業務効率化を促進する6つのポイント

企業の業種や規模を問わず、また管理職か一般職かを問わず、あらゆる企業・個人にとってビジネスの大きな課題といえば「業務効率化」ではないでしょうか。
特に「働き方改革」「ワークライフバランス」といったキーワードが話題となる昨今、業務においてムダを排除し、労働時間を短縮させることは、時代に取り残されないためのサバイバル術とも言えます。
本稿では「業務効率化の重要さは理解しているけど、いったいどうすれば…?」というビジネスパーソンの皆様に向け、業務効率化の基礎知識や、基本的なテクニックを分かりやすくお伝えしていきます。

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業務効率化を促進する6つのポイント

業務のスピードアップ、またはムダの排除を行ない、業務時間を短縮させることができれば、企業の生産性は上がり、社員の時間にもゆとりができます。
生産性を上げ、少ないリソースで多くの利益を上げることは企業活動の基本中の基本とも言える命題でしょう。
また社員一人一人にとっても、業務にかける時間を減らすことは自分の時間を確保したり、自己の成長のためにも必要なものです。
こうした理論は頭では分かっているものの、実際に何から手を付ければ業務が効率化するのか分からない…という方は多いのではないでしょうか。
ここではまず、業務効率化を実践するための基本的な考え方を6つの項目にまとめてご紹介していきます。

(1)業務全体を見える化する

見える化とは、業務のプロセスや目的等を誰の目から見ても明らかな形(例えば図や表なども用いて)で可視化させることです。
業務効率化を行なうには、まず業務を見える化することから始めましょう。
自分の部署や自分自身が抱えている業務には、どのようなものがどれだけの数あり、それぞれにどのくらいの時間を要しているのか、詳細に洗い出すことで以降の業務効率化プロセスを正しく行なうことができます。

(2)ムダやムラを明確にする

業務を見える化することができたら、それらを俯瞰してムダやムラ、またはムリのある業務をチェックします。
「長年やっていることだから…」などの理由で行なっている事実上ムダな業務はないか、特定の曜日や特定の人に偏っているムラのある業務はないか、仕事量やスケジュールにムリがある業務はないか…といった点がチェックポイントです。
これらは、業務効率化をいちじるしく阻害する要因であることを覚えておきましょう。

(3)まとめられそうな業務をまとめる

業務の項目を減らすことは、業務効率化に大きな効果を発揮します。
複数ある業務のうち、1つにまとめられるものはないでしょうか?
例えば2人の社員が似たような業務を行なっているケースがあれば、どちらか1人がやれば済むことではないかどうか、検証が必要です。
また、毎日日報を提出しているのに週に1度週報も提出している…というようなケースも、どちらか一方で事が足りるようであればそうすべきでしょう。

(4)マニュアルを作成してクオリティを担保する

複雑な作業であればあるほど、マニュアルの制作が必要です。
特に複数の人で取り組む業務の場合、それぞれが「あのデータはどこにあるんだっけ…?」「こんな場合はどうすれば…?」と業務の進め方の部分で悩んでいるような時間はムダと言えるでしょう。
こうした混乱は対応のバラツキを生み、業務の質の低下の原因にもなります。質の低下は、引いてはそのリテイクやクライアントからの問い合わせに対応する手間と時間を要し、非効率化の温床にもなるわけです。
業務をマニュアル化することは、作業の混乱をなくし時短できるうえ、成果物のクオリティの平均化にもつながります。
また、新入社員に対するコーチングの時間も短縮できるなど、マニュアル化のメリットはたくさんあるのでぜひ活用してみましょう。

(5)ルーチン化させてミスや抜け漏れを低減する

マニュアル作成に加え、業務内容そのものの改善も必要です。
煩雑な業務内容は系統立てて整理し、誰が見ても明らかな、たった1つの定まったルーチンに落とし込むことを心がけましょう。
言い換えれば、従業員個人による「アドリブ」が入る隙を極力減らすということです。
これも業務を効率化させるとともに、ミスの低減、クオリティの均一化につながるテクニックです。

(6)職場環境や現場との相性を考慮する

さらにもう一歩踏み込んで、従業員の業務環境についても考える必要があります。
従業員の性格や技術などの個性をしっかりと把握したうえで、配置されている現場や業務内容がきちんと「適材適所」になっているかどうかを確認してみましょう。
誰しも得意分野の仕事はモチベーションが上がり、スムーズに遂行することができます。
この「モチベーション」というものも業務効率向上に大きく寄与する要素で、個人であれば自分の、企業であれば従業員たちのモチベーションをいかに上げるかは常に考慮するべきでしょう。

業務効率化を成功させる具体的な方策

業務効率化の基本的な考え方については前章でご理解いただけたでしょうか。
つづいて本章ではそれを「実践」するうえで価値のある、具体的な方策をいくつかご紹介していきます。

業務のマニュアル・フローチャートを作成する

「何から手を付けていいか分からない」という場合は、前章の繰り返しになりますが、まずは業務の洗い出し、マニュアル化、フローチャート化…といった資料の作成からとりかかることをおすすめします。
こうした多角的な「業務の見える化」は効率化において基本であり、どんな局面でも大きな役割を果たします。
業務効率化は1回やれば終わりというものではなく、日々工夫と失敗を繰り返してゴールを目指すものですから、改善の土台としてもこうした資料作りは必須と言えます。

業務の優先順位を決定する

効率の良い作業を行なううえで、「迷い」は効率化の天敵です。
1日の業務をスタートする前に、何をどういう順番で処理するべきか、その優先順位を決定しておけば迷いなく進められます。
単に締め切りが遅い業務を後回しにするのではなく、どの程度の時間を要する作業か…、万が一その業務が時間内に終わらなかった場合、どのような影響が出るか…などを総合的に判断して優先順位を定めないと、予期せぬアクシデントが起こり、逆に業務効率を下げてしまうことも覚えておきましょう。

自動化させる

人の手で行なっている業務の中で、機械化、IT化できるものについては積極的にそうするべきでしょう。
IT面でいえば、例えばオフィスでよく使われるPCアプリケーション『Excel』や、写真加工アプリケーション『Photoshop』などには、繰り返し行う動作をアプリケーションに記憶させ、自動で実行させる機能があります。
特定のアプリケーションだけでなく、PCの操作そのものを自動化させる「RPA」というシステムも、近年何かと注目を集めています。
こうした自動化の実践によって従業員の業務量が減らすことのみならず、ヒューマンエラーを低減し、より正確な成果を期待することもできます。

適切にデータベースを活用する

前述の「自動化」にも関連しますが、データベースの作成と活用も業務効率化には欠かせません。
複数の社員が活用できるような汎用的な情報(例えば顧客名簿など)はぜひデータベース化し、みんなが閲覧できる状態にしておきましょう。
ある人が知っている情報を、別の誰かが知らないためにムダな時間が生じるようなケースも往々にしてあるからです。
また、従業員の誰かが異動や転職で組織を離れてしまった場合にも、こうしたデータベースが用意してあれば、後任への引き継ぎがスムーズになるという利点もあります。
ただし、データベースの運用には閲覧者の制限や記入の際の表記など、いくつかのルールを制定する必要があります。
重要な情報が外部に流出してしまったり、記入者によって記入方法が異なり、情報検索性が低下してしまうような事態は避けなければなりません。

業務効率化には『Knowledge Suite』を

前章にて、PCアプリケーションの自動化についてお伝えしました。
最終章となる本章では、業務効率化に最適なアプリケーションの1つとして、私たちナレッジスイート株式会社が提供する総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』をご紹介します。
『Knowledge Suite』はグループウェア、SFA(営業支援)、CRM(顧客管理)という3本のアプリケーションをたった1本でお使いいただける、総合ビジネスアプリケーションです。
顧客情報や商談の履歴、社員のスケジュールやタスクといった情報を誰でも簡単に管理することができるほか、社内提出書類のオンライン化、プロモーションメールの自動配信、名刺のスキャンとデータベース化などなど…あらゆる角度から業務の効率化をサポートします。
特にSFAの領域では、営業マンの多様な業務を自動化する様々な機能をご利用いただくことができます。
以下に『Knowledge Suite』ならではの特長をまとめますので、ぜひご参照ください。


誰でも使えるから社内に定着

PCの操作に慣れていないという方でも、すぐに使いこなせるシンプルな設計が、『Knowledge Suite』の特徴です。人を選ばず、誰でも使えるから情報共有がスムーズで企業に定着します。

3つのアプリケーションをワンパッケージで

グループウェア、SFA、CRMという、ビジネスに必要な3つのアプリケーションがワンパッケージでご利用いただけます。経済的にお得であることはもちろん、加えて各種入力データがアプリケーション間で連携するため、情報の活用範囲が広がって業務の効率化が進みます。

低コストだから安心導入

ビジネスアプリケーションというと、「ユーザー1名につき〇円/月」という「ID課金制」の料金体系が一般的です。しかし『Knowledge Suite』は、何名でお使いいただいても月額料金は50,000円~で固定。最初は少ない人数で使い始めて、徐々に利用規模を拡大させていくような導入方法も、料金の変動なく実現できます。

業務効率化に適したクラウドサービス

『Knowledge Suite』は、あらゆる機能がインターネットブラウザを通して提供されるクラウドサービスです。業務の処理や情報の閲覧・交換を素早く、リアルタイムで行なうことができ、業務の効率化が加速します。

携帯端末にも対応

『Knowledge Suite』はPCの他、スマートフォンやタブレットといった携帯端末にも対応しています。移動中または外出先等でも業務の処理や情報交換が可能で、ちょっとした空き時間もムダにしません。

本稿では「業務効率化」をテーマに、その基本的な考え方や方法を解説してきました。
業務効率化には、何はともあれ業務を「見える化」し、そのうえで業務そのものを最適化することが必要です。
業務最適化の際には、その一助としてぜひ『Knowledge Suite』の導入もご一考ください。
『Knowledge Suite』は無料のトライアル版もご提供中です。トライアル版では「グループウェア」のみがご利用いただけますが、業務効率化をサポートする機能の一端をご確認いただけることと思われます。
トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。 【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://ksj.co.jp/knowledgesuite/service/sfa.html

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