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データ管理をクラウド型ツールで行う必要性とは?
企業におけるメリットを解説

今やほとんどの企業で、何らかのデジタルデータを取り扱っているのではないでしょうか。
例えば取引先の企業データや顧客データ、自社社員の勤怠データに売上データ、在庫管理データなどなど…。
こうした多くのデータをどうやって安全に管理し、効果的に運用するかは、企業にとって大きな課題ではないでしょうか。
本稿では現代の企業が避けては通れない「データ管理」を題材に、その基礎知識や有効な実践方法をご紹介していきます。

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企業のデータ管理とは?

まず始めに、「データ管理」という言葉の意味や定義について知っておきましょう。
企業において、データ管理とはデータを安全に保管することはもちろん、いつでも誰でも使いやすいように整理整頓し、常に最新の状態に保っておくことなど、全般的なデータの安全・安心な運用を指します。
さらにもう一歩高度な定義としては、各種データを最適な形で収集・作成し、複数のデータを組み合わせることで、ビジネスにおいてより効果的にデータを活用することもデータ管理の一環です。
また最近はデータ管理の一種として「マスターデータマネジメント(MDM)」という言葉もよく使われます。
これは顧客マスターデータ、取引マスターデータなど、企業にとって非常に重要なマスターデータの数々をどのように一元管理するか、という考え方です。
さらに近年、膨大な「ビッグデータ」の利用・管理方法が論じられたり、データマネジメントを統制する「データガバナンス」の概念が注目されたりと、企業が持つデータの管理や運用についてあちこちで取りざたされています。

企業が陥るデータ管理の課題

このように社会的にデータ管理について議論されていることは、多くの企業でデータをどう取り扱うかが大なり小なりの課題となっている証と言えるでしょう。
では、企業はデータ管理についてどのような課題を持っているのでしょうか。
ここで多くの企業が陥りがちなデータ管理の課題をピックアップしてみましょう。
貴社にも当てはまるものがあるかもしれません。

●必要なデータを探し出せない

特に大量のデータを管理している企業では、必要なデータがどこにあるのか分からない状態に陥りがちです。
多くのデータに多くの人がアクセスし、編集したり移動したりをバラバラに行なってきた結果、誰にとっても検索しにくいデータになってしまった…というのはよくある話です。
これではデータをビジネスに活用するのは難しいでしょう。
データが大量であればあるほど、厳しく統制された一元管理が必要になります。

●膨れ上がる管理コスト

近年、多くの企業で課題になり始めた事象です。
増え続けるデータを安全に、高いレベルで管理しつづけるにはそれなりのコストが必要となります。
1つ1つのデータの活用範囲を広げるため、様々なアプリケーションやシステムと連動させた結果、データの改修や移動のたびに膨大なコストを要してしまう…という企業も多いようです。
データはあくまで計画的に、スマートに利用することを考えなければ思わぬリスクを背負うことにもなってしまいます。

●セキュリティの課題

社内の情報はもちろんのこと、顧客の個人情報や取引情報など、流出や消失によって企業そのものが大きなダメージを受けてしまうデータはたくさんあります。
ゆえにセキュリティの課題は最も重要と言えるものです。
どのようなシステムでデータを守るか、日進月歩で進化していくセキュリティシステムをどのように導入していくかなど、企業がセキュリティについて考えるべきことはあまりにも多いでしょう。
取り扱うデータや規模、予算により最適なセキュリティシステムを慎重に検討する必要があります。

クラウド型ツールでデータ管理をするメリット

こうした課題に立ち向かうため、本稿でおすすめしたいのは、クラウド型ツールの導入です。
クラウド型ツールとはインターネットとPCで企業のデータを安全に保管・運用するアプリケーションの一種です。
個人のPCにアプリケーションをインストールするのではなく、あらゆる機能がインターネットブラウザを通じて、ネット経由で提供されるサービスを指して「クラウド」と言います。
広く利用されているGoogle社の「G mail」もクラウド型サービスです。
PCにアプリケーションをインストールすることなく、メールの送受信や連絡帳の編集など、すべての機能はインターネットブラウザで行なわれます。
このクラウド型のツールはデータ管理に適しており、企業のデータを運用・活用するための多種多様なサービスがリリースされています。
クラウド型ツールでデータ管理する具体的なメリットは、以下のようなものが挙げられます。

●バックアップを取る必要がない

多くの企業では、重要なデータにバックアップを取っているかと思われます。
日常的に使われているサーバとは別のサーバ、あるいは外付けHDDに定期的にバックアップを取るような運用は、なかなかに手間とコストがかかります。
クラウド型ツールを導入した場合、バックアップについてはサービス提供社に「丸投げ」することができます。
サービス提供社では、取り扱うデータの万が一の消失に備え、何重にも予防線を張ってサービス運用を行なっており、自社で管理するよりも楽に、高度なデータ保全が約束されます。

●運用コスト軽減で業務を減らせる

クラウド型ツールの利用はあらゆる面で運用コストを削減できます。
前述のデータ保全についても、自社でのバックアップ対応が不要になるだけでコストは確実に削減できるでしょう。
他にも、専用ツールの導入で今まで煩雑だったデータの整理や検索が半自動的に、容易に行なえるようになります。
これによって削減できる人的・経済的コストはかなり大きなものになりえます。

●どこからでもアクセスできる

多くのクラウド型ツールは、スマートフォンやタブレットからもデータにアクセスできるよう設計されています。
インターネットにさえつながる環境であれば、どこからでもデータの出入力や閲覧が可能であるため、あらゆる業務が高速化します。
特に外出の多い営業マンや出張の多い管理職の方々にとっては、非常に利用価値が高いツールであると言えます。

●導入費・維持費が安く済む

専用のデータ管理ツールを使うことには賛成できる、でもどうせなら自社の業務に最適なツールをイチから構築したい…といったニーズもよく聞かれます。
しかし仮にデータ管理ツールを自社用にイチから開発した場合、その開発費・導入費も継続的な維持費も莫大なものになってしまいます。
パッケージングされたクラウド型ツールはすべてのユーザー企業に同一のサービスが提供される分、導入費用も月々の利用料もかなり安く抑えることが可能です。
最近はクラウド型ツールでも、企業のオーダーに応じ部分的なカスタマイズが可能なものも多く見られるため、検討の価値はあるでしょう。

クラウド型ツールによるデータ管理の注意点

前章ではクラウド型ツール導入の利点をお知らせしました。
確かにクラウド型ツールの利用はメリットが多く、自社のデータ管理を低コストで推進できるものです。
一方で、便利なツールをただ漫然と使っていては思わぬ失敗をしてしまうこともあります。
ここではクラウド型ツール導入に失敗ための注意点を簡単にまとめておきます。

カスタマイズは万能ではない

クラウド型ツールは、ユーザーみんなで同じツールを使うことで様々なメリットを生み出しているサービスです。
カスタマイズをしなくても標準で多くのお客様が使いやすい設計になっています。
もちろん、一部の表示や機能はカスタマイズにも対応することができますが、システムを根本から変えてしまうような大胆なカスタマイズには対応出来ません。
その場合はゼロからのソフトウェア開発や、ある程度大規模なカスタマイズが可能な
オンプレミス型ツールの導入等が必要となりますが、どちらもそれなりのコストが必要になります。

セキュリティには細心の注意を

クラウド型ツールだからセキュリティが脆弱だということは決してありませんが、それでもクラウド型ツールを使えば、広大なインターネットの世界で情報を管理することになります。
インターネットを利用する以上、ユーザー側のセキュリティ意識も高く持つ必要があるのは当然のことです。
紙での管理やExcelを使った自席だけでの管理とは、まったく異なる環境での管理業務が始まることは必ず心得ておきましょう。

安全で低コストなデータ管理なら『Knowledge Suite』

最後に私たちナレッジスイート株式会社がおすすめするデータ管理ツールをご紹介させてください。
それは、当社が提供する『Knowledge Suite』です。
『Knowledge Suite』はグループウェア、SFA(営業支援システム)、CRM(顧客管理システム)の3つのアプリケーションが1つになった総合ビジネスアプリケーションです。
クラウドサービスのメリットを活かし、顧客データや商談データなど多種多様なデータを安全に保管・活用しながら貴社の業務を高速化・効率化します。
『Knowledge Suite』の特長を以下にまとめますので、ぜひご参照ください。

誰でも使いこなせる簡単操作

マニュアルを読む必要もなく、どなたでも使いこなせるのが『Knowledge Suite』の特徴です。画面も操作性も非常にシンプルなため、社内にスムーズに定着します。

3つのアプリケーションがワンセットに

グループウェア、SFA、CRM、という3大ビジネスアプリケーションをワンセットでご利用いただけます。
経済的であることに加え、入力データがアプリケーション間で連携するので、情報の活用範囲が広がります。

ユーザー数無制限で低コスト運用

多くのビジネスアプリケーションは「ユーザー1人につき〇〇円」といった「ID課金制」を採用しています。一方で『Knowledge Suite』は何名でお使いいただいても月額料金は50,000円~で固定です。
最初は少人数で導入し、やがてユーザー数を少しずつ増やしていくような使い方も、料金を気にせずにできます。

クラウドサービスだから便利

クラウド型で提供される『Knowledge Suite』は、あらゆる機能にクラウドのメリットを反映させています。
情報共有力の高さ、リアルタイム性、コストパフォーマンスなど、ビジネスシーンで武器となる特色は、クラウドならではのものです。

携帯端末でいつでもどこでも利用可能

『Knowledge Suite』はPCの他にも、スマートフォンやタブレットといった携帯端末にも対応しています。
移動中や外出先等、ちょっとした時間にもデータの閲覧や業務の処理をすることができ、業務効率向上に貢献します。

強固なセキュリティ環境

『Knowledge Suite』は第三者機関によるキュリティ外部診断(脆弱性監査)を実施。
併せて24時間監視の国内サーバを利用することで、個人情報や機密情報を徹底的なセキュリティ環境の下にお守りします。

本稿では「企業のデータ管理」を取り上げ、その課題と対策をご紹介してきました。
データ管理の重要度が増していく昨今、アナログな管理は企業の信頼にも悪影響を及ぼしかねません。
あらゆるデータは、専用のアプリケーションの上で扱うのが堅実なやり方です。
データ管理に少しで危機感を持たれた方はぜひ『Knowledge Suite』の導入をご検討いただけると幸いです。
『Knowledge Suite』は無料のトライアル版もご提供中です。
トライアル版では「グループウェア」のみがご利用いただけますが、データ管理の仕組みは充分にご体感いただけます。
トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

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