テレワーク導入の手順は？必要ステップから導入費用、助成金の活用方法まで解説！

コロナ禍の影響でテレワークの導入が急速に広まっています。

社員やクライアントの健康安全を守るために、導入する企業が増えているのです。

とは言え「テレワーク導入はどうすればいいのかわからない」などと戸惑っている方も多いでしょう。

社内体制を大きく変えるものなので、導入の進め方に不安を感じますよね。

そこでこの記事では、テレワーク導入の進め方7ステップや導入時の3つのポイントについて紹介していきます。

導入に成功した企業の事例や導入費用についても触れていくので、導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

テレワーク導入の進め方7ステップ

テレワークを導入する場合には、以下7ステップで行います。

導入目的や運営方針の決定
プロジェクトメンバーの選定
現状課題の確認
具体的な導入方法の決定
仮導入によるテスト
改善点の洗い出し・対策の検討
本導入

以上7ステップを実践すると、無理なく運用を進めやすくなります。

導入後の混乱を防ぐためにも、じっくりと準備をしていきましょう。

テレワーク導入のステップ①導入目的や運営方針の決定

まずはテレワークを導入する目的や運用方針について決めていきましょう。

テレワークを導入する目的として代表的なものは以下が挙げられます。

・コストの削減
・業務効率アップ
・社員やクライアントの健康維持のため
・災害時のリスク対策

テレワークを導入する際には社員にも負担がかかります。

社内にテレワークが浸透し、うまく機能させるためには社員からの理解が欠かせません。

導入目的を明確にすることで、社員からの理解を得やすい状態を作っていきましょう。

導入目的の決定で迷っている場合には、テレワークで享受できるメリットを参考にするとよいでしょう。

テレワーク導入のステップ②プロジェクトメンバーの選定

導入目的が決まったら、実際に導入を進めていく際に社内を引っ張っていくプロジェクトメンバーを集めましょう。

プロジェクトメンバーを決めることで、責任をもって導入を進めてもらえるため、導入がスムーズに進みやすくなりますよ。

プロジェクトメンバーの選定方法としては、インターネットに詳しい人や人を巻き込むのが得意な人などを選ぶのがよいでしょう。

また、最初は導入範囲を限定して仮導入を行うため、対象になる部署のリーダーを選出するのもおすすめです。

そのほか、経営や人事にもかかわる内容も扱うので、各部門のリーダーを選出しておくと運営に役立つでしょう。

このように、さまざまな部署からメンバーを集めることで、社内のメンバーに広くアプローチできるようになって周知もしやすくなります。

テレワーク導入のステップ③現状課題の確認

プロジェクトメンバーが決まったら、現状課題を確認していきましょう。

テレワークを導入する前の自社の状態を明確にすることで、導入後に業務効率が変化したかを確認できるようにするのです。

仮導入での効果測定が適切にできるよう、以下の項目について把握するようにしてみてください。

・書類：どんな書類があり、デジタル化するとしたらどれがよいか
・業務環境：テレワークが可能なシステムがあるか、導入に何が必要か
・セキュリティ：顧客情報など対策が必要な個人情報は扱っているか
・業務時間：どの業務にどれくらいの時間がかかっているか
・連絡手段：どんな手段を使っているか、テレワーク時でも利用可能か

以上を確認した上で、テレワークでも行えそうな業務と出社が必要なものを区別していきましょう。

テレワークを導入する部署の決定に役立ちます。

現状ではテレワークが難しくても、ツールの導入などで対応できる業務についてもピックアップしておきましょう。

その上で、仮導入ができそうな部署や優先的に導入したい部署の目星をつけてみてください。

なお、仮導入については事務作業がメインになっていたり、少人数だったりなど導入が比較的容易な部署がおすすめです。

さらに小規模に導入する場合には、対象社員の選定も行ってください。

育児・介護などを抱えている社員や結束の強いメンバーなどを対象にすると、社員のQOL向上につながりますし、テレワーク下での連携もしやすいでしょう。

テレワーク導入のステップ④具体的な導入方法の決定

現状把握が完了したら、具体的にテレワークを導入する準備を進めていきましょう。

テレワークの導入前に準備するべき項目は以下の通りです。

・テレワークの形態：在宅勤務、サテライトオフィス、モバイルワーク
・労務管理：勤怠管理、就業規則、人事評価など
・業務ルール：チーム体制、連絡手段など
・作業環境：デジタル端末、システム、備品など
・書類の扱い：デジタル化の方法
・研修：テレワーク導入時の研修内容

実際に運用を進めていく上では以上の準備が必要です。

しかし、試験的に導入する際には細かい部分についての規定は省いても問題ありません。

実際に導入してからどういった規定がよいのかを検討することで、導入がスムーズに進みますし、自社にあったスタイルが見つかるからです。

テレワーク導入のステップ⑤仮導入によるテスト

具体的な準備が終わったら、一部の部署など限られた範囲に試験導入してみましょう。

実際に導入することで規定の問題点や必要な備品などが明確にわかるからです。

プロジェクトメンバーが主体となって対象部署にレクチャーしていきましょう。

互いにコミュニケーション意識的にとり、フィードバックや運用のサポートを行ってみてください。

テレワーク導入のステップ⑥改善点の洗い出し・対策の検討

試験導入を行なったら、改善すべき点を洗い出していきましょう。

改善すべきことをなくしてから本導入をすることで、テレワーク導入による混乱を最小限に抑えられますよ。

試験導入前に確認した現状課題と照らし合わせながら、テレワークの導入によって業務効率がどのように変化したかを確認してみてください。

さらに、以下の項目についても評価を行うことで、導入範囲の拡大や対象にすべき社員の特徴についてヒントを得られるでしょう。

・従業員の満足度
・顧客の満足度
・かかったコストと削減できたコスト
・業務効率や残業時間
・コミュニケーション課題
・ワークライフバランス

テレワーク導入のステップ⑦本導入

仮導入にて可視化された問題点をしっかりと改善できるようになったら、本格的にテレワークを導入していきましょう。

導入範囲を広げたり、実施期間を伸ばしたりなどしていきます。

本導入も段階的に行なって導入範囲を徐々に広げることで、社員の混乱を防ぎやすくなりますよ。

テレワーク化がしやすい部署から始めてみましょう。

テレワーク導入時の3つのポイント

ここまで、テレワーク導入の手順を紹介しました。

手順に沿って導入することで、無理のないペースで社内にテレワークを浸透させることができますよ。

導入の際には、以下3つのポイントについても意識すると、よりトラブルなく導入できるでしょう。

セキュリティ対策を行う
経費負担のルールを作る
メンタルケアに気を配る

どれもテレワークを運用していく上ではとても大切な要素です。

本格的にテレワークを導入していきたい場合には、ここで確認しておきましょう。

テレワーク導入のポイント①セキュリティ対策を行う

テレワークにおいては、社員それぞれがデジタル端末を使って社内のデータを扱います。

通常のオフィス勤務と比べて情報が分散されているため、情報漏洩のリスクが高いです。

セキュリティ対策をしっかりと行うことが重要です。

テレワーク時に役立つ代表的なセキュリティ対策としては以下が挙げられます。

・VPNを利用する
・ウイルス対策ソフトを導入する
・ファイアーウォールを使用する
・シンクライアントPCとサーバーを利用する　など

デジタル端末にウイルス対策ソフトの導入などを実施しつつ、VPNなどを使用することで端末自体にデータを残さないのが理想的です。

どのサービスを利用するかについては、会社の方針として定めておくようにしましょう。

テレワーク導入のポイント②経費負担のルールを作る

テレワークを行うと、作業環境の整備にコストがかかります。

・デスク
・チェア
・デジタル端末
・インターネット環境
・そのほか備品
・光熱費

以上のコストについて、会社が負担するのか社員が負担するのかを明確にしましょう。

社員にすべて負担をさせる形にすると「だったらテレワークしたくなかった」などといった不満の原因になります。

テレワークが導入されない部署の社員に対して不公平感を抱き、社内の団結力が下がってしまうのです。

作業環境を整える際には現物を支給してもよいですし、社員の裁量に任せてもよいものについては一時的な手当を支給するのがよいでしょう。

また、光熱費については毎月の手当として支給し続けることになります。

支給する際にはどういった条件にするか、いくらにするのかなど細かい取り決めも事前におこなっておきましょう。

テレワーク導入のポイント③メンタルケアに気を配る

テレワークを導入する場合には、社員のメンタルケアに気を配りましょう。

仕事だけでなく生活スタイルまで大きく変わり、ストレスを感じる社員も出てくるからです。

テレワークは意識しないと、通常のオフィス勤務と比べてコミュニケーションが希薄になりやすいです。

ストレスを抱えていても、誰にも相談できず抱え込んでしまう社員もいるかもしれません。

定期的な面談を設定するなど、コミュニケーションをとりやすい環境を整えた上で、産業医の利用促進にも取り組んでいくとよいでしょう。

テレワークにて大きなストレスを抱えてしまった社員は、仕事へのやる気を失ってしまうこともあります。

テレワーク導入にかかる費用

テレワークの導入には以下の費用がかかります。

・PCなどのデジタル端末
・通信環境
・ツール
・光熱費
・オフィス縮小による移転にかかる費用
・そのほか備品・消耗品

実際にざっくりと計算しておくと、導入前に必要な費用を把握できるので安心ですよ。

テレワークの導入にはコストがかかりますが、導入後は以下の費用を削減できます。

・交通費（通勤費、業務内での移動にかかる費用）
・オフィスの家賃、光熱費
・人材確保にかかわる費用

ランニングコストの削減につながるため、導入にコストがかかっても長い目で見れば元が取れます。

長期的な目線で費用対効果をはかり、導入するかどうかを検討してみてください。

テレワークの導入費用削減のための助成金活用方法

テレワークの導入費用を削減したい場合には、助成金を活用していきましょう。

代表的な助成金としては、厚生労働省がおこなっている「人材確保等支援助成金（テレワークコース）」が挙げられます。

デジタル機器の導入などの経費にかかる30％が支給されるため、初期コストを抑えるのに効果的です。

また、生産性の向上が認められると支給額がアップしますよ。

そのほかにも、テレワークに関する補助金は数多くあります。

以下のサイトで「テレワーク」と検索すると、該当する補助金が見つかるので活用してみてください。

＞テレワーク導入コストを抑えるために助成金を探す

テレワークに役立つツール

ここまでテレワークについて網羅的に紹介してきました。

テレワークを実施するには効率的なコミュニケーションを実現できるビジネスチャットツールが便利でしょう。

『DiSCUS』は、ビジネスシーンでも安心してお使いいただけるセキュリティ強度を誇っているうえ、メールアドレスだけで外部ユーザー招待が可能なので、顧客とのやり取りにも活用いただけます。

シンプルなチャットツールで、画面も見やすく操作性が良いため、ITツールに慣れていない方でも直感的な操作が可能です。導入方法や詳しい機能については、以下のリンクから無料資料をダウンロードして確かめてみてください。

＞無料で『DiSCUS』の資料をダウンロードする

まとめ｜テレワーク導入を行なって生産性を高めよう

テレワーク導入の手順や導入時のポイントを紹介しました。

テレワークの導入は社内体制を大きく変えるものです。

導入する際には事前準備をしっかりと行い、試験的な導入も取り入れながら社内の混乱を最小限に抑えていきましょう。

導入時のポイントや導入コストを抑える助成金についても紹介しましたので、こちらも活用してみてくださいね。