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予実管理とは?
ポイントと進め方を解説

経営活動において、最も重要な行ないの1つが「予実管理」です。
2020年のコロナ禍以降、先行きが不透明なあらゆる企業において、予実管理の徹底は非常に価値の高い施策と言えるでしょう。
現状の把握や行動の指針決定、ひいては会社全体の改革にもつながる、ビジネスマンの必修項目・予実管理とはいったいどういうものなのか…。
本稿ではその基礎知識と実行のポイントを、初めての方にも分かりやすく解説していきます。

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予実管理とは?

まずは予実管理という言葉の意味を知っておきましょう。
予実の「予」は「予算」を、「実」は「実績」を表す言葉で、つまりは予算と実績を数値で管理することを予実管理と言います。
あらかじめ立てた予算と実績との間にどのような差異があったのかを可視化するのが予算管理ですが、単にこうした数値の見比べで終わってよいものではありません。
例えば予算に対して実績がいちじるしく低かった場合、その理由は何なのか、実績を向上させるためには誰が何をすればいいのか…といった分析を行ない、それを実行するまでが本当の予実管理と言えるでしょう。
予実管理は経営において基本中の基本となる考え方ですが、実は徹底して行ない、それを確実に実績に結びつけられている企業が少ないという現実があります。
単なる足し算・引き算ではなく、多角的な視点から自社の経営課題を洗い出すことができる予実管理を今こそ見直し、着実な成長を目指しましょう。

予実管理の進め方

ではここで、具体的な予実管理の手順の例を見ていきましょう。
段階を踏んでPDCAサイクルを確実に回していくことが、上手な予実管理と言えます。

(1)予算目標を定めるための情報収集
まずは予算目標の設定に必要な情報を集めましょう。
予算額は企業・組織が求める利益がベースにはなりますが、長期的な過去の実績や繁忙期・閑散期の比較、現在の社員たちの状況なども考慮する必要があるため、それらの情報を正確に集めなければなりません。

(2)予算設定
上記で集めた情報を元に、実際に目標となる予算を設定します。
現実的に社の利益を追及した数字でありながらも、うまく社員達のモチベーションを上げるような数値になっていることが理想です。

(3)決算
決算の頻度が上がれば、予実管理の精度も上がっていきます。また短いスパンで発生した課題や成功体験を、実績向上に活かすことができるでしょう。
望ましいのは毎月1回程度の決算です。
決算情報はなるべく広く共有し、多くのメンバーが経過と進捗・それに伴う努力目標を把握しておくことが大切です。

(4)予算と実績を比較
最終的な決算を経て、設定された営業利益と実績としての利益にどのような差が生じたのかを明らかにします。
実績は部門別・商品別・月別…など、なるべく多角的に検証できるデータを用意しておきましょう。

(5)分析と対策
予算と実績の比較から、今期どのような課題があったのかを分析しましょう。
必要な情報がそろっていれば、例えば経費がかかりすぎた、リソースの分配が適切でなかった、営業ターゲットを見誤っていた…など、具体的な課題が可視化されるはずです。
また、可視化された課題に対し、どのような対策を施すのか、さらにはそれを確実に実行することが予実管理の意義です。

予実管理成功のポイント

こうした予実管理を行なっていくうえで、成功に導くために気を付けなければならない4つのポイントをご紹介します。

●適切な予算設定

予算設定の際、企業や組織が求める利益というのはもちろんありますが、それだけに縛られてもいけません。
予算設定が高すぎると「こんな目標、達成できるはずがない」と社員たちのモチベーションが低下し、また分析の際に企業特有の課題が見えにくくなってしまいます。
逆に低すぎては努力・成長が生じなくなり、これもまた分析に必要な情報が見えてきません。
予算設定には、高すぎず低すぎない絶妙なバランス感が必要です。

●リアルタイムでの進捗管理

売上や市場の状況は常に変化します。
検証はなるべくこまめにし、リアルタイムで進捗・動向を把握しておくようにしましょう。
大まかな傾向であれば毎週でもデータを出しておくべきです。
それにより今発生している課題に即座に対応し、常に軌道修正を施して正しい道筋を進むことができるようになります。

●優先度の設定

予実管理においては、発生した課題はその原因を明らかにし、素早く対処することが基本となります。
とはいえ、期間中数多く発生するすべての課題に対し大きなリソースを割いていくわけにもいきません。
多くの課題の中で、どれが予算達成のために重要な課題なのかを見極め、その克服に注力するという考え方も持っておくべきでしょう。
同時に、どの部門の予算を優先して達成すべきか…といった予算の優先度の設定が必要な場合もあります。
あれもこれも…と欲張って目標を見失うよりも、本当にやるべきことを選択して進めることが予実管理成功のポイントです。

●情報収集・統計を行なうための環境整備

ここまで見てきたように、正確な予実管理のためには様々な情報のインプット・アウトプットが必要です。
数字だけに限らず、社員の活動や個別の売上、顧客の個別情報など、幅広い情報が集まれば集まるほど予実管理は成功に近づきます。
これらをアナログな管理で行なうには限界がありますから、本稿ではビジネスアプリケーションの利用をおすすめします。
SFA(営業支援)やCRM(顧客管理)と呼ばれるジャンルのアプリケーションを使えば、これらの情報を効率的に集約し、組織間で共有することができ、時間の短縮や集計ミスの減少につながります。

CRM/SFAを選ぶなら『Knowledge Suite』

前項でCRM、SFAの活用をご紹介しましたが、これらは近年導入企業が急拡大している人気ジャンルであるため、ビジネスアプリケーション市場にはすでにたくさんの種類がリリースされています。
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PCはもちろんのこと、スマートフォン、タブレットといった携帯端末にも対応しています。移動中や外出先で仕事を処理したり、情報の閲覧・交換が可能で、あらゆる業務を効率化します。

本稿では「予実管理」を題材として、その基本や向上の方法をご紹介してきました。
予実管理は、企業全体で取り組むべき課題です。
一方で1人1人の人間の力には限界があります。
アプリケーションを導入してPCの処理能力やインターネットを活用すれば、より少ないリソースで確実な成果を上げることができるでしょう。
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