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ノウハウ共有とは?
メリットとおすすめのノウハウ共有ツールを紹介

ここ数年「働き方改革」が叫ばれ、業務の効率化・時短を実現することがあらゆる企業に求められています。
それに伴い注目されているキーワードが「ノウハウ共有」です。
企業の持つ独自の経験や知識、技術を漏れなく蓄積し、組織全体で共有することが業務効率化に大きな役割を果たすからです。
企業成長のいしずえにもなるこの「ノウハウ共有」について、本稿ではその基礎知識と実践のために不可欠なツールの選び方などをお伝えしていきます。
最後までお読みいただければ、貴社の働き方改革の進め方がより具体的にイメージできるはずです。

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ノウハウ共有とは?

まず「ノウハウ共有」の意味を知っておきましょう。
「ノウハウ」とは英語の「know-how」と同意です。
ある専門的な知識や技術、情報などを指す言葉で、「ノウハウ共有」とはそれらを複数の人々で共有することです。
「ナレッジ(知識)共有」と呼ばれることもあります。
企業においては、例えば自社商品の有効な売り込み術、お得意さんの連絡先、自社が独自に持つ製造技術…といったノウハウを、会社全体または組織内で共有・伝承することを言います。
こうしたノウハウをある1人の社員だけが保有しており、他の誰も知らない…という状態はノウハウ共有ができておらず、いわゆる「属人化」の状態にあると言えるでしょう。
ノウハウが属人化の状態にあると、その1人が何らかの事情で会社を去ってしまった場合や部署移動があった場合、せっかくのノウハウがその時点で消失してしまいます。
ノウハウは企業が持つ大切な資産であり、共有することで組織の利益を何倍、何十倍にも膨らませることができる強力な武器なのです。

ノウハウ共有のメリット

ノウハウを共有することで、企業や組織にはいくつものメリットがあります。
下記にそのいくつかの例を示しますので、これらを把握しておけばノウハウ共有の必要性をご理解いただけるはずです。

●業務の高速化

スムーズな業務の進行を妨げる原因は、多くの場合「悩んでいる時間」「調べている時間」です。
自社の業務に必要な知識やコツが1か所に集約されていれば、これらの時間を大幅に削減できるようになります。

●ノウハウの育成

ノウハウを蓄積・共有することで、そのノウハウはさらに高度なものへと進化することができます。
共有がなされていなければ、一個人が新たに得た知識がその人の中だけで消化されて、全体のノウハウに影響を与えることはありません。
また保存されていなければ、ノウハウは1人1人が都度ゼロから構築しなければならず、いちじるしく非効率的です。

●社員教育の効率化

新卒や転職で入ってきたノウハウを持たない社員を素早く一人前にすることは、教育コストにも関わる重要な課題です。
ノウハウ共有によって業務内容や過去の経験則を新人にも素早く共有することができ、組織の生産性向上にもつながります。

ノウハウ共有の手順

つづいて、ノウハウ共有を実際に行なう際の手順例をご紹介します。
あまり自社内でノウハウ共有が行なわれていないという方は、ひとまず下記の手順にのっとって動き始めてみることをおすすめします。

(1)目的を設定する

ノウハウ共有には業種や企業規模にも応じて様々なメリットがあります。
まずは、自社は何のためにノウハウ共有をしたいのかを明確にしておきましょう。
例えば「生産性向上のため」「顧客満足度向上のため」「技術革新のため」…といった目標が挙げられます。
最初にゴールを明確にし、それを組織全体で共有することによって、以降のノウハウ共有への取り組み方や意識が変わってきます。

(2)「溜まる」「使える」仕組みを作る

ノウハウを蓄積する際、手間なく誰でも迅速にできる手段が必要です。
「面倒」「難解」が伴うと、ノウハウ共有はつまずいてしまいます。
またノウハウは蓄積するだけではなく、それを「活用」できなければなりません。
せっかく蓄積したノウハウが「どこにあるか分からない」「閲覧する方法が難しい」では共有しているとはいいがたいでしょう。
複数箇所ではなく1か所に手間なく蓄積でき、またそれを手間なく検索できる自社ならではの仕組みをじっくりと考察してみましょう。

(3)PDCAサイクルを回す

仕組みを作って終わりではありません。
その仕組みが正しく機能しているかどうか、PDCAサイクルを回して確認し、ブラッシュアップしていきましょう。
正しい運用ができるようになれば、ノウハウの蓄積も活用も好循環で加速度的に行なわれていきます。

ノウハウ共有を成功させるコツ

ノウハウ共有をいかにして始め、継続し、定着させるかは特に管理職に就く皆様にとって難題かもしれません。
何であれ、今までやっていなかったことをみんなで「せーの」と始めるには、それなりの知恵と体力を必要とします。
そこで本項では、社内や組織内でノウハウ共有を成功させるコツをいくつかご紹介します。

●ノウハウを出した人にインセンティブを

実はノウハウは活用よりも蓄積の方が難しい傾向にあります。
忙しい合間を縫って自分の知恵や経験を何かに入力する手間を嫌がったり、「どうせ自分の経験など誰の役に立たないから…」などと遠慮がちな思考になる社員も多いからです。
そこで、ノウハウを出すことにインセンティブを与えることをおすすめします。
必ずしも金銭である必要はありません。
例えば1つ提出するごとにポイントがたまり、一定ポイントが溜まると表彰される…などのやり方です。
あるいは朝礼で当番制でノウハウを発表する時間を設け、発表したものは必ず共有ツールに入力するなど、負担にならない程度の制度化をしてしまうのも1つの手でしょう。

●なぜ行うのかを事前にメンバーに周知する

そもそもなぜこのようなノウハウ共有をしているのかを組織内でしっかりと意思統一していないと、共有はなかなか定着しません。
競争の意識が強い組織などでは、同じ社員といえど他人のためにわざわざノウハウを共有したくないと考える人もいるでしょう。
ゴールは何であり、そのために何をする必要があって、その結果どのようなメリットを得ることができるのか…といった目的意識を全員で持つようにしましょう。

●共有方法をマニュアル化する

現場の人々が共有・活用の方法が理解できないと、やはり障害になってしまいます。
例えば何らかのPCソフトウェアへの入力を共有システムとする場合、使い方が分からなければ蓄積も活用もされません。
共有や活用の手順はなるべく明確にマニュアル化しておきましょう。
近年は簡単に作成・公開できるようになった「動画」を活用するのもおすすめです。
特に若い世代ならテキストよりも動画マニュアルの方が頭に入るという人も多いはずです。

ノウハウ共有ツールとは?

ここまでノウハウ共有の概念や、実践のコツをご紹介してきましたが、ここからはその「手段」について見ていきましょう。
前項でも話題に出ましたが、多くの企業ではノウハウ共有の手段として何らかのPCソフトウェアを使用しています。
例えば、営業マンが営業日報をExcelにまとめて管理者に提出している…という会社も多いのではないでしょうか。
これもノウハウ共有の一環と言えます。
しかし、本稿でご利用をおすすめしたいのはもっと高度な、「ノウハウ共有ツール」と呼ばれることもあるノウハウ共有の専門ソフトウェアです。
すでに市場にはノウハウ共有に特化した機能を持つ、便利なツールがたくさんリリースされています。
Excelはあくまで汎用的に様々な目的で利用できる「表計算ツール」であり、決して悪くはありませんが、ことノウハウ共有について言えばやはり使いやすさや蓄積・活用の確実性で専用ツールに分があります。
ノウハウ共有は膨大なデータを扱い、それを整然と管理することが求められるため、紙のファイルや表計算ツールの利用では正確で便利な共有は難しいのです。

ノウハウ共有ツールのメリット

ではそんなノウハウ共有ツールについて、利用することでどんなメリットがあるのかを具体的に解説していきます。

●検索性が向上する

欲しい時に、欲しい情報が即座に手に入らなければ、ノウハウ共有が達成されているとは言えません。
分厚い紙の資料をひっくり返して調べたり、大量の文書ファイルを片っ端から開かなければならないようなノウハウは、やがて消滅してしまいます。
ノウハウ共有ツールのほとんどは高い検索性を持っており、インターネットでキーワード検索をする感覚で、知りたいノウハウをダイレクトに閲覧できます。

●より多くの情報でノウハウが広がる

ツールを使えば訂正やさらなる加筆を誰でも気軽に行なうことができ、ノウハウは高度に拡大していきます。
これは1つのノウハウに多くの人がアクセスできることから生まれるメリットであり、ネットワークを活用して「Wikipedia(ウィキペディア)」のような「集合知」を形作ることができるのです。

●活発な意見交換が行なわれる

ツールの利用で、組織内の人間すべてが分け隔てなくノウハウ共有に参加できるようになります。
メールのやりとりやExcelファイルの送受信と異なり、ツールではチャットのような形で意見交換したり、多くの情報に迷うことなく手軽にアクセスできるので、人と人とのコミュニケーションが増えてノウハウ共有はさらに活性化します。

ノウハウ共有ツールの選び方

ノウハウ共有ツールには、たくさんの種類があります。
その中から自社にぴったりなものを選ぶのは一苦労ですが、下記のようなポイントに注意して選ぶと失敗の可能性は低いでしょう。

●使いやすいシステムかどうか

社内には様々なタイプの人がいるでしょう。
PCに触ることが苦手な人や、新しい作業を覚えるのを億劫と考える人もいます。
そうした人々にとっても等しく「使いやすい」「分かりやすい」システムかどうかは非常に重要です。
実際に毎日使う現場の皆さんに敬遠されてしまうと、ノウハウの蓄積・活用は停滞してしまうからです。

●自社の業務形態に見合っているか

上記の「使いやすさ」の補足にもなりますが、自社の業務特性と相性が良いシステムかどうかも確認しておくべきです。
例えばほぼ職場にいない、外回りの営業マンが中心に利用するシステムなのであれば、スマートフォンやタブレットからも利用できるものが良いでしょう。
また自社に適したコストで長期的に運用できるよう、費用対策についても検討すべきです。
よほど大量のデータを毎日処理する予定がないのであれば、高機能で高コストなツールはいらないのかもしれません。

●セキュリティ面の信頼度

ノウハウ共有ツールとは、言い換えれば門外不出の貴重な技術や情報を保管しておく金庫のようなものです。
間違っても外部に漏らすわけにはいきませんし、ウィルス等によってデータが失われるようなことがあってはノウハウはそこで途絶えてしまうかもしれません。
こうした悲劇を生まないよう、セキュリティ面は信用に足るものを選ぶようにしましょう。

ノウハウ共有には『Knowledge Suite』を

数あるノウハウ共有ツールの中でも特に本稿がおすすめしたいのは、私たちナレッジスイート株式会社が提供するPCアプリケーション『Knowledge Suite』です。
『Knowledge Suite』はグループウェア、SFA(営業支援システム)、CRM(顧客管理システム)がワンセットでご利用いただける、総合ビジネスアプリケーションです。
特にCRMによる商談・顧客情報の蓄積と閲覧機能は、営業ノウハウの共有に最適な機能性と使いやすさを誇っています。
『Knowledge Suite』ならではの特長を、以下にまとめさせていただきます。

誰でも迷わず使えるシンプル操作

PC作業に不慣れな方や、ビジネスアプリケーションを使ったことがないという方でも必ず使いこなしていただけるよう、画面と操作性は非常にシンプルに作られています。
誰でも迷わず気軽に使うことができ、ノウハウの共有を推進します。

3つのアプリケーションがワンセットに

グループウェア、SFA、CRMという3つのビジネスアプリケーションが、ワンパッケージでお使いいただけるのが特長です。
導入コストを低く抑えることができ、また入力したデータが3つのアプリケーション間で共有されるため、1つのデータを多方面で活用することができます。

低コスト運用が可能なユーザー数無制限

ビジネス用アプリケーションの多くは「ユーザー1人につき〇〇円/月」という「ID課金制」をとっています。
そんな中、『Knowledge Suite』なら何名でお使いいただいても月額料金は50,000円~で固定です。
ユーザー数が多い企業様、ユーザー数が変動しやすい企業様でも安定した低コストでお使いいただけます。

情報共有に強いクラウドサービス

『Knowledge Suite』は全機能がインターネットブラウザを通じて提供される、いわゆる「クラウドサービス」です。
様々な強味を持つクラウドサービスですが、特に情報共有には最適であると言われます。
情報共有のリアルタイム性、検索性やセキュリティ面の安全度など、クラウドサービスのメリットを最大限に駆使したノウハウ共有をぜひご体感ください。

スマホ/タブレットでも利用可能

『Knowledge Suite』はPCはもちろん、スマートフォンやタブレットなどの携帯端末でも遜色なくご利用いただけます。
移動中、外出先などでもノウハウデータに手軽にアクセスすることが可能で、ちょっとした時間に業務を処理することもできるため、ノウハウのさらなる活用と生産性向上を実現します。

本稿では「ノウハウ共有」を取り上げ、その考え方や上手な実践法をご紹介してきました。
効果的にノウハウを保存・活用するするなら、専用ツールの導入をおすすめします。
選択のポイントを参考に、貴社に最適なツールを見つけてください。
その際はぜひ、『Knowledge Suite』の導入もご検討いただけると幸いです。
『Knowledge Suite』は無料のトライアル版もご提供中です。
トライアル版では「グループウェア」のみがご利用いただけますが、クラウドサービスの特性や『Knowledge Suite』の機能の一端は充分にご体感いただけます。
トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

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