テレワークで生産性はどう変わる？うまく運用して成果を高める方法を紹介
「テレワークを導入したいけど生産性がどうなるのか不安」
「テレワークを導入したが生産性が低く困っている」以上のように感じている方向けに、テレワークで生産性がどう変わるのかや生産性を向上する方法について紹介していきます。
導入を検討している方や導入後の生産性の低下に困っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
【この記事の内容】
- テレワークの導入で生産性はどう変わる？
- テレワークの導入で生産性が高まる理由
- テレワークの導入で生産性が低下してしまう要因5つ
- テレワークで生産性が下がる要因①コミュニケーションの不足
- テレワークで生産性が下がる要因②進捗・業務状況が見えにくい
- テレワークで生産性が下がる要因③作業環境が整っていない
- テレワークで生産性が下がる要因④オンオフの切り替えがしづらい
- テレワークで生産性が下がる要因⑤モチベーションの維持が難しい
- テレワーク下での生産性を高める方法5つ
- テレワーク下での生産性を高める方法①コミュニケーションの機会を増やす
- テレワーク下での生産性を高める方法②情報共有ができる環境を整備する
- テレワーク下での生産性を高める方法③環境整備に出資する
- テレワーク下での生産性を高める方法④習慣作りを行う
- テレワーク下での生産性を高める方法⑤評価制度を整える
- テレワークに役立つツール
- テレワークによる生産性の低下が不安なら併用も検討しよう
- まとめ｜対策を行ってテレワーク下でも生産性を維持しよう
テレワークの導入で生産性はどう変わる？
これからテレワークを導入する方は、その後の生産性の変化が気になるでしょう。
結論から言うと、テレワークの導入による生産性は状況によって異なります。
導入のやり方や社内環境によって生産性が上がったり下がったりするのです。
この記事ではテレワークの導入によって生産性が高まる理由と、下がってしまう要因の両方を取り上げていきます。
また、生産性を高めるための工夫を紹介しますので、テレワークでも生産性を維持したり高めたりしたい場合にはぜひ参考にしてみてください。
テレワークの導入で生産性が高まる理由
テレワークの導入によって生産性が高まる理由としては、移動時間が不要になることが挙げられます。
社員の通勤時間はもちろん、営業担当の移動時間等が不要になります。
営業担当者の移動時間が減ることによって商談など、売り上げに直結する業務に集中できるため生産性が大きく向上します。
移動が不要になると、1つの商談につき確保すべきスケジュールの時間が短くて済むことも大きな要因です。
通常よりもすきま時間の活用がしやすく、商談に長く時間を割けるため生産性アップにつながります。
また、移動にかかる交通費も不要になるため、コスト削減効果も期待できるでしょう。
テレワークを導入することで生産性の向上とコスト削減により、経営の安定化につながります。
テレワークの導入で生産性が低下してしまう要因5つ
テレワークの導入によって生産性が上がることもありますが、逆に生産性が低下する可能性もあります。
生産性が低下する原因としては以下5つが挙げられます。
- コミュニケーションの不足
- 進捗・業務状況が見えにくい
- 作業環境が整っていない
- オンオフの切り替えがしづらい
- モチベーションの維持が難しい
原因は5つありますが、大きなくくりとしてはコミュニケーション不足と作業環境の2つに分けられます。
これら2つをとくに意識することで生産性を下げずに済むようになります。
生産性を下げないために、どういった原因があるのかを確認してみましょう。
テレワークで生産性が下がる要因①コミュニケーションの不足
テレワークにおける生産性の低下で最も大きな要因は、コミュニケーションの不足です。
テレワークでは一緒に働く仲間の顔が見えないため、必然的にコミュニケーションをとる機会も減っていきます。
オフィスでの勤務であれば誰かを見かけたときにふと思い出して「あのプロジェクトの進捗はどう？」などと気軽に声をかけられます。
しかし、テレワークではこういった声掛けができないため、コミュニケーションの機会が少ないのです。
話をする際も電話をかけたりミーティングを設定したりなど、お互いの予定を合わせる必要があります。
ちょっとした手間ではありますが、相手の時間を奪ってしまうという罪の意識から声をかけることをためらってしまう社員もいます。
仕事においてはコミュニケーションを円滑にすることが重要です。
報告・連絡・相談が滞ることで、業務の遂行に支障が出て生産性が下がってしまう可能性があるのです。
テレワークで生産性が下がる要因②進捗・業務状況が見えにくい
テレワークにおいてはそれぞれの社員がどれくらい仕事を抱えているか、どのくらい進んでいるのかがわかりにくいです。
業務状況が見えないことで管理職は仕事を振り辛くなります。
このように、マネジメント業務が滞ってしまうと、管理職のもとで働く社員の生産性が下がります。
また、業務の不透明さから管理職にストレスがたまったり、現場の社員の負担が増えたりなどの弊害も起こるでしょう。
社員のメンタルケアや指示のミスから起こる長時間労働を防ぐためにも業務状況の確認はとても重要です。
テレワークで生産性が下がる要因③作業環境が整っていない
テレワークにおいては社員個々人が作業環境を整える必要があります。
導入初期はそれぞれが作業環境を整えるために投資をする必要がある場合もあるでしょう。
しかし、そういった出費を抑えたいと考える社員もいます。
出費を抑えた結果、作業環境が適切ではなく、生産性が落ちてしまうことがあります。
仕事に集中しやすいスペースや、スムーズに作業が進められるネット環境などを整えることが重要なのです。
テレワークで生産性が下がる要因④オンオフの切り替えがしづらい
テレワークにおいてはプライベートと仕事の切り替えが難しくなります。
とくに在宅での勤務になる場合、生活スペースにて仕事をする必要があるからです。
オフィスであれば仕事をするためのスペースであり、周囲には仕事をする仲間もいます。
出社するだけで仕事モードに切り替わったり、他の仲間が仕事を行っている様を見てやる気を出したりできます。
テレワークにおいてはこういった効果がないため、違った方法でプライベートと仕事の切り替えをうまく行うようにしましょう。
テレワークで生産性が下がる要因⑤モチベーションの維持が難しい
テレワークにおいては仕事に対するモチベーションの維持が難しいこともあります。
コミュニケーションが不足することで孤独感を抱き、その結果、仕事への意欲を失う人もいます。
また、テレワークでは通常の評価制度がうまく機能しないことが多いです。
勤怠状況や業務状況がわからないため、従来とは異なる評価制度が必要なのです。
しかし、評価制度を改めないままテレワークに切り替えると、社員が困惑してモチベーションを失ってしまいかねません。
コミュニケーションを円滑に図る工夫と評価制度の整備が大切です。
テレワーク下での生産性を高める方法5つ
続いてテレワーク下で生産性を高める方法について紹介していきます。
テレワークを行う際に生産性を高めたい場合は、以下5つについて意識するようにしてみてください。
- コミュニケーションの機会を増やす
- 情報共有ができる環境を整備する
- 環境整備に出資する
- 習慣作りを行う
- 評価制度を整える
以上の5つは、前章で紹介した生産性が下がってしまう原因5つにそれぞれ対応しています。
すでにテレワークを導入済みの場合には、自社が抱えている課題に適した方法を重点的に実践してみてください。
テレワーク下での生産性を高める方法①コミュニケーションの機会を増やす
テレワークにおいては意識的にコミュニケーションの機会を増やすようにしましょう。
具体的には以下の方法が挙げられます。
・雑談チャットを作る
・ビデオ通話にて顔を見ながら話す
・ランチタイムをビデオ通話で一緒に過ごす
・進捗を伝える時間を設定しておくコミュニケーションを増やす際には、仕事上の連絡をすることと雑談をすることの2つを意識しましょう。
両方をバランスよく行うことで、仕事がスムーズに進みますし、チーム内での団結も深まりますよ。
テレワーク下での生産性を高める方法②情報共有ができる環境を整備する
社員それぞれのタスクや業務の進捗内容を把握したい場合には、ファイル共有が可能なクラウドサービスの利用がおすすめです。
クラウド上のファイルにそれぞれが抱えているタスクや進捗状況を記載しておけば、マネジメント業務が進めやすくなりますよ。
また、社員同士のコミュニケーションを促す効果も期待できます。
「今は忙しいかもしれない」「後にしようかな」などといった、連絡を取ることへのためらいを減らせるからです。
ファイルごとに権限を設定すれば、特定のメンバーにのみ閲覧許可や編集許可を与えることも可能です。
プロジェクトを進めていく上では、参加しているメンバーのみのファイルを作成するなどして自由にカスタマイズして利用してみてくださいね。
テレワーク下での生産性を高める方法③環境整備に出資する
自宅の作業環境については、モデルケースなどを共有するだけでなく、会社から環境整備の補助を出すのも効果的です。
普段からインターネットを使用していない人は、光通信やWi-Fiを導入すること自体を手間に感じたり、必要性を理解していなかったりする可能性があります。
こういった社員は作業環境への投資を行わないことも多く、作業環境の未整備によって生産性の低下を招いてしまうのです。
会社からの補助があれば「ならやっておこうかな」と感じる人も増えるでしょう。
社内全体の生産性を向上したい場合には、補助を出すことも検討してみてくださいね。
補助を出す場合には条件を事前に決めておき、補助に対する不公平感を軽減して社内の混乱を防ぐようにしましょう。
テレワーク下での生産性を高める方法④習慣作りを行う
社員の仕事へのオンオフの切り替えをサポートしたい場合には、以下の方法を取り入れてみてください。
・朝礼や夕礼を行う
・定期的に1対1の面談を設定する
・プロジェクトメンバーでの話し合いの場を設定する仕事の始めと終わりにあたる時間に、朝礼や夕礼を行うと仕事とプライベートの切り替えがしやすくなります。
同時に勤怠管理もできるため、テレワークにおけるサボりや長時間労働を防ぐ効果も得られますよ。
定期的に部下と面談を行うようにしたり、プロジェクトメンバー全体での話し合いをおこなったりすれば、長期的な仕事への意欲も維持しやすくなるでしょう。
また、作業環境の未整備によってオンオフの切り替えが難しくなることもあります。
面談において部下がモチベーション維持への不安を抱えていると話した場合には、アドバイスもしてみましょう。
具体的には、仕事専用スペースを作ることや疲れにくい椅子の導入などが挙げられます。
テレワーク下での生産性を高める方法⑤評価制度を整える
テレワークにおいては評価制度が不透明になりやすく、社員が仕事への意欲を失うことがあります。
オフィス勤務では普段の業務への向き合い方を見られますが、テレワークでは仕事をしている様子を確認できないからです。
やる気や意欲などを重視するのではなく、成果物による評価に切り替えるのが効果的です。
成果を評価すれば、社員は成果を出そうとするので自然と仕事への意欲も高まりますよ。
また、新たな評価制度についてはデジタルファイルにまとめたり、社内会議にて共有したりして社員に明示するとより社員のモチベーションを上げられるでしょう。
テレワークに役立つツール
テレワークを実施するには効率的なコミュニケーションを実現できるビジネスチャットツールが便利でしょう。
『DiSCUS』は、ビジネスシーンでも安心してお使いいただけるセキュリティ強度を誇っているうえ、メールアドレスだけで外部ユーザー招待が可能なので、顧客とのやり取りにも活用いただけます。
シンプルなチャットツールで、画面も見やすく操作性が良いため、ITツールに慣れていない方でも直感的な操作が可能です。導入方法や詳しい機能については、以下のリンクから無料資料をダウンロードして確かめてみてください。
テレワークによる生産性の低下が不安なら併用も検討しよう
ここまで紹介してきた対策を取り入れても生産性の低下が不安な場合には、ハイブリッド型のテレワークも検討してみましょう。
テレワークには大きく以下3つの種類があります。
・在宅勤務：自宅で仕事を行う
・リモートワーク（モバイルワーク）：カフェやホテルなどで仕事を行う
・サテライトオフィス：会社と自宅以外に用意された第3のオフィスで仕事を行うテレワークで最も生産性が落ちやすいのが在宅勤務です。
プライベート空間である自宅では他の家族の生活音が気になったり、仕事モードに切り替えにくかったり、孤独を感じやすいからです。
生産性を維持したい場合には、リモートワークやサテライトオフィスの利用も検討してみましょう。
「基本は在宅勤務でリモートワークも可能」「月に1度は出社日を設ける」などというように、複数の手法を併用するハイブリッド型のテレワークもおすすめです。
テレワークのメリットである移動時間やコストの削減に加えて、通常のオフィス勤務によるモチベーション維持のしやすさのいいとこ取りをできるからです。
在宅勤務以外の選択肢もあることを頭に入れた上で、どのテレワークを実施するのかを検討してみましょう。
まとめ｜対策を行ってテレワーク下でも生産性を維持しよう
テレワークで生産性を高める方法を紹介しました。
テレワークは通常の勤務と比べて移動時間がいらなくなる分、生産性が高まりやすいです。
しかし、コミュニケーションのしづらさなどの問題から、逆に生産性が低くなることもあります。
導入・運用の仕方によって生産性が大きく変わってくるのです。
ツールを活用したり、評価制度を整えたりしてテレワークでも高い生産性を保ってみてくださいね。
