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業務改善コンサルティングを検討する前に見直す
SFAツール

「withコロナ」が謳われる今、人々の生活は一変し、世界中の経済が混乱の中にあります。多くの業界で業績の悪化が顕著で、各企業には大なり小なりの「業務改善」が求められていることと思われます。
業務改善には様々な方法があり、どのようなものが自社に適しているのか悩まれる管理者の方も多いことでしょう。中でも一番手っ取り早く成果を上げる方法として知られているのが「コンサルティング」の利用ではないでしょうか。
しかしコンサルティングには高額なコストがかかり、どうしても慎重にならざるをえません。
今回はコンサルティングよりも手軽に、低コストで実現できる業務改善方法をご紹介します。

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業務改善は苦難の連続?!

現在多くの企業で業務改善が求められており、本稿のお読みの方の中にも上からしつこく業務改善を早期実現するよう命じられている…という管理職の方は多いかもしれません。本稿がそんな方々の一助になれば幸いです。
さて一口に業務改善と言っても、まず何から手を付ければ…と迷ってしまう方が大半ではないでしょうか。
業務改善の方法にも、様々な方法があります。例えば徹底的にムダを省いてコストカットを行なう…、社内の人員配置を見直す…、自社内での業務負担を減らすために外部に業務を委託する…、設備・環境を強化する…などなど…。
まずは自社が抱える課題を洗い出し、それらをどのような形で、どの程度の期間と予算をかけてクリアしたいのかという目標を設定するところから始めましょう。
そうすればおのずと、どの手段を選んで業務改善を行なうべきなのかが見えてくるはずです。

とはいえ、このように言葉でまとめるのは簡単ですが、実際にこれらのステップを踏んで実行に移すまでにはなかなかの労力が必要です。
課題の洗い出しや期間・予算の決定には、上司・部下問わず社内のたくさんの人との聞き取りや打ち合わせが必要でしょうし、業務の外注や機材の導入などが必要になる場合、どの企業に依頼するか、どの製品を導入するかといったところでまた調査やシミュレーションの連続になります。
日常的な業務をこなしながらこのような業務改善を実現まで持っていくには、相当な気力と体力が必要になってくることでしょう。

コンサルティングが安心・確実だけど…?

このような苦難を軽減する策として一般的によく利用されるのがコンサルティングです。
難題が多々発生する業務改善も、コンサルティング企業に依頼してしまえばほとんど丸投げ状態にすることもできます。自社の課題や業務改善の目的をコンサルタントに伝え、報酬を支払えば自社にマッチした業務改善の策を提案してくれることでしょう。
楽ができる上に長年多くの企業のコンサルティングを行なってきたプロのノウハウが投入できるのですから、こんなにありがたいことはありません。
しかしご存じの方も多いかと思われますが、コンサルティングにはそれなりの費用がかかります。
コンサルティングには主に「定額報酬制」「時間制」「成果報酬制」などの料金体系があり、また顧客となる企業の規模によっても、相談の内容によってもかかる費用はまちまちです。ただ一般的に中小企業でも数十万~数百万円、大規模企業では数百万~数千万円の費用がかかると考えておいた方がよいでしょう。
特に規模が大きくない企業の場合は、業務改善によって見込まれる利益をコンサルティング費用が上回ってしまう可能性もあり、おいそれと利用できないかもしれません。
楽で確実であることは間違いないコンサルティングですが、どのような企業にも広くおすすめできる手法とも言えない一面があるわけです。

まずは試してみたい業務改善策「SFA」とは?

ではここで、どんな企業にも広くおすすめできる、安価で確実な成果を生み出す業務改善策をご紹介しましょう。
SFAという言葉をご存じでしょうか? SFAはビジネス用PCアプリケーションのジャンル名の1つで、「Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)」の略です。日本語では「営業支援システム」などと呼ばれており、近年急激に導入企業を伸ばしている、ビジネスアプリケーション界の一大ジャンルと言えます。
特に営業部門において業務改善が必要な場合、または「業務の効率化」「生産性の向上」「テレワーク化」といった目標をお持ちの企業にはSFAの導入がおすすめできます。
SFAはその名の通り営業部門のあらゆる業務を支援するためのPCソフトウェアです。様々な機能が複合的に搭載されたシステムですが、そのいずれもが営業マンやその管理者の業務を円滑に、スムーズにするために一役買ってくれます。
現在、多くのメーカーがSFAを開発・リリースしていますが、私たちナレッジスイート株式会社もその1つです。当社が提供するSFA『Knowledge Suite』は、すでに全国5,900社以上の企業様にご利用いただいており、多くの業務改善実績を上げています。
数あるSFAの中でも特にサービス料金がリーズナブルな『Knowledge Suite』は月額50,000円で何名様でもご利用可能で、どんな規模の企業様でも検討範囲に入れられるのではないでしょうか。
高額なコストをかけた業務改善を検討する前にまずはSFAのことを知り、SFAを使ってどんな業務改善が可能なのかを知っておいてください。
もしかすると、コンサルティングの何十分の一という費用で、貴社の業務改善は大成功をおさめるかもしれないのです。

SFAでどんな業務改善ができる?

SFAで何ができ、どんな業務改善が可能なのかを知ってからでも、コンサルティングの検討は遅くはありません。
ここで当社が提供する『Knowledge Suite』を例にとり、実際SFAに搭載されている機能の一部を見てみることにしましょう。

《SFAの主な機能》

●顧客管理

取り引き先の顧客・企業の基本的なデータや、商談の進捗を管理する機能です。

●活動履歴

各顧客に対し、営業マンがどのような商談を行なたかの履歴が蓄積されます。

●営業日報

各営業マンが、毎日の活動を報告・共有する日報の提出・閲覧ができます。

●見込案件管理

各顧客が現在どのようなステータスにあって、成約の確度がどの程度であるかという状態の管理です。

●営業活動分析

各営業マンの行動を記録・管理して、現状の分析や目標の設定をサポートする機能です。

●名刺管理

営業活動につきものの名刺をデジタルデータ化し、顧客名簿として管理する機能です。

これらの機能を活用することによって、営業部門の活動は飛躍的に効率化されます。
今、営業をかけるべきはどの顧客か、またその顧客とはこれまでどのような商談が行なわれてどのような課題を持っているのか、担当者がつかまりやすい曜日・時間はいつなのか…といったデータが誰の目にも明らかに見える化されて無駄な検討時間をなくし、確度の低い顧客への無駄な訪問を省きます。
より現場的な視点でいえば、スマートフォンなどのモバイル機器でも利用可能な点も時短につながります。報告書や日報提出のためにわざわざ自席に戻る必要がなく、これらを出先でこなすことができるのです。
こうしたSFAによる効率化で、今まで1人あたり1日に3件しかできなかった商談を4件、5件に増やすことができれば、売上の向上を達成することができるでしょう。
また1件1件の商談の内容を詳細に記録していくことが集合知の蓄積につながり、組織はどんどん強化されて、活気づいていくはずです。
さらに、今や日本中の企業で導入が進むテレワークにも対応。あらゆるデータの入力・閲覧を社外から行なうことができるので、オフィスに縛られることなく自由で高品質な営業活動が可能になります。
「効率化」「生産性向上」「テレワーク」は、ほとんどの企業で業務改善の課題に上がってくる事項です。まずは貴社の課題を私たちナレッジスイート株式会社にお聞かせください。きっと何らかのお力になれるはずです。

『Knowledge Suite』が優れたSFAである理由

では最後にSFA導入をご検討される企業様に向け、数あるSFAの中でも私たちナレッジスイート株式会社が提供する『Knowledge Suite』がおすすめできる理由をお伝えしておきます。

3つのビジネスアプリケーションがワンセットに

『Knowledge Suite』は、「グループウェア」「SFA(営業支援ツール)」「CRM(顧客管理システム)」の3大ビジネスアプリケーションがワンパッケージでご利用いただけます。1本であらゆる企業活動をサポートできるほか、各アプリケーションが相互にデータ連携しているため、入力や分析も効率的に行なえます。

シンプル操作で誰でも使いこなせる

『Knowledge Suite』最大の特徴は、誰でも直観的に使えるシンプル設計です。PCでの作業に不慣れな方でも、マニュアルも読まずにすぐにお使いいただけます。だから社員みんなで使うことができ、企業に確実に定着するのです。

ユーザー数無制限だからみんなで使える

ビジネスアプリケーションの多くは「ユーザー1名につき〇円/月」といった、「ID課金制」の料金体系を導入しています。一方、『Knowledge Suite』は何名でお使いいただいても月額料金が50,000円/月~で固定。コストの上昇を気にすることなく、社員全員で安心してお使いいただけるのです。

共有性の高いクラウドサービス

『Knowledge Suite』はすべての機能がインターネットを通じてブラウザ上で提供される、「クラウドサービス」です。PCにソフトウェアをインストールする必要がなく、すべての入力データはリアルタイムで安全に共有されます。

マルチデバイス対応で外出先でも業務可能

『Knowledge Suite』はPC以外にもスマートフォンやタブレットなどの携帯端末でご利用いただけます。移動中や外出先でのわずかな空き時間にも業務を消化することができ、業務効率化を確実に実現します。

本稿では、業務改善の手法の1つとしてSFAの導入をご提案してきました。どのような業務改善をすればいいのか迷っている…という管理者の方は、ぜひ下記URLを参考にさらに詳細なSFAの利用価値をご覧ください。

また、『Knowledge Suite』は無料のお試しトライアル版もご利用いただけます。トライアル版は「グループウェア」の機能だけがご利用いただけますが、シンプルな画面や操作感、クラウドサービスの魅力は存分にご体感が可能です。
トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

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