとき、まずスマホのInCircleからスタンプで会社内のPCを起動し、その後テレワーク用PCからリモートデスクトップ接続で会社内PCに接続します。事前に会社内PCを起動し、その後業務を開始できるため非常に便利です。二つ目はチャットボットとの連携です。これを用いて社内のお問い合わせ窓口を設けました。利用者がチャットボット上で質問すると、カテゴリに応じたシステム担当にInCircleが通知が届きます。「誰に聞いたらいいか分からない」等と言った課題も解決できる仕組みになっています。

どの取り組みも社員の皆様が気持ちよく、かつスマートに仕事ができるよう考えられていますね。

平戸様
ありがとうございます。しかし、実現させたい事はまだたくさんあるんです。例えば安否確認システムとの連携とか……。社内からの意見を吸い上げて、より良い社内環境作りをしていきます。また、スタンプやAPI連携と言った活用事例は弊社のお客様にも紹介しているんです。まずは自分たちがモデルとなって、お客様に良い影響を与えられるようにしたいとも考えています。

最後に、今後InCircleに期待する事はありますか？

平戸様
「オンライン中」や「離席中」などの他に“ステータス表示の種類”を増やしていただけると嬉しいです。例えばチャットしたい相手が休暇中である事がひと目で分かると、急ぎの用で無ければ翌日に持ち越そうと思えるからです。チャットは気軽にコミュニケーションが取れて便利ですが、相手への思いやりが無いと常にトークを気にしてしまうような状況になりかねません。相手のステータスをしっかり把握する事で、お互いに気持ちよく仕事ができると思いました。その他にも、新機能や新しいシステムとの連携ができるようになったらどんどん教えてください！笑

 

貴重なご意見ありがとうございます。また、様々な角度からInCircleをご活用いただいておりとても嬉しいです。本日はどうもありがとうございました！

ちばぎんコンピューターサービス株式会社