導入事例：東京ヴェルディ株式会社様

スマートフォン・タブレット活用で外出先での業務効率大幅アップ

Jリーグで活躍する「東京ヴェルディ」や、なでしこリーグで活躍する「日テレ・ベレーザ」を始めとするサッカーチームの運営を行う東京ヴェルディ株式会社では、パート社員や契約社員等様々な雇用形態で勤務している従業員が全員で情報共有できるツールを探すなか「Knowledge Suite」と出会った。

当社は、パート社員やアルバイト、契約社員等、様々な雇用形態の従業員が勤務しているため、社内の制度を一本化するのが難しく、内部統制がとりづらい状況にありました。そのため、全従業員が共通して利用できるツールがなく、すべての連絡事項が紙を利用しアナログな運用をせざるを得ず、従業員への通知通達といった意思疎通のコントロールが非常にしづらい状況でした。
なんとか全従業員で情報共有できるツールを導入したいと考え、探していた時に知ったツールのひとつが「Knowledge Suite」でした。
導入するツールに求めていたものは、（1）社内への通知通達を全従業員に行えること、（2）従業員のスケジュールを登録、管理できること、（3）グラウンドや備品の予約登録ができ、予約状況がすぐに確認できることの3点でした。これらが実現するツールとしては、他にも候補となるものががいくつかありましたが、トライアルを通じて実際に利用してみた結果、一番操作性がよく、3つの導入の目的にも適っていたので、「Knowledge Suite」を導入することに決めました。

一番よく利用しているのは「設備予約」です。当社が保有しているサッカー用のグラウンドが3面あるのですが、トップチームの他、女子、ジュニアユース、ジュニア、スクール等、それぞれが練習を行うため、グラウンドの利用時間を調整する必要があります。また、練習以外にもイベントで利用することもあり、スペースと時間を無駄なく活用するために、設備予約は必須の機能でした。

当社はサッカー関連のイベントに参加することが多く、グラウンド以外にも、サッカーボールを蹴りゴールに設置された的を射抜くキックターゲットの道具を始め、サッカー関連のイベントで使用する遊具を保有しています。ただし、ほとんどの遊具は数量が限られていて、イベントがバッティングすると、どのイベントでどの遊具を使用するかの調整が必要になってきます。また、遊具を始めとするイベントの荷物や機材を運ぶ社有車の調整も併せて重要となります。
「Knowledge Suite」を導入する前は、 こういった備品や設備の予約を、紙の予約帳を作成して運用していたため、予約状況を確認するだけで一苦労でした。それが今では、ひと目で予約状況が確認でき、即時予約もできるようになったので、従業員からも大変好評です。